fbpx

Cloud ERP – Phần mềm quản lý hiệu quả dành cho doanh nghiệp

  1. Phạm Linh
    Người viết Phạm Linh

Cloud ERP - Phần mềm quản lý hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp dần mở rộng quy mô, số lượng công việc cũng như khách hàng tăng lên một cách nhanh chóng, đó là lúc họ cần đến sự trợ giúp của phần mềm ERP.  Thế nhưng, không phải mọi hệ thống ERP đều giống nhau. Giải pháp Cloud ERP đã dần thay thế giải pháp ERP truyền thống vì khả năng kết nối mạnh mẽ và những lợi ích tuyệt vời mà nó mang lại cho doanh nghiệp. Chúng ta sẽ cùng nhau đi phân tích kĩ hơn về giải pháp này thông qua bài viết dưới đây.

Tổng quan về ERP và Cloud ERP

ERP là gì?

erp là gì
Định nghĩa về ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) là một giải pháp phần mềm mà các tổ chức sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày như kế toán, quản lý dự án, quản lý rủi ro…cũng như các hoạt động của chuỗi cung ứng. Một hệ thống ERP hoàn chỉnh cũng bao gồm việc lập kế hoạch về chi phí, sản phẩm, sản xuất,… đưa ra dự đoán và báo cáo kết quả tài chính của tổ chức.

Hệ thống ERP tạo sự liên kết giữa các quy trình kinh doanh lại với nhau và cho phép lưu chuyển dữ liệu giữa các bộ phận. Bằng cách thu thập những dữ liệu được chia sẻ từ nhiều phòng, ban, ngành khác nhau, hệ thống ERP loại bỏ sự trùng lặp và cung cấp thông tin chính xác trên cùng một nền tảng duy nhất.

Ngày nay, hệ thống ERP đóng vai trò như “nguồn điện thắp sáng” giúp các doanh nghiệp phá bỏ những rào cản để tiến tới quá trình chuyển đổi số thành công. Hiện nay, ở Việt Nam có 3 loại ERP khác nhau:

  • Các giải pháp ERP của nước ngoài.
  • Các giải pháp ERP trong nước.
  • Hệ thống ERP thiết kế riêng.

Tìm hiểu thêm: 3 Giải pháp phần mềm ERP phổ biến nhất tại Việt Nam

Cloud ERP là gì?

Cloud ERP là một loại phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây thay vì tại các cơ sở dữ liệu của chính doanh nghiệp. Phần mềm tích hợp một vài hoặc tất cả các chức năng cần thiết để một doanh nghiệp hoạt động, ví dụ như: kế toán, hàng tồn kho và quản lý đơn hàng, nguồn nhân lực, quản lý quan hệ khách hàng (CRM)…thành một hệ thống hoàn chỉnh.

Sự khác biệt giữa Cloud ERP và On-premise ERP

Chi phí xây dựng hệ thống

Cloud ERP:

Phần mềm Cloud ERP khác gì với On - Premise ERP
Cloud ERP khác gì so với On – Premise ERP?
  • Chi phí trả theo hàng tháng (mô hình subscription).
  • Đã bao gồm phí lưu trữ, máy chủ, bảo trì và cập nhật phần mềm.
  • Chi phí phụ: Phí triển khai và phí hỗ trợ.

Các chi phí ban đầu tương đối thấp bởi doanh nghiệp đơn giản chỉ cần triển khai phần mềm phù hợp với nhu cầu của công ty, sau đó truy cập hệ thống thông qua máy tính kết nối với mạng internet. Cloud ERP cũng cung cấp mô hình theo dõi có thể dự đoán trước và chỉ phải trả tiền khi bạn truy cập; nhờ vậy việc lên kế hoạch và quản lý ngân sách trở nên dễ dàng hơn.

On-premise ERP:

  • Trả luôn 1 khoản lớn cho phần mềm và thêm một số tiền không nhỏ để chuẩn bị cơ sở hạ tầng (máy chủ, team developer…).
  • Không bao gồm phí lưu trữ, máy chủ, bảo trì và cập nhật phần mềm.
  • Chi phí phụ: Phí triển khai và phí hỗ trợ.

Các hệ thống On-premise ERP thường đòi hỏi công ty phải đầu tư những khoản tiền lớn trước để chi trả cho cả phần mềm lẫn phần cứng, cùng server và trang thiết bị liên quan cần thiết trước khi đi vào vận hành. Khi hệ thống ERP của doanh nghiệp đến lúc cần nâng cấp, nhân viên IT sẽ phải triển khai lại hệ thống trên các máy tính khác nhau của từng người dùng và thực hiện lại các tùy chỉnh cùng các tích hợp mà công ty đã cài đặt từ trước. Do đó chi phí để xây dựng hệ thống On-premise thường sẽ đắt hơn so với hệ thống Cloud ERP.

Cải tiến và nâng cấp hệ thống

Phần mềm On-Premise ERP có thể tùy chỉnh được, nhưng đa số trường hợp đều liên quan chặt chẽ tới phần mềm hiện tại của doanh nghiệp nên sẽ gặp nhiều khó khăn để cải tiến với các phiên bản mới. Đội IT sẽ phải tự điều chỉnh lại từng chi tiết nhỏ của hệ thống khi nhà cung cấp phần mềm ra mắt các cải tiến và nâng cấp mới cho sản phẩm. 

Ngược lại, các giải pháp Cloud ERP thì tự động nhà cung cấp nâng cấp, vậy nên doanh nghiệp sẽ luôn sử dụng phiên bản ERP mới và tốt nhất. Nhờ các thiết bị vận hành dựa trên hệ thống đám mây, các tích hợp và tùy chỉnh được thực hiện trước đây sẽ tự động duy trì khi phần mềm được nâng cấp mà không mất thêm bất kỳ khoản phí nào.

Hiệu quả và năng suất của hệ thống

Theo nghiên cứu, các giải pháp Cloud ERP thường mang lại năng suất tốt hơn so với các phần mềm On-premise ERP. Bởi vì:

  • Mục đích cấu trúc phần mềm Cloud ERP được thiết kế để mang đến năng suất tối đa, cung cấp hiệu quả tối ưu phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. 
  • Tự động điều chỉnh và cung cấp các nguồn lực bổ sung tức thời để đáp ứng sự tăng trưởng vượt bậc của doanh nghiệp.
  • Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi các hoạt động của doanh nghiệp trên hệ thống Cloud ERP vì giải pháp này cung cấp dữ liệu về thời gian thực ở bất cứ nơi nào. 

Tính bảo mật

Mặc dù cả hai giải pháp phần mềm đều có tính bảo mật cao nhưng so với On-premise ERP thì Cloud ERP tối ưu hơn hẳn. Các nhà cung cấp phần mềm Cloud ERP luôn đảm bảo an ninh hệ thống được ưu tiên hàng đầu bằng cách cung cấp các chứng chỉ bảo mật dữ liệu chắc chắn và đạt tiêu chuẩn, ví dụ như tuân thủ các tiêu chuẩn PCI DSS và SAS 70. Hơn nữa, họ còn cam kết các quy trình bảo mật nghiêm ngặt, chịu trách nhiệm khôi phục thiệt hại và thực hiện các thủ tục sao lưu dữ liệu.

Hỗ trợ sau bán hàng

Việc hỗ trợ sau bán hàng giữa hai loại phần mềm sẽ có đôi chút khác biệt. Đối với hệ thống On-premise, doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hệ thống, đồng nghĩa với việc sửa lỗi, bảo trì và cập nhật hệ thống là việc của doanh nghiệp và các nhà cung ứng hoàn toàn không phải chịu trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ này.

Ngược lại, đối với Cloud ERP, do đã được trả phí subscription hàng tháng, nên việc bảo trì, cập nhật và sửa lỗi đã được tính trong khoản tiền đó. 

Xem thêm: ERP là gì? Các loại phần mềm ERP phổ biến nhất hiện nay

Những lợi ích tuyệt vời đến từ giải pháp Cloud ERP

Tối ưu hóa các quy trình 

Các giải pháp Cloud ERP tích hợp được nhiều ứng dụng, liên kết chặt chẽ tất cả các quy trình với nhau vào một nền tảng duy nhất. Do đó, người quản lý của các doanh nghiệp luôn cập nhật mọi thông tin như doanh số, lợi nhuận…theo yêu cầu bất cứ khi nào họ cần. Việc báo cáo và phân tích tài chính trực quan giúp giảm nhu cầu tạo các báo cáo excel. Điều này cho phép các hoạt động được sắp xếp hợp lý hơn với quyền truy cập trực tuyến và phương pháp làm việc chuyên nghiệp.

Giảm chi phí 

Theo nghiên cứu do công ty tư vấn Panorama thực hiện, 95% doanh nghiệp đã và đang cải thiện được công việc kinh doanh của họ nhờ Cloud ERP. Theo báo cáo, một số lượng đáng kể các công ty đã tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng các giải pháp đám mây để quản lý và tối ưu hóa các nguồn lực doanh nghiệp. Nhờ đó doanh nghiệp tăng doanh thu, tập trung ngân sách phát triển các mục tiêu dài hạn trong tương lai.

Cập nhật liên tục theo thời gian thực

Không giống như các giải pháp ERP truyền thống thường yêu cầu nâng cấp thủ công, ERP dựa trên đám mây có thể cập nhật hệ thống ngay lập tức mỗi khi nhà cung cấp phát triển hoặc cải thiện phần mềm. Cập nhật tự động giúp tiết kiệm chi phí và tránh làm gián đoạn thời gian làm việc của doanh nghiệp.

Cung cấp bảo mật tốt hơn 

Các nhà cung cấp đám mây thường cung cấp hệ thống bảo mật theo chuẩn quốc tế nên mọi dữ liệu, thông tin quan trọng của doanh nghiệp đều được bảo vệ tuyệt đối. Việc tích hợp liền mạch giữa các ứng dụng của doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu, quy trình và giao diện người dùng cũng đưa hệ thống bảo mật lên một tầm cao mới.

Dễ dàng mở rộng

Cloud ERP dễ dàng mở rộng quy mô khi doanh nghiệp phát triển. Vì nó hỗ trợ mô-đun trả phí cho mỗi người dùng, đồng thời đáp ứng một cách trơn tru các nhu cầu kinh doanh được thay đổi linh hoạt của doanh nghiệp.

Cung cấp sự linh hoạt và nhanh nhẹn 

Thông qua các giải pháp ERP dựa trên đám mây, chủ doanh nghiệp và các bên liên quan có thể đáp ứng các nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng. Nó làm giảm các rào cản đối với sự đổi mới, cho phép phát triển các ứng dụng và dịch vụ mới.

Giúp nhà quản lý đưa ra quyết định tốt hơn

Với giải pháp Cloud ERP, mọi thông tin đều được cập nhật một cách nhanh chóng theo thời gian thực. Việc lưu chuyển thông tin giữa các bộ phận cũng diễn ra trôi chảy. Dữ liệu có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị thông minh nào có kết nối internet giúp nhà quản lý ra quyết định tốt hơn.

Tăng cường mối quan hệ với khách hàng  

Cloud ERP cho phép doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng một cách xuất sắc. Niềm tin của khách hàng đối với công ty sẽ được củng cố khi doanh nghiệp đáp ứng được các nhu cầu của họ và quy trình giao hàng được tiến hành nhanh chóng.

Nâng cao năng suất kinh doanh   

Tự động hóa làm giảm nguy cơ lỗi khi nhân viên phải nhập nhiều dữ liệu. Nhân viên có thể tập trung vào công việc hiệu quả trong khi giải pháp thực hiện các nhiệm vụ thông thường. Cloud ERP tăng năng suất kinh doanh bằng cách cắt giảm chi phí hoạt động và nâng cao hiệu quả.

Xem ngay: Giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện Cloud ERP của Cloudify ERP

Khi nào nên áp dụng hệ thống ERP đám mây?

Trước tiên, ERP đám mây là giải pháp hoàn toàn phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như doanh nghiệp mới thành lập. Nguyên nhân là bởi chi phí đầu tư ban đầu thấp, thời gian triển khai ngắn và hoàn toàn có thể triển khai song song với hoạt động của doanh nghiệp. Một ưu điểm nổi trội của ERP đám mây đó là dễ dàng mở rộng quy mô. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ có nhiều nhu cầu về mở rộng phạm vi hoạt động hơn. Do đó, lựa chọn Cloud ERP là hoàn toàn phù hợp.

Hệ thống ERP đám mây cho phép lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây, tại cụm máy chủ dữ liệu của nhà cung cấp. Do đó, doanh nghiệp sẽ được đảm bảo về bảo mật thông tin quan trọng. Chi phí cho các hệ thống mạng, máy chủ vật lý cũng không cần thiết. Đồng thời, người dùng còn có thể truy cập vào mọi lúc, mọi nơi chỉ với một thiết bị thông minh và tài khoản đăng nhập. ERP đám mây là một giải pháp quản lý năng động, dễ thay đổi, phù hợp nhất với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Làm thế nào để lập kế hoạch chiến lược triển khai Cloud ERP hiệu quả?

Làm thế nào để triển khai Cloud ERP hiệu quả?
Làm thế nào để triển khai Cloud ERP hiệu quả?

Nếu doanh nghiệp muốn triển khai Cloud ERP trong tương lai gần, hãy lưu ý các phương pháp sau:

Dự trù các trường hợp phát sinh

Bước đầu tiên cần thực hiện khi nghĩ đến việc triển khai ERP trên nền tảng đám mây là xây dựng một quy trình kinh doanh mà những người ra quyết định chính và nhân viên liên quan có thể hiểu và thực hiện. Hãy tìm hiểu tất cả thông tin về lợi ích cũng như những thách thức tiềm ẩn khi triển khai Cloud ERP. Sau đó đó mới bắt đầu lập kế hoạch, đề xuất phương pháp vượt qua những thách thức và chuẩn bị nguồn lực doanh nghiệp cần để thực hiện mọi thứ.

Cập nhật thông tin cho nhân viên và đối tác

Để tránh phản ứng không tốt và làm chậm quá trình triển khai hãy thông báo cho nhân viên và đối tác biết về việc này. Đồng thời, việc thông báo cho mọi người về những thay đổi, lý do triển khai và thời gian triển khai để mọi người tìm hiểu trước thông tin. Đây là điều rất quan trọng trước khi bắt tay vào triển khai Cloud ERP để mọi việc được tiến hành nhanh hơn.

Tìm kiếm cộng sự

Để đảm bảo rằng việc triển khai ERP sẽ diễn ra thành công hãy tìm kiếm cộng sự, những người đã triển khai và có kinh nghiệm để cùng bàn bạc và nhờ họ cho ý kiến. Việc lập kế hoạch để triển khai ERP vốn không dễ dàng, vì thế càng có nhiều sự góp ý, lời khuyên thì sẽ càng có nhiều cơ hội để giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro không đáng có trong tương lai.

Cloudify là công ty chuyên cung cấp phần mềm ERP hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây hàng đầu Việt Nam. Nếu quý khách quan tâm và muốn trải nghiệm phần mềm của chúng tôi vui lòng liên hệ tại đây để được tư vấn ngay hôm nay.

Tham khảo:

So sánh 3 giải pháp phần mềm ERP phổ biến nhất tại Việt Nam

Top 5 phần mềm ERP cho doanh nghiệp nhỏ tốt nhất hiện nay

5/5 (1 Review)

Bài liên quan

Code là gì? 5 bước quan trọng để viết code thành công
Code là gì? 5 bước quan trọng để viết code thành công

Trong thời đại mà công nghệ đã có những bước tiến vượt bậc thì vai trò của những người làm trong lĩnh vực IT

Top 6 tiêu chí xác định phần mềm ERP tốt nhất hiện nay
6 tiêu chí chọn phần mềm ERP tốt nhất hiện nay

Phần mềm ERP đã không còn là từ khóa xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam. Để lựa chọn một hệ thống ERP

Phần mềm ERP phổ biến nhất 2020 dành cho doanh nghiệp

Kinh doanh trong thời đại công nghệ, chắc hẳn cái tên phần mềm ERP không còn xa lạ đối với nhà quản trị doanh

Văn phòng Hà Nội

Tòa nhà Dolphin Plaza, Số 6 Nguyễn Hoàng,
Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Văn phòng HCM

69/1/3 Đường Nguyễn Gia Trí, Phường 25,
Quận Bình Thạnh, TP.HCM

© 2022 Cloudify ERP.
0/5 (0 Reviews)
  • Đăng ký thông tin

Hơn 2,000+ doanh nghiệp đã sử dụng và hài lòng. Cùng khám phá tiềm năng tăng trưởng của doanh nghiệp bạn ngay hôm nay!