Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay vẫn còn tồn tại những công ty với quy mô trên 100 nhân viên thực hiện quản lý công việc theo cách thủ công, bằng cách liệt kê trên giấy hay các bảng tính excel. Và các công ty du lịch cũng không ngoại lệ. Cách quản lý truyền thống như vẫn tồn tại nhiều hạn chế- cũng chính là rào cản làm cho doanh nghiệp trong lĩnh vực du lịch chưa thể bứt phá trong vận hành và quản trị hiệu quả. Bài viết dưới đây Cloudify sẽ chỉ ra những điểm hạn chế của Excel so với các phần mềm quản trị tour du lịch hiện nay.

Một số nhược điểm của Excel không phù hợp cho việc quản lý tour du lịch

Khó khăn trong quản lý và tìm kiếm dữ liệu

Theo thống kê có khoảng 95% doanh nghiệp du lịch hiện nay vẫn đang quản lý bằng excel. Đây là một công cụ văn phòng phổ biến được sử dụng rộng rãi vì tính thuận tiện và dễ dàng, và nó hoàn toàn miễn phí.Tuy nhiên, Excel lại hạn chế các tính năng chuyên biệt cho lĩnh vực du lịch. Khi nguồn dữ liệu về khách hàng, đối tác, các con số liên quan đến tài chính hay nhân sự của doanh nghiệp tăng lên, Excel bị quá tải trở nên cồng kềnh, gây khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu.

Lãng phí nhiều thời gian

Lãng phí nhiều thời gian

Một điểm cộng cho các phần mềm quản lý tour du lịch hiện nay đó là, doanh nghiệp sẽ tránh được việc dành quá nhiều thời gian cho việc nhập dữ liệu thủ công trên các bảng tính Excel với những hàm tính phức tạp. Với một hệ thống phần mềm, mọi thứ sẽ được tự động tính toán theo chương trình đã lập sẵn. Các thông số về tài chính, các tour du lịch hay số lượng nhân viên sẽ được quản lý trên phần mềm, khi muốn xử lý dữ liệu hay tìm kiếm chỉ với các thao tác dễ dàng và nhanh chóng cho kết quả chính xác. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép phân quyền quản lý cho nhân viên tùy theo chức năng của từng phòng ban cụ thể.

Tính giá tour du lịch thủ công

Việc tính giá tour bằng phương pháp thủ công như sổ sách hay Excel chỉ phù hợp với doanh nghiệp ở giai đoạn mới hình thành, số lượng khách hàng chưa nhiều. Tuy nhiên, khi đã phát triển ở quy lớn hơn, tính giá thủ công không đảm bảo được tính chính xác cũng như bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp, chưa kể đến việc làm này còn rất mất thời gian của nhân viên.

Hơn nữa, mặc dù thao tác trên cùng một file excel nhưng cách làm việc không thống nhất của mỗi nhân viên gây ra tình trạng tính giá tour không còn được chính xác. Ngoài ra, còn phải kể đến trường hợp giá tour du lịch liên tục được cập nhật, làm thế nào để các thông số liên quan tự động thay đổi theo, mọi người có được thông tin giá mới để kịp thời thông báo tới khách hàng? Liệu Excel có còn hiệu quả trong trường hợp này?

Quản lý booking không chặt chẽ

Booking là nhiệm vụ quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp du lịch. Tuy nhiên, thực trạng booking hiện nay đang xảy ra và cũng là một rào cản cho doanh nghiệp đó là: Book không thực hiện theo quy trình, kiểm soát không chặt chẽ dẫn tới nhiều sai sót, mất niềm khách hàng. Các dữ liệu thuộc về booking không được lưu trữ trên cùng một hệ thống nên rất khó khăn trong việc tìm kiếm và quản lý dữ liệu.

Khi sử dụng Excel, mỗi giai đoạn biến đổi của Booking thể hiện trên các bảng tính sẽ được xóa tình trạng cũ và cập nhật tình trạng mới. Đây là một bất cập của Excel khi số lượng Booking quá lớn, việc xóa và thêm mới không đảm bảo được tính chính xác và đầy đủ.

Kiểm soát tài chính

Kiểm soát tài chính

Tài chính luôn là một vấn đề nhức nhối đối với mọi doanh nghiệp. Với đặc thù của ngành du lịch, hai vấn đề hay xảy ra nhất hiện nay là:

• Bỏ sót nhiều khoản thu: Số lượng khách hàng càng lớn thì rất dễ xảy ra tình trạng này. Đối với những trường hợp khách hàng đặt cọc một phần giá tour. Bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận thông tin này và đánh dấu các khoản tiền còn lại cần phải thu. Nhưng với một lượng lớn khách hàng thì nhầm lẫn thậm chí quên các khoản cần phải thu hoàn toàn có thể xảy ra.
• Đặt cọc không đúng ngày: Doanh nghiệp cung cấp các tour du lịch đóng vai trò là khách hàng của các nhà hàng, khách sạn,…Và dĩ nhiên sẽ cần một số tiền đặt cọc trước khi tour du lịch được thực hiện. Nếu đặt cọc không đúng ngày sẽ làm giảm uy tín của doanh nghiệp với các nhà cung cấp, mất đi cơ hội hợp tác, thậm chí ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng

Excel khó có thể đặt lịch nhắc nhở cho doanh nghiệp những vấn đề trên, nhưng các phần mềm quản lý tour có thể giải quyết được, hạn chế sai sót và nhắc nhở doanh nghiệp thực hiện đúng thời hạn.

Doanh nghiệp có nên sử dụng phần mềm quản lý tour du lịch không?

Doanh nghiệp càng phát triển, đồng nghĩa sẽ có rất nhiều dữ liệu cần được lưu trữ và quản lý. Và phần mềm quản lý tour du lịch có thể coi là một giải pháp tối ưu mà doanh nghiệp nên sử dụng.

Tùy theo đặc thù quy mô và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm quản lý tour du lịch cho phù hợp với mình nhất. Cloudify là đơn vị cung cấp nền tảng ERP cho doanh nghiệp ở đa lĩnh vực trong đó có du lịch. Nếu bạn đang quan tâm đến giải pháp này, vui lòng liên hệ chúng tôi qua hotline 1900 866 695 hoặc website Cloudify.vn.

Xem thêm

Bán hàng D2C – Xu hướng mới của doanh nghiệp
Phần mềm quản lý nhân viên thị trường có những chức năng gì?
Phần mềm ERP phổ biến nhất 2020 dành cho doanh nghiệp
So sánh top 4 phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả nhất hiện nay