Trong thời đại công nghệ số hóa ngày càng phát triển mạnh mẽ như hiện nay, các doanh nghiệp đang dần chuyển đổi phương thức quản lý truyền thống sang kỹ thuật số. Trong quá trình chuyển đổi đó không thể không kể đến sự hỗ trợ từ các phần mềm công nghệ. Tuy nhiên, sự đa dạng của các loại phần mềm lại dẫn đến sự khó khăn cho doanh nghiệp trong việc lựa chọn công cụ phù hợp với mình nhất. Vậy đâu là những yêu cầu cơ bản, quan trọng cần có của một phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Nội dung bài viết
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể?
Doanh nghiệp có nên sử dụng phần mềm quản trị tổng thể?
Tùy vào quy mô, lĩnh vực và ngân sách của doanh nghiệp sẽ có sự khác nhau trong việc lựa phần mềm riêng lẻ hay phần mềm quản trị tổng thể. Tuy nhiên, xu hướng hiện nay họ đang hướng tới sự thống nhất dữ liệu mà phần mềm quản trị tổng thể đang cung cấp. Bởi họ nhận thấy những vấn đề mà phần mềm quản lý rời rạc không thể giải quyết được như:
Nhà quản lý không có được cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh, thu chi lãi lỗ,…Nếu muốn biết phải tốn nhiều thời gian để tổng hợp thông tin từ các bộ phận.
Trong trường hợp phát sinh vấn đề cần phải giải quyết ngay nhưng do không có thông tin toàn diện nên dễ dàng quyết định sai hướng.
Các phần mềm quản lý rời rạc, thiếu khả năng liên kết kế thừa dễ liệu làm cho việc phân bổ công việc giữa các phòng ban/chi nhánh bị chồng chéo, khó kiểm soát dẫn tới lãng phí nguồn lực, sử dụng sai người sai thời điểm
Khó khăn trong kiểm soát tình hình biến động nhân sự và không đánh giá được hiệu quả chất lượng của tuyển dụng dẫn tới nguồn nhân lực không đủ để làm việc trong doanh nghiệp.
Thông tin thiếu tính liên tục và tức thời nên ban quản lý có thể đưa ra các quyết định về mục tiêu, kế hoạch không bám sát với thực tế.
Với thực trạng như trên, các doanh nghiệp thường hướng tới một giải pháp quản lý tổng thể tình hình kinh doanh của mình để sử dụng có hiệu quả các nguồn lực doanh nghiệp.
Phần mềm quản trị tổng thể tổng thể cần có những yêu cầu gì?
Trước khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp cần đánh giá phần mềm có thật sự phù hợp hay không. Một số tiêu chí đánh giá phần mềm được Cloudify tổng hợp dưới đây:
1.Khả năng tích hợp các phân hệ trong hệ thống ERP
Điểm nổi bật của ERP dành cho doanh nghiệp đó là sự tập trung dữ liệu trên cùng một hệ thống. Tất cả các phòng ban, bộ phần đều thao tác trên một phần mềm. Vì vậy mọi dữ liệu đều được cập nhật tức thời giúp nhà quản lý nắm được tình hình kinh doanh tại mọi thời điểm. Để làm được điều này thì ERP phải có sự tích hợp chặt chẽ giữa các phân hệ chức năng trong doanh nghiệp.
2. Thời gian thực hiện trên phần mềm ERP
Tối ưu thời gian phải được đặt lên hàng đầu. Do đó các thao tác chức năng trên phần mềm cần phải đơn giản, dễ dàng nhất sẽ đem lại hiệu suất công việc cao hơn.
3.Dự báo nhu cầu chính xác
Để có thể đánh giá được hiệu quả kinh doanh, phân tích dữ liệu là rất quan trọng. Việc xử lý dựa trên các số liệu lịch sử để dự báo nhu cầu chính xác chính là một thức đo đánh giá thành của phần mềm ERP.
So với các phần mềm rời rạc, ERP có mức chi phí khá cao. Tuy nhiên chi phí này sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của từng doanh nghiệp cần những phân hệ nào, càng phức tạp thì mức giá càng cao. Phần mềm ERP có mức chi phí hợp lý sẽ được nhiều sự lựa chọn của doanh nghiệp.
5.Mức độ hỗ trợ từ nhà cung cấp giải pháp ERP
Giai đoạn đầu tiếp cận với phần mềm sẽ gặp nhiều khó khăn hay trong quá trình sử dụng sẽ phát sinh những tình huống mà doanh nghiệp không biết xử lý, khi đó nhà cung cấp cần hỗ trợ kịp thời cho doanh nghiệp.
6. Năng lực của nhà cung cấp ERP, đội ngũ triển khai
ERP là phần mềm tổng thể, có sự tích hợp của các hoạt động chức năng nên mang tính phức tạp rất cao. Để điều chỉnh, biến đổi phần mềm cho phù hợp với nghiệp vụ của từng doanh nghiệp là không hề dễ dàng. Do đó, đội ngũ tư vấn đòi hỏi phải hiểu và phân tích được vấn đề của doanh nghiệp, kết hợp với đội triển khai để đưa ra được giải pháp phù hợp nhất.
Dù doanh nghiệp ở quy mô như thế nào thì khi quyết định sẽ đưa phần mềm ERP vào hoạt động, doanh nghiệp cần đánh giá phần mềm có thực sự đem lại hiệu quả hay không thông qua các tiêu chí, yêu cầu trên. Ứng dụng giải pháp ERP sẽ tốn nhiều thời gian và ngân sách nên doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi sử dụng phần mềm. Cloudify là đơn vị cung cấp phần mềm ERP tổng thể uy tín hiện nay được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
