Một trong những bí quyết giúp doanh nghiệp bán lẻ có thể phát triển và mở rộng chính là quản lý tốt hệ thống kho hàng. Quản lý tốt kho hàng hóa giúp cho việc luân chuyển, xuất nhập hàng hóa được diễn ra thông suốt và chủ động. Đồng thời, kiểm soát tốt kho hàng giúp cho việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh hơn, tốt hơn. Có cách nào giúp doanh nghiệp ngành bán lẻ quản lý kho hàng hiệu quả? 

Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng là quản lý tất cả các hoạt động xuất, nhập, chuyển kho, tồn kho của doanh nghiệp. Quản lý kho hàng hiệu quả sẽ là một trong những cách giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu. 

Quản lý kho hàng là gì?

Hàng tồn kho là gì? 

Hàng tồn kho là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm hoặc chính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm đang được một doanh nghiệp giữ trong kho. Hiểu một cách rộng hơn hàng tồn kho là tất cả nguồn dự trữ, hàng tồn lại để doanh nghiệp chuẩn bị cho các mục tiêu kinh doanh hiện tại và tương lai. Hàng tồn kho thông thường không chỉ bao gồm hàng thành phẩm mà còn có hàng bán thành phẩm, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ,… của doanh nghiệp dùng trong sản xuất.

Quản lý hàng tồn kho không tốt sẽ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng tồn nhiều khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng chôn vốn và không chủ động được nguồn tiền kinh doanh. Vì vậy phải có những phương pháp để tối ưu lượng hàng tồn kho.

Quản lý tồn kho trong chuỗi bán lẻ 

Quản lý tồn kho trong chuỗi bán lẻ là hoạt động kiểm tra, thống kê số lượng, tình trạng hàng hóa theo từng mặt hàng, từng loại, từng kho để chuẩn bị phân phối cho đại lý, cửa hàng. 

Quản lý kho hàng ở cửa hàng bán lẻ gồm các nội dung: 

• Số lượng từng loại hàng hóa theo các đặc tính khác nhau: màu sắc, kích cỡ,…
• Lượng tồn kho tối thiểu từng loại hàng là bao nhiêu để đảm bảo cung cấp đầy đủ cho tất cả các điểm bán?
• Số lượng tồn kho như thế nào là hợp lý?
• Quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm ra sao để tránh tình trạng hàng lỗi?
• Thời gian nhập kho hàng mới để đảm bảo đủ hàng hóa cung cấp?

Quản lý tồn kho trong chuỗi bán lẻ 

Hậu quả của việc quản lý kho hàng không tốt trong doanh nghiệp bán lẻ 

Chiến lược phân phối hàng hóa trong kho không khoa học 

Phân phối hàng hóa trong kho không khoa học sẽ dẫn đến tình trạng nơi thừa, nơi thiếu hàng hóa. Ví dụ, doanh nghiệp bạn đang quản lý nhiều kho hàng khác nhau, khách đặt hàng sản phẩm ở kho A nhưng kho A hết hàng. Trong khi đó, sản phẩm đó ở kho B vẫn còn tồn nhiều. Điều này vừa khiến cho doanh nghiệp mất khách, vừa không bán được sản phẩm, hàng tồn vẫn giữ nguyên trong kho. Khi không mua được sản phẩm, khách hàng sẽ tìm đến các đối thủ có cùng sản phẩm với bạn nhưng không được họ lựa chọn ngay từ đầu. Một cách vô tình bạn cũng đẩy khách hàng của mình cho đối thủ đang cạnh tranh.

Thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân 

Với những doanh nghiệp quản lý nhiều kho, số lượng hàng hóa nhiều, mỗi loại lại có các đặc tính khác nhau việc quản lý trở nên vô cùng phức tạp. Việc quản lý kho hàng kém dẫn đến hàng hóa không được kiểm soát chặt chẽ, dẫn đến thất thoát, lãng phí mà không biết nguyên nhân. Thực tế, nguyên nhân chính dẫn đến thất thoát hàng hóa là do nhân viên gian lận, trộm cắp từ bên ngoài. Hậu quả doanh nghiệp chịu tổn thất chi phí, tài sản.

Không đảm bảo chất lượng sản phẩm 

Số lượng hàng hóa của mỗi kho hàng là rất lớn, việc kiểm tra chất lượng của sản phẩm đầu vào vô cùng khó khăn. Chính điều này đã “tiếp tay” cho các sản phẩm kém chất lượng được nhập kho và phân phối đến khách hàng. Điều này khi bị phát hiện sẽ ảnh hưởng đến uy tín công ty và thương hiệu của sản phẩm.

Không theo dõi được số lượng hàng hóa theo hạn sử dụng

Đối với các sản phẩm như thực phẩm, việc quản lý kho hàng theo hạn sử dụng là vô cùng quan trọng. Thông thường, hàng hóa sẽ được xuất kho theo nguyên tắc FIFO, nhập trước xuất trước. Tuy nhiên, do công tác quản lý lỏng lẻo, nhân viên thường xuất sản phẩm lộn xộn, không theo nguyên tắc. Quản lý không tốt doanh nghiệp sẽ chịu tổn thất do tồn đọng sản phẩm hết hạn không thể bán ra thị trường. Mặt khác, nếu doanh nghiệp không kiểm soát được hạn sử dụng của sản phẩm trước khi bán ra cho người tiêu dùng, sẽ có các trường hợp ảnh hưởng xấu hơn về thương hiệu, uy tín. 

Quản lý kho hàng theo cách thủ công, nhân viên “mờ mắt” kiểm tra dữ liệu 

Quản lý thủ công nhiều quy trình, sổ sách vừa mất nhiều thời gian kiểm tra, tổng hợp mà độ chính xác lại không cao. Việc lưu trữ thông tin qua excel hay sổ sách khiến cho việc tìm kiếm mất nhiều thời gian, sai số giữa số lượng trên số và số lượng thực tế. Đặc biệt, trong trường hợp mất sổ, mất file mọi thông tin hàng hóa đều mất hết mà không có cách nào truy xuất lại. 

Để việc quản lý kho hàng diễn ra xuyên suốt và hiệu quả, doanh nghiệp phải đầu tư nguồn nhân sự kiểm tra hoạt động nhập kho, xuất kho. Việc này vừa tốn thời gian đào tạo vừa mất nhiều chi phí tuyển dụng, xây dựng đội ngũ nhân viên.

Quản lý kho hàng theo cách thủ công, nhân viên “mờ mắt” kiểm tra dữ liệu

Công nghệ – Bí quyết quản lý kho hàng ngành bán lẻ hiệu quả

Quản lý hoạt động xuất, nhập, tồn kho thông minh 

Phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực (ngày/giờ truy xuất) giúp nhà quản quản trị nắm rõ số lượng hàng hóa trong kho. Thông qua dữ liệu lưu trữ, đơn hàng mới trên phần mềm nhà quản lý cũng xác định được số lượng hàng hóa cần xuất đi cũng như nhập vào để đáp ứng nguồn hàng được duy trì xuyên suốt. Nhờ đó, doanh nghiệp chủ động nắm được số lượng hàng hóa cần nhập là bao nhiêu?

Với chức năng thiết lập mức tồn kho tối thiểu trên phần mềm, doanh nghiệp duy trì lượng hàng hóa cung cấp cho thị trường. Khi lượng hàng cần xuất vượt mức tồn kho tối thiểu, hệ thống tự động thông báo và đề xuất nhập thêm hàng mới. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng nhập hàng bừa bãi gây lãng phí, hư hỏng.

Dựa vào thông tin hàng hóa xuất đi, doanh nghiệp có được báo cáo thống kê mặt hàng nào đang bán chạy, mặt hàng nào đang bán chậm để có chiến dịch kinh doanh phù hợp. 

Chiến lược phân phối sản phẩm khoa học

Đối với các doanh nghiệp có nhiều kho, phần mềm sẽ tự động báo cáo số liệu kiểm kê của từng kho về hệ thống tổng. Chính vì vậy nhà lãnh đạo không mất nhiều thời gian theo dõi cũng như đầu tư nguồn nhân sự.

Đồng thời, việc quản lý nhiều kho trên hệ thống giúp nhân viên dễ dàng truy xuất lượng hàng hóa trong từng kho, luân chuyển hàng hóa linh động giữa các kho. Dựa trên dữ liệu bán ra của từng kho để phân bổ hàng hóa cho phù hợp, tránh tình trạng nơi thừa nơi thiếu. Việc này tránh tình trạng khách hàng không mua được sản phẩm và chuyển qua mua của đối thủ. 

Quản lý hàng hóa theo đặc thù

Mỗi loại hàng hóa có một đặc điểm khác nhau, ví dụ như sơn gồm có nhiều màu, mã màu, vải tính theo mét, kính tính theo chiều dài, chiều rộng làm sao để quản lý hiệu quả? Chắc hẳn phần mềm sẽ làm việc này tốt hơn so với việc quản lý thủ công. 

Tùy thuộc vào sản phẩm kinh doanh mà doanh nghiệp chọn đơn vị tính cho phù hợp. Quản lý dựa trên đặc thù sản phẩm sẽ tránh được tình trạng lãng phí nguồn nguyên vật liệu, hàng hóa. Thay vì sử dụng các sản phẩm mới nếu không kiểm soát kỹ kho hàng thì nhân viên có thể tận dụng các sản phẩm dở dang nhờ truy xuất thông tin trên phần mềm.

Bảo mật dữ liệu an toàn

So với việc quản lý qua excel hay sổ sách truyền thống, quản lý kho hàng trên phần mềm an toàn hơn rất nhiều. Ngày nay, đa số phần mềm sẽ bảo vệ dữ liệu online, mã hóa qua nhiều lớp giúp hạn chế tình trạng đánh cắp hay mất dữ liệu. 

Một chức năng khác của phần mềm quản lý kho hàng chính là phân quyền thông  minh. Không phải tất cả người sử dụng phần mềm đều có thể truy cập thông tin mà chỉ ai được cấp quyền cho dữ liệu mới được xem. Nhờ đó, không chỉ dữ liệu được bảo mật an toàn mà bí quyết kinh doanh cũng không bị rò rỉ. 

Kiểm kê hàng hóa mọi lúc mọi nơi

Các phần mềm quản lý kho hàng ngày nay đều được xây dựng dựa trên nền tảng cloud service. Điều này có nghĩa là người dùng có thể truy cập online mà không phải cài đặt trên máy tính cố định. Phần mềm được sử dụng trên tất cả các thiết bị có kết nối internet như laptop, điện thoại, máy tính bảng. Vì thế, để xem thông tin, báo cáo, nhà quản lý chỉ cần truy cập vào phần mềm mọi lúc mọi nơi.

Phần mềm quản lý kho hàng giúp kiểm kê hàng hóa mọi lúc mọi nơi

Tiết kiệm chi phí quản lý

Thứ nhất, nhờ việc lên kế hoạch nhập – xuất kho, phân phối nguồn hàng hợp lý, doanh nghiệp tránh được khoản chi phí do nhập kho tràn lan sản phẩm, chi phí hàng hóa lỗi, kém chất lượng, hết hạn,…

Thứ hai, qua việc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho. Mọi công việc quản lý đều được thực hiện online. Điều đó giúp doanh nghiệp cắt giảm số lượng nhân sự kiểm kê, quản lý kho. 

Bên cạnh đó, hoạt động trao đổi thông tin giữa nhà quản lý với nhân viên, nhân viên với nhân viên, các nhà quản lý với nhau tại các điểm bán hàng trở nên dễ dàng hơn.

Công nghệ đang là công cụ giúp các doanh nghiệp bán lẻ phát triển vững mạnh trên thị trường. Ngày càng nhiều doanh nghiệp triển khai phần mềm với mục đích tối ưu việc quản trị kho hàng. Hiểu thêm về phần mềm quản lý kho hiện đang được tin dùng trên thị trường tại đây.

Xem thêm

Tại sao doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng hệ thống ERP?
Phần mềm quản lý kho online – Giải pháp cho doanh nghiệp 4.0
Vòng đời sản phẩm và những điều doanh nghiệp cần biết
ERP Web và những điều doanh nghiệp thường ngộ nhận