Công nợ là một trong những mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Quản lý công nợ hiệu quả doanh nghiệp sẽ duy trì dòng vốn liên tục và triển khai các hoạt động kinh doanh tốt hơn. Đa số các doanh nghiệp hiện nay vẫn còn quản lý trên excel mặc dù giải pháp này không thực sự hiệu quả và có nhiều rủi ro. Chính vì vậy việc áp dụng công nghệ trong quản lý là yêu cầu vô cùng cần thiết. Một trong những giải pháp được lựa chọn bởi hơn 1000 doanh nghiệp là phần mềm quản lý công nợ Cloudify. Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý đơn giản, hiệu quả và cải thiện hoạt động kinh doanh.

Tại sao doanh nghiệp không nên quản lý công nợ bằng excel?

Phần lớn doanh nghiệp hiện nay vẫn lựa chọn sử dụng excel để quản lý vì không phải mất phí. Tuy nhiên, việc quản lý công nợ bằng excel không an toàn và hiệu quả. Các thao tác nhập số liệu trên file excel dễ gây sai sót cho nhân viên nhập liệu và kế toán truy xuất thông tin. Trong trường hợp nhầm lẫn giá trị công nợ của khách hàng có thể gây ra thiệt hại cho công ty về vật chất lẫn uy tín.  

Mặt khác, quản lý bằng excel dễ gặp trường hợp hệ thống bị lỗi và mất dữ liệu. Trường hợp này nếu doanh nghiệp không lưu lại hồ sơ file cứng sẽ mất hoàn toàn dữ liệu về khách hàng. Nếu doanh nghiệp có dữ liệu cứng thì lại mất nhiều thời gian nhập liệu lại từ đầu. Trong khi đó, công nợ đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành, đảm bảo nguồn vốn thông suốt để phát triển các hoạt động kinh doanh. 

Sử dụng excel nhà quản lý không thể theo dõi lịch sử chỉnh sửa của nhân viên. Việc này làm cho việc theo dõi công nợ trở nên khó khăn và không thể kiểm soát. Làm sao để tìm lại thông tin công nợ khách hàng những năm trước khi quản lý bằng excel? 

Bởi vì những nguyên nhân trên mà phần mềm quản lý công nợ trở thành công cụ hỗ trợ quản lý chính xác, hiệu quả cho doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp không nên quản lý công nợ bằng excel?

Phần mềm quản lý công nợ giúp được gì cho doanh nghiệp?

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Một trong những lợi ích to lớn nhất khi áp dụng công nghệ trong quản lý chính là tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp. Thay vì phải đầu tư nguồn lực về con người và máy móc để luân phiên theo dõi, quản lý thì giờ đây doanh nghiệp chỉ cần đầu tư cho một hệ thống phần mềm và một nhân viên quản lý. Thực tế, để đầu tư nhân sự quản lý doanh nghiệp phải mất vài triệu đồng mỗi tháng, đối với phần mềm Cloudify mỗi tháng doanh nghiệp chỉ phải mất vài trăm nghìn.

Việc ghi chép thủ công, nhập liệu, tìm kiếm thông tin trên excel có mất nhiều thời gian của doanh nghiệp? Chắc hẳn là có và nó chiếm khá nhiều thời gian của nhân viên mỗi ngày. Khi sử dụng phần mềm quản lý công nợ Cloudify mọi dữ liệu điều lưu trữ trên phần mềm, chỉ cần vài thao tác cơ bản thông tin về sổ nợ khách hàng/nhà cung cấp sẽ xuất ra theo yêu cầu. Quá trình này chỉ mất vài giây. Đồng thời phần mềm tự động cập nhật công nợ của khách hàng khi có hoạt động mua bán, giao hàng mà không phải mất thời gian nhập thông tin. 

Ghi nhận tự động, tránh sai sót

Khi phát sinh bất kỳ đơn hàng mới, phần mềm quản lý công nợ Cloudify sẽ tự động cập nhật thông tin khách hàng và giá trị đơn hàng của khách hàng, khách đã trả bao nhiêu và số lượng còn nợ là bao nhiêu. Điều này cho phép doanh nghiệp theo dõi công nợ khách hàng chi tiết theo từng đơn đặt hàng, từng mặt hàng và thời gian nợ. 

Ghi nhận tự động, tránh sai sót

Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng

Phần mềm quản lý công nợ Cloudify được xây dựng dựa trên công nghệ điện toán đám mây vì thế tất cả dữ liệu được lưu trữ online và hoàn toàn bảo mật. Do đó doanh nghiệp không sợ mất thông tin hay dữ liệu. Ngoài ra, với các khoản nợ phần mềm tự động cập nhật sau khi bộ phận bán hàng lên đơn và bộ phận kho xuất kho hàng hóa. Công nợ đến hạn được thông báo tự động cho nhân viên để chủ động thu hồi kịp thời gian xoay vòng vốn của công ty. 

Với phần mềm Cloudify người dùng không phải đầu tư hệ thống máy chủ mà chỉ cần truy cập online trên tất cả thiết bị có kết nối internet như laptop, điện thoại, máy tính bảng. Khi đó, dù ở đâu chỉ cần một thao tác cơ bản, nhà quản lý có thể xem được thông tin tổng hợp nợ của khách hàng. Dữ liệu cũ trên excel cũng được Cloudify cập nhật và động bộ trên phần mềm để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi nợ cũ lần nợ mới. 

Quản lý công nợ bằng phần mềm Cloudify như thế nào?

Quản lý công nợ khách hàng 

Phần mềm Cloudify sẽ cho biết hiện tại có bao nhiêu khách hàng đang còn nợ, giá trị công nợ của mỗi khách hàng và tổng công nợ của công ty là bao nhiêu. Đồng thời phần mềm cũng ghi nhận các khoản nợ nào đến ngày thanh toán, các khoản nợ thêm và các khoản đã được thanh toán. Từ đó, nhân viên sẽ có kế hoạch nhắc nợ, thu hồi nợ kịp thời, đáp ứng duy trì dòng vốn ổn định. Khi có bất kỳ phát sinh nào liên quan đến công nợ như khách hàng thanh toán nợ cũ hay khác nợ thêm đơn hàng mới, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào tổng công nợ của từng khách hàng.

Quản lý công nợ khách hàng 

Quản lý theo nhân viên và khách hàng 

Quản lý theo nhân viên và khách hàng 

Để xem chi tiết công nợ của từng khách hàng, nhân viên chỉ cần nhấp vào tên khách hàng tương ứng. Tại đây, nhân viên xem được các kỳ nợ của khách hàng, thời gian nợ, các khoản nợ mới, thời gian đến kỳ thanh toán, mã hợp đồng, thời gian ghi nhận từng khoản nợ và chi tiết các sản phẩm trong đơn hàng.

Quản lý theo khách hàng 

Quản lý theo khách hàng 

Quản lý chi tiết theo từng khách hàng

Quản lý chi tiết theo từng khách hàng

Quản lý công nợ theo đơn đặt hàng

Quản lý công nợ theo đơn đặt hàng

Quản lý công nợ theo từng đơn hàng 

Quản lý công nợ theo từng đơn hàng 

Quản lý công nợ theo các khoản giảm trừ

Quản lý công nợ theo các khoản giảm trừ

Quản lý công nợ theo công trình

Quản lý công nợ theo công trình

Theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp

Bất kỳ phát sinh đơn nhập hàng nào từ nhà cung cấp phần mềm sẽ ghi lại và lập công nợ tương ứng với mỗi nhà cung cấp đó. Báo cáo công nợ nhà cung cấp sẽ ghi lại chi tiết thời gian nhập hàng, số lượng từng mặt hàng, đơn giá lúc nhập, người nhập, tổng số nợ, thời gian nợ và thời gian cần thanh toán. Tổng số tiền của đơn hàng, số tiền đã thanh toán, số nợ nhà cung cấp cũng được phần mềm cập nhật và lưu trữ. Trường hợp hàng lỗi phải trả lại phần mềm sẽ trừ đi số tiền tương ứng với số sản phẩm trả lại trên phần công nợ cần trả.

Theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp

Ngoài ra, phần mềm Cloudify cũng cho phép theo dõi công nợ chi tiết cần trả cho từng nhà cung cấp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể biết được số lượng sản phẩm mua của từng công ty, thời gian mua, số nợ cần trả, thời gian được nợ là bao lâu.

Theo dõi công nợ chi tiết từng nhà cung cấp

Theo dõi công nợ chi tiết từng nhà cung cấp

Theo dõi nợ dựa trên đơn đặt hàng của từng nhân viên

Theo dõi nợ dựa trên đơn đặt hàng của từng nhân viên 

Quản lý công nợ theo nhân viên

Không chỉ theo dõi được công nợ theo khách hàng, phần mềm còn giúp quản lý nợ theo nhân viên dựa trên số khách hàng nhân viên quản lý. Qua đó quản lý sẽ biết nhân viên nào có khách nợ nhiều, nhân viên nào khách nợ ít để có chiến lược kinh doanh tốt hơn. Đồng thời đưa ra các chương trình đào tạo, khuyến khích để nhân viên hạn chế tình trạng công nợ dồn nhiều gây ảnh hưởng đến dòng vốn. 

Quản lý công nợ theo nhân viên

Không chỉ cho biết công nợ tổng theo nhân viên, phần mềm còn cho biết chi tiết tất cả khách hàng và công nợ trong danh sách được mỗi nhân viên quản lý. Chức năng này còn thể hiện từng mặt hàng khách đã mua, đơn giá, số tiền đã thanh toán và số tiền còn nợ. Vì vậy khi nhân viên cần thông tin để báo khách hoặc nhắc nợ khách chỉ cần lên phần mềm truy xuất là có ngay. Việc này vừa đảm bảo dữ liệu được chính xác vừa an toàn, tránh tình trạng mất dữ liệu dẫn đến tranh cãi giữa các bên.

Đối với phần mềm quản lý công nợ của Cloudify việc bảo mật dữ liệu được đặt lên hàng đầu. Phần mềm được thiết lập chức năng phân quyền thông minh chính vì vậy không phải tất cả nhân viên đều có thể theo dõi công nợ trên phần mềm mà chỉ có chủ doanh nghiệp hoặc người được cấp quyền mới có thể xem. Chủ doanh nghiệp muốn thêm kế toán hay bất kỳ nhân viên nào để quản lý công nợ sẽ báo cho đội dịch vụ của Cloudify để bổ sung chức năng cho nhân viên được cấp quyền. 

Đối với nhân viên kinh doanh thị trường, các đơn hàng phát sinh liên quan đến công nợ sẽ ngay lập tức được thông báo đến cho kế toán/nhân viên quản lý. Ví dụ, nhân viên A đi thị trường và bán cho khách đơn hàng trị giá 10 triệu đồng, khách chuyển khoản trước 7 triệu và nợ 3 triệu. Sau khi nhân viên tạo đơn hàng trên phần mềm, dữ liệu nợ sẽ được báo cho kế toán/nhân viên quản lý. Nếu như cách quản lý truyền thống, nhân viên kinh doanh sẽ mang hợp đồng/giấy tờ về để kế toán tự nhập trên phần mềm thì khi sử dụng phần mềm Cloudify kế toán/nhân viên chỉ việc lên phần mềm xem thông tin mà không phải nhập liệu lại từ đầu. 

Thông báo công nợ phải thu khách hàng

Ngoài các chức năng trên, phần mềm Cloudify còn có chức năng thông báo, nhắc lịch thu hồi công nợ khách hàng để thu tiền kịp thời đáp ứng nhu cầu sử dụng vốn của doanh nghiệp.

Thông báo công nợ phải thu

Trên đây là những hướng dẫn cách quản lý công nợ thông qua phần mềm Cloudify. Nhờ phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng vốn được tốt hơn, đơn giản và an toàn. So với việc ghi chép thủ công hay quản lý trên nhiều phần mềm khác nhau việc quản lý trên hệ thống tích hợp nhiều chức năng như phần mềm Cloudify vừa tiết kiệm thời gian mà hiệu quả lại cao hơn. Việc quyết định bất kỳ khách hàng nào có được tiếp tục mua nợ hay không cũng nhanh hơn. Để được tư vấn chi tiết vui lòng liên hệ với Cloudify qua hotline 1900 866 695 hoặc website Cloudify.vn.

Xem thêm

Top 3 phần mềm ERP Việt Nam doanh nghiệp nên lựa chọn
Bán hàng D2C – Xu hướng mới của doanh nghiệp
Phần mềm quản lý nhân viên thị trường có những chức năng gì?
Phần mềm ERP – có nên áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?