Nhà lãnh đạo hay quản lý luôn phải bận rộn với việc tiếp nhận và xử lý hàng loạt thông tin và dữ liệu. Nhưng việc rà soát, yêu cầu nhân viên lại mất nhiều thời gian. Chính vì vậy, nhà quản lý thường bị nhầm lẫn, sót thông tin dẫn đến ảnh hưởng tiến độ kinh doanh của cả công ty. Làm gì để khắc phục tình trạng trên? Ứng dụng mobile ERP ra đời chính là chìa khóa cho bài toán quản lý của doanh nghiệp. Nhờ giải pháp này nhà lãnh đạo điều hành doanh nghiệp đơn giản chỉ với một chiếc điện thoại thông minh. 

Ứng dụng mobile ERP là gì?

Ngày nay nhiều doanh nghiệp có xu hướng triển khai hệ thống quản lý có sẵn phiên bản mobile vì tính tiện lợi lại đảm bảo độ chính xác. 

Ứng dụng mobile ERP là hệ thống ERP được xây dựng trên nền tảng Cloud Server (điện toán đám mây), sử dụng online trên điện thoại. Nhờ đặc thù sử dụng trên điện thoại thông minh, nhà quản lý có thể kiểm soát doanh nghiệp của mình mọi lúc, mọi nơi. Thay vì phải mang theo laptop hay sử dụng phần mềm ERP cố định như trước đây, nhà quản trị bây giờ có thể dễ dàng xem tất cả thông tin mà chỉ cần một chiếc smartphone, máy tính bảng có kết nối sẵn internet. Đối với công việc đặc thù hay di chuyển thì đây là lựa chọn tối ưu nhất. 

Ứng dụng mobile ERP có đầy đủ các phân hệ chức năng cần thiết, đáp ứng nhu cầu sử dụng của tất cả bộ phận trong công ty. Trong trường hợp doanh nghiệp cần một vài chức năng đặc thù thì có thể yêu cầu nhà cung cấp chỉnh sửa, nâng cấp. Thông thường, hệ thống mobile ERP có đủ các tính năng phổ biến, được sử dụng nhiều như: quản lý tổng thể, quản lý bán hàng, sản xuất, kho, kế toán, nhân sự,… 

Điều hành doanh nghiệp dễ dàng nhờ ứng dụng mobile ERP 

Điều hành doanh nghiệp dễ dàng nhờ ứng dụng mobile ERP 

Công nghệ 4.0 đã thay đổi phong cách quản lý doanh nghiệp. Đôi khi chỉ cần thiết bị thông minh, nhà lãnh đạo đã có thể nắm được tình hình kinh doanh của cả hệ thống. Với ứng dụng mobile ERP, nhà lãnh đạo như có thêm một “trợ lý riêng” hỗ trợ điều hành doanh nghiệp.

• Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn

Với ứng dụng mobile ERP doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát thông tin. Dữ liệu được tự động cập nhật giữa các bộ phận mà nhân viên không mất thời gian nhập liệu. Khi nhân viên có nhiều thời gian để tập trung vào chuyên môn, họ sẽ mang lại nhiều khách hàng và chăm sóc khách tốt hơn. Nhờ đó, hiệu quả kinh doanh của công ty cũng được tăng theo, tăng doanh thu và lợi nhuận. 

Đồng thời, phần mềm sẽ đưa ra các cảnh báo liên quan đến nguyên vật liệu, hàng hóa. Nhờ đó bạn sẽ nắm được doanh nghiệp của mình còn số lượng tồn kho bao nhiêu để có phương pháp nhận hàng hay sản xuất phù hợp. Điều này giúp cho quy trình mua bán, chăm sóc khách hàng tốt hơn, không gây thiếu hụt, không đáp ứng đủ nhu cầu của khách. 

• Quá trình ra quyết định nhanh chóng

Trên ứng dụng điện thoại các số liệu kinh doanh và báo cáo của doanh nghiệp cũng được cập nhật giống như trên trình duyệt web. Nhà quản lý theo dõi chặt chẽ các thông tin kinh doanh liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, hàng tồn kho, công nợ,… 

Việc cập nhật một lượng dữ liệu lớn tức thời thông qua điện thoại sẽ nhanh và thuận tiện, dù ở bất kỳ đâu cũng có thể nắm rõ tình hình hoạt động của công ty. Khi có sự cố phát sinh hay công việc gấp cần xử lý, nhà quản trị có thể thao tác trên di động của mình. Các quyết định quan trọng cần được tiến hành nhanh cũng có căn cứ cụ thể hơn. 

• Nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp 

Nhờ ứng dụng mobile ERP, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian vận hành và quản lý. Thông tin được duy trì đồng nhất, xuyên suốt giữa các bộ phận. Các vấn đề hay sự cố phát sinh được kịp thời xử lý. Chính vì vậy, doanh nghiệp gia tăng số lượng công việc, khách hàng, đơn hàng xử lý mỗi ngày. Khoảng cách với các doanh nghiệp đứng trước được thu hẹp và nhanh chóng bắt kịp. 

Khi chăm sóc khách hàng, nhân viên chỉ cần truy cập vào hệ thống để có được thông tin cần thiết. Nhờ đó, khách hàng được chăm sóc tốt, kịp thời. Kết quả cuối cùng là dịch vụ của công ty được nâng cao, khách hàng hài lòng và tin cậy.

• Đơn giản hóa quy trình vận hành 

Nhờ ứng dụng mobile ERP các thủ tục quản lý, nhập liệu truyền thống được cắt giảm. Quản lý và nhân viên chỉ cần thao tác trực tiếp trên phần mềm. Thậm chí, để không sai sót và nhầm lẫn thông tin quản lý có thể phân chia công việc trên phần mềm kèm theo file hướng dẫn hoặc hình ảnh minh họa. Các giấy tờ cũng được giảm tải, nhân viên không phải lưu lại file cứng vì dữ liệu có sẵn trên hệ thống. 

Ví dụ bạn muốn cấp trên phê duyệt một báo cáo, đơn xin nghỉ hay báo giá, theo cách truyền thống bạn phải tự lên trên excel/word và in ra để đưa cho quản lý. Tuy nhiên, trên ứng dụng mobile ERP bạn chỉ cần thao tác nhập liệu online, thêm người cần duyệt là mọi thứ sẽ chuyển cho cấp trên của bạn. Về phía quản lý, bạn không phải mất thời gian chờ đợi hay mất nhiều thời gian xử lý, phê duyệt công việc.

• Tiết kiệm được nguồn lực doanh nghiệp 

Để thực hiện công việc theo cách quản lý truyền thống, bạn phải đầu tư nguồn nhân sự ổn định, đi kèm với các phúc lợi và thiết bị phục vụ công việc. Thay vào đó, nếu bạn sử dụng phần mềm, công việc xử lý nhanh hơn, nhân viên của bạn làm nhiều hơn bình thường. Vì thế bạn vừa tiết kiệm được ngân sách mà lại tăng hiệu quả kinh doanh.

Khai thác ứng dụng mobile ERP trong doanh nghiệp

Khai thác ứng dụng mobile ERP trong doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp, mỗi bộ phận và mỗi nhân viên tùy theo vị trí mà sẽ khai thác chức năng của ứng dụng mobile ERP khác nhau: 

• Đối với nhà quản trị 

Hệ thống trên điện thoại có đầy đủ các báo cáo, dữ liệu cần thiết giúp nhà lãnh đạo nắm bắt nhanh tình hình kinh doanh của công ty. Đồng thời, dữ liệu được trình bày khoa học, dưới dạng các biểu đồ chi tiết, nhà quản trị dễ dàng phân tích, đánh giá và có thay đổi trong chiến lược kinh doanh phù hợp. Ngoài ra, hệ thống cũng có đầy đủ tính năng để quản lý từ cửa hàng đến hệ thống văn phòng, hệ thống báo cáo phân tích chuyên sâu, duyệt chứng từ, cấp quyền, quản lý dự án, công việc phòng ban. 

• Đối với quản lý

Quản lý khối văn phòng sử dụng ứng dụng mobile ERP để giao việc cho nhân viên, theo dõi công việc online, nhắc hẹn, thúc đẩy để nhân viên làm việc nhanh hơn. Nhờ sử dụng online nên quản lý theo dõi công việc cũng như những thay đổi nhanh chóng. Trong trường hợp cần phê duyệt chứng từ bạn cũng có thể thao tác online.

Quản lý cửa hàng sử dụng hệ thống để theo dõi tình hình kinh doanh, số lượng sản phẩm, tồn kho, lịch làm việc và nhân viên của mình. 

• Nhân viên khối văn phòng sử dụng ứng dụng mobile ERP

Hệ thống có chức năng chấm công, tính lương kết hợp với ghi nhận hình ảnh, GPS vị trí. Nhân viên khối văn phòng sử dụng hệ thống để quản lý, xử lý công việc, vừa tiết kiệm thời gian lại dễ dàng theo dõi, tránh được nhầm lẫn gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Khi có công việc mới, hệ thống tự thông báo đến bộ phận liên quan, nhân viên có thể trao đổi trực tiếp trên hệ thống mà không phải thông qua ứng dụng khác. 

• Nhân viên kinh doanh thị trường

Nhân viên kinh doanh thị trường với đặc điểm hay di chuyển nhiều địa điểm thì việc sử dụng hệ thống ERP trên điện thoại vô cùng thuận tiện. Hệ thống sẽ cập nhật dữ liệu thường xuyên. Nhân viên tư vấn khách hàng dựa trên dữ liệu mới nhất và chuẩn xác. Khi khách hàng muốn tham khảo báo giá, nhân viên trực tiếp lên báo giá trên hệ thống theo đặc trưng của từng khách hàng. Ngoài ra, nhân viên kịp thời theo dõi được đơn hàng cũng như công nợ của khách để có kế hoạch thu hồi nợ hợp lý.

Đặc biệt, nhân viên thị trường hay đi nhiều nên việc quản lý cũng phức tạp hơn. Để quản lý hiệu quả, nhân viên check in các vị trí trên hệ thống thông qua hình ảnh. Quản lý vừa kiểm soát được nhân viên vừa có thông tin địa điểm của khách hàng. 

Nên sử dụng ứng dụng mobile ERP từ nhà cung cấp nào?

Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp ERP khác nhau. Tuy nhiên, không nhiều nhà cung cấp có sẵn phiên bản app mobile. Cloudify là đơn vị tiên phong tại Việt Nam xây dựng nền tảng ERP online và tích hợp với ứng dụng mobile. Thêm vào đó, mức giá của Cloudify cũng vô cùng hợp lý, nhà cung cấp sẽ tư vấn, chỉnh sửa, hệ thống để phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp khác nhau. 

Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đã mang đến nhiều thay đổi trong cách quản lý và vận hành doanh nghiệp. Các ứng dụng mobile ERP sẽ là lựa chọn tương lai của nhà quản trị. Để đón đầu xu hướng và tìm hiểu thêm về giải pháp, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website Cloudify.vn hoặc hotline 1900 866 695 để được tư vấn chi tiết. 

Xem thêm

ƯU – Nhược điểm của phần mềm bán hàng online mà bạn chưa biết
So sánh top 4 phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả nhất hiện nay
Phần mềm quản lý nhân viên thị trường có những chức năng gì?
Phần mềm ERP – có nên áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?