Làm thế nào để quản lý kho hàng một cách hiệu quả luôn là bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt đối với các cơ sở kinh doanh quy mô vừa hoặc nhỏ, nếu việc quản lý không tốt sẽ dễ dàng dẫn đến các tình trạng thâm hụt vốn. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý kho cho doanh nghiệp của mình, thì bài viết ngay sau đây sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn nhờ phần mềm quản lý kho hàng.
Đầu tiên chúng ta cùng tìm hiểu xem quản lý kho hàng là gì nhé!
Nội dung bài viết
Quản lý kho hàng là gì?
Kho hàng là nơi chứa các sản phẩm dự trữ, đóng gói và chuẩn bị được vận chuyển. Đây là nơi quản lý cả nguồn hàng được nhập và xuất kho.
Quản lý kho hàng là việc kiểm soát và tối ưu hóa hoạt động của kho hàng. Từ khi hàng hóa được nhập vào kho cho đến khi các sản phẩm được chuyển đi, bán hoặc tiêu thụ. Bao gồm các quy trình như tiếp nhận, tổ chức và sắp xếp không gian nhà kho. Lên lịch xuất nhập hàng hóa, quản lý hàng tồn kho và đóng gói, vận chuyển các đơn đã đặt hàng.
Tại sao việc quản lý kho hàng lại quan trọng?
Đối với các doanh nghiệp chuyên sản xuất, mua bán hàng hóa, việc quản lý kho hàng là vô cùng quan trọng. Không chỉ riêng với các doanh nghiệp, hay các cơ sở kinh doanh nhỏ, mà còn quan trọng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn. Bởi lẽ, khi không quản lý tốt kho hàng sẽ dẫn đến tình trạng bỏ sót hàng hóa, tồn kho vượt mức cần thiết. Việc tồn kho quá nhiều do không kiểm soát kỹ lưỡng sẽ dẫn đến tình trạng thua lỗ cho doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh.
Hơn hết, khách hàng luôn là tiền đề cho sự phát triển trong kinh doanh. Nếu không quản lý tốt kho hàng, doanh nghiệp dễ lâm vào tình trạng tồn kho hoặc không có hàng cung cấp. Điều này đồng nghĩa với việc khó có được lòng tin từ khách hàng.
Chính vì vậy, việc quản lý kho hàng là vô cùng quan trọng. Nếu muốn phát triển doanh nghiệp hay cơ sở kinh doanh, thì đầu tiên phải tìm cách quản lý kho hàng tốt nhất.
Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp
Công việc quản lý kho hàng là làm gì
Đối với 1 người làm quản lý kho hàng cần phải đảm bảo được mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra và vận hành kho hàng một cách trơn tru. Có thể kể ra một vài công việc cụ thể như:
Giám sát các hoạt động tiếp nhận, nhập kho và phân phối hàng hóa
Hỗ trợ giao hàng khi có yêu cầu.
Liên lạc với khách hàng, nhà cung cấp và công ty vận tải về việc vận chuyển và giao, nhận hàng hóa
Quản lý hàng tồn kho ở mức vừa phải, lên kế hoạch để xử lý hàng tồn kho. Không để nó vượt quá mức cho phép
Sử dụng các hệ thống máy tính và tự động hóa để quản lý, sắp xếp hàng hóa trong kho
Kiểm tra và báo cáo hàng tồn kho để đưa ra các đề xuất về những mặt hàng cần đặt hàng bổ sung hay cắt giảm bớt.
Liên lạc với các bộ phận khác để đảm bảo sản phẩm được vận chuyển kịp thời
Quy trình quản lý kho hàng
Quản lý kho bao gồm sáu quy trình chính. Các quy trình đều có ảnh hưởng qua lại lẫn nhau. Vì vậy mỗi hoạt động đều phải được thực hiện một cách kĩ lưỡng để kho hàng hoạt động tối ưu nhất
Nhận hàng: kiểm tra và sắp xếp các hàng hóa đến. Xác nhận rằng bạn nhận đúng số lượng, thời gian và chất lượng của hàng hóa.
Xử lý hàng: kiểm tra lại các mặt hàng và di chuyển chúng đến vị trí chính xác
Lưu kho: Lưu trữ an toàn và sắp xếp hợp lý. Từ đó giúp cho việc lấy hàng được thuận lợi và nhanh chóng.
Xuất kho: Thu thập các mặt hàng cần thiết để hoàn thành đơn hàng đã được bán
Đóng gói: chuẩn bị các mặt hàng đã được chọn để vận chuyển. Chúng phải được đóng gói an toàn, đúng bao bì và số lượng đặt hàng.
Vận chuyển: gửi các đơn hàng đã hoàn thành. Phải đảm bảo chúng được đúng thời gian, số lượng để khách hàng nhận được đơn hàng đúng hẹn.
Các quy trình quản lí kho hàng
Nguyên tắc quản lý kho hàng
Giữ mức tồn kho tối ưu
Việc nắm giữ hàng hóa dư thừa sẽ rất tốn kém. Trong khi đó việc không thể thực hiện các đơn đặt hàng đã gây ra những tổn thất về lợi nhuận cho bạn. Vì vậy việc nhận và trả hàng chính xác sẽ giúp nâng cao hiệu quả việc quản lý kho hàng. Bạn không cần lo lắng vì các phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp bạn làm điều đó tại mọi thời điểm một cách dễ dàng hơn bao giờ hết.
Lưu mã vạch cho các sản phẩm
Khi tiến hành tạo mã vạch cho các sản phẩm, sẽ giúp bạn tìm kiếm sản phẩm một cách dễ dàng. Tránh được việc phải tìm sản phẩm bằng thủ công trong một kho hàng rộng lớn. Bên cạnh đó nó còn giúp tránh những sai sót khi nhập số liệu hàng hóa.
Kiểm soát toàn diện kho
Quản lý kho liên quan đến việc phối hợp các quy trình phức tạp. Vì vậy người quản lý kho cần theo dõi từng quy trình để đảm bảo nó hoạt động trơn tru và giải quyết được các vấn đề phát sinh. Kiểm soát chất lượng là rất quan trọng để đảm bảo tất cả các công việc được thực hiện một cách chính xác.
Tính linh hoạt và khả năng phục hồi
Việc quản lý kho có thể phải thay đổi kế hoạch trong những trường hợp xảy ra những phát sinh không mong muốn. Cho dù nguyên nhân đến từ nguyên vật liệu bị hư hỏng. Hay do thời tiết làm chậm quá trình vận chuyển hàng hóa. Khi đó chúng ta cần điều chỉnh quy trình làm việc để khắc phục hậu quả.
Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu
Trước khi đưa ra một quyết định nào đó, chúng ta cần nhìn vào dữ liệu thực tế của doanh nghiệp. Từ đó, xây dựng những kế hoạch cho các giai đoạn tiếp theo
Một số cách quản lý kho hiệu quả
Hiện nay có rất nhiều cách, công cụ hỗ trợ cho doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh quản lý kho. Dưới đây là các cách phổ biến, được lựa chọn và sử dụng nhiều nhất.
Quản lý kho hàng bằng excel
Quản lý kho hàng bằng excel là dạng quản lý dạng file thay thế sổ ghi chép truyền thống. Đối với dạng quản lý này, người dùng nói chung có thể tự thiết kế cho mình các phép tính, công thức phù hợp với từng ngành, hàng. Tuy nhiên, đối với các cơ sở kinh doanh vừa thành lập, việc thiết kế hay tính toán sẽ rất khó khăn do chưa có kinh nghiệm.
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất, một số các trang mạng xã hội hiện nay có cung cấp các dạng file mẫu. Doanh nghiệp cần lựa chọn dạng file quản lý phù hợp, như vậy mới mang lại hiệu quả trong quản lý kho hàng.
Ứng dụng quản lý kho hàng
Ngoài các file excel, quản lý kho hàng còn được thiết kế với dạng ứng dụng. Doanh nghiệp có thể tải về trên thiết bị di động thông minh hoặc máy tính để quản lý. Có hai dạng gồm ứng dụng có tính phí và không tính phí, tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Tuy nhiên nhược điểm của ứng dụng miễn phí chính là quá trình tự tìm hiểu và khai thác công năng của người dùng. Không ít các ứng dụng có nhiều chức năng phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau. Nhưng kèm theo đó là cách sử dụng phức tạp. Doanh nghiệp phải tốn không ít thời gian để có được cho mình cách quản lý hiệu quả. Riêng đối với ứng dụng trả phí, người dùng có được bản quyền sử dụng vĩnh viễn. Đồng thời sẽ có được sự hướng dẫn sử dụng.
Từ tên gọi ta có thể dễ dàng nhìn thấy ưu điểm của các dạng phần mềm này. Đó chính là tiết kiệm chi phí cho người dùng. Bên cạnh đó, các phần mềm đều có đa dạng các chức năng được thiết kế, tích hợp với nhau. Khả năng quản lý được lượng thông tin khổng lồ, xuyên suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho hàng miễn phí trên thị trường. Tuy nhiên cũng chia làm hai dạng là miễn phí trải nghiệm và miễn phí vĩnh viễn cho người dùng. Tùy theo việc lựa chọn các tính năng của phần mềm và nhu cầu của người dùng. Từ đó sẽ có các phần mềm hỗ trợ khác nhau.
Xu hướng sử dụng phần mềm quản lý kho hàng trở nên phổ biến hiện nay
Lợi ích từ phần mềm quản lý kho
Nhìn chung, qua các cách quản lý kho hàng vừa nêu trên, các doanh nghiệp thường có xu hướng lựa chọn các phần mềm quản lý kho hàng. Bởi những lợi ích mà phần mềm mang đến:
Được thiết kế từ các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực quản lý.
Đa dạng các tính năng từ quản lý kho hàng đến quản lý nhân sự, kế toán.
Quản lý nhiều kho hàng cùng lúc trên một hệ thống.
Kiểm soát chính xác lượng hàng tồn kho mức tối thiểu theo mong muốn.
Quản lý tất cả các đơn mua, bán hàng hóa.
Đưa ra báo cáo kho hàng theo chu kỳ, dễ dàng cập nhật thông tin.
Xây dựng kế hoạch, dự kiến mua, bán hàng thông minh.
Đối với phần mềm quản lý kho hàng Cloudify còn có khả năng liên kết tự động với quy trình sản xuất vô cùng tiện lợi. Ngoài ra, phần mềm còn kiểm tra, thông báo địa điểm giao, vận tải hàng hóa, giúp người dùng quản lý chặt chẽ nhất. Hơn hết, phần mềm Cloudify bao gồm tổng thể các giải pháp cho doanh nghiệp Việt Nam, không chỉ gói gọn ở quản lý kho hàng.
Nếu bạn đang có nhu cầu tìm cho mình một phần mềm quản lý hiệu quả cho mọi hoạt động của doanh nghiệp, Cloudify sẵn sàng là đối tác đáng tin cậy của bạn. Để biết thêm các thông tin, giải pháp hiệu quả từ phần mềm vui lòng liên hệ qua website Cloudify.vn hoặc hotline 1900 866 695.
