Áp dụng hệ thống Cloud ERP đã không còn xa lạ gì với những doanh nghiệp đã và đang tiếp cận công nghệ 4.0. Nhận thức được giá trị mà nó mang lại, rất nhiều doanh nghiệp đã, đang tìm kiếm và ứng dụng giải pháp này cho doanh nghiệp. Trong bài viết sau đây, chúng tôi xin nêu ra 7 lý do mà doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống Cloud ERP. Hy vọng sau bài viết, doanh nghiệp sẽ cảm thấy tin tưởng hơn và sẵn sàng để đầu tư một giải pháp Cloud ERP cho doanh nghiệp của mình.
Cloud ERP là gì và nó có thực sự quan trọng?
Cloud ERP hay điện toán đám mây ERP là một hệ thống các phần mềm hỗ trợ quản trị nhưng sử dụng công cụ đám mây để lưu trữ nguồn dữ liệu tổng thể của doanh nghiệp thay vì các máy chủ như trước kia. Cloud ERP được cải tiến so với ERP truyền thống, giúp giảm thiểu rất nhiều chi phí như phí lắp đặt, bảo trì, cập nhật…. đồng thời tiết kiệm thời gian, nguồn lực cho doanh nghiệp.
Điện toán đám mây cũng là một trong những nhân tố không thể thiếu, góp phần tạo nên sự ra đời của cách mạng công nghiệp 4.0 nhằm mục đích số hóa toàn bộ lĩnh vực trong cuộc sống. Do đó, nếu nói đến tầm quan trọng của điện toán đám mây, ta có thể hiểu rằng nó là một trong những yếu tố quan trọng chủ chốt, không thể không có ở thời đại 4.0 này.
7 lý do nhà quản trị nên áp dụng hệ thống Cloud ERP cho doanh nghiệp
7 lý do nhà quản trị nên áp dụng Cloud ERP cho doanh nghiệp
Nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển, các doanh nghiệp Việt Nam đa số là vừa và nhỏ. Do vậy, việc tiếp cận và chuyển đổi công nghệ số thực sự là một thách thức khi mà nguồn lực chưa đủ để đáp ứng. Các phần mềm ERP ứng dụng công nghệ đám mây trong nước ra đời cũng là cơ hội cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang phân vân không biết có nên đầu tư.
Nhằm giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở để đưa ra quyết định, chúng tôi xin đưa ra 7 lý do nên áp dụng Cloud ERP:
Cloud ERP không yêu cầu nguồn vốn cao
Trước khi điện toán đám mây được ứng dụng vào phần mềm ERP, các hệ thống ERP truyền thống đều gây ra rất nhiều tốn kém mà còn khó triển khai. Tuy nhiên, qua thời gian, với sự phát triển không ngừng nghỉ của công nghệ, ERP truyền thống cùng những công cụ, bộ phận lưu trữ lỉnh kỉnh đã bị loại bỏ để dần thay thế cho công nghệ đám mây.
Sự thay đổi này giúp doanh nghiệp có nhiều lợi thế tài chính hơn vì nó biến hệ thống ERP từ chi phí vốn thành chi phí vận hành liên tục, do đó tránh vấn đề trả trước một lượng vốn quy mô lớn. Đầu tư phần cứng, cơ sở hạ tầng, chi phí nhân công, chi phí lắp đặt, bảo trì hệ thống cũng như chi phí đào tạo đều được giảm đáng kể so với trước kia. Nhờ vậy mà chi phí để triển khai phần mềm ERP đám mây thường giảm đi rất nhiều so với chi phí triển khai ERP truyền thống. Đây cũng là cơ hội cho các doanh nghiệp nhỏ với nguồn vốn đầu tư ban đầu còn hạn chế.
Cloud ERP giúp sắp xếp chiến lược triển khai
Để hoàn thành việc triển khai ERP tại chỗ hay ERP truyền thống, doanh nghiệp cùng nhà cung cấp phải có một kế hoạch ổn định. Bước đầu, những khó khăn trong việc điều phối và triển khai kết hợp giữa các phòng ban sẽ không dễ dàng giải quyết. Triển khai ERP tại chỗ thường là một nhiệm vụ lâu dài và không hề dễ dàng khiến mỗi bộ phận phải kết hợp và cùng hợp sức giải quyết. Từ đó dẫn đến việc kinh doanh, sản xuất bị gián đoạn đáng kể.
Cloud ERP có thể giải quyết được vấn đề này bởi quy trình triển khai đơn giản hơn so với ERP truyền thống rất nhiều. Việc triển khai tại chỗ thường mất đến 12 tháng, trong khi việc triển khai ERP đám mây thường chỉ mất từ 2 – 6 tháng. Đây còn là một lợi thế quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ, những doanh nghiệp thường không có thời gian hoặc nguồn lực để triển khai ERP tại chỗ.
Tương tự ERP truyền thống, phần mềm ERP đám mây cũng giúp các phòng ban, các cấp trong công ty tương tác với nhau. Tuy nhiên, ERP đám mây lại thực hiện công việc đó nhanh chóng và đơn giản hơn. Cụ thể, ERP đám mây cung cấp các giải pháp:
Quản trị dự án đồng thời hỗ trợ tương tác giữa các phòng ban, chi nhánh về dự án.
Báo cáo tài chính và hiệu suất theo thời gian thực nhằm giúp nhà quản trị ra quyết định kịp thời.
Cộng tác với các bên thứ ba như nhà tư vấn, nhà cung cấp,….hiệu quả hơn bằng cách cung cấp, chia sẻ các dữ liệu nhanh chóng.
Tăng cường bảo mật bằng cách hiển thị lịch sử hoạt động của người dùng trên toàn hệ thống, đồng thời cho phép giám sát hàng tồn kho dễ dàng
Bảo mật dữ liệu tốt hơn với Cloud ERP
Bảo mật là mối quan tâm hàng đầu với các phần mềm ứng dụng công nghệ đám mây và đó là một trong những lý do lớn nhất khiến một số doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hệ thống ERP truyền thống. Một quan niệm khá phổ biến rằng công nghệ đám mây có mức bảo mật kém hơn so với hệ thống ERP truyền thống. Tuy nhiên hiện nay, các phần mềm ERP đám mây hoàn toàn có thể cung cấp được một chế độ bảo mật còn tốt hơn so với ERP truyền thống. Cụ thể như:
Tự động cập nhật các bản sửa lỗi từ nhà cung cấp, người dùng không cần thực hiện thêm bất kỳ thao tác nào
Có các bản sao lưu dữ liệu để dự phòng, hệ thống được bảo vệ bởi đội ngũ chuyên gia
Với ERP đám mây, trách nhiệm bảo mật dữ liệu của nhân viên sẽ lớn hơn bởi công nghệ đám mây cho phép nhiều nhân viên truy cập dữ liệu doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi. Do đó, những nhân viên này có trách nhiệm tránh các rủi ro tiềm ẩn như làm lộ dữ liệu trên các mạng wifi công cộng. Để hạn chế vấn đề này, các nhân viên của doanh nghiệp nên được đào tạo kỹ lưỡng và chắc chắn hơn. Doanh nghiệp cũng có thể thuê các chuyên gia tư vấn bảo mật. Các chuyên gia có thể cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin chi tiết về cách triển khai phương pháp tốt nhất nhằm bảo vệ dữ liệu quan trọng.
Cập nhật nhanh chóng, dễ dàng với Cloud ERP
7 lý do nhà quản trị nên áp dụng Cloud ERP cho doanh nghiệp
Đây cũng là một trong những điểm mạnh của ERP đám mây so với ERP truyền thống. Mọi phần mềm ERP đều yêu cầu cập nhật định kỳ để sửa các lỗ hổng bảo mật, cải thiện hiệu suất,…Đối với hệ thống ERP truyền thống, đây có thể là một quá trình lâu dài và tiêu tốn nguồn lực đáng kể, thậm chí có thể khiến sản xuất, kinh doanh bị gián đoạn.
Tuy nhiên, đối với ERP đám mây, các bản cập nhật phần mềm được triển khai từ máy chủ đám mây của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp, do đó loại bỏ được gánh nặng cập nhật hệ thống cho bộ phận CNTT của doanh nghiệp. Các bản vá lỗi, bản cập nhật, module mới,…. thường được cài đặt tự động ở chế độ nền, cho phép nhân viên vẫn có thể sử dụng phần mềm và hạn chế việc gặp phải các sự cố. Bên cạnh đó, vấn đề không nhất quán về phiên bản sẽ ít xảy ra hơn vì nhà cung cấp có khả năng truy cập và cập nhật phần mềm tới bất kỳ tài khoản nào dù làm việc từ xa.
Trong một hệ thống ERP truyền thống, khi muốn mở rộng quy mô, doanh nghiệp sẽ luôn gặp phải các giới hạn của phần cứng. Tuy nhiên, một hệ thống ERP tốt lại là một hệ thống được xây dựng để đáp ứng cho nhu cầu mở rộng. Do vậy, ERP truyền thống chưa thực sự tối ưu và đáp ứng tốt nhu cầu này.
Hầu hết, các phần mềm ERP đám mây đều cung cấp tùy chọn mở rộng cho các doanh nghiệp đang phát triển. Chẳng hạn như thêm nhiều người dùng khi doanh nghiệp thuê nhiều nhân viên hơn, cung cấp thêm dung lượng lưu trữ cho các nhà máy và quy trình sản xuất mới. Trong khi mở rộng quy mô, bất kỳ hệ thống ERP nào cũng sẽ gặp phải những thách thức. Tuy nhiên, Cloud ERP đã chứng minh rằng các nguyên tắc hoạt động của nó hoàn toàn phù hợp để đáp ứng việc mở rộng quy mô doanh nghiệp.
Cloud ERP giúp quản lý được trên thiết bị di động
Thiết bị di động từ lâu đã trở thành một công cụ kinh doanh thiết yếu, nhưng ERP đám mây đã góp phần làm tăng vai trò của chúng vì ERP đám mây cho phép doanh nghiệp truy cập, kiểm soát tình hình dễ dàng hơn.
Với các thiết bị như điện thoại hay máy tính bảng, doanh nghiệp có thể truy cập và sử dụng dữ liệu mọi lúc, mọi nơi. Cho phép giám đốc điều hành truy cập vào dữ liệu bất cứ khi nào và bất cứ nơi nào họ cần. Giúp hoạt động sản xuất hiệu quả hơn bằng cách cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực. Và trên hết, chủ doanh nghiệp luôn nắm được tình hình công ty trong tầm tay, hỗ trợ tối đa cho việc ra quyết định.
Với 7 lý do trên, áp dụng hệ thống Cloud ERP hoàn toàn là một giải pháp tối ưu nhất hiện nay, đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu của người quản lý doanh nghiệp. Tất nhiên, không phải giải pháp ERP đám mây nào cũng thích hợp, đòi hỏi nhà quản lý tìm hiểu kỹ lưỡng về quy mô, lĩnh vực, ngành nghề của doanh nghiệp, nhà cung cấp uy tín,….để đảm bảo tối ưu giá trị sử dụng của phần mềm.
Nếu doanh nghiệp đang muốn tìm kiếm một giải pháp ERP đám mây, liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí.
