Quản lý tài chính doanh nghiệp qua sổ sách, excel – Nên hay không?

  1. Phạm Thu Hà
    Người viết Phạm Thu Hà

    Chuyên gia kinh tế

Quản lý tài chính doanh nghiệp qua sổ sách, excel - Nên hay không?

Quản lý tài chính doanh nghiệp là công việc bắt buộc mà mọi công ty đều phải thực hiện. Việc nắm được tài chính không chỉ giúp nhà quản trị xác định được tình hình sản xuất, kinh doanh mình tốt lên hay xấu đi mà còn giúp xây dựng ra các chiến lược để phát triển hoặc cải thiện tình hình. Đa số hiện nay vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp quản lý tài chính qua sổ sách, vậy phương pháp này có nên áp dụng hay không? Câu trả lời sẽ được chúng tôi chia sẻ thông qua bài viết.

Quản lý tài chính doanh nghiệp qua sổ sách, excel có những ưu điểm gì?

Quản lý tài chính doanh nghiệp qua sổ sách, excel có những ưu điểm gì?

Quản lý tài chính doanh nghiệp qua sổ sách, excel có những ưu điểm gì?

Trước đây, khi các phần mềm quản lý chưa phổ biến tại Việt Nam, hầu hết các doanh nghiệp trong nước đều sử dụng phương pháp quản lý qua sổ sách. Vậy phương pháp này có những ưu điểm gì?

Quản lý tài chính doanh nghiệp bằng ecxcel sẽ tối ưu chi phí

Đây là ưu điểm đầu tiên của phương pháp quản lý bằng sổ sách, excel. Phương pháp này không quá tốn kém chi phí mà còn có thể sử dụng được nhiều lần. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng thường sử dụng phần mềm excel song song – một phần mềm được cài đặt miễn phí trong máy tính để hỗ trợ tính toán, lưu trữ tài liệu.

Lưu trữ lâu dài

Các dữ liệu trong sổ sách, excel có thể lưu trữ được rất lâu nếu doanh nghiệp bảo quản đúng cách. Nếu số lượng sổ sách quá lớn, doanh nghiệp thường nên có một nơi lưu trữ riêng biệt để thuận lợi tìm kiếm và sử dụng.

Quản lý tài chính doanh nghiệp qua sổ sách, excel có những bất cập gì?

Quản lý tài chính doanh nghiệp qua sổ sách, excel có những bất cập gì?

Quản lý tài chính doanh nghiệp qua sổ sách, excel có những bất cập gì?

Thực tế, rất nhiều nhà phân tích đã chỉ ra rằng sổ sách, excel là phương pháp quản lý có nhiều nhược điểm hơn ưu điểm. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp do đã quen sử dụng và dựa vào việc ít tốn kém nên vẫn duy trì phương pháp quản lý này. Với những bất cập sau đây, chúng tôi hy vọng doanh nghiệp sẽ hiểu được những rủi ro tiềm ẩn phía sau phương pháp quản lý truyền thống.

Dễ hư hỏng, khó khôi phục

Sổ sách và excel thường lưu trữ dữ liệu dưới dạng vật lý. Nói cách khác, người dùng sẽ lưu trữ các thông tin qua giấy tờ và các file trên máy tính. Đồng nghĩa với nếu xảy ra biến cố, thiên tai, máy tính nhiễm virus, hacker xâm nhập….các dữ liệu sẽ khó mà khôi phục lại được.

Bảo mật quản lý tài chính doanh nghiệp kém

Sổ sách và các file excel dễ dàng sửa đổi và truyền tay các nhân viên trong công ty. Điều đó cũng làm tăng tỉ lệ rò rỉ dữ liệu ra ngoài, nhất là đối với các thông tin quan trọng, tuyệt mật. Với phương pháp này, nhà quản trị và các nhân viên sẽ phải tự bảo đảm an ninh cho các dữ liệu của mình mà không có một đơn vị nào hỗ trợ.

Dễ nhầm lẫn 

Hầu hết các số liệu trên sổ sách, excel đều được nhập liệu thủ công, do đó chắc chắn sẽ không thể không tránh khỏi sự nhầm lẫn. Mỗi nhân viên sẽ có những phong cách viết khác nhau dễ gây ra nhầm lẫn vì nét chữ. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp không có sẵn các mẫu bảng biểu chung trong excel sẽ khó để tổng hợp số liệu từ các phòng ban, chi nhánh, phân xưởng,….

Khó đồng bộ dữ liệu

Mỗi phòng ban sẽ đều có cách quản lý, ghi chép, biểu mẫu riêng. Khi tổng hợp số liệu từ các phòng ban, nhân viên chắc chắn sẽ gặp vấn đề bởi sự không đồng bộ về hình thức giữa các biểu mẫu. Bên cạnh đó, do sự quản lý mỗi phòng ban là riêng biệt nên các chỉ số cũng sẽ có sự khác nhau. Việc đồng bộ thông tin của toàn doanh nghiệp để lập báo cáo quản lý tài chính doanh nghiệp không chỉ mất thời gian mà còn rất khó để số liệu ăn khớp với nhau.

Tốn kém thời gian

Do sự quản lý không đồng bộ, các hoạt động đều được thực hiện thủ công nên mọi công đoạn trong sản xuất, bán hàng, vận hành doanh nghiệp đều rất tốn thời gian. Từ khâu tính toán, sắp xếp, chỉnh sửa của từng phòng ban đến tổng hợp số liệu toàn doanh nghiệp đều tốn rất nhiều thời gian. Quy trình hoạt động của doanh nghiệp cũng vì thế mà chậm lại.

Với những ưu và nhược điểm của quản lý tài chính doanh nghiệp bằng sổ sách, excel, chúng tôi khuyên nhà quản trị nên tìm và áp dụng các phương pháp quản lý mới hơn như phần mềm ERP. Mọi chi tiết, thắc mắc xin liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn.

Xem thêm

5 tiêu chí để lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp
Kinh nghiệm hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả
Bí quyết chọn phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ
ERP thông minh và những ứng dụng thực tế trong thời đại 4.0

Bài liên quan

7 lý do doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống Cloud ERP
7 lý do doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống Cloud ERP

Áp dụng hệ thống Cloud ERP đã không còn xa lạ gì với những doanh nghiệp đã và đang tiếp cận công nghệ 4.0.

Quản lý dòng tiền doanh nghiệp có nên sử dụng phần mềm Cloud ERP?
Quản lý dòng tiền doanh nghiệp có nên sử dụng phần mềm Cloud ERP?

Quản lý dòng tiền doanh nghiệp là một trong những công việc quan trọng, cần sự bảo mật cao và kiểm soát chặt chẽ.

Kinh nghiệm làm kế toán thuế cho doanh nghiệp mới thành lập
Chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán thuế (Phần 1)

Kế toán thuế là chức vụ rất quan trọng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ngay từ đầu ai cũng hiểu rõ công