Hành trình số hóa đang từng bước mở rộng ở Việt Nam do nhiều doanh nghiệp mong muốn tối ưu hoạt động vận hành và quản lý các nguồn lực hiệu quả nhất. Hiện nay, trên thị trường có nhiều nhà cung cấp hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) uy tín cho từng loại hình, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. 

Nếu xét về tiêu chí lựa chọn và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, giải pháp ERP được chia làm 3 loại chính là: ERP đóng gói, ERP viết theo yêu cầu (customize) và ERP nước ngoài. Vậy đâu sẽ là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng Cloudify tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Xu hướng sử dụng ERP trong doanh nghiệp tại Việt Nam

Giải pháp ERP là bước ngoặt làm thay đổi vị thế cạnh tranh trong tương lai của mỗi doanh nghiệp cũng như sự phát triển nền kinh tế Việt Nam. Đầu tiên phải kể đến Cloud ERP. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thiên về lựa chọn giải pháp đám mây khi muốn triển khai phần mềm ERP, điều này khiến SaaS ERP đang dần có chỗ đứng trong thị trường. 

Cloud ERP không hẳn là xu hướng mới, nhưng nó đã và đang làm thay đổi cục diện cuộc chơi. Việc triển khai phần mềm Cloud ERP giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể loại bỏ các khoản chi phí phát sinh khi doanh nghiệp tự quản lý server, bỏ qua khoản phí bảo trì và nâng cấp hệ thống.

Xem thêm: Cloud ERP – Giải pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả trên nền tảng điện toán đám mây

Tiếp theo là trí tuệ nhân tạo (AI) đang trở thành trào lưu trong những năm trở lại đây. Các giải pháp phần mềm ERP tích hợp với AI và các công nghệ thông minh khác giúp kiểm soát quy trình làm việc, tự động tìm ra các lỗi sai, rút ngắn thời gian xử lý thông tin, tự động hóa các quy trình phức tạp. Nhờ đó, hệ thống giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất, hiệu quả rõ rệt sau một thời gian triển khai.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ luôn có sự linh hoạt nhất định, nhất là trong thời đại 4.0, việc sử dụng di động vào công việc được đề cao và ưu tiên hơn so với trước đây. Do đó, xu hướng triển khai ERP trên đa thiết bị, đa nền tảng và hệ điều hành sẽ đem đến thông tin chính xác và kịp thời giúp quá trình ra quyết định nhanh chóng hơn, đảm bảo quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất.

Đặc điểm nổi bật của các giải pháp ERP

Ứng dụng ERP được xem là một trong những chiếc chìa khóa giúp mỗi doanh nghiệp thay đổi năng lực quản trị. Bởi đây là mô hình công nghệ All-in-one với một số ưu điểm nổi bật:

Tính đồng bộ cao

Hệ thống ERP xây dựng và lưu trữ cơ sở dữ liệu tập trung và đồng nhất giữa các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp theo thời gian thực. Khi có thông tin mới, chỉ cần một bộ phận nhập liệu ban đầu, các bộ phận còn lại sẽ kế thừa dữ liệu từ đây.

Điều này giúp thông tin đồng nhất, giảm các thao tác cập nhật, hạn chế xử lý dữ liệu rời rạc tại nhiều nơi. Hơn nữa, các phòng ban có thể giảm thiểu tối đa thời gian cho việc trao đổi và đối soát dữ liệu, nhờ vậy nâng cao hiệu suất lao động lên nhiều lần.

Tích hợp chặt chẽ

Phần mềm ERP là giải pháp quản trị tổng thể với các mô đun chức năng thiết kế riêng được liên kết chặt chẽ với nhau. Mỗi mô đun với một chức năng riêng phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận được tích hợp cùng nhau trên một hệ thống. Các mô đun có sự kế thừa dữ liệu lẫn nhau giúp cho thông tin đồng nhất, giảm các thao tác cập nhật, xử lý dữ liệu rời rạc tại nhiều nơi. 

Tính linh hoạt và mở rộng

Hệ thống ERP được thiết kế với tính linh hoạt cao để đáp ứng nhu cầu thay đổi liên tục của doanh nghiệp. Dữ liệu được cập nhật liên tục theo thời gian thực để đảm bảo doanh nghiệp vận hành liên tục, kịp thời thích ứng với mọi sự thay đổi. 

Ngoài ra, hệ thống ERP có thể được mở rộng, thêm/bớt các mô đun, tích hợp các công nghệ thông minh khác để dễ dàng chỉnh sửa, phân quyền sử dụng, thêm nhiều tính năng phù hợp với mỗi doanh nghiệp. Cùng với đó, hệ thống này cũng cho phép mở rộng khả năng kết nối, bổ sung dữ liệu từ nhiều nguồn thông tin khác hoặc tiến hành cập nhật và sửa chữa thông tin khi cần thiết. 

Thông qua đó, hệ thống ERP có thể linh hoạt kết hợp và dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu của từng doanh nghiệp. Ngoài ra, việc phân chia mô-đun giữa các phòng ban và phân quyền sử dụng giúp doanh nghiệp bảo mật thông tin khách hàng hay dữ liệu quan trọng khi có nhân sự nghỉ việc. 

Khả năng phân tích quản trị

Hệ thống ERP cho phép kiểm soát và theo dõi tổng thể công việc của từng phòng ban nói riêng và của cả doanh nghiệp nói chung. Các dữ liệu được thu thập giúp ERP có thể tổng hợp báo cáo trực quan, phân tích và đánh giá chuyên sâu, đa chiều. Tính năng giúp người quản lý có thể nhận định chính xác về tình huống thực tế của doanh nghiệp, dự đoán chiều hướng phát triển và xây dựng các kế hoạch thích hợp. 

So sánh 3 giải pháp ERP phổ biến hiện nay

ERP là giải pháp quản trị hiệu quả giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng và phát triển các mô hình kinh doanh; quản trị và điều phối các nguồn lực bên trong hiệu quả nhất. Tùy theo nhu cầu sử dụng và quy mô mà nhà quản lý có thể lựa chọn một trong ba giải pháp ERP dưới đây cho doanh nghiệp của mình.

Giải pháp ERP đóng gói

Phần mềm ERP đóng gói là loại phần mềm được các nhà cung cấp nghiên cứu và tổng hợp từ rất nhiều khảo sát về nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp. Từ những dữ liệu thu thập được kết hợp với những chuẩn mực riêng của doanh nghiệp, nhà cung cấp sẽ tập hợp thành những điểm chung và thiết kế thành một mô hình tổng thể. Phần mềm ERP đóng gói với các chức năng cố định có thể ứng dụng cho nhiều doanh nghiệp ở các lĩnh vực khác nhau.

Ưu điểm

Phần mềm ERP đóng gói thường tốn ít chi phí, dễ sử dụng ngay cả với những người không am hiểu về kỹ thuật. Thời gian triển khai nhanh gọn, chỉ cần đăng ký tên miền là có thể sử dụng được ngay. Thêm nữa, ERP đóng gói sẽ thường xuyên được cập nhật dựa vào phân tích những nhu cầu mới của khách hàng.

Các phân hệ chức năng có trong phần mềm ERP đóng gói bao gồm:

• Quản lý tài chính – kế toán: sổ cái, quản lý vốn bằng tiền, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định
• Quản lý mua hàng
• Quản lý kho hàng
• Quản lý bán hàng và phân phối
• Quản lý nhân sự
• Báo cáo quản trị

Nhược điểm

Phần mềm được viết sẵn vì vậy sẽ có nhiều bất cập. Nghiệp vụ chức năng của ERP đóng gói mang tính tổng quát nên không thể bao quát hết những yêu cầu chuyên sâu của doanh nghiệp. Đặc biệt với các doanh nghiệp sản xuất với nhiều đặc thù riêng sẽ thường lựa chọn sử dụng loại phần mềm được viết theo yêu cầu.

Giải pháp ERP viết theo yêu cầu (Customize)

3 lý do các doanh nghiệp tìm đến loại phần mềm ERP viết theo yêu cầu thường là: mong muốn tạo ra mô hình kinh doanh, sản phẩm khác biệt với đối thủ cạnh tranh; đẩy nhanh quá trình “số hóa” để nâng cao lợi thế cạnh tranh; các phần mềm đóng gói không đáp ứng đủ nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.

Phần mềm ERP viết theo yêu cầu là loại phần mềm được các nhà cung cấp thiết kế phù hợp với những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng, do chính doanh nghiệp đưa ra yêu cầu phát triển.

Ưu điểm: 

Phần mềm này được thiết kế riêng biệt theo từng chức năng hướng đến những yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Dựa trên thực tế mỗi doanh nghiệp đều có những cách quản lý và bộ máy quản lý riêng. Các chức năng của phần mềm này đáp ứng được 100% nhu cầu của khách hàng. 

Bên cạnh việc đặt hàng viết theo yêu cầu thì doanh nghiệp sẽ nhận được hỗ trợ xuyên suốt trong quá trình triển khai ứng dụng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng được hỗ trợ công tác bảo trì, nâng cấp phần mềm… 

Nhược điểm

Chính vì phần mềm ERP viết theo đặc thù của doanh nghiệp nên sẽ mất thời gian khảo sát tư vấn và xây dựng hệ thống. Từ đó kéo theo thời gian triển khai để viết phần mềm lâu hơn phần mềm đóng gói. Giá thành thiết kế phần mềm theo yêu cầu cao hơn so với phần mềm đóng gói.

Giải pháp ERP nước ngoài

Một số giải pháp phần mềm ERP nước ngoài được sử dụng rộng rãi tại Việt Nam có thể kể đến như: ERP SAP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics, Sage ERP.

Ưu điểm

Điểm chung của các phần mềm nước ngoài là có bề dày kinh nghiệm và đã áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Thêm vào đó, sản phẩm được xây dựng trên nền tảng công nghệ cao cộng với quy trình quản lý được chuẩn hóa.

Nhược điểm

Giá của phần mềm ERP nước ngoài rất đắt đỏ. Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn. Vì vậy tổng chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra cho ERP nước ngoài là không hề nhỏ. Thực tế ghi nhận rằng, chi phí để triển khai dự án này ở Việt Nam có thể rơi vào khoảng từ vài chục ngàn đến vài trăm ngàn USD. Chính vì vậy, phần mềm ERP được phát triển bởi đơn vị cung cấp quốc tế hầu như không phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. 

Đặc biệt, trong hệ thống ERP, phân hệ kế toán thường là module quan trọng nhất. Module này là đầu mối trung tâm của dữ liệu, có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh và in ra các báo cáo theo đúng chế độ, chuẩn mực kế toán Việt Nam. Ở Việt Nam, các thông tư, quyết định về chế độ kế toán thường xuyên được thay đổi và cập nhật. Điều này cũng ảnh hưởng rất lớn đến các doanh nghiệp áp dụng giải pháp ERP nước ngoài. Vậy nên khi lựa chọn phần mềm ERP được cung cấp bởi đơn vị quốc tế bạn cần cân nhắc về các chuẩn mực kế toán theo quy định của Việt Nam. 

Có một thực tế là một số doanh nghiệp nước ngoài có chi nhánh, nhà máy ở Việt Nam sử dụng các phần mềm nước ngoài nhưng vẫn cần thêm những phần mềm của Việt Nam để lên các báo cáo tài chính phù hợp.

Khác biệt giữa giải pháp ERP và các phần mềm riêng lẻ

Điểm khác biệt lớn nhất giữa ERP so với các phần mềm riêng lẻ chính là sự tích hợp và đồng bộ. Phân tích quy trình làm việc giữa 2 doanh nghiệp trên phần mềm riêng lẻ và ERP để thấy sự khác biệt.

Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm riêng lẻ: Mỗi bộ phận/phòng ban sử dụng một phần mềm khác nhau như phần mềm kế toán, CRM, bán hàng… Thông tin chỉ sử dụng cho công việc nội bộ của từng bộ phận. Khi có phát sinh công việc với bộ phận khác, nhân viên phải in tài liệu và đến từng bộ phận để xử lý theo cách truyền thống. Cụ thể, khi bộ phận bán hàng có đơn hàng mới, nhân viên kinh doanh lên đơn hàng trên hệ thống bán hàng. Sau đó, nhân viên phải in đơn hàng và mang xuống bộ phận kho để lấy hàng.

Đối với doanh nghiệp sử dụng ERP: Tất cả các bộ phận đều sử dụng duy nhất một hệ thống. Trên hệ thống có các mô đun nhỏ với từng chức năng riêng. Dữ liệu được duy trì xuyên suốt giữa các bộ phận. Ví dụ, sau khi nhân viên kinh doanh lên đơn hàng trên hệ thống, bộ phận kho ngay lập tức nhận được thông báo đơn hàng mới để lấy hàng và lập phiếu xuất kho. Các bộ phận khác như bộ phận vận chuyển hay kế toán cũng sẽ nhận được thông báo và thực hiện công việc trên hệ thống.

Xem thêm: Các phân hệ cơ bản bên trong hệ thống ERP

Cloudify ERP – Giải pháp ERP quản trị toàn diện doanh nghiệp

Cloudify là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp ERP trên nền tảng đám mây được tin dùng nhiều hiện nay. Lợi thế của Cloudify chính là giải pháp được “made in Việt Nam” nên dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp trong nước. Phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa với công nghệ điện toán đám mây, giúp người dùng lưu trữ dữ liệu tại máy chủ của nhà cung cấp dễ dàng, nhanh chóng hơn. Đồng thời, người dùng có thể sử dụng phần mềm trên các thiết bị thông minh với đa dạng hệ điều hành và nền tảng.

Cloudify là phần mềm trong nước, giá thành thấp hơn so với các phần mềm nước ngoài nhưng các chức năng từ cơ bản tới nâng cao vẫn được hoàn thiện và phát triển. Phần mềm nội địa sẽ phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam về quy chuẩn kinh tế hơn các phần mềm nước ngoài. Nhìn chung, Cloudify là một trong những phần mềm nhận được niềm tin của người dùng từ chính chất lượng sản phẩm và dịch vụ. 

Lời kết

Nếu bạn đã hiểu rõ về 3 giải pháp ERP phổ biến hiện nay, thì cần phân tích kỹ lưỡng nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Sau đó lựa chọn hệ thống phù hợp, phối hợp làm việc cùng nhà cung cấp ERP để đưa ra những quyết định chính xác nhất.

Để được tư vấn miễn phí 1:1 về giải pháp phần mềm ERP dành riêng cho doanh nghiệp, hãy liên hệ với chuyên gia của Cloudify qua hotline 1900 866 695 hoặc đăng ký trải nghiệm phần mềm tại đây.