Hình thức chuỗi cửa hàng chưa bao giờ là hết hot, tuy nhiên do đặc thù của hình thức này mà khó khăn người quản lý gặp phải cũng không hề ít. Ở bài viết này, Cloudify sẽ cùng bạn đọc tìm ra hướng giải quyết tối ưu cho những vấn đề mà chủ các chuỗi cửa hàng phải đau đầu.

Khó khăn cần phải đối mặt khi kinh doanh chuỗi cửa hàng

Quản lý một cửa hàng đã khó, khi mở rộng sang hệ thống chuỗi việc quản lý còn áp lực hơn nhiều. Các vấn đề, rắc rối doanh nghiệp gặp phải tác động trực tiếp đến từng cửa hàng, thương hiệu. Một số khó khăn doanh nghiệp phải đối mặt như :

Quản lý tài chính: Đây là một vấn đề thường gặp khi chủ sở hữu mở rộng quy mô. Tăng số lượng các cửa hàng tại nhiều nơi đồng nghĩa với việc nắm bắt được tình hình kinh doanh và các chỉ số tài chính sẽ trở nên khó khăn hơn. Vấn đề lãi lỗ, quản lý tài sản, đánh giá hiệu quả đầu tư luôn luôn khiến các nhà bán lẻ phải đau đầu để tìm hướng giải quyết.

Quản lý nhân sự: Tương tự với quản lý tài chính, khi quy mô phát triển cũng có nghĩa là chủ sở hữu phải thuê thêm lao động. Tuy nhiên, khoảng cách giữa các cửa hàng khiến việc giám sát nhân sự trở nên khó khăn, dẫn đến nhân viên làm sai các tiêu chí bán hàng của doanh nghiệp nhiều hơn.

Quản lý dữ liệu khách hàng: Phạm vi kinh doanh tăng sẽ thu hút thêm nhiều khách hàng hơn, đồng nghĩa với việc quản lý và hỗ trợ sẽ khó khăn hơn.

Quản lý chất lượng nguồn hàng: Kiểm tra một lượng lớn hàng hóa được nhập về các cửa hàng định kỳ rất tốn thời gian và cồng kềnh. Kiểm soát chất lượng nguồn hàng đầu vào không tốt sẽ dẫn đến chất lượng dịch vụ giảm rất nhiều.

Quản lý chuỗi cửa hàng là công việc không hề dễ dàng

Xem thêm: App quản lý đơn hàng – Giải pháp bán hàng di động cho doanh nghiệp

Bạn có thể quản lý chuỗi cửa hàng bằng cách nào?

Quản lý bằng sổ sách

Đây là phương pháp quản lý thường thấy tại các cửa hàng kinh doanh có quy mô vừa và nhỏ. Họ quản lý bằng cách ghi chép và tính toán trên giấy. Khi sử dụng phương pháp quản lý này, bạn cần phải ghi chép cẩn thận, tỉ mỉ để tránh những sai sót, thất thoát ngoài ý muốn.

Phương pháp này sẽ tốn rất ít chi phí để vận hành, tiện lợi và linh hoạt. Người dùng có thể tùy chỉnh nội dung trong sổ sách theo nhu cầu. Nhưng nếu cửa hàng muốn tra cứu số liệu, thông tin sẽ gặp rất nhiều khó khăn và tính bảo mật không cao.

Quản lý bằng Excel

Excel đang được nhiều cửa hàng sử dụng vì có giao diện đơn giản, dễ thao tác và hỗ trợ được trên nhiều thiết bị trong cùng hệ thống bảng biểu. Bạn có thể dễ dàng tạo mới và thêm các file quản lý theo từng nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên để làm được điều đó thì bạn cần phải có kiến thức Excel tổng hợp. Bên cạnh đó, Excel không có chức năng phân quyền nên file quản lý rất dễ bị chỉnh sửa và độ bảo mật của Excel cũng không cao, không thể liên kết được với bên thứ 3 để xử lý các giao dịch tức thời.

Quản lý bằng phần mềm offline

Các phần mềm offline cũng đang là một công cụ hữu ích cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của các cửa hàng. Phần mềm hỗ trợ rất nhiều những tiện ích như việc quản lý bán hàng, quản lý nhân viên, khách hàng…

Với phương pháp này bạn sẽ không phải phụ thuộc vào internet và có thể cập nhật các số liệu một cách chính xác. Tuy nhiên bạn cần phải có internet để cập nhật dữ liệu và phần mềm chỉ có ưu điểm trong một thời gian nhất định, tiềm ẩn nhiều rủi ro và khả năng bảo mật không cao.

Quản lý bằng phần mềm online

Nếu bạn muốn quản lý chuỗi cửa hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả thì phần mềm quản lý online chính là giải pháp dành cho bạn. Phần mềm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu tối đa những sai sót và thất thoát của cửa hàng.

Những lợi ích mà phần mềm online mang lại là rất lớn. Nó có thể khắc phục được mọi khuyết điểm của các cách quản lý trên. Có thể phân quyền sử dụng cho nhân sự theo vị trí và phòng ban. Bên cạnh đó, còn có thể liên kết với các trang thương mại điện tử đối tác vận chuyển, website… Tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là tốn nhiều chi phí vì vậy các cửa hàng nhỏ khó có thể áp dụng.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng có vai trò gì?

Hiện nay, việc điều hành chuỗi cửa hàng từ các phần mềm quản lý đang là xu hướng bởi nó không chỉ hữu ích mà còn giúp cho việc kinh doanh trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Áp dụng phần mềm vào quản lý chuỗi cửa hàng

Lợi ích mà phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng mang lại cho doanh nghiệp:

• Quản lý được nhiều cửa hàng cùng một lúc qua các thiết bị di động thông minh mà không nhất thiết phải đến tận nơi. Theo dõi được danh mục sản phẩm, sản lượng bán ra, lợi nhuận mang lại,….chỉ qua một vài  thao tác.
• Xây dựng chương trình ưu đãi, khuyến mãi dễ dàng bao gồm thông tin cụ thể của chương trình, theo từng hình thức như giảm giá hay tặng sản phẩm.
• Nắm bắt được số lượng khách hàng, xu hướng mua hàng, tần suất quay trở lại hoặc các phàn nàn, khiếu nại để nhanh chóng xử lý, nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Bao quát được toàn bộ nhân viên, nhìn được năng suất qua doanh số của nhân viên để có các chính sách khen thưởng hoặc đưa ra kế hoạch đào tạo kịp thời.
• Kiểm soát được kho hàng, thấy được mặt hàng nào tồn nhiều và cần tiêu thụ trước, mặt hàng nào nhu cầu cao để nhập thêm, giảm thiểu chi phí bảo quản, lưu trữ, tăng doanh thu và khách hàng tiềm năng.

Top những phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng dễ sử dụng hiện nay 

Trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm bán hàng theo chuỗi khác nhau. Trong bài viết này Cloudify giới thiệu đến bạn các nhà cung cấp phổ biến nhất hiện nay.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng Cloudify 

Khác với các phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng khác, Cloudify là hệ thống ERP có chức năng quản lý bán hàng. Điểm vượt trội của Cloudify là việc cung cấp cơ sở dữ liệu tức thời, xây dựng quy trình vận hành chuyên nghiệp và thiết lập báo cáo theo thời gian thực. Đây được xem là một trong những phần mềm hỗ trợ bán hàng tối ưu nhất hiện nay.

Các chức năng của Cloudify được ứng dụng trong việc quản lý chuỗi cửa hàng:

• Quản lý bán hàng trên PC và điện thoại.
• Quản lý kho theo vị trí, layout kho, hạn sử dụng… cảnh báo tồn kho tối thiểu.
• Quản lý hiệu suất bán hàng của từng cửa hàng, nhân viên kinh doanh.
• Tích hợp với các chức năng như quản lý nhân sự, kế toán, sản xuất…

Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng Cloudify POS

Khi sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng của Cloudify, bạn có thể kiểm soát được:

• Doanh số bán hàng của từng cửa hàng, nhân viên.
• Tổng hợp báo cáo kinh doanh, theo dõi bức tranh tài chính tổng quan của doanh nghiệp.
• Kiểm soát số lượng hàng hóa tồn kho ở từng kho theo thời gian thực.
• Đồng bộ dữ liệu và thông tin giữa các cửa hàng, chi nhánh.
• Theo dõi hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi trên thiết bị di động.
• Phân quyền và bảo mật thông tin kinh doanh theo từng bộ phận và nhân viên

Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet

KiotViet là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm bán hàng có lịch sử lâu đời tại Việt Nam. Tuy nhiên, để quản lý tổng quan thì KiotViet hầu như không đủ tính năng để sử dụng. 

Tính năng quản lý chuỗi của hàng của KiotViet:

• Quản lý hoạt động bán hàng.
• Quản lý nhân viên theo ca, nhân viên fulltime.
• Quản lý tồn kho sản phẩm.
• Tích hợp báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày, tháng, năm.

Lợi ích khi sử dụng KiotViet:

• Quản lý được hoạt động bán hàng và tình trạng tồn kho 
• Quản lý trực quan, tránh mất nhiều thời gian

KiotViet có bản dùng thử, bạn có thể đăng ký để trải nghiệm phần mềm. Sau đó, bạn sẽ phải trả phí theo gói như:

• Gói hỗ trợ: dành cho người mới kinh doanh, mô hình kinh doanh nhỏ. Chi phí 180.000VND/tháng.
• Gói chuyên nghiệp: dành cho mô hình kinh doanh chuyên nghiệp, nhiều cửa hàng. Chi phí 250.000VND/tháng, mỗi chi nhánh phải chi thêm 180.000VND/tháng.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng POS App

POS App là phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng được thiết kế sử dụng trên nhiều thiết bị. Post App được biết đến là app quản lý bán hàng dễ dàng sử dụng. Hiện nay, POS App được các doanh nghiệp F&B tin tưởng sử dụng rộng rãi. Lợi ích mà Post App mang lại cho doanh nghiệp:

• Quản lý hoạt động bán hàng, bán lẻ, bán sỉ.
• Tích hợp trên nhiều thiết bị.
• Quản lý được nhân viên theo chức vụ và quyền hạn.
• Kiểm soát hàng hóa tồn kho, tránh thất thoát

Phần mềm có bản dùng thử 14 ngày, tiện cho những ai muốn trải nghiệm. Bạn có thể lựa chọn giữa các gói dịch vụ sau để sử dụng:

• Gói cơ bản: 120.000VND/tháng
• Gói phổ biến: 170.000VND/tháng

Đọc ngay: So sánh top 4 phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả nhất hiện nay

Phần mềm quản lý bán hàng ERPViet

ERPViet là phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng với đầy đủ tính năng được xây dựng trên nền tảng Odoo. Nó là một thành phần của hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP khổng lồ, hỗ trợ quản lý nhiều hoạt động chức năng khác nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:

• Kiểm soát các hoạt động của một buổi bán hàng.
• Quản lý thông tin khách hàng
• Quản lý thông tin sản phẩm
• Báo cáo về các phiên bán hàng và dữ liệu doanh thu.

NowPOS – Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng

Phần mềm POS hiện được sử dụng để quản lý các chuỗi cửa hàng nhỏ. Phần mềm này bao gồm tất cả các tính năng cần thiết để chủ cửa hàng giám sát hoạt động của cửa hàng tốt hơn. Với tính năng xử lý công việc từ xa, bạn chỉ cần có laptop, hay thậm chí là điện thoại là có thể quản lý cửa hàng mọi lúc mọi nơi, đồng thời đảm bảo chất lượng công việc

Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm trong kinh doanh:

Hỗ trợ nâng cao hiệu suất bán hàng.

• Quản lý hàng tồn kho hỗ trợ trong việc giảm thất thoát nguyên vật liệu.
• Giảm chi phí nhân công quản lý.
• Kiểm tra và quản lý các đơn đặt hàng, doanh thu và sản phẩm bằng cách sử dụng các báo cáo.
• Quản lý nhân viên tại cửa hàng bán lẻ.

Phần mềm POS365: Quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả

Phần mềm quản lý bán hàng POS365 với nhiều tính năng ưu việt và lợi ích vượt trội hỗ trợ người dùng quản lý bán hàng nhanh chóng, tiết kiệm chi phí nhân công, thời gian mà vẫn đảm bảo doanh số.

Những tính năng của phần mềm:

• Theo dõi hàng tồn kho
• Duy trì sổ tiền mặt về doanh thu và chi phí
• Dịch vụ khách hàng
• Hỗ trợ gửi tin nhắn đến từng khách hàng, cũng như đưa ra chính sách giá ưu đãi cho từng nhóm khách hàng.
• Khả năng báo cáo mạnh mẽ.
• Dễ dàng quản lý hàng tồn kho, hàng hóa, công nợ.

Phần mềm quản lý bán hàng Vsoft

Đây là một phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng miễn phí, được thiết kế để hỗ trợ cho các doanh nghiệp kinh doanh vừa và nhỏ. Vsoft có toàn bộ những chức năng quản lý, bao gồm thu chi của cửa hàng, quá trình bán hàng, …

Một vài tính năng có thể kể đến của Vsoft như:

• Thông tin được cập nhật nhanh chóng theo thời gian thực
• Quản lý nhân sự, theo dõi quá trình làm việc của nhân viên dễ dàng

6 yếu tố giúp bạn quản lý chuỗi cửa hàng tốt hơn

Chuẩn hóa quy trình vận hành

Bạn cần phải đảm bảo tất cả cửa hàng đều được vận hành trơn tru. Việc chuẩn hóa quy trình vận hành cần được thực hiện ngay từ khi mở chuỗi cửa hàng. Tất cả quy trình phải được đồng nhất từ thời gian làm việc, quy trình phục vụ khách hàng, chính sách đổi trả, giảm giá…

Tăng sự kết nối giữa các chi nhánh

Việc kết nối các chi nhánh với nhau sẽ giúp các nhà quản lý trực tiếp có thể học hỏi, trao đổi kinh nghiệm. Từ đó đưa ra các giải pháp kinh doanh hiệu quả nhất. Hiện nay, việc kết nối giữa các chi nhánh đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều nhờ việc ứng dụng các phần mềm khoa học công nghệ.

Lưu trữ dữ liệu trên cùng nền tảng

Việc lưu trữ thông tin dữ liệu của khách hàng trên nhiều nền tảng khác nhau có thể dẫn đến tình trạng không kiểm soát được cụ thể và dữ liệu dễ bị đánh cắp. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý để lưu trữ dữ liệu trên cùng một nền tảng. Từ đó có thể hạn chế tối đa việc sai sót thông tin và giảm thiểu khả năng bị đánh cắp dữ liệu.

Tổ chức các khóa đào tạo nhân sự

Sau khi tuyển dụng, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo thường niên để nâng cao năng lực chuyên môn của nhân viên. Đặc biệt là những nhân viên thường xuyên tiếp xúc với khách hàng.

Tự động hóa quản lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho nếu được quản lý trên cùng một nền tảng sẽ giúp bảo vệ nguồn vốn cho cửa hàng. Một phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp bạn biết được chính xác số lượng hàng tồn kho của cửa hàng tại thời điểm thực tế. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng phân phối các nguồn hàng tới chi nhánh một cách hợp lý nhất.

Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý kho hàng Cloudify

Thường xuyên đánh giá hiệu quả của cửa hàng

Doanh nghiệp cần phải thường xuyên theo dõi những đánh giá, phản hồi của khách hàng qua các nền tảng mạng xã hội, kênh thương mại điện tử, website… Để có được cái nhìn chính xác nhất về tình hình kinh doanh của cửa hàng và từ đó đưa ra các hướng khắc phục và phát triển.

Lời kết

Việt Nam đang trên đà phát triển, hình thức kinh doanh chuỗi cửa hàng cũng ngày càng phổ biến hơn. Nắm bắt được tình hình đó, Cloudify – phần mềm quản lý bán hàng tự tin sẽ giúp các chủ sở hữu giải được các bài toán khó mà doanh nghiệp của mình gặp phải. Liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí.

Tham khảo: 

App quản lý đơn hàng – Giải pháp bán hàng di động cho doanh nghiệp
Quản lý bán hàng thường gặp phải những bất cập gì?
Cửa hàng bán lẻ có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng?