Theo Netsuite, 95% doanh nghiệp thừa nhận việc áp dụng hệ thống ERP đã cải thiện quy trình hoạt động kinh doanh của họ. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp chưa từng có kinh nghiệm triển khai ERP, việc xây dựng một hệ thống tối ưu ngay từ đầu là một điều không hề dễ dàng. 

Với những kinh nghiệm triển khai thành công cho các dự án trước đây, Cloudify đã đúc kết được 9 yếu tố cốt lõi mà doanh nghiệp cần phải áp dụng ngay để xây dựng hệ thống ERP hiệu quả.

Xem thêm: 8 phần mềm ERP tốt nhất dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Những kinh nghiệm cần lưu ý khi triển khai ERP

Hệ thống ERP sẽ làm thay đổi cách thức trao đổi cũng như quy trình vận hành, hoạt động giữa các bộ phận. Việc triển khai thuận lợi và đưa dự án ERP vào vận hành hiệu quả luôn là thách thức cho hầu hết các doanh nghiệp. Dưới đây là những kinh nghiệm giúp doanh nghiệp triển khai ERP thành công.

Xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp

Để quá trình triển khai ERP đạt được thành công, nhà quản lý cần phải hiểu rõ những vấn đề đang tồn tại trong doanh nghiệp cũng như cụ thể từng nhu cầu thay đổi. Nhờ vậy, phía nhà cung cấp ERP mới có thể tư vấn hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp về quy trình quản lý tổng thể, các bài toán nghiệp vụ đặc trưng.

Sau đó, nhà quản lý cần đưa ra những yêu cầu chỉnh sửa và thay đổi một cách cụ thể cho phía đơn vị cung cấp ERP. Doanh nghiệp cũng nên yêu cầu yêu cầu đơn vị cung cấp giải pháp ERP đưa ra nhiều phương án để chọn lựa. 

Ví dụ, ở thời điểm hiện tại doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm nào là thích hợp nhất. Doanh nghiệp chỉ cần sử dụng hệ thống quản lý kho tích hợp sản xuất hay phải dùng phần mềm tổng thể để quản lý toàn bộ nguồn lực.

Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu

Doanh nghiệp cần phải “tỉnh táo” trong việc lựa chọn giải pháp ERP ERP phù hợp cho nhu cầu của mình. Đối với doanh nghiệp SMEs với quy mô và ngân sách còn hạn chế thì nên lựa chọn nền tảng Cloud ERP. Điều này không những giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn đang gặp phải mà còn tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian triển khai.

Còn với những doanh nghiệp, tập đoàn lớn đã có sẵn ngân sách vững mạnh với nguồn dữ liệu, thông tin khổng lồ, lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp chính là ERP Customize, không những giúp doanh nghiệp áp dụng hệ thống phù hợp hoàn hảo với hoạt động kinh doanh mà còn bảo mật thông tin tuyệt đối.

Xem thêm: Giải pháp ERP phổ biến cho doanh nghiệp hiên nay

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý lựa chọn hình thức triển khai dự án theo từng giai đoạn hoặc song song để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hiện tại của mình.

Khi lựa chọn triển khai theo từng giai đoạn, doanh nghiệp cần chia nhỏ quá trình chuyển đổi theo từng module riêng lẻ được liên kết với các bộ phận liên quan. Tuy cách tiếp cận này sẽ làm mất nhiều thời gian triển khai nhưng lại hỗ trợ việc kiểm tra từng phần của hệ thống dễ dàng và linh hoạt hơn.

Trong lúc triển khai song song, doanh nghiệp phải chạy cả hệ thống cũ và mới cùng lúc để đảm bảo khi dừng hệ thống cũ là lúc hệ thống mới hoạt động ổn định. Cách tiếp cận này làm giảm nguy cơ mất dữ liệu, nhưng tốn kém hơn vì cần nhiều tài nguyên hơn để chạy và vận hành cả hai hệ thống.

Lựa chọn đơn vị triển khai ERP phù hợp

Năng lực của nhà cung cấp là một yếu tố vô cùng quan trọng trong quá trình triển khai ERP. Một đơn vị triển khai ERP phù hợp sẽ thực sự hiểu rõ vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, từ đó đưa ra những giải pháp có thể đáp ứng tốt các nhu cầu mà doanh nghiệp đã đề ra.

Xem thêm: 6 công ty cung cấp phần mềm ERP cho doanh nghiệp tốt nhất tại Việt Nam

Mỗi doanh nghiệp đều sẽ có quy trình làm việc, đặc thù kinh doanh, hệ thống quản lý… khác nhau. Thậm chí ở mỗi giai đoạn phát triển, doanh nghiệp cũng sẽ có những quy trình làm việc khác biệt so với trước đó. 

Do đó, hãy tìm một đơn vị có thể đưa ra nhiều giải pháp và phương án mới để cải thiện hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Có như vậy thì doanh nghiệp của bạn mới có thể tìm ra những phương án triển khai phù hợp nhất cho sự phát triển trong tương lai.

Kiểm soát ngân sách cho dự án

Hệ thống ERP là giải pháp tích hợp các công cụ vận hành khác nhau, giúp doanh nghiệp quản trị toàn diện nguồn lực. Vì vậy, việc triển khai ERP sẽ gặp nhiều khó khăn hơn so với việc triển khai các phần mềm đơn lẻ khác.

Một hệ thống ERP có nhiệm vụ vừa phục vụ cho các tác nghiệp chi tiết của từng nhân sự, vừa giải quyết tương tác của tất cả phòng ban và nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này đã trực tiếp đẩy chi phí triển khai ERP lên cao để hệ thống có thể hoàn thành tốt các yêu cầu của doanh nghiệp đã đề ra trước.

Để hoàn thiện một dự án ERP hoàn chỉnh, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rất nhiều chi phí khác nhau như phí bản quyền sử dụng, phí tư vấn và chỉnh sửa hệ thống, phí đào tạo nhân viên sử dụng,… Hằng năm, chi phí sử dụng cũng sẽ phát sinh thêm cho việc bảo trì và nâng cấp hệ thống.

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm soát ngân sách triển khai ERP thật hiệu quả và tính toán những chi phí phát sinh sao cho hợp lý nhất, tránh việc tạm dừng do thiếu hụt kinh phí.

Chuẩn hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên đánh giá độ chính xác của dữ liệu ngay từ ban đầu. Đây là một trong những bước quan trọng để việc triển khai ERP diễn ra thành công.. Dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến cả quá trình triển khai ERP từ việc kiểm tra đến đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống. Chính vì thế, dữ liệu cần phải được cập nhật đầy đủ và chính xác ngay từ ban đầu.

Trước khi di chuyển dữ liệu vào hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải kiểm tra và đối soát kỹ càng nhằm đảm bảo dữ liệu đang ở trạng thái đồng nhất và chính xác ở tất cả bộ phận. Điều này sẽ giúp việc triển trai diễn ra thuận lợi và tránh sai sót khi bước vào giai đoạn thử nghiệm.

Lập kế hoạch triển khai ERP cụ thể

Dựa vào bảng kế hoạch ta sẽ thấy được tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp, từ đó thực hiện các hạng mục công việc sẽ linh hoạt hơn, dễ dàng kiểm soát các vấn đề phát sinh khi triển khai. Để một kế hoạch triển khai được cụ thể và bám sát thực tế, cần phải cần phải có sự thống nhất của cả đơn vị triển khai và doanh nghiệp thực hiện

Xem thêm: 8 bước triển khai ERP hiệu quả cho doanh nghiệp

Bảng kế hoạch cụ thể cần thể hiện rõ mục tiêu, ngân sách và khoản chi phí dự phòng cho những vấn đề phát sinh có thể xảy ra. Việc đặt mốc thời gian chính xác cho từng giai đoạn triển khai sẽ giúp doanh nghiệp tránh những phát sinh về chi phí, công việc và những yếu tố ảnh hưởng đến tinh thần nhân sự tham gia dự án.

Xác định thời điểm triển khai hợp lý

Lựa chọn thời gian triển khai là việc vô cùng quan trọng, thế nhưng nhiều doanh nghiệp lại thường bỏ qua yếu tố này. Do thời gian triển khai hệ thống ERP khá lâu, thường sẽ mất khoảng 6 tháng đến 3 năm để một hệ thống hoàn thành. Vì vậy, một số hoạt động bên trong doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng và có thay đổi đáng kể. 

Doanh nghiệp cần tránh sắp xếp triển khai vào những thời điểm nhu cầu sử dụng sản phẩm của khách hàng đang tăng cao khiến doanh nghiệp không thể toàn tâm toàn sức triển khai ERP. 

Lựa chọn nhân sự nội bộ tham gia dự án triển khai ERP

Để quá trình triển khai được thuận lợi, doanh nghiệp cần thành lập nhóm nhân sự chủ chốt tham gia dự án, họ phải là người am hiểu nghiệp vụ trong quy trình kinh doanh và có mối quan hệ tốt với các nhân sự trong công ty. 

Nhóm này sẽ chịu trách nhiệm thiết lập mục tiêu, KPI và đảm bảo dự án sẽ diễn ra đúng thời gian và ngân sách. Đây cũng là đội ngũ trung lập chịu trách nhiệm dung hòa và đưa ra hướng giải quyết cuối cùng khi có mâu thuẫn giữa nội bộ doanh nghiệp và đơn vị cung cấp. 

Bám sát quy trình triển khai ERP

Quy trình triển khai ERP đã được các nhà cung cấp xây dựng và đúc kết dựa trên kinh nghiệm triển khai thành công cho nhiều doanh nghiệp khác. Do đó, doanh nghiệp không nên thay đổi quy trình triển khai của đơn vị cung cấp nhằm đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả, hạn chế phát sinh rủi ro trong quá trình triển khai

Doanh nghiệp cũng đừng vì mong muốn đẩy nhanh tiến trình triển khai mà nóng vội rút ngắn quá trình đánh giá từ phía nhà cung cấp. Quá trình này sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện những vấn đề đang gặp phải cũng như tìm ra được giải pháp phù hợp nhất. Doanh nghiệp càng lớn, quy mô nhân sự càng nhiều thì quá trình lựa chọn càng phải cẩn thận. 

Cách đo lường hiệu quả khi triển khai hệ thống ERP

Đo lường hiệu quả là chìa khóa để biết dự án triển khai ERP của doanh nghiệp đang đạt được kết quả như thế nào. Để có thể đảm bảo rằng dự án của mình luôn đi đúng hướng và mang lại những lợi ích mong đợi, thì trong quá trình triển khai doanh nghiệp luôn phải đo lường và so sánh một số chỉ tiêu đã đạt được so với trước đó. 

Quan sát hiệu quả thực tế

Dấu hiệu thành công đầu tiên là đưa hệ thống ERP vào hoạt động mà không làm công ty phải đóng cửa hoặc suy giảm doanh thu. Doanh nghiệp cần phải quan sát, đánh giá và xem xét liệu dự án có đi đúng tiến độ, đúng mục tiêu của kế hoạch hay không, từ đó chuẩn bị những bước tiếp theo trong lộ trình triển khai.

Thực tế khi triển khai hệ thống ERP, hầu hết mọi doanh nghiệp sẽ gặp những trục trặc và khó khăn nhất định. Phát sinh vấn đề trong quá trình thực hiện, chi phí và thời gian triển khai kéo dài khiến cho mục tiêu đề ra từ ban đầu không hoàn thành.

Nếu sai lệch giữa thực tế so với kế hoạch ban đầu quá nhiều, doanh nghiệp cần phải ngay lập tức đề xuất phương án để khắc phục ngay, tránh tình trạng triển khai kéo dài mà không mang lại hiệu quả.

Đo lường các kết quả

Cách bạn có thể đo lường xem hệ thống ERP doanh nghiệp đã triển khai có hiệu quả hay không là dựa vào số liệu báo cáo thu được sau đó. Có rất nhiều dữ liệu bạn cần tính toán để xem hệ thống ERP có đang mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Trong đó, 2 chỉ số là TCO và ROI có thể giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh nhất. 

Sau khi áp dụng ERP, bạn có thể đo lường cả hai chỉ số để xem có sự thay đổi so với trước khi áp dụng phần mềm ERP hay không? Tuy nhiên, bạn cũng nên cân nhắc các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như sự thay đổi của điều kiện thị trường để có đánh giá chính xác nhất.

Xem xét tổng thể hoạt động

Ngoài các số liệu có thể đo lường được, doanh nghiệp cần xem xét đến các yếu tố vô hình khác. Rất có thể những yếu tố vô hình này sẽ là liên đới giúp doanh nghiệp cải thiện được hiệu quả kinh doanh. Chẳng hạn, việc triển khai ERP có thể cải thiện tối đa quan hệ với khách hàng, điều này sẽ thể hiện qua:  

• Tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên
• Giảm chi phí đào tạo và huấn luyện lại nhân viên 
• Tối ưu chi phí sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
• Cung cấp dữ liệu nhanh chóng và chính xác
• Thời gian giải quyết các nghiệp vụ và sự cố phát sinh nhanh hơn
• Dòng tiền được quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn
• Lòng trung thành thương hiệu của khách hàng được nâng cao

Các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ đạt được những kết quả khả quan hơn từ việc áp dụng ERP, tuy nhiên điều này lại khó có thể đo lường bằng số liệu. Ví dụ, quan hệ khách hàng được cải thiện có thể là kết quả của việc nhân viên ít mắc lỗi hơn, thời gian phản hồi nhanh hơn do khả năng tiếp cận thông tin liên quan tốt hơn hoặc một số yếu tố khác. 

Vì vậy, có một số dữ liệu sẽ đo lường được từ kết quả sau khi triển khai ERP, cũng có một số khía cạnh không dễ dàng để xác định. Chính vì vậy, doanh nghiệp phải xem xét và đánh giá toàn bộ hoạt động của mình.

Đánh giá thông qua các chỉ số nội bộ

Một số chỉ số đánh giá sự thành công của ERP đều rất dễ nhìn thấy trong công ty tuy nhiên không thể định lượng được. Do hệ thống ERP đã trở thành một phần trong công việc hằng ngày. Nhân viên thấy hệ thống dễ làm việc hơn hoặc ít gặp rắc rối hơn khi sử dụng so với hệ thống cũ. Quy trình làm việc, vận hành ít bị phân mảnh hơn. Các nhà quản lý sẽ có nhiều thời gian để đưa ra được kế hoạch phát triển tốt hơn. Điều này cũng nên được xem như một thước đo của việc triển khai hệ thống ERP thành công.

Những sai lầm thường gặp của doanh nghiệp khi triển khai ERP

Việc ứng dụng hệ thống ERP vào hoạt động quản trị và quản lý của doanh nghiệp là giải pháp hiệu quả, giúp doanh nghiệp củng cố nội lực, nâng cao khả năng phục vụ trong việc đáp ứng nhu cầ khách hàng  môi trường cạnh tranh đầy khốc liệt hiện nay.

Tuy nhiên, triển khai ERP là một quá trình không dễ dàng và khó tránh khỏi những sai lầm, dẫn đến những thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần tránh những sai lầm dưới đây trong quá trình triển khai dự án.

Không lập kế hoạch triển khai ERP chi tiết

Hầu hết các doanh nghiệp không thể thực hiện hoặc thực hiện sơ sài vì không có kế hoạch triển khai dự án ERP chi tiết. Kế hoạch triển khai rõ ràng chính là khung xương của toàn bộ dự án, giúp việc triển khai ERP diễn ra thành công và nhanh chóng.

Người lập kế hoạch phải được trang bị đầy đủ kiến thức về mục đích triển khai, định hướng chiến lược và cách thức đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Đây sẽ là người “đầu tàu”, dẫn dắt toàn bộ nhân sự phối hợp và hợp tác làm việc với nhau để đạt mục tiêu cốt lõi trong từng giai đoạn thực tế. 

Khi chuẩn bị triển khai ERP, doanh nghiệp nên lập kế hoạch dựa vào mục tiêu, chiến lược và chia chúng thành từng nhiệm vụ nhỏ để dễ dàng thực hiện và kiểm soát. Trước khi lập kế hoạch, nhà quản trị cần thực hiện khảo sát lại từng nhân sự và phòng ban liên quan để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yêu cầu thay đổi nào. Việc lập ra phương án dự phòng để phòng ngừa các vấn đề tiềm ẩn cũng rất cần thiết.

Không có phương pháp triển khai hiệu quả

Phương pháp triển khai sẽ giúp doanh nghiệp chủ động khi lựa chọn hệ thống và phối hợp thực hiện với các bên liên quan trong quá trình triển khai mà không bị phụ thuộc hoàn toàn vào đơn vị tư vấn. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp vẫn chưa có phương pháp cụ thể để triển khai dự án ERP hiệu quả. 

Có một số phương pháp triển khai hiệu quả đang được doanh nghiệp ứng dụng như: triển khai tổng lực – Big Bang, triển khai cuốn chiếu – Phased Roll-out, triển khai song hành – Parallel và phối hợp linh hoạt – Hybrid,… mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng. 

Vì thế, trước khi nhận được bản phương án của đơn vị tư vấn, doanh nghiệp nên có sự tìm hiểu trước, dựa vào tính chất của từng phương pháp để ra quyết định phù hợp.

Không lựa chọn được giải pháp ERP phù hợp

Hiện nay có rất nhiều loại hình ERP được nghiên cứu và phát triển sao cho phù hợp với quy mô và hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp lựa chọn giải pháp không phù hợp, chẳng những làm tốn một khoản chi phí lớn khi triển khai dự án mà còn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần phải xác định rõ nhu cầu sử dụng cũng như những vấn đề đang gặp phải để lựa chọn một giải pháp ERP thực sự phù hợp. Đồng thời, bạn nên thành lập một nhóm dự án để xác định những yếu tố cần thiết khi triển khai hệ thống và tham khảo ý kiến tư vấn từ các chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm.

Kỳ vọng không thực tế

Ngoài suy nghĩ rằng việc triển khai ERP rất đơn giản và tốn ít chi phí, doanh nghiệp SMEs thường có những kỳ vọng không thực tế trong lĩnh vực của họ. Chẳng hạn như, họ thường nghĩ rằng họ sẽ không cần quá nhiều nguồn lực để triển khai thành công dự án ERP, hoặc họ sẽ không cần phải tốn thời gian để tái cấu trúc lại các quy trình kinh doanh.

Những suy nghĩ này hoàn toàn khác xa sự thật, vì vậy bất kỳ doanh nghiệp ở quy mô nào cũng phải đảm bảo rằng những kỳ vọng liên quan đến thời gian thực hiện, ngân sách, nguồn lực và các hoạt động quan trọng trong quá trình triển khai đều tiệm cận so với thực tế.

Thiếu quy trình quản lý thay đổi

Quy trình quản lý thay đổi là một yếu tố quan trọng trong quá trình triển khai dự án. Doanh nghiệp quản lý thay đổi hiệu quả phần lớn được xác định qua kỹ năng quản trị của ban lãnh đạo và nhà quản lý.

Quá trình triển khai dự án ERP chỉ thành công khi doanh nghiệp quản lý sự thay đổi hiệu quả của 3 yếu tố chính gồm: con người, quy trình và công nghệ. Các doanh nghiệp thường nhìn vào trình độ công nghệ kỹ thuật để tích hợp vào quy trình vận hành trong khi hệ thống ERP lại đòi hỏi những phân tích sâu hơn. Ở đây, yếu tố con người đòi hỏi phải có chiến lược hoạch định sâu hơn những yếu tố khác.

Doanh nghiệp không định hướng thay đổi cho nhân viên, không có những buổi đào tạo đầy đủ về hệ thống mới là yếu tố quan trọng khiến việc triển khai thất bại. Để tránh xảy ra tình trạng trên, hãy đảm bảo rằng nhân sự của bạn có cơ hội sử dụng hệ thống mới trước khi đưa vào hoạt động. Giao tiếp với nhân viên và cung cấp những buổi đào tạo đầy đủ sẽ cải thiện đáng kể quy trình thực hiện cho doanh nghiệp.

Lời kết

Để áp dụng và triển khai hệ thống ERP thành công, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp và hệ thống phù hợp, chuẩn bị khoản ngân sách cần thiết và có kế hoạch triển khai rõ ràng. Những điều này sẽ giúp doanh nghiệp triển khai dự án ERP được thuận lợi và thành công.

Là một trong những doanh nghiệp đi đầu về lĩnh vực Cloud ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Cloudify sẽ đưa ra các giải pháp phù hợp cho từng doanh nghiệp cũng như đảm bảo triển khai thành công. Hãy liên hệ với chuyên gia của Cloudify qua hotline 1900 866 695 hoặc đăng ký trải nghiệm phần mềm tại đây.