Kiểm soát tồn kho là hoạt động cần thiết cần có trong mỗi doanh nghiệp sản xuất, thương mại. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa có quy trình kiểm kho hiệu quả, chính xác. Việc thiết lập quy trình cũng như quản lý, giám sát hàng tồn kho mất nhiều thời gian, công sức, chi phí. Vì vậy doanh nghiệp phải tìm được các giải pháp mới như phần mềm kiểm soát tồn kho để đơn giản hóa quy trình quản lý. Cùng Cloudify tìm hiểu thêm về giải pháp này trong bài viết dưới đây.

Một số kinh nghiệm kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả

Kiểm soát tồn kho gồm nhiều quy trình, phương pháp khác nhau. Mỗi phương pháp sẽ có những ưu và nhược điểm riêng. Tùy thuộc vào quy mô, cách thức vận hành mà doanh nghiệp sẽ chọn giải pháp phù hợp. Dưới đây là một số kinh nghiệm để kiểm soát tồn kho hiệu quả:

Xây dựng không gian nhà kho 

Xây dựng nhà kho và cách bố trí kho hàng chính là chìa khóa giúp cho việc kiểm soát tồn kho diễn ra nhanh, chính xác. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, số lượng hàng hóa ít, việc kiểm tra hàng hóa rất đơn giản. Tuy nhiên, với doanh nghiệp quy mô lớn, hàng hóa nhiều cần phải xây dựng nhà kho rộng, có quy trình và sơ đồ rõ ràng. Việc này giúp cho hàng hóa được bảo quản tốt và dễ dàng tìm kiếm. Ngoài ra, hàng hóa phải để theo khu vực, đánh số hoặc ký hiệu trên từng kệ và có bản hướng dẫn đến từng khu vực. Nhờ đó việc kiểm soát sẽ đỡ mất thời gian. 

Quản lý chặt chẽ quy trình xuất, nhập và kiểm soát hàng tồn

Theo dõi chặt chẽ hoạt động xuất, nhập, tồn kho giúp cho việc kiểm soát tồn kho chính xác hơn. Việc kiểm kê kho giúp doanh nghiệp ghi nhận số lượng tồn kho thực tế so với số trên sổ sách, hệ thống. Qua đó, việc kiểm soát tồn kho đảm bảo được tính chính xác cao nhất, không mất thời thời gian để đối chiếu số liệu. Ngoài ra, việc kiểm soát tồn kho như thế này sẽ đảm bảo hàng hóa được theo dõi nghiêm ngặt, kịp thời phát hiện sản phẩm không đảm bảo chất lượng cũng như có kế hoạch đặt hàng hợp lý.

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho nhập xuất tồn mang lại lợi ích gì?

Bí quyết kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả

Kiểm soát tồn kho ngẫu nhiên

Để theo dõi được hàng tồn kho một cách hiệu quả và đánh giá đúng hoạt động của các nhân viên kho thì việc kiểm kho ngẫu nhiên là một phương pháp nên được cân nhắc. Việc kiểm kho ngẫu nhiên sẽ giúp doanh nghiệp xác định được nhà kho có đang hoạt động tốt hay không? Cách bảo quản hàng hóa trong kho có đảm bảo được chất lượng, sản phẩm nào bị hư hỏng, quá hạn hay thất lạc cũng sẽ được cập nhật thông tin và xử lý. 

Sử dụng phần mềm kiểm soát tồn kho cho doanh nghiệp

Phần mềm kiểm soát tồn kho là phần mềm chuyên giúp doanh nghiệp kiểm kê, theo dõi hàng tồn kho trên hệ thống. Các hoạt động xuất, nhập, tồn kho được thao tác trên phần mềm giúp tiết kiệm được chi phí và thời gian quản lý. 

Theo dõi số lượng hàng tồn kho tức thời

Khi nhân viên hay quản lý muốn biết số lượng hàng hóa còn tồn trong kho, phần mềm sẽ cho biết thông tin chính xác từng loại mặt hàng ngay tại thời điểm muốn truy xuất thông tin. Ngoài ra, dữ liệu được kế thừa từ các hoạt động khác và cập nhật nhanh chóng lượng hàng tồn kho thực tế. Cụ thể, khi phát sinh các giao dịch nhập kho hay xuất kho, số lượng hàng tồn kho sẽ được cộng vào hay trừ đi để trả lại kết quả cuối cùng. Việc này vừa tiết kiệm thời gian nhập liệu nhiều lần vừa đảm bảo độ chính xác cao nhất. 

Kiểm soát tồn kho theo từng điểm bán

Với những doanh nghiệp có nhiều cửa hàng hay nhiều kho, kiểm kê theo cách truyền thống vừa mất nhiều thời gian, chi phí, nguồn lực. Phần mềm sẽ cho phép quản lý toàn bộ dữ liệu của các cửa hàng riêng lẻ trên cùng một hệ thống. Từ đó, doanh nghiệp chủ động luân chuyển hàng hóa giữa các kho/điểm bán.

Xem ngay: Phần mềm quản lý, kiểm soát tồn kho Cloudify

Phần mềm kiểm soát tồn kho

Cảnh báo hàng tồn kho tối thiểu, tối đa

Cảnh báo tồn kho là chức năng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có để quản lý và kiểm soát tồn kho. Nhà quản lý sẽ ấn định số lượng hàng tồn kho tối thiểu, tối đa cho từng mặt hàng cụ thể. Trong quá trình hoạt động hệ thống sẽ gửi các thông báo khi hàng hóa vượt các giới hạn này. Nhờ đó, doanh nghiệp chủ động nhập thêm hàng hóa hay có kế hoạch đẩy đi số lượng hàng tồn kho quá mức. 

Phần mềm kiểm soát tồn kho Cloudify

Một trong những nhà cung cấp phần mềm kiểm soát tồn kho uy tín hiện nay chính là Cloudify. Được xây dựng trên nền tảng đám mây, phần mềm được sử dụng online trên tất cả thiết bị di động. Phần mềm kiểm soát tồn kho Cloudify đầy đủ các chức năng như ghi nhận thông tin hàng hóa, số lượng, phân loại hàng hóa theo lô, theo sản phẩm,… Phần mềm cho phép quản lý tất cả hàng hóa của nhiều kho hàng, cửa hàng, lệnh xuất nhập kho cũng như hoạt động chuyển kho nội bộ. Đặc biệt, tính năng cảnh báo tồn kho được thông báo trực tiếp trên app, qua email để nhân viên kho nắm được tình hình hàng hóa trong kho. 

Kiểm soát tồn kho là hoạt động quan trọng trong tất cả doanh nghiệp. Kho hàng được quản lý chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Dựa vào nguồn dữ liệu trên phần mềm, quản lý sẽ có được chiến lược tối ưu hàng tồn kho. Để lựa chọn phần mềm kiểm soát tồn kho được tin dùng nhiều nhất hiện nay, vui lòng liên hệ tư vấn qua website Cloudify.vn hoặc hotline 1900 866 695.

Xem thêm

Top các phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay cho doanh nghiệp
Cloud ERP – Phần mềm quản lý hiệu quả dành cho doanh nghiệp
Vì sao phần mềm quản lý doanh nghiệp sản xuất lại quan trọng?
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý sản xuất cho doanh nghiệp