Quản lý thu chi có vai trò vô cùng quan trọng trong việc vận hành bất kỳ hệ thống doanh nghiệp, nhà hàng,… nào. Trên thị trường hiện nay, rất nhiều các chủ doanh nghiệp quản lý việc thu chi hoàn toàn chỉ với excel vì tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, quản lý thu chi bằng excel có thực sự hiệu quả? Phương pháp này có giúp doanh nghiệp hạn chế các khoản phí? Chúng tôi sẽ cùng doanh nghiệp tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây.

Quản lý thu chi bằng excel có những ưu điểm gì?

Bất kỳ giải pháp quản lý nào cũng tồn tại hai mặt ưu và nhược điểm. Quản lý thu chi bằng excel cũng không ngoại lệ. Một số ưu điểm của giải pháp này khi áp dụng vào quản lý thu chi trong doanh nghiệp gồm:

• Tiết kiệm chi phí

Ưu điểm đầu tiên của excel đó là phần mềm được cài đặt miễn phí trên hầu hết mọi máy tính. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đầu tư ban đầu. Chỉ cần một chiếc máy tính với yêu cầu về cấu hình không cần quá cao, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiến hành sử dụng excel.

• Dễ sử dụng

Là một trong những phần mềm phổ biến trong quản lý doanh nghiệp, rất nhiều nhân viên đã có kinh nghiệm sử dụng excel trước đây. Do đó, doanh nghiệp sẽ không mất chi phí và thời gian đào tạo nhân viên như các giải pháp khác. 

• Dễ chỉnh sửa

Các file dữ liệu excel trong máy tính có thể dễ lưu trữ cũng như chia sẻ trong nội bộ doanh nghiệp. Các dữ liệu trong file cũng không yêu cầu sự cho phép từ cấp trên để chỉnh sửa. Đó là một trong những ưu điểm của việc quản lý thu chi bằng excel.

Xem thêm: 90% doanh nghiệp tiết kiệm thời gian quản lý sau khi sử dụng ERP

Ưu điểm của việc quản lý thu chi bằng excel

Nhược điểm của quản lý thu chi bằng excel

Bên cạnh những ưu điểm, nhà quản trị cũng cần phải lưu ý đến những nhược điểm của quản lý thu chi bằng excel. Vậy sử dụng excel trong quản lý thu chi có những nhược điểm nào?

• Bảo mật kém

Do tính chất dễ sửa đổi, dễ gửi file, excel đã dần dần hình thành nhược điểm bảo mật kém. Chỉ cần bị xâm nhập, thông tin từ các file này sẽ bị rò rỉ và hoàn toàn không kiểm soát được. Bên cạnh đó, trong nội bộ công ty cũng dễ dàng truyền file ra ngoài mà không hề có thông báo hay một hình thức bảo vệ dữ liệu. 

Bên cạnh đó, nếu dữ liệu chẳng may bị mất, doanh nghiệp cũng không thể khôi phục lại được. Muốn bảo đảm dữ liệu an toàn, nhân viên sẽ phải tốn thời gian sao lưu một số lượng lớn file excel. Các file này được chỉnh sửa mỗi ngày, do đó việc sao lưu cũng cần phải làm mỗi ngày. 

• Tính chuyên sâu kém

Excel không phải một phần mềm quản lý thu chi, do đó các tính năng chuyên sâu để quản lý sẽ không hề có. Nó chỉ có các chức năng tính toán thông thường, ngoài ra, theo dõi thu chi và nhập số liệu sẽ được thực hiện thủ công bởi các nhân viên. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc quản lý thu chi không được sát sao, theo dõi nghiêm ngặt. 

Ngoài ra, nếu nhân viên không cẩn thận với các con số, sự nhầm lẫn xảy ra là hoàn toàn có thể kéo theo các sai lệch về sau. Muốn chỉnh sửa cũng phải mất rất nhiều thời gian để tìm ra lỗi sai, nhất là đối với các doanh nghiệp có nhiều số liệu.

Nhược điểm của quản lý trên excel

Tìm hiểu ngay: Quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp bằng phần mềm Cloudify 

• Khó kết hợp

Excel là một phần mềm tính toán độc lập. Do đó, nó sẽ không thể liên kết với bất kỳ các phần mềm, thiết bị chuyên dụng khác được. Ví dụ như trong bán hàng, nhân viên sẽ không thể kết nối excel với máy quét mã vạch và vẫn phải nhập thủ công kết quả bán hàng vào file. Quy trình này không chỉ mất thời gian mà còn dễ gây nhầm lẫn, dẫn đến các vấn đề về sai số liệu về sau.

Tương tự, trong sản xuất hay bất kể quy trình nào, excel hầu như không thể kết hợp được với các loại máy móc chuyên dụng khác. Đồng thời, bên cạnh sử dụng excel để quản lý thu chi, doanh nghiệp cũng cần rất nhiều phần mềm khác để quản lý, việc khớp được số liệu cũng được thao tác thủ công, dễ gây ra sai sót. 

Trên đây là những ưu, nhược điểm của quản lý thu chi bằng excel. Hy vọng qua bài viết, nhà quản trị có thể đánh giá được mức độ hiệu quả của excel đối với doanh nghiệp của mình. Mọi thắc mắc xin liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí. 

Xem thêm

Top 3 phần mềm ERP Việt Nam doanh nghiệp nên lựa chọn
SaaS ERP và những thông tin cơ bản doanh nghiệp cần biết
Cloud ERP – Phần mềm quản lý hiệu quả dành cho doanh nghiệp
Top các phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay cho doanh nghiệp