Hiện nay, nhiều chủ cửa hàng in ấn luôn cảm thấy đau đầu trong việc quản lý các đơn hàng in ấn của khách, quy trình giao hàng chưa nhanh chóng hiệu quả khiến khách hàng phàn nàn. Để cải thiện vấn đề trên, đồng thời làm cho quy trình in ấn được tự động hóa, chuyên nghiệp và uy tín với khách hàng, trên thị trường hiện đã có phần mềm quản lý in ấn trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Cùng Cloudify tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Những khó khăn trong quản lý in ấn

1. Khó khăn kiểm soát kỳ hạn và giá trị đơn hàng

Đặc thù của ngành này là có rất nhiều sản phẩm cần được thiết kế, in ấn. Bao gồm: danh thiết, bảng hiệu, card,…với hệ thống bảng giá rất phức tạp nên sẽ rất khó cho chủ cửa hàng quản lý giá trị và mất thời gian tìm kiếm khi cần thiết.

Ngoài ra, chủ cửa hàng in ấn cũng dễ bị sai sót trong việc lập hợp đồng với khách hàng, không nắm rõ được giá trị đơn hàng, không kiểm soát được tình trạng đơn hàng cũng như số lượng đơn hàng đến hạn phải bàn giao cho khách hàng.

2. Khó khăn trong quản lý thông tin khách hàng

Mỗi ngày, cửa hàng sẽ tiếp nhận nhiều đơn hàng của nhiều khách khác nhau, nhưng với cách quản lý truyền thống thủ công sẽ không nắm được thông tin cụ thể của từng khách, khách đã đặt hàng bao nhiêu lần hay giá trị đơn hàng là bao nhiêu. Nếu không nắm được chính xác những thông tin về khách hàng sẽ dễ mắc sai lầm và bị khách hàng khiển trách.

Những khó khăn trong quản lý in ấn

3. Không có phần mềm quản lý in ấn sẽ khó quản lý doanh thu

Mỗi hợp đồng thường có nhiều lần thu tiền khác nhau. Nếu chủ cửa hàng in ấn không kiểm soát được tiến độ thu tiền thực của những đơn hàng đó sẽ gây cản trở đến việc tính chi phí hay trả lương nhân viên hàng tháng. Kéo theo các báo cáo tài chính về doanh thu lợi nhuận cũng được rõ ràng và minh bạch, ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của cửa hàng.

4. Khó khăn trong quản lý thông tin nhân viên

Nhân viên làm việc theo ca, nhân viên hay nhảy việc, hồ sơ nhân viên không được lưu trữ cẩn thận dẫn dẫn tới khó khăn trong việc lên bảng lương cuối tháng. Nếu tính lương không đúng, tâm lý nhân viên làm việc sẽ không tốt và thường có xu hướng nhảy việc.

Xem thêm: Điều hành doanh nghiệp qua smartphone nhờ ứng dụng mobile ERP 

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm in ấn với mục đích gì?

1. Giảm bớt gánh nặng quản lý

Thay vì dùng phương pháp thủ công để quản lý, sử dụng phần mềm sẽ là một giải pháp phù hợp để quản lý hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Chủ cửa hàng in ấn sẽ dễ dàng kiểm soát trạng thái đơn hàng mỗi khi khách hàng hỏi mà không cần lục lại đống hợp đồng giấy. Nhờ việc sử dụng phần mềm, cửa hàng có thể in hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác hơn.

Bên cạnh đó, khi phải đi công tác hay không có mặt tại cửa hàng thì vẫn có thể quản lý thông qua các thiết bị thông minh như điện thoại, ipad có kết nối internet. Từ đó, giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh tại cửa hàng để tránh sai sót xảy ra.

2. Tiết kiệm thời gian khi sử dụng phần mềm quản lý in ấn 

Mọi công việc đều có sự hỗ trợ của phần mềm, nhân viên sẽ không mất thời gian để lọc tìm kiếm, thống kê đơn hàng hay tìm giấy tờ hợp đồng như trước kia. Khi sử dụng phần mềm, nếu cần tra cứu thông tin gì chỉ cần thực hiện vài thao tác trên phần mềm sẽ cho ra kết quả chính xác và nhanh nhất có thể.

Phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng trưởng

3. Tạo động lực cho nhân viên

Nhân viên sẽ không bao giờ rơi vào tình trạng quên việc hay chậm trễ do trên phần mềm quản lý in ấn đã hiển thị những công việc mà nhân viên phải hoàn thành trong thời gian bao lâu. Khi nhân viên hoàn thành, hệ thống sẽ ghi nhận, từ đó việc tính lương và thưởng sẽ tính chính xác và công bằng, tập động lực cho nhân viên làm việc chăm chỉ và trách nhiệm hơn.

4. Hài lòng khách hàng

Nhờ việc tự động hóa quản lý công việc ở cửa hàng in ấn mà phần mềm hỗ trợ, mọi công việc được hoàn thành đúng hạn và giao sản phẩm đúng hạn đến đúng khách hàng. Từ đó tạo được một hình ảnh ấn tượng và chuyên nghiệp trong tâm trí của khách hàng.

5.Tăng doanh thu và chất lượng dịch vụ

Mục đích cuối cùng của kinh doanh là nâng cao doanh thu, lợi nhuận và phần mềm in ấn có thể làm được điều đó. Nhờ cách tối ưu hóa cách quản lý mà dịch vụ của cửa hàng được cải thiện chuyên nghiệp hơn. Vừa nâng cao giá trị lại làm hài lòng khách hàng thì dĩ nhiên doanh thu sẽ tăng lên theo thời gian.

Phần mềm quản lý in ấn thực sự đem lại rất nhiều lợi ích cho cửa hàng in ấn và người quản lý. Là người chủ thông minh, hãy lựa chọn cho mình một giải pháp quản lý phù hợp để có thể phát triển kinh doanh của mình. Cloudify là đơn vị chuyên cung cấp phần mềm cho doanh nghiệp sản xuất uy tín trên thị trường hiện nay. 

Xem thêm

Phần mềm quản lý sản xuất thực phẩm mang lại lợi ích gì?
Quản lý sản xuất thiết bị y tế cho doanh nghiệp có những cách nào?
Quản lý bán hàng thường gặp phải những bất cập gì?
Lập kế hoạch sản xuất sơn doanh nghiệp cần lưu ý những gì?