Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp gặp không ít các sự cố vì hàng hóa, dịch vụ mà mình cung cấp bị hư hỏng. Do vậy, công đoạn bảo hành được tung ra nhằm sửa chữa kịp thời những lỗi này, đồng thời níu kéo khách hàng ở lại. Thế nhưng, một câu hỏi lớn được đặt ra ở đây là quản lý bảo hành như thế nào và liệu có công cụ, phần mềm nào tối ưu tính hiệu quả của công việc hay không? Dưới đây là câu trả lời chi tiết nhất.

Các cách thực hiện quản lý bảo hành

Phương pháp truyền thống

Trong thực tế, phân đoạn quản lý bảo hành đã có từ lâu. Một trong những cách cơ bản là sử dụng phương pháp excel truyền thống. Nhìn chung, tính ứng dụng của excel vẫn đáp ứng được đầy đủ những yêu cầu cơ bản của một quy trình này, như:

• Theo dõi chi tiết lịch sử giao dịch với khách hàng. Bao gồm cả ngày tháng, dịch vụ sử dụng, số tiền chi tiêu…
• Tính năng lọc nhanh theo số điện thoại, mã, họ tên khách hàng…
• Tạo phiếu bảo hành cho từng khách hàng, từng khoảng thời gian…

Tuy nhiên, với việc phát triển của công nghệ cùng việc gia tăng dữ liệu không ngừng nghỉ, bảng kê excel ngày càng không còn phù hợp trên thị trường. Hơn thế nữa, vì những thông tin được nhập thủ công nên rất dễ xảy ra sai sót, đó là còn chưa kể đến những bất cập khác như lỗi khi chia sẻ file, máy tính hỏng… Và đây chính là lúc bạn cần đến phần mềm quản lý bảo hành phù hợp cho quy mô, hoạt động của công ty.

Sử dụng phần mềm

Với việc sở hữu một phần mềm chuyên nghiệp, doanh nghiệp dường như có thể giải mọi bài toán liên quan đến quá trình bảo hành của mình. Từ đó tối ưu được chi phí, tính hiệu quả công việc, đặc biệt là dịch vụ chăm sóc khách hàng hoàn thiện tối đa nhất. Những lợi ích khi có một phần mềm quản lý bảo hành bao gồm:

• Kiểm soát chặt chẽ quy trình

  Mọi thông tin giao dịch đều được cập nhật kịp thời và được kiểm soát chi tiết, khoa học thông qua dữ liệu có trên phần mềm. Từ đây, người quản lý vừa có thể theo dõi tình trạng của mỗi khách hàng, vừa kiểm soát tiến trình hoạt động của bộ phận liên quan. Còn nhân viên thực thi lại dễ dàng nắm bắt các công việc, cũng như chủ động đưa ra kế hoạch cụ thể và chính xác nhất.

• Kết nối khách hàng nhanh chóng

  Tính năng hẹn lịch và tự động gửi thông báo về thời hạn bảo hành, lịch hẹn… có đóng góp không nhỏ trong việc chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, vì có sự liên kết dữ liệu giữa các phòng ban nên quá trình từ khi tiếp nhận thông tin cho đến sửa chữa diễn ra nhanh chóng hơn. Nhờ vậy, mức độ hài lòng của khách hàng về dịch vụ của doanh nghiệp cũng được cải thiện đáng kể.

• Nâng cao hiệu quả kinh doanh

  Một phần mềm chuyên nghiệp, hiện đại sẽ bao gồm các báo cáo từ tổng quan cho đến chi tiết. Dựa vào đây, quản lý sẽ kịp thời đưa ra những giải pháp nhằm thúc đẩy mọi hoạt động sao cho lợi nhuận đạt được như kỳ vọng ban đầu.

• Tiết kiệm thời gian vận hành

  Bên cạnh giảm thiểu chi phí thì thời gian cũng được tiết kiệm đáng kể nếu có phần mềm hỗ trợ. Ít nhất là công đoạn tra cứu thông tin đã được rút gọn bằng một vài thao tác đơn giản.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi quản lý bảo hành bằng phần mềm?

Có rất nhiều yếu tố tác động đến tính hiệu quả khi doanh nghiệp quản lý bảo hành bằng phần mềm. Song nếu để ý và làm tốt các công việc sau thì công tác này sẽ tối ưu hơn rất nhiều:

Mọi nhân viên cần phải biết chi tiết sản phẩm

Không dừng lại ở bộ phận bán hàng, để quản lý bảo hành diễn ra “đúng” ngay từ đầu thì toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp cần phải biết về sản phẩm. Đương nhiên, công việc này yêu cầu có sự qua lại giữa các phòng ban. Điều này có nghĩa rằng, những thông tin về sản phẩm, công việc phải được cập nhật đầy đủ trên hệ thống sao cho các bộ phận có thể check chéo với nhau.

Nâng cao chuyên môn cho bộ phận tư vấn giải pháp

Có thể nói, công việc tư vấn và giải đáp là đầu mối quan trọng trong việc kết nối với khách hàng. Khi xảy ra vấn đề thì bộ phận này sẽ giúp quản lý đưa ra những giải pháp phù hợp, nhất là khi có tình huống khẩn cấp. Bên cạnh đó, nếu biết cách tận dụng thì nhân viên ở đây sẽ giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm. Tuy nhiên, để nhân viên kịp thời “bắt bệnh” cho từng trường hợp thì phần mềm phải đảm bảo được khả năng truyền dữ liệu vừa đúng, đủ mà còn nhanh.

Không ngừng chăm sóc sau bán hàng

Cho dù sở hữu hàng loạt các tính năng nổi bật nhưng chắc chắn phần mềm không thể thay thế toàn bộ công việc của con người. Ít nhất là trong việc nắm bắt cảm xúc của khách hàng. Như vậy, để giữ chân khách hàng ở lại thì giai đoạn hậu bán hàng đóng vai trò quan trọng. Doanh nghiệp cần đảm bảo chính sách hậu đãi cùng đội ngũ nhân viên luôn ở trạng thái tốt nhất.

Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến việc quản lý bảo hành bằng phần mềm. Đừng quên truy cập trang tin tức của Cloudify thường xuyên để cập nhật những thông tin, giải pháp phù hợp với doanh nghiệp.