Quản lý kho luôn là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu. Kho chứa số lượng hàng hóa lớn, nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau lại được quản lý theo cách thủ công, đôi khi dẫn tới tình trạng sai lệch số liệu. Vậy làm thế nào để quản lý kho hiệu quả? Liệu rằng ứng dụng quản lý kho có phải là một giải pháp tối ưu? Tham khảo ngay bài viết dưới đây.

3 Sai lầm thường mắc phải trong quản lý kho

Vẫn sử dụng cách quản lý hàng tồn kho thủ công

Doanh nghiệp sẽ không thể quản lý kho hiệu quả khi vẫn duy trì phương pháp thủ công, sử dụng giấy bút để ghi lại số liệu. Nó sẽ dẫn đến sai sót và tốn khá nhiều thời gian.

Nếu doanh nghiệp đang ở giai đoạn khởi đầu, mới thành lập quy mô nhỏ với số lượng sản phẩm ít có thể quản lý kho theo thủ công vẫn đem lại hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển với quy mô lớn hơn, sổ sách ghi chép không còn là một giải pháp phù hợp. Sử dụng ứng dụng quản lý kho sẽ đem đến hiệu quả hơn. Thay vì phải viết tay thông tin về sản phẩm, phần mềm quản lý kho có khả năng nhập và lưu trữ dữ liệu trên một hệ thống, tự động cập nhật tình trạng hàng hóa khi có giao dịch đơn hàng. Nhờ đó sẽ hạn chế được sai sót xảy ra.

Quản lý kho truyền thống gặp nhiều rắc rối

Xem thêm: Cách phân biệt Barcode và QR Code đơn giản nhất hiện nay

Không kiểm tra hàng tồn kho thực tế thường xuyên

Mục tiêu của quản lý kho là giảm thiểu và xử lý nhanh chóng các sai sót về dữ liệu càng sớm càng tốt. Để làm được điều đó cần phải kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên. Mọi sự chênh lệch dữ liệu hàng hóa trong kho đều có sự ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Nếu chỉ kiểm tra hàng hóa định kỳ 1 năm 1 lần thì rất khó để tìm ra nguyên nhân vì sao số lượng hàng tồn kho lại lớn đến vậy. Nhiều hàng hóa bị hết hạn, bị đổ vỡ…có thể được loại bỏ ngay nếu chúng ta kiểm kê kho thường xuyên.  Không kiểm tra thường xuyên sẽ gây lãng phí cho doanh nghiệp, nhiều khi mất một khoản chi phí quảng cáo khá lớn cho những mặt hàng đã bán hết, bị hỏng hoặc nhưng không được cập nhật tình trạng thực tế.

Đó là lý do vì sao chúng ta nên kiểm soát hàng tồn kho theo một chu kỳ phù hợp. Chúng ta không cần phải kiểm tra hết tất cả các mặt hàng hằng ngày, chu kỳ kiểm kê phụ thuộc vào từng loại hàng hóa, chẳng hạn thực phẩm đông lạnh cần kiểm tra hàng ngày, nhưng mỹ phẩm có thể 3-6 tháng kiểm kê một lần.

Kiểm tra hàng tồn kho

Kho hàng không được sắp xếp hợp lý

Kho hàng lộn xộn, chồng chéo, không được phân loại và sắp xếp khoa học sẽ làm giảm hiệu quả quản lý kho hàng, gây khó khăn trong việc xuất kho, tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa. 

Có khá nhiều cách để phân loại và sắp xếp hàng hóa hợp lý hơn. Chúng ta có thể dán nhãn cho từng loại mặt hàng và phân chia khu vực rõ ràng cho mỗi nhóm. Nó giúp tiết kiệm thời gian trong tìm kiếm hàng hóa. Chúng ta cũng nên sử dụng các kệ hàng cao để tận dụng tối đa không gian chiều dọc để lưu trữ được nhiều hàng hóa hơn…

Xem thêm: Bí quyết thành công cho doanh nghiệp bán lẻ: Quản lý kho hàng hiệu quả

Điểm tên 3 ứng dụng quản lý kho phổ biến

• Ứng dụng quản lý kho Cloudify

Phần mềm quản lý kho của Cloudify được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép sử dụng ở cả 2 phiên bản web và mobile nên tính linh hoạt khá cao. Phần mềm có giao diện trực quan, dễ dàng sử dụng, phù hợp cho các đối tượng dù ít kiến thức chuyên môn nhưng vẫn có thể sử dụng phần mềm. Phần mềm cho phép quản lý kho tự động theo chu trình khép kín, khi có giao dịch đơn hàng sẽ tự tạo yêu cầu xuất kho, thủ kho xác nhận số lượng từ đó giảm thời gian trao đổi thủ công. Ngoài ra phần mềm còn cho phép quản lý nhiều kho một lúc từ kho tổng đến kho con, quá trình chuyển giao hàng giữa các kho đều được ghi lại trên phần mềm. Với tính năng và sự linh hoạt, hiện Cloudify được khá nhiều khách hàng tin tưởng và sử dụng phần mềm quản lý kho.

Ứng dụng quản lý kho Cloudify

Xem thêm: Quản lý kho thông minh với phần mềm quản lý kho Cloudify

• Sapo POS

Sapo POS là một trong những nền tảng quản lý bán hàng đa kênh, giúp doanh nghiệp tối ưu các hoạt động như: quản lý kho, đơn hàng, báo cáo chi tiết cho từng cơ sở và chi nhánh,..

Đây là một ứng dụng quản lý kho cho phép theo dõi dòng hàng hóa từ khi nhập hàng cho tới lúc xuất kho, hỗ trợ lên báo cáo theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm 80% thời gian và chi phí nhân sự, khiến việc quản lý hàng hóa trở nên khoa học và hiệu quả hơn.

• Ứng dụng quản lý kho ECount

Ecount là ứng dụng quản lý kho phổ biến, có khả năng đáp ứng đa dạng các loại báo cáo khác nhau giúp chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh và đưa ra các quyết định chính xác.

Một số tính năng nổi bật:

• Báo cáo xuất/nhập hàng
• Báo cáo tình trạng hàng hóa
• Báo cáo hàng lỗi khi chuyển kho
• Hỗ trợ nhập xuất thông tin hàng hóa, phục vụ cho việc in mã vạch và đơn hàng

Xem thêm: Quy trình kiểm soát tồn kho cho doanh nghiệp với 5 bước đơn giản

Ứng dụng quản lý kho mang tới nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, không chỉ quản lý được số lượng hàng tồn kho mà còn cho phép quản lý linh hoạt tình trạng hàng hóa, vị trí kệ hàng hay quản lý nhân sự kho,…Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý kho, liên hệ ngay với Cloudify để được tư vấn miễn phí.

Xem thêm

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống Cloud ERP?
ERP và MRP, doanh nghiệp nên chọn phần mềm nào?
Tư vấn chọn phần mềm quản lý sản xuất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
8 bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp