Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng công việc của nhân viên sẽ không ngừng tăng lên. Vì thế, có rất nhiều công ty lựa chọn triển khai ERP để tối ưu các hoạt động hàng ngày. Thế nhưng, ai cũng biết rằng để triển khai hệ thống này thành công không hề dễ dàng. Thực tế đã chứng minh gần 30% doanh nghiệp triển khai ERP đều thất bại. Vậy, làm thế nào để triển khai ERP thành công? 8 bước đơn giản trong bài viết dưới đây sẽ giúp độc giả trả lời câu hỏi trên.
Nội dung bài viết
Phần mềm ERP là gì?
Trước khi tìm hiểu về cách triển khai dự án ERP, chúng ta cần hiểu rõ về ERP. Vậy ERP là gì?
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning Systems) là một loại giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình. Quá trình này bao gồm lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán. Trong đó:
Enterprise: Doanh nghiệp (sử dụng hệ thống phần mềm để sử dụng tài nguyên theo quy trình các hoạt động tốt nhất)
Resource: Tài nguyên (những tài sản liên quan đến công ty có sẵn. Những giá trị được tạo ra hàng ngày…Nhân viên nhà quản lý cũng có thể coi là một dạng tài nguyên)
Planning: Hoạch định (Nhân viên các phòng ban trao đổi tương tác giải quyết công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quá trình này dù đơn giản hay phức tạp cũng tác động đến toàn bộ cơ sở tài nguyên của công ty)
Triển khai phần mềm ERP là gì?
Triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp
Triển khai ERP là quá trình kiểm tra thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp, lập kế hoạch chiến lược, hợp lý hóa quy trình hoạt động, cài đặt và kiểm tra phần mềm, sao lưu và di chuyển dữ liệu, quản lý sự thay đổi, đào tạo người dùng… Nó không phải là một công việc chỉ diễn ra một lần, mà là cả một quá trình hoặc vòng đời liên tục.
Vì sao phải lập kế hoạch triển khai phần mềm ERP?
Các giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có khả năng thay đổi công ty bằng cách hợp lý hóa sản xuất và tối ưu quá trình vận hành. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đang “vật lộn” để có thể triển khai hệ thống này thành công. Các chuyên gia hàng đầu khẳng định rằng :
Chỉ 7% dự án hoàn thành đúng thời hạn
Khoảng 79% doanh nghiệp không đạt được mục đích đề ra
Chỉ 30% hài lòng với sự thành công của những dự án ERP
Dưới đây là một vài ví dụ về rủi ro khi việc triển khai ERP thất bại:
Năm 2000, Nike mất doanh thu 100 triệu USD sau một dự án chuỗi cung ứng thất bại. Công ty đã phải đối mặt với một loạt các vụ kiện và giá cổ phiếu giảm 20%.
Ngay trước lễ Halloween năm 1999, Hershey’s không thể cung cấp sô cô la trị giá 100 triệu đô la vì việc triển khai ERP của công ty không thành công. Cổ phiếu giảm 8% sau vụ việc này.
Việc triển khai ERP gặp lỗi đã khiến gần 27.000 sinh viên Đại học Massachusetts không thể đăng ký lớp học và nhận tiền hỗ trợ tài chính vào năm 2004.
Triển khai ERP thất bại sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp về nhiều mặt khác nhau. Vì thế, để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần lên kế hoạch tỉ mỉ, chi tiết, nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi bắt tay vào triển khai hệ thống này.
8 bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp
8 bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp
Bước 1: Xác định rõ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp
Bước đầu tiên bao gồm đánh giá chi tiết và ghi lại những thách thức kinh doanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công ty. Bước quan trọng này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu của mình, phạm vi dự án, cũng như mọi thứ mà tổ chức cần về giải pháp ERP. Triển khai ERP là một thử thách nhưng nó có thể mang lại lợi tức đầu tư rất lớn, nếu doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt.
Bước 2: Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp
Khi một ứng dụng được chọn, điều cần thiết là doanh nghiệp phải chọn một người quản lý dự án uy tín, chất lượng. Nhất là đối với dự án quan trọng như triển khai ERP thì vấn đề này càng cần được quan tâm. Nhà lãnh đạo sẽ đóng vai trò là “đầu tàu” của kế hoạch, là sợi dây gắn kết nhân viên công ty và nhà cung ứng phần mềm, đảm bảo việc triển khai dự án luôn nằm trong nguồn ngân sách dự trù và phù hợp với mục tiêu đã đề ra.
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP
Nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển đổi hệ thống của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Khi lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp nào, doanh nghiệp cũng nên đặt ra những câu hỏi sau:
Liệu giải pháp mới có giúp làm nổi bật thêm lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp?
Giải pháp có thể giúp doanh nghiệp dẫn đầu thị trường kinh doanh?
Giải pháp có phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp?
Giải pháp có phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh?
Khâu lựa chọn nhà cung cấp rất quan trọng nên được cân nhắc kỹ lưỡng giữa các thành viên thuộc nhóm dự án và ban quản lý. Mọi ý kiến và thắc mắc từ các thành viên trong doanh nghiệp cũng phải được cân nhắc kỹ càng.
Bước 4: Cài đặt phần mềm
Việc cài đặt phần mềm ERP cũng là tiêu chí để đánh giá hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp và tái thiết kế lại các quy trình kinh doanh thành các quy trình vận hành tiêu chuẩn. Sau đó, nhà quản lý sẽ có cơ sở để thành lập một mô hình kinh doanh mới chuyên nghiệp, hiện đại hơn. Nhà phát triển phần mềm sẽ chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống và xây dựng cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên, giai đoạn này sẽ mất khá nhiều thời gian và chi phí.
Bước 5: Di chuyển dữ liệu
Bước tiếp theo của việc triển khai ERP là di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới. Nhiều tổ chức lưu trữ hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp và tài sản vật chất của ở nhiều định dạng và phần mềm khác nhau. Vì thế, trước khi bắt đầu di chuyển, cần xem xét, đồng nhất lại toàn bộ dữ liệu và loại bỏ những thông tin dư thừa, không cần thiết. Khi dữ liệu đã được cập nhật và xác minh, nhà cung ứng phần mềm sẽ di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới để doanh nghiệp có thể sử dụng trên một nền tảng duy nhất.
Bước 6: Thử nghiệm
Sau khi nhà cung cấp kiểm tra và đảm bảo chất lượng của hệ thống, họ sẽ cho doanh nghiệp một khoảng thời gian để trải nghiệm thử. Lúc này, người dùng sẽ phối hợp để xác nhận rằng các quy trình kinh doanh đang diễn ra chính xác giữa các bộ phận hay chưa, sau đó báo lại cho bên cung cấp để họ rà soát lại phần mềm. Điều quan trọng là hệ thống phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước ngày triển khai chính thức để tránh xảy ra những sai sót không đáng có, gây gián đoạn quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Bước 7: Cung cấp một khóa đào tạo hoàn chỉnh cho nhân viên
56% nguyên nhân gây gián đoạn hoạt động sau khi triển khai ERP là nằm ở vấn đề đào tạo của doanh nghiệp. Do đó, quá trình này vô cùng quan trọng. Việc đào tạo người sử dụng đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và nỗ lực đến từ phía doanh nghiệp và nhân viên. Một số nhà cung cấp cũng cung cấp các khóa hỗ trợ, đào tạo người dùng qua những lớp học trực tiếp hoặc online. Phí đào tạo này có thể đã được bao gồm khi mua phần mềm hoặc cũng có thể sẽ là khoản phí bổ sung sau này. Vì thế, để chắc chắn, hãy trao đổi với nhà cung ứng về điều này để biết rõ hơn.
Bước 8: Không ngừng cải tiến hệ thống ERP
Hệ thống ERP chỉ có hiệu quả lâu dài khi doanh nghiệp tiếp tục đầu tư và cải thiện nó. Do đó, hãy kiểm tra phần mềm ít nhất mỗi năm một lần. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định xem nên thay đổi, bổ sung chức năng nào để có được lợi ích tối đa từ hệ thống này.
Lưu ý khi triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Bạn cần lưu ý những vấn đề dưới đây để việc triển khai phần mềm ERP được tiến hành như mong đợi.
Khung thời gian triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Bạn cần hỏi nhà cung cấp về quá trình thực hiện sẽ mất bao lâu? Lịch trình chi tiết tiến hành như thế nào? bạn cần cung cấp những thông tin nào cho nhà cung cấp phần mềm?
Tính tùy biến của phần mềm
Mỗi lĩnh vực kinh doanh sẽ có đặc thù khác nhau, chính vì vậy phần mềm cũng cần có những tính năng riêng biệt. Khi triển khai bất kỳ giải pháp ERP nào bạn cũng nên yêu cầu nhà cung cấp các thông tin về tính tùy biến của phần mềm. Bạn cần biết rõ các chức năng của phần mềm có phục vụ đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp hay không? Hệ thống có thể được tùy chỉnh ở mức độ nào theo nhu cầu của bạn?
Chi phí triển khai phần mềm quản lý
Trước khi bạn triển khai bất kỳ phần mềm quản lý doanh nghiệp nào bạn cũng nên lưu ý về chi phí. Bạn cần biết gói phần mềm được chi trả một lần hay chi trả theo tháng. Bạn nên hỏi kỹ bên cung cấp về các khoản chi phí cố định như phí khởi tạo hệ thống và khoản phí phát sinh như phí đào tạo, mua thêm dung lượng…Ngoài ra, nếu bạn muốn chỉnh sửa hay bổ sung tính năng mới bạn phải chịu chi phí cho các trường hợp này. Vì vậy hãy yêu cầu nhà cung cấp phần mềm ERP một bảng giá chi tiết nhất có thể.
Lưu ý khi triển khai phần mềm
Di chuyển dữ liệu
Bạn nên tham khảo ý kiến từ nhà cung cấp ERP mới về việc chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ hay việc nhập tay dữ liệu lên hệ thống. Hay nhà cung cấp phần mềm có hỗ trợ bạn nhập dữ liệu ban đầu hay không? Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và đẩy nhanh tiến độ triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP.
Cập nhật và bảo trì phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Bạn cần hỏi nhà cung cấp phần mềm về các vấn đề phát sinh liên quan đến cập nhật hệ thống và bảo trì. Bạn cần nắm rõ quy trình thêm tính năng mới, thay đổi số lượng người dùng, tùy chỉnh báo cáo mới hoặc các thay đổi khác. Các khoản chi phí phát sinh sẽ tính như thế nào? Khi nhà cung cấp có tính năng mới bạn có được sử dụng hay không?
Hoạt động tập huấn, đào tạo
Bạn phải đảm bảo nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống. Vì vậy, bạn cần biết các khoảng thời gian cũng như chi phí cho các buổi đào tạo như thế nào? Các buổi đào tạo nào miễn phí và buổi đào tạo nào bạn phải trả phí. Ngoài ra, bạn nên hỏi về các dịch vụ hỗ trợ, giải đáp thắc mắc từ nhà cung cấp trước khi triển khai phần mềm ERP.
8 sai lầm mà các doanh nghiệp thường mắc phải khi triển khai ERP
Không lập kế hoạch chi tiết trước khi triển khai
Nhiều doanh nghiệp quan niệm rằng việc triển khai ERP sẽ cải thiện một cách kỳ diệu tất cả các quy trình kinh doanh, quy trình làm việc và tăng hiệu quả của họ chỉ sau một đêm. Thế nhưng, thực tế đã chứng minh, để triển khai thành công cần rất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc. Do đó, doanh nghiệp cần có một kế hoạch kỹ lưỡng để vạch ra những việc quan trọng cần làm, tránh gây gián đoạn đến quá trình kinh doanh. Việc lập kế hoạch toàn diện sẽ cung cấp một lộ trình chắc chắn để doanh nghiệp tự động hóa ERP thành công.
Thiếu đánh giá kỹ lưỡng về ERP
Ngày nay, phần mềm ERP đã phát triển, không chỉ đơn thuần chỉ là “chất keo kết dính” các phân hệ mà còn là một công nghệ tiên tiến hỗ trợ cho doanh nghiệp. Phần mềm ERP ngày nay có thể được truy cập từ mọi nơi, cung cấp thông tin trong thời gian thực và có thể dễ dàng tích hợp với nhiều ứng dụng khác. Do đó, việc đánh giá ERP kỹ lưỡng là hoàn toàn cần thiết. Một thực tế phổ biến là nhiều doanh nghiệp chỉ lựa chọn giải pháp ERP dựa trên lời khuyên hay các bài “review” mà không hè có sự xem xét thận trọng trước khi triển khai phần mềm, dẫn đến tổn thất vô cùng lớn về thời gian, tiền bạc, nhân lực của công ty..
Không lắng nghe ý kiến của nhân viên
Nhân viên là những người nắm rõ các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp nhất. Vì thế, họ hiểu doanh nghiệp thiếu gì và cần gì để công việc kinh doanh diễn ra thuận lợi. Nhưng không có nhiều doanh nghiệp lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên. Do đó, họ thường chọn triển khai ERP theo xu hướng chứ không nhằm mục đích giải quyết những khó khăn cho nhân viên, dẫn đến các giải pháp ERP thường không đạt hiệu quả cao.
Không chọn được phương pháp triển khai phù hợp
Ngày nay, một nhà sản xuất có thể lựa chọn triển khai hệ thống ERP cài đặt hoặc ERP đám mây. Trước khi chọn một phương pháp triển khai, điều quan trọng là phải hiểu ưu và nhược điểm của chúng.
Thiết lập tại chỗ yêu cầu một nhóm CNTT chuyên dụng độc lập, mảng máy chủ & phần cứng truyền thông, khu vực lưu trữ chuyên dụng, chi phí cơ sở hạ tầng một lần cao… Thiết lập tại chỗ là hợp lý nếu nó hoàn toàn đáp ứng được mục tiêu của tổ chức và chiến lược kinh doanh. Không nhà sản xuất nào muốn đầu tư vào một giải pháp không bền vững cho hoạt động kinh doanh của họ. Thiết lập đám mây không phức tạp khi toàn bộ nền tảng phần cứng nằm ở nhà cung cấp đám mây và chi phí thấp hơn.
Không có phương pháp triển khai hiệu quả
Nhiều tổ chức muốn hoàn thành việctriển khai ERP sớm nhất nên thường lựa chọn triển khai ERP cùng một lúc. Mặc dù cách tiếp cận này giúp cắt giảm thời gian, chi phí và đảm bảo ROI nhanh chóng, nhưng mặt trái của nó là làm gián đoạn hoạt động kinh doanh bình thường, chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ. Trong trường hợp thất bại, việc quay trở lại hoạt động trở lại hệ thống cũ sẽ rất khó khăn và dẫn đến tổn thất đáng kể trong sản xuất và doanh thu.
Xét theo nhiều khía cạnh, để giữ cho hệ thống được kết nối và tích hợp tốt, Cloudify khuyên doanh nghiệp nên tiếp cận theo từng giai đoạn là lựa chọn tốt nhất.
Kỳ vọng không thực tế
Ngay từ khi bắt đầu triển khai, các nhà quản lý mong đợi ERP sẽ được triển khai với tốc độ nhanh chóng và muốn xem kết quả trong nháy mắt. Bởi họ đã mất rất nhiều tiền để đầu tư vào dự án này và lo sợ rủi ro thất bại sẽ xảy ra. Tuy nhiên, cần thận trọng hiểu rằng việc triển khai ERP là một quá trình dài hạn và cần tập trung vào việc triển khai nó ngay trong toàn bộ tổ chức chứ không phải lo lắng về kết quả tức thì và ROI.
Thiếu thông tin liên lạc giữa các phòng, ban, ngành
Tất cả mọi người đều chú tâm vào các hoạt động hàng ngày và việc triển khai ERP đồng thời mà không nhận ra sự cần thiết phải trao đổi những thông tin thay đổi quan trọng với nhau. Thiếu thông tin liên lạc là một trong những lý do chính khiến việc triển khai không thành công và nó có thể xảy ra ở bất kỳ bộ phận và hệ thống nào. Các giám đốc điều hành có trách nhiệm chính là gửi các thông tin quan trọng cho mọi nhân viên trong toàn tổ chức. Tương tự như vậy, họ cần phải nhận thức được các vấn đề và yêu cầu của nhân viên để đưa ra quyết định chính xác.
Thiếu quy trình quản lý thay đổi
Việc triển khai ERP sẽ tạo ra sự thay đổi mang tính bước ngoặt đối với nhà sản xuất về con người, quy trình cũng như công nghệ. Trong khi công nghệ và quy trình có thể được khắc phục với quy hoạch phù hợp, thì vấn đề nhân sự lại cần phải thận trọng.
Nhà quản lý cần phải cung cấp cho nhân viên những thông tin mới nhất về quá trình triển khai ERP. Ngoài ra, họ cũng cần sắp xếp một bản đồ lộ trình rõ ràng để thông báo cho mỗi nhân viên về tương lai của họ trong tổ chức và những kỹ năng nào họ sẽ cần phải học. Chỉ có một quy trình quản lý thay đổi mạnh mẽ mới giúp giảm thiểu khả năng chống lại sự thay đổi và vượt qua những thách thức chuyển tiếp quan trọng.
6 cách giảm thiểu rủi ro trong khi triển khai ERP doanh nghiệp
Việc triển khai ERP nếu không được thực hiện đúng cách sẽ để lại những rủi ro và tốn kém ngân sách. Thông thường những rủi ro này có thể được giảm thiểu nếu như doanh nghiệp có kế hoạch triển khai phù hợp. Và dưới đây là một số cách mà Cloudify tổng hợp được
Hiểu mục tiêu chiến lược trong kinh doanh của tổ chức
Trong các buổi họp, thảo luận hãy xác định mục tiêu doanh nghiệp, cần làm gì để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tối ưu hóa quy trình và đem lại giá trị cao cho khách hàng. Hiểu rõ mục tiêu sẽ giúp người quản lý hạn chế rủi ro chọn sai hệ thống phần mềm erp.
Đặt kỳ vọng thực tế khi triển khai ERP
Nguồn gốc căn bản khiến doanh nghiệp gặp thất bại khi triển khai phần mềm erp là lên kế hoạch về thời gian thực hiện và ngân sách không thực tế. Nếu nhà quản trị có sự hiểu biết sâu sắc về đặc điểm quy mô công ty và đặc thù ngành thì có thể đưa ra những kỳ vọng thực tế. Dù có thể sẽ phải điều chỉnh mục tiêu khi triển khai nhưng bắt đầu với việc ước tính thực tế thì phần trăm rủi ro sẽ nhỏ hơn.
Chuẩn bị nhân viên cho việc thay đổi tổ chức
Trong quá trình triển khai phần mềm ERP, phần lớn các doanh nghiệp thường gặp trở ngại từ phản ứng của nhân viên gây nên sự chậm trễ và giảm hiệu quả trong việc đưa phần mềm đi vào hoạt động.
Điều quan trọng là ban lãnh đạo phải có đủ khả năng truyền đạt mục đích của sự thay đổi phương thức quản lý mới và những lợi ích nhận được khi áp dụng ERP vào hoạt động kinh doanh của mình. Trong quá trình triển khai, nếu nhân viên không chấp nhận sử dụng phần mềm thường xuyên hàng ngày thì hãy hoãn cho đến khi họ chấp nhận sự thay đổi.
Tối ưu hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp
Triển khai phần mềm ERP là một cơ hội để tối ưu hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp khi có sự giúp sức của công nghệ.
Các quy trình được tối ưu sẽ giúp nhà cung cấp phần mềm erp tập trung vào nhu cầu riêng của doanh nghiệp. Nếu chủ doanh nghiệp chọn phần mềm mà không nghĩ đến tối ưu hóa quy trình thì có thể sẽ phải điều chỉnh phần mềm và kéo theo tốn kém chi phí.
Kế hoạch chuyển đổi dữ liệu
Để giảm thiểu rủi ro khi triển khai phần mềm thì trước tiên dữ liệu cần chính xác. Hầu hết dữ liệu đều chưa sẵn sàng khi chuyển sang hệ thống mới. Nguyên nhân do dữ liệu thường trải rộng trên nhiều nguồn với những định dạng và cấu trúc khác nhau.
Nhà quản trị cần thiết lập một kế hoạch cho việc chuyển đổi dữ liệu. Ví dụ như sẽ cần xóa dữ liệu để tránh trùng lặp và các vấn đề liên quan đến chất lượng dữ liệu khác. Ngoài ra, cũng nên xác định các mục, đơn vị đo lường mới khi chuyển sang lưu trữ trên phần mềm.
Như chúng tôi đã phân tích ở trên, việc tìm kiếm một nhà cung ứng phần mềm phù hợp ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công khi triển khai hệ thống ERP. Cloudify – Công ty cung cấp phần mềm ERP trên nền tảng đám mây hàng đầu Việt Nam cũng là một lựa chọn doanh nghiệp có thể quan tâm. Để tìm hiểu về ERP cũng như được các chuyên gia trong ngành tư vấn chi tiết bạn có thể liên hệ tại đây hoặc hotline 1900 866 695.
