Áp dụng phần mềm ERP vào quản lý doanh nghiệp đang là xu hướng hiện nay trên toàn thế giới, đặc biệt là ERP online. Thực tế cho thấy, ERP online có nhiều ưu điểm và lợi ích mang lại cho doanh nghiệp cực kỳ lớn nếu so với phần mềm ERP truyền thống. 

Hãy cùng Cloudify tìm hiểu ngay phần mềm ERP online là gì và tìm lời giải đáp thật sự cho câu hỏi “có nên sử dụng ERP online” hay không.

ERP online là gì?

ERP online là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được chạy trên nền tảng điện toán đám mây để lưu trữ dữ liệu, cho phép người dùng truy cập và quản trị từ xa bằng internet. 

Phần mềm ERP online còn được biết đến với cái tên khác là Cloud ERP (ERP đám mây) bởi hệ thống này chạy trên nền tảng điện toán đám mây, một công nghệ lưu trữ tiên tiến hiện nay.

Xem thêm: Cloud ERP – Giải pháp quản trị doanh nghiệp trên nền tảng đám mây

Với phần mềm ERP online, chủ doanh nghiệp có thể theo dõi hoạt động kinh doanh, quản lý hàng hóa, cập nhật dữ liệu ở bất cứ nơi nào. Đây chính là điểm khác biệt lớn nhất nếu so sánh với hệ thống ERP truyền thống, chỉ cần sử dụng thiết bị có kết nối internet (điện thoại, tablet, laptop) và truy cập vào trình duyệt, ứng dụng.

Như đã nói trên, phần mềm ERP online cũng được tích hợp các chức năng quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh thiết yếu như quản lý hàng tồn kho, đơn hàng, CRM, HRM,… và những dữ liệu này sẽ được cung cấp từ một nguồn duy nhất.

Phần mềm ERP online cũng đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều trụ sở tại nhiều nơi khác nhau bởi ưu điểm của nó. Hiện nay, số lượng doanh nghiệp sử dụng ERP online ngày càng gia tăng, điều này đã cho thấy được sự phát triển của việc kết nối với nền tảng đám mây trên toàn thế giới.

Hệ thống ERP online hoạt động như thế nào?

ERP online được tạo thành từ các mô-đun tích hợp hoặc các ứng dụng kinh doanh được liên kết với nhau và chia sẻ chung một cơ sở dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây.

Mỗi phân hệ ERP thường tập trung vào một bộ phận quản lý nhất định. Nhưng chúng hoạt động cùng nhau bằng cách sử dụng cùng một dữ liệu để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Những chức năng phổ biến mà ERP có thể quản lý như tài chính, kế toán, nguồn nhân lực, bán hàng, mua sắm, hậu cần, chuỗi cung ứng… Các doanh nghiệp có thể chọn lĩnh vực liên quan đến công ty hoặc mô-đun sử dụng theo nhu cầu.

ERP online cũng hỗ trợ yêu cầu cụ thể của ngành như một phần chức năng cốt lõi của hệ thống ERP. Hoặc thông qua các tiện ích mở rộng ứng dụng tích hợp liền mạch với bộ ứng dụng.

Những lợi ích nổi bật của hệ thống ERP Online

Tiết kiệm chi phí

Chi phí là một yếu tố cần thiết trong việc quyết định ngân sách triển khai ERP. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã triển khai ERP dành tới 70% ngân sách CNTT của họ để duy trì hệ thống nội bộ cho phần cứng, phần mềm và nhân viên.

Mặt khác, ERP online cắt giảm chi phí phần cứng và phần mềm liên quan cũng như nhu cầu về đội ngũ nhân viên CNTT chuyên dụng. Do đó, doanh nghiệp triển khai ERP online thường ít đầu tư trả trước hơn, giảm chi tiêu cho cơ sở hạ tầng và tiết kiệm vốn. Các tổ chức có thể dễ dàng chuyển hướng các quỹ này và cải thiện các lĩnh vực hoạt động khác.

Xem thêm: Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu?

Hiệu suất quản lý cao hơn

ERP đóng vai trò như một trung tâm dữ liệu, liên kết tất cả các hoạt động mà doanh nghiệp cần quản lý. Bao gồm nhân lực, sản xuất, bán hàng, hỗ trợ khách hàng, xử lý hàng tồn kho… 

ERP sẽ giúp doanh nghiệp giảm được các thủ tục giấy tờ và việc nhập dữ liệu thủ công. Từ đó, làm giảm khả năng sai sót do con người. Không cần phải chuyển đổi dữ liệu được lưu trữ trên giấy sang định dạng kỹ thuật số. Cho phép định hướng nguồn nhân lực tương ứng ở những nơi khác.

Tăng hiệu quả kinh doanh

Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể đạt được hiệu quả kinh doanh lớn bằng cách triển khai hệ thống này để tối ưu hóa doanh thu. ERP trên nền tảng đám mây đang biến đổi các tổ chức trong nhiều lĩnh vực bằng cách tự động hóa các quy trình khác nhau bất cứ khi nào có thể. Do đó mang lại được hiệu quả kinh doanh cao.

ERP online được triển khai cẩn thận sẽ đảm bảo năng suất tối đa từ mọi nhân viên. Mỗi tác vụ có thể được cấu hình cẩn thận để tránh lỗi đa nhiệm, trùng lặp và mất thông tin. ERP dựa trên đám mây loại bỏ các hệ thống không hiệu quả và rời rạc. Giúp doanh nghiệp tăng trưởng nhanh chóng.

Quản lý hàng tồn kho tốt hơn

Một vấn đề lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đó là việc phải quản lý kho thủ công. Quản lý hoạt động bằng cách sử dụng một hệ thống tập trung không chỉ giảm sự trùng lặp mà còn tự động hóa các công việc hàng ngày. Điều này giúp tăng sản lượng và đầu ra chính xác hơn trong thời gian ngắn hơn. \

Cloud ERP sẽ cung cấp một quy trình được chuẩn hóa và tối ưu hóa (chẳng hạn như JIT) với các mô-đun kiểm kê tốt nhất, giúp giảm chi phí lưu kho. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng đúng thời hạn

Lập kế hoạch chính xác

Việc truy cập vào dữ liệu kinh doanh một cách dễ dàng tạo điều kiện thuận lợi để phân tích và lập kế hoạch cho những giai đoạn tiếp theo. Nhân viên quản lý của công ty và các nhà phân tích kinh doanh có thể sử dụng dữ liệu tổng hợp hiệu quả hơn. Từ đó đề ra các chiến lược mới hoặc đề xuất các cải tiến cho chiến lược hiện có.

Cải thiện dịch vụ khách hàng

Một lợi ích thiết thực khác của ERP online là tối ưu hóa việc quản lý quan hệ khách hàng. Một bộ phận lưu trữ dữ liệu tập trung tích lũy tất cả thông tin cần thiết về khách hàng, giúp người quản lý giao tiếp với khách hàng dễ dàng hơn và phản hồi yêu cầu của khách hàng nhanh hơn. Bên cạnh đó, ERP còn giúp truy cập nhanh hơn vào lịch sử của khách hàng với độ chính xác cao.

Khả năng cạnh tranh tốt hơn

Lợi ích cuối cùng này thực chất là tổng hợp của tất cả các lợi thế nói trên nhưng được chuyển tiếp dưới góc độ lợi nhuận kinh doanh. Hệ thống ERP như một công cụ bổ sung để vượt trội hơn so với các đối thủ, mang lại lợi thế cạnh tranh cần thiết nhất cho doanh nghiệp.

Trong khi một số công ty tuân theo các phương pháp đã được kiểm chứng bằng thời gian hoặc đơn giản là không đủ khả năng mua các giải pháp ERP, thì những công ty khác lại nâng cao hoạt động kinh doanh của họ bằng những tiến bộ công nghệ và thu về lợi nhuận.

So sánh tính năng giữa ERP online và ERP truyền thống

Mức độ kiểm soát và bảo mật

Đối với hệ thống ERP tại chỗ, doanh nghiệp giữ quyền đối với tất cả dữ liệu của mình và có toàn quyền kiểm soát những gì doanh nghiệp thực hiện với dữ liệu đó. Vì thế, giải pháp này có độ bảo mật cao, doanh nghiệp có thể chủ động đối với các vấn đề liên quan đến hệ thống của mình.

Còn với hệ thống ERP online, dữ liệu và khóa mã hóa được quản lý và lưu trữ bởi nhà cung cấp phần mềm bên thứ ba chứ không phải với công ty. Tuy nhiên, đa số các nhà cung ứng đều sẽ bảo mật hệ thống một cách tối ưu nhất nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng.

Quá trình triển khai hệ thống

Với hệ thống ERP tại chỗ, tài nguyên được triển khai tại chỗ và nội bộ, nằm trong cơ sở hạ tầng CNTT của chính tổ chức. Còn với hệ thống Cloud ERP, tài nguyên được lưu trữ trên cơ sở của nhà cung cấp dịch vụ khi sử dụng bất kỳ loại mô hình điện toán đám mây nào.

Khả năng tùy chỉnh

Nói chung, hệ thống ERP tại chỗ có thể cho phép doanh nghiệp tự tùy chỉnh nhiều hơn nhưng cũng tốn thời gian và chi phí hơn. Ngoài ra, không có gì đảm bảo rằng các tùy chỉnh sẽ hoạt động như dự kiến ​​khi nhà cung cấp cập nhật phần mềm. Còn với hệ thống ERP online, các giải pháp ERP dựa trên đám mây mang lại sự ổn định cao hơn vì nhà cung cấp tự xử lý tất cả các tùy chỉnh.

Thời gian triển khai dự án

Với ERP tại chỗ, doanh nghiệp phải tự mình kiểm soát, nâng cấp phần mềm vì thế thời gian tiến hành dự án thường lâu hơn, khoảng từ 6 tháng đến 1 năm hoặc có thể lâu hơn. Đồng thời khi triển khai hệ thống này, doanh nghiệp phải sở hữu một đội ngũ CNTT tốt mới có thể thực hiện được.

Còn với Cloud ERP, các doanh nghiệp có ít quyền kiểm soát hơn đối với quá trình thực hiện nên ít tốn thời gian hơn . bởi nhà cung cấp dịch vụ trực tiếp triển khai và đào tạo hệ thống dựa theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Cloudify ERP – Giải pháp ERP online quản lý toàn diện doanh nghiệp

Cloudify ERP là nền tảng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được tích hợp toàn bộ chức năng cần thiết cho từng phòng ban trên cùng một hệ thống. Giải pháp Cloudify ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động từ việc lên kế hoạch, theo dõi tiến độ, đánh giá năng suất cho đến thu hồi công nợ, lương nhân viên… với các module nổi bật.

Điểm khác biệt khi khách hàng sử dụng Cloudify ERP: 

• Giải pháp chuyên biệt theo ngành: Cloudify ERP được thiết kế và tối ưu dựa trên đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp, lĩnh vực khác nhau.
• Bảo mật và làm chủ dữ liệu: Cloudify tuân thủ các chuẩn bảo mật theo tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo bảo mật dữ liệu của khách hàng an toàn tuyệt đối.
• Mở rộng & tích hợp API: Hệ thống được nâng cấp theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, mở rộng API tích hợp với các nền tảng khác.
• Hỗ trợ khách hàng trọn đời: Cloudify cam kết đồng hành cùng với khách hàng trọn đời, kịp thời hỗ trợ & xử lý lỗi phát sinh từ khi triển khai đến lúc vận hành hệ thống.

Để được tư vấn triển khai & demo hệ thống ERP miễn phí, quý khách hàng vui lòng liên hệ qua thông tin bên dưới hoặc click vào đây:

Cloudify ERP – Giải pháp Cloud ERP #1 tại Việt Nam

• VP Hà Nội: Tầng 2, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
• VP Hồ Chí Minh: 69/1/3 đường Nguyễn Gia Trí, phường 25, quận Bình Thạnh, TPHCM.
• Hotline: 1900 866 695
• Email: [email protected]

Lời kết

Hy vọng qua bài viết trên, bạn đọc đã hiểu được tổng quan về phần mềm ERP online cũng như những ưu điểm tuyệt vời mà hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp. ERP online đã và đang là xu hướng quản trị doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh trong sự phát triển công nghệ 4.0 này.