Phần mềm ERP hiện nay đã không còn xa lạ với người dùng nữa. Nó là một trong những giải pháp tổng thể vô cùng hữu ích. Đối với nhà quản trị, hệ thống ERP chính là một công cụ hỗ trợ đắc lực nhất, giúp giải quyết vô số các khó khăn.Thế nhưng hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình sử dụng phần mềm. Nguyên nhân một phần là bởi sự thiếu sót trước khi triển khai phần mềm. Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để sử dụng phần mềm ERP. Cloudify sẽ cùng doanh nghiệp tìm hiểu kỹ hơn về chủ đề này trong bài viết dưới đây.

Định nghĩa phần mềm ERP

ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning nghĩa là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, chi tiết bao gồm:

Enterprise: Doanh nghiệp – chủ thể sử dụng hệ thống ERP

Resource: Nguồn lực, tài nguyên – bao gồm con người, tài sản của doanh nghiệp gồm cả tài sản tạo ra hàng ngày

Planning: Chiến lược, hoạch định – công việc, tương tác hàng ngày của các mối quan hệ trong doanh nghiệp

Như vậy, có thể hiểu phần mềm ERP là một hệ thống các ứng dụng được doanh nghiệp chọn triển khai nhằm mục đích số hóa, tối ưu dữ liệu, đơn giản hóa các quy trình thủ công, hỗ trợ quản lý và làm việc dựa trên cơ sở tài nguyên công ty.

Phần mềm ERP hiện nay có những loại nào?

Nhận thức được công dụng và tầm quan trọng của hệ thống ERP, rất nhiều doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng. Đây cũng là lúc trên thị trường xuất hiện hàng loạt những phần mềm trong – ngoài nước.

• Phần mềm ERP nước ngoài

Các phần mềm ERP nước ngoài nổi tiếng có thể kể đến như: SAP, Oracle,….Những phần mềm nước ngoài hầu như đều có bề dày kinh nghiệm cũng như thời gian hoạt động lâu dài. Các chức năng và ưu điểm của phần mềm nước ngoài thường nổi trội hơn, chuẩn hóa hơn đòi hỏi doanh nghiệp phải nghiêm túc và thích nghi tốt.

Nhược điểm của các phần mềm nước ngoài đó là chi phí cao, không phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thêm vào đó, vì là phần mềm của nước ngoài nên các nghiệp vụ của chúng đều theo tiêu chuẩn quốc tế. Dù có muốn, doanh nghiệp cũng không thể chỉnh sửa hệ thống.

• Phần mềm ERP Việt Nam

Những năm gần đây, thị trường Việt Nam trở nên sôi động hơn bởi sự có mặt của rất nhiều nhà cung cấp mới. Bên cạnh những phần mềm ERP không rõ nguồn gốc, thiếu sót chức năng thì còn rất nhiều các đơn vị phân phối lớn, uy tín, đảm bảo cung cấp các phần mềm hỗ trợ tổng thể. 

Với mức giá phải chăng, dễ gặp mặt để tư vấn, triển khai, các phần mềm trong nước đang dần được ưa chuộng nhiều hơn.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì trước khi ứng dụng phần mềm ERP?

Có rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình sử dụng phần mềm. Nguyên nhân có thể do quy trình đào tạo chưa tốt, hoặc do các phần mềm khó sử dụng,…Do đó, trước khi quyết định đầu tư cho một phần mềm quản lý, nhà quản trị nên cân nhắc, đánh giá và chuẩn bị thật kỹ để hạn chế các rắc rối sau này.

Để ứng dụng ERP cho hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Đây là bước đầu giúp doanh nghiệp xem xét nhu cầu dựa vào toàn bộ nguồn lực của công ty. Nếu doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ, phạm vi hoạt động hẹp, áp dụng phần mềm có thể sẽ gây lãng phí. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, lượng khách hàng, nhân viên, sản phẩm,…..vừa phải thì nên bắt đầu đi vào quy trình quản lý số hóa bằng phần mềm.

Ngoài ra, hãy xác định rõ doanh nghiệp cần hoặc không cần những nghiệp vụ gì bằng cách làm việc trực tiếp với nhân viên. Việc bớt đi các nghiệp vụ không cần thiết sẽ giúp giảm bớt chi phí triển khai phần mềm.

• Tìm hiểu và lựa chọn một nhà cung cấp

Hợp tác với một đơn vị uy tín cũng quyết định đến hiệu quả sử dụng phần mềm. Hãy chắc chắn rằng đối tác của doanh nghiệp luôn hỗ trợ, đồng hành mọi lúc, mọi nơi và đặt lợi ích của doanh nghiệp lên đầu. 

Một cách để tìm hiểu mức độ uy tín của nhà cung cấp đó là tìm hiểu về tiềm lực và các dự án họ đã thực hiện.

• Triển khai ERP

Trong triển khai ERP, phần lớn quy trình sẽ là tư vấn, còn lại là lập trình và điều chỉnh theo yêu cầu doanh nghiệp.Do đó, trước khi triển khai, doanh nghiệp cần hỏi cho kỹ các thông tin như chức năng, chi phí như: phí phát sinh, phí đào tạo….. để tranh gặp các rắc rối về sau.

Qua những thông tin về phần mềm ERP, chúng tôi hy vọng các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về một hệ thống ERP nhằm đưa ra lựa chọn đúng đắn. Liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn và trải nghiệm hoàn toàn miễn phí.

Tham khảo:

Phần mềm ERP phổ biến nhất 2020 dành cho doanh nghiệp

Ưu, nhược điểm của giải pháp ERP đối với doanh nghiệp