Là một nhà quản trị cấp cao, bạn đang muốn chuyển đổi công ty sang cách thức làm việc từ xa. Nhưng bạn còn đang băn khoăn liệu rằng đây có phải là một biện pháp quản trị phù hợp hay không? Và bài toán nhân sự sẽ giải quyết như thế nào? Cùng Cloudify tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây các phương pháp để quản lý doanh nghiệp từ xa. 

Làm việc từ xa đột ngột trở thành xu thế khi dịch covid 19 bùng nổ

Làm việc từ xa vốn không phải là một mô hình làm việc mới, nhưng trong thời gian gần đây hình thức làm việc này bỗng trở nên nóng hơn bao giờ hết do tác động của dịch bệnh covid, vốn có nguy cơ lây nhiễm khá cao nếu mọi người tiếp xúc gần với nhau, đặc biệt là trong cùng một không gian làm việc tại văn phòng. Từ đó các nhà quản trị cũng chuyển hướng sang quản lý doanh nghiệp từ xa.

Chúng ta phải công nhận rằng, làm việc từ xa mang lại rất nhiều lợi ích: không chỉ là biện pháp tạm thời phòng tránh dịch hiệu quả mà nó xứng đáng là một hình thức làm việc “ siêu lợi nhuận”.

Trong một nghiên cứu của Nicolas Bloom và James Liang, nhân viên khi được làm việc tại nhà sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn, năng suất cao hơn so với khi làm việc tại văn phòng. Theo ước tính, khi doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc từ xa sẽ tiết kiệm được khoảng 60 triệu chi phí cho trang thiết bị và nội thất văn phòng cho mỗi nhân viên hàng năm.

Làm thế nào để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả?

Làm việc từ xa trở tành xu thế mới hiện nay

06 nguyên tắc vận hành doanh nghiệp từ xa mang lại hiệu quả cao

Cỗ máy nào muốn hoạt động trơn tru cũng dều dựa trên một số nguyên tắc cơ bản. Quản trị doanh nghiệp từ xa cũng vậy. 6 nguyên tắc sống còn dưới đây chính là cơ sở để xây dựng thành công hình thức làm “ siêu lợi nhuận này”.

Nguyên tắc 1: Assume Remote

Assume Remote nói lên rằng tất cả nhân viên đều phải trong trạng thái làm việc từ xa. Trong trường hợp một số nhân viên có thể ngồi chung với nhau tại một địa điểm nào đó, dù là văn phòng hay quán cà phê thì vẫn phải thực hiện việc chia sẻ thông tin, trao đổi dữ liệu trực tuyến để các nhân viên khác vẫn nắm được thông tin.

Nguyên tắc 2: Integrity

Nguyên tắc này yêu cầu nhân viên phải cam kết với những mục tiêu đề ra, đảm bảo triển khai và hoàn thiện đúng thời gian và đạt tiêu chuẩn dù làm việc ở bất kỳ đâu. Đề cao trách nhiệm công việc, đặc biệt đối với các cá nhân/ bộ phận có liên kết ràng buộc với cá nhân/ bộ phận khác trong doanh nghiệp.

Nguyên tắc 3: Anti-distraction

Khi làm việc từ xa, nhân viên cần đảm bảo loại bỏ các yếu tố xao nhãng gây mất tập trung. Có thể là âm thanh từ nhà hàng xóm, của người thân trong gia đình,…Nhân viên phải đảm bảo làm việc trong một không gian riêng để có được sự tập trung thực sự mới có thể đem lại hiệu quả công việc cao.

Nguyên tắc 4: Asynchronous Communication

Giao tiếp trực tuyến qua một thiết bị thông minh sẽ hoàn toàn khác so với làm việc trực tiếp, đừng kỳ vọng ai đó sẽ trả lời ngay lập tức mọi thông tin vướng mắc, hãy biết cách chấp nhận tình trạng phản hồi chậm trễ một khoảng thời gian nhất định. Trong trường hợp khẩn cấp cần giải quyết một vấn đề quan trọng nào đó, hãy nhấc điện thoại và nói chuyện trực tiếp. 

Nguyên tắc 5: Honesty

Khi không có người giám sát trực tiếp, hãy làm việc một cách trung thực và minh bạch, phải đảm bảo có đủ  thời gian làm việc trực tuyến và hoàn thành công việc đúng hạn. Nếu có vấn đề phát sinh cần giải quyết, hãy báo lại người phụ trách và đề xuất sự giúp đỡ nếu cần.

Nguyên tắc 6: Information Security

Rò rỉ thông tin là việc làm “cấm kỵ” khi làm việc từ xa, ngoài phạm vi văn phòng. Luôn cảnh giác và thận trọng trong việc bảo vệ các thông tin liên quan đến khách hàng, nội bộ công ty. các thông tin về sản phẩm và mang tính nhạy cảm.

Doanh nghiệp cần hỗ trợ gì cho nhân khi làm việc từ xa?

Doanh nghiệp cần hỗ trợ gì cho nhân viên khi làm việc từ xa?

6 nguyên tắc trên sẽ trở nên hiệu quả hơn nếu có sự trợ giúp của doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp cần gì gì?

Tái cấu trúc cơ cấu nhân sự của công ty và làm rõ vai trò của từng cá nhân

Khi làm việc trực tiếp, cơ cấu tổ chức rõ ràng và mỗi cá nhân giữ chức vị quan trọng đều có vị trí và bàn làm việc riêng. Dựa vào đó nhân viên có thể nhận biết đâu là giám đốc, ai là giám đốc marketing,…Khi có vấn đề cần liên hệ, nhân viên dễ dàng tìm đến ngay cả khi không biết tên của họ.

Những khi chuyển sang cơ chế làm việc từ xa, tình trạng “ rối loạn cơ cấu tổ chức” bắt đầu xảy ra.  Cho nên, việc mô tả chi tiết cơ cấu nhân sự công ty như ảnh- họ tên – chức vụ- thông tin liên hệ của từng cá nhân là điều rất quan trọng. Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm nào đó có danh sách nhân sự cần đảm bảo nhân viên đều có quyền tìm kiếm trên đó hoặc hãy tạo một file word hoặc excel, mở quyền truy cập cho tất cả nhân viên để họ có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin.

Đảm bảo internet và trang thiết bị làm việc cho nhân viên

Làm việc từ xa, trực tuyến đều cần tới mạng internet. Đừng mặc định tất cả nhân viên của mình đều có sẵn trang thiết bị và internet giống như văn phòng. Hãy tạo form khảo sát để xem nhân viên cần hỗ trợ gì. Từ đó doanh nghiệp xem xét trong khả năng hỗ trợ sẽ được cung cấp thiết bị và gói dữ liệu di động phù hợp cho từng đối tượng. Muốn năng suất làm việc từ cao, doanh nghiệp cần đảm bảo công cụ tốt nhất cho nhân viên làm việc.

Lựa chọn công cụ quản lý từ xa phù hợp

Một việc cần lưu ý, khi làm việc từ xa thì việc sử dụng công cụ hỗ trợ là rất cần thiết. Đừng bắt nhân viên ghi nhớ nhiều tài khoản cho nhiều phần mềm khác nhau, họ sẽ bị loạn và không tránh khỏi sai sót. Thay vào đó, hãy sử dụng một phần mềm duy nhất tích hợp chung trên một nền tảng công nghệ và nhân viên chỉ cần nhớ một tài khoản để đăng nhập, như Cloudify ERP. 

Hãy thử tham khảo và ứng dụng cách quản lý doanh nghiệp từ xa và đánh giá hiệu quả. Cloudify chúc doanh nghiệp vận hàng từ xa ổn định và không ngừng tăng trưởng.

Xem thêm

Top 3 phần mềm ERP Việt Nam doanh nghiệp nên lựa chọn
SaaS ERP và những thông tin cơ bản doanh nghiệp cần biết
Cloud ERP – Phần mềm quản lý hiệu quả dành cho doanh nghiệp
Top các phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay cho doanh nghiệp