Quản lý kho là một phần thiết yếu của doanh nghiệp vì kho hàng giữa vai trò quan trọng đến quy trình vận hành của cả hệ thống. Doanh nghiệp có thể theo dõi hàng tồn kho bằng phương pháp ghi chép hay sử dụng excel. Tuy nhiên, việc này mất nhiều thời gian và tính chính xác không cao. Chính vì vậy, khi công nghệ phát triển, mã vạch được tạo ra và trở thành phương pháp quản lý kho được sử dụng phổ biến. 

Về lâu dài, mã vạch giúp hệ thống kho được kiểm soát chặt chẽ và chính xác. Vì thế, đã đến lúc bạn sử dụng nó trong việc kiểm soát hàng tồn kho để tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm tải công việc không cần thiết. Cùng Cloudify tìm hiểu hơn về mã vạch trong bài viết dưới đây!

Mã vạch là gì?

Mã vạch là hình ảnh thể hiện thông tin trên các dạng nhìn thấy được in trên sản phẩm, hàng hóa,… Mã vạch còn được xem như một công vụ thu thập, nhận diện thông tin một cách tự động.

Mã vạch là gì?

Mã vạch là hình ảnh được thể hiện dưới dạng sự kết hợp của các thanh màu đen và khoảng trắng. Các kết hợp này đại diện cho dữ liệu sau đó chuyển tiếp thông tin đến máy tính hoặc nguồn di động khi được quét. Mã vạch có thể bao gồm số, chữ cái và ký tự như một phương tiện để nhận dạng thêm.

Đã đến lúc kiểm soát hàng tồn kho của bạn và tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công việc không cần thiết với hệ thống kiểm kê mã vạch.

Xem thêm: Cách phân biệt Barcode và QR Code đơn giản nhất hiện nay

Tại sao nên sử dụng mã vạch trong quản lý kho?

Ngày xưa, doanh nghiệp thường quản lý hàng hóa trong kho thông qua sổ sách. Tuy nhiên, việc này vừa mất thời gian lại gặp nhiều rủi ro. Trong trường hợp mất sổ hay sổ bị hư hỏng, doanh nghiệp mất hoàn toàn dữ liệu liên quan đến kho hàng. Sau đó, doanh nghiệp bắt đầu sử dụng excel để quản lý nhưng cũng không có nhiều thay đổi vì excel cũng mất nhiều thời gian để truy xuất thông tin. Việc nhập liệu trên excel vừa mất thời gian nhưng cũng không chuẩn xác. Hiện nay, quét mã vạch được sử dụng phổ biến, đây được xem là giải pháp quản lý kho hiệu quả nhất cho đến bây giờ.

Kiểm kê hàng hóa chính xác hơn 

Ngày nay, mã vạch được sử dụng cho hầu hết các lĩnh vực và sản phẩm. Việc quản lý hàng hóa trong kho thông qua mã vạch sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin chính xác và nhanh chóng. Chỉ với một thao tác đơn giản các thông tin liên quan đến hàng hóa đó trong kho sẽ được hiển thị. Các thông tin đó bao gồm số lượng sản phẩm theo màu, kích thước, số lượng chi tiết trong từng kho, đơn vị vận chuyển, số lô, thời gian và ngày sản xuất, vị trí sản xuất, vị trí kho hàng cụ thể,… Nhờ đó, hệ thống sẽ cho phép đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế và số trên hệ thống để chỉ ra chênh lệch để kịp thời xử lý. 

Kiểm kho bằng quét mã vạch

Quản lý kho nhanh chóng, tiết kiệm thời gian

Quản lý kho nhờ mã vạch là giải pháp giúp nhân viên kho nhanh chóng truy xuất được thông tin sản phẩm nhanh chóng. Ví dụ để kiểm tra sản phẩm balo còn bao nhiêu trong kho/cửa hàng khác trên cùng hệ thống hay vị trí của sản phẩm trong kho nhân viên chỉ cần quét mã, thông tin sẽ tự động trả về. Ngoài ra, công nghệ mã vạch còn giúp nhân viên kho tiết kiệm thời gian tìm kiếm, kiểm kê hàng hóa trong quá trình xuất nhập kho. Bạn không cần phải theo dõi hàng hóa thường xuyên mà hệ thống sẽ tự động cập nhật và thể hiện sau khi quét mã vạch sản phẩm.

Đồng thời, nhờ áp dụng công nghệ mã vạch hiện đại doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nguồn lực cũng như các khoản chi phí liên quan đến việc kiểm kê kho truyền thống.

Quản lý chuỗi cung ứng

Công nghệ quét mã vạch không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm kê được hàng hóa mà còn chủ động được nguồn hàng trong kho. Nhà quản lý hay nhân viên không phải mất quá nhiều thời gian để kiểm tra và đặt hàng. Theo đó, phần mềm cho biết số lượng từng mặt hàng còn lại trong kho, hàng nào còn nhiều, hàng nào sắp hết để có kế hoạch triển khai phù hợp. Từ đó, doanh nghiệp chủ động được nguồn vốn cũng như đáp ứng kịp thời nhu cầu của  khách hàng.

Quy trình quản lý kho theo mã vạch 

Tạo và quản lý kho bằng mã vạch sẽ giúp nhân viên kho theo dõi được sản phẩm trong bất kỳ giai đoạn, trường hợp hay khoảng thời gian nào. 

Quy trình nhập kho

Đối với doanh nghiệp sản xuất, sau khi hàng hóa sản xuất xong sẽ được dán mã và đến bước nhập kho. Riêng đối với các doanh nghiệp thương mại, hàng hóa sẽ có sẵn mã vạch từ nhà cung cấp mà không phải tạo lại mã mới. Nhân viên dùng máy để đọc mã vạch trên sản phẩm/lô hàng. Thông tin này sẽ tự động cập nhật trên hệ thống để tạo phiếu nhập kho với các dữ liệu như người nhập, ngày nhập, số lượng, hạn sử dụng,… Các quá trình sau đó sản phẩm được theo dõi và kiểm kê dựa trên mã vạch riêng.          

Quản lý xuất nhập tồn nhờ mã vạch                                                                                                                                                                                                           

Tham khảo thêm: Quản lý kho hiệu quả bằng phần mềm quản lý kho

Quy trình xuất kho 

Tương tự như quy trình nhập kho, xuất kho cũng sẽ được thao tác dựa trên quét mã vạch. Khi muốn xuất đi một lô hàng, nhân viên kho chỉ việc dùng máy quét để tạo đơn hàng xuất. Thay vì như trước đây nhân viên phải mất thời gian kiểm tra từng sản phẩm, lô hàng khác nhau mất nhiều thời gian. Khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng…đều được ghi nhận vào hệ thống. Vì vậy doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hàng hóa hơn. 

Quy trình kiểm kê kho 

Kiểm kê kho có lẽ là nỗi “ám ảnh” của tất cả nhân viên kho vì mất nhiều thời gian và công sức. Để hạn chế tình trạng sai sót, hỏng hóc trong quá trình vận chuyển, bảo quản, nhân viên kho cần thực hiện công tác kiểm tra trực tiếp.  Dùng máy quét mã vạch đọc tất cả các lô hàng có trong kho và kết nối với dữ liệu trên máy tính. Sau đó đối chiếu số lượng, thông tin xuất – nhập của mỗi đợt, xem lượng hàng còn lại có trùng khớp với nhau hay không. Nếu có sự thay đổi, nhanh chóng điều chỉnh thông tin, tìm ra nguyên nhân thiếu hụt/hư hỏng và báo cáo cấp trên để có hướng xử lý phù hợp.

Chức năng quét mã vạch trong quản lý kho hàng của Cloudify 

Phần mềm quản lý Cloudify đã tích hợp chức năng quét mã vạch để hỗ trợ quá trình xuất nhập kho. Đặc biệt, chức năng này của Cloudify có thể sử dụng ngay trên thiết bị di động mà không phải đầu tư máy quét chuyên dụng. Giải pháp này vừa giúp doanh nghiệp được thời gian vừa tiết kiệm chi phí triển khai mà hiệu quả sử dụng vẫn đảm bảo ở mức cao nhất.

Nếu bạn đang quan tâm đến một phần mềm quản lý tích hợp sẵn chức năng quét mã vạch trên thiết bị di động thì Cloudify chính là nhà cung cấp bạn có thể tham khảo. Để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết, vui lòng liên hệ qua website Cloudify.vn hoặc hotline 1900 866 695

Xem thêm

Lợi ích khi áp dụng phương pháp quản trị doanh nghiệp trên mobile
Phương pháp quản lý kho vật tư, máy móc cho doanh nghiệp
Điều hành doanh nghiệp qua smartphone nhờ ứng dụng mobile ERP
Quản lý định mức nguyên vật liệu bằng phần mềm liệu có phù hợp?