Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đã được nhiều doanh nghiệp sử dụng để giải quyết những khó khăn khi vận hành công ty. Tuy nhiên, việc triển khai thành công nó đã khó nhưng để sử dụng nó được thành công thì càng khó hơn. Vì vậy, bài hướng dẫn sau đây hy vọng sẽ là câu trả lời cho doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng ERP?

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng ERP?

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Mặc dù nhiều nhà cung cấp đã giới thiệu giá linh hoạt trong những năm gần đây, các gói ERP vẫn là một khoản đầu tư lớn. Đối với nhiều doanh nghiệp, đây là một khó khăn lớn, gây áp lực nên các nhà quản trị.  Đầu tiên, ERP thống nhất nhiều hệ thống hiện có thể bị phân mảnh trong tổ chức. Từ phát triển sản phẩm đến các khoản phải trả, nhân viên sẽ có thể truy cập tất cả các công cụ cần thiết cho công việc của họ từ một hệ thống tập trung.

Với ERP, người dùng không phải tìm kiếm một phần thông tin trên nhiều hệ thống. Với cơ sở dữ liệu trung tâm, thông tin được lấy ra dễ dàng hơn nhiều. Hơn nữa, tổ chức tiết kiệm tiền với ERP bằng cách loại bỏ nhu cầu người dùng phải được đào tạo về một số hệ thống. Điều này không chỉ làm giảm số tiền chi cho đào tạo mà còn giảm nỗ lực hậu cần liên quan. Thay vì lên lịch nhiều buổi đào tạo với nhiều nhà cung cấp khác nhau, doanh nghiệp chỉ cần giao tiếp với một nhà cung cấp.

Khả năng hợp tác được cải thiện

Việc tập trung cơ sở dữ liệu là một phần không thể thiếu làm nên sự độc đáo của ERP. Điều này giúp giảm bất kỳ lỗi nào do làm việc với dữ liệu không chính xác, giảm chi phí vận hành.

Hơn nữa, cơ sở dữ liệu tập trung giúp hạn chế sự đình trệ trong các dự án, vì tất cả các thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập vào dữ liệu toàn công ty mà họ cần. Ngoài ra, không cần hợp nhất thông tin trên nhiều hệ thống hoặc nguồn khác nhau. Bởi vì tất cả dữ liệu được biên dịch, lưu trữ, chia sẻ và truy cập thông qua một hệ thống duy nhất.

Phân tích tốt hơn

Vì ERP ghi lại và lưu trữ tất cả dữ liệu mà người dùng nhập vào, nó tạo nên một công cụ kinh doanh thông minh tuyệt vời. Phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp tạo các báo cáo khác nhau dễ dàng và nhanh chóng hơn. 

Hầu hết các giải pháp ERP đều cung cấp một bảng điều khiển có thể tùy chỉnh để các nhà quản lý có thể xem các báo cáo. Các báo cáo này có thể bao gồm mọi thứ, từ báo cáo thu nhập và chi phí đến KPI…. Khả năng có quyền truy cập vào các báo cáo này một cách nhanh chóng cho phép người dùng đưa ra quyết định tốt hơn nhanh chóng hơn.

Cải thiện năng suất

Với phương pháp truyền thống, các nhiệm vụ như tạo báo cáo, theo dõi mức tồn kho, theo dõi bảng chấm công và xử lý đơn đặt hàng đã khiến nhân viên mất nhiều giờ để hoàn thành. Ngoài việc làm mất thời gian, các quy trình này còn khiến nhân viên dễ mắc lỗi khi nhập liệu. 

Nếu doanh nghiệp chọn ERP có thể tự động hóa các công việc thường ngày. Cơ sở dữ liệu bên trong phần mềm ERP loại bỏ các tác vụ thừa như nhập dữ liệu và cho phép hệ thống thực hiện các tính toán nâng cao trong vòng vài phút. Điều này giúp giải phóng thời gian của nhân viên, tăng ROI. Từ đó, ERP làm tăng năng suất, hiệu quả và lợi nhuận của tổ chức.

Tham khảo thêm: Phần mềm ERP là gì? 8 bước triển khai phần mềm ERP

Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Bước 1: Cài đặt phần mềm ERP

Thông thường doanh nghiệp sẽ không cần phải cài đặt ERP bởi đây là công việc của những nhà cung ứng sản phẩm. Đó là với các giải pháp On – Premise. Còn với các giải pháp online, doanh nghiệp chỉ cần tải phần mềm ERP về máy, đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp là đã có thể sử dụng được.

Các công ty tư vấn giải pháp ERP sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn cho doanh nghiệp cách cài đặt, sử dụng sản phẩm.

Bước 2. Chuẩn hóa quy trình hoạt động và dữ liệu kinh doanh

Hệ thống ERP là phương tiện tuyệt vời để tất cả các ứng dụng được chia sẻ một hệ thống đồng nhất về dữ liệu, quy tắc xử lý và tiêu chuẩn định dạng. Vì vậy, khi triển khai thành công ERP, doanh nghiệp cần phải chuẩn hóa quy trình hoạt động và dữ liệu kinh doanh. Việc không chuẩn hóa sẽ lấy đi lợi ích lớn nhất của mô hình ERP.

Bước 3. Phân quyền kiểm soát quy trình và tiếp cận thông tin

Khác với các giải pháp truyền thống, ERP cung cấp cho người quản lý khả năng chia sẻ quyền nhập và truy cập dữ liệu tới tất cả các bộ phận, phòng ban của tổ chức. Dữ liệu và tất cả thông tin vì thế sẽ luôn được cập nhật tức thời, chính xác hơn và chỉ cần phải xử lý một lần thay vì truyền từ người này sang người khác trước khi vào hệ thống.

Bước 4. Khai thác khả năng workflow của phần mềm ERP

Workflow có nghĩa là luồng công việc. Nó bao gồm thứ tự các bước, tác vụ, sự kiện hoặc tương tác làm nên một quy trình để thực hiện một công việc nào đó. Quy trình này có thể có nhiều bộ phận, cá nhân tham gia. Luồng công việc chính là một quá trình tự động hóa một phần hoặc toàn bộ công việc. Trong quá trình đó, các tài liệu, thông tin hay các nhiệm vụ được truyền từ đối tượng tham gia này sang đối tượng khác để hành động tuân theo một tập hợp quy tắc nhất định.

Hầu hết các ứng dụng ERP trên thế giới và một số nhà cung cấp phần mềm ERP tại Việt Nam có khả năng workflow, tự động hóa các quy trình nhờ khả năng truyền thông tin điện tử từ vị trí này tới vị trí khác trong công ty một cách nhanh chóng. Các giao dịch trước đây phải được xem xét xử lý bởi nhiều người, thì hiện nay có thể được chuyển tiếp ngay lập tức, do đó đẩy nhanh quá trình mang lại hiệu quả và năng suất cao hơn.

Bước 5. Tích hợp ERP với khách hàng và nhà cung cấp

ERP sẽ là một giải pháp hiệu quả hơn nếu doanh nghiệp tích hợp nó với khách hàng và nhà cung cấp. Việc này giúp cho họ có thể nhận được thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Hầu hết các phần mềm ERP tốt hiện nay đều có các công cụ cho phép các tổ chức bên ngoài liên kết với hệ thống của doanh nghiệp trong khi vẫn duy trì các biện pháp bảo vệ thông tin và bảo mật dữ liệu rất cao.

Bước 6. Ứng dụng công cụ phân tích của phần mềm ERP

Công cụ phân tích cho phép doanh nghiệp xác định mục tiêu dựa vào hệ thống giao dịch. Công cụ này cũng hỗ trợ đưa ra các báo cáo thwucj tế về tình hình thực hiện các mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. Bởi vì ERP hoạt động với một mô hình dữ liệu duy nhất, báo cáo đòi hỏi ít nỗ lực hơn, thực hiện dễ dàng, nhanh chóng và kết quả kịp thời hơn.

Bước 7. Theo dõi và điều chỉnh quy trình hoạt động

Bước cuối cùng chính là tái thiết kế quy trình kinh doanh để thích ứng với sự xuất hiện của phần mềm ERP. Sử dụng các quy trình và thủ tục cũ trong khi áp dụng một hệ thống quản lý mới là sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp mắc phải.Các quy trình hoạt động cũ thường được thiết kế trước khi áp dụng hệ thống ERP và sẽ không thuận lợi cho việc ứng dụng phần mềm quản lý.

Để tận dụng tốt giải pháp ERP thì doanh nghiệp cần phải biết cách sử dụng cũng như vận hành nó. Hy vọng bài viết trên có thể giúp doanh nghiệp đạt được những thành công như mong đợi. Mọi thắc mắc cần giải đáp vui lòng liên hệ qua hotline 1900 866 695 hoặc website Cloudify.vn để được tư vấn.

Xem thêm

Top 3 phần mềm ERP Việt Nam doanh nghiệp nên lựa chọn
Phần mềm ERP – có nên áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?
Xu hướng triển khai ERP 2021 dành cho doanh nghiệp
ERP Web và những điều doanh nghiệp thường ngộ nhận