Trong các doanh nghiệp hiện nay, để xây dựng hệ thống quản lý kho không hề đơn giản như trước kia. Tuy nhiên cũng không phải là không thể xây dựng một hệ thống chặt chẽ, hoàn chỉnh. Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để xây dựng hệ thống kho hàng tối ưu nhất? Tính năng của hệ thống này là gì? Chúng tôi sẽ cùng doanh nghiệp tìm hiểu thêm qua bài viết dưới đây.

Hệ thống quản lý kho trong doanh nghiệp là gì?

Hệ thống quản lý kho trong doanh nghiệp là gì?

Hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System – WMS) là các phần mềm ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ việc quản lý kho hàng của doanh nghiệp, nó giúp thực hiện các chức năng giám sát và theo dõi các hoạt động, lưu trữ các nguồn lực của kho. Hệ thống WMS ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình kho hàng theo thời gian thực, kiểm soát nhân viên kho, hỗ trợ lập kế hoạch cho nhà quản trị. Hệ thống giúp đảm bảo tính thống nhất cao giữa các bộ phận, phòng ban, đáp ứng nhu cầu quản lý, đồng thời tối ưu hóa việc lưu kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát.

Hệ thống quản lý kho trong doanh nghiệp bao gồm những gì?

Các công đoạn quản lý kho trong doanh nghiệp

Trước đây, hệ thống quản lý kho xoay quanh các hình thức truyền thống như sổ sách, excel, kiểm kê thường xuyên, giám sát trực tiếp. Theo thời gian, các hệ thống WMS ngày càng tiên tiến hơn. Một hệ thống giám sát tổng thể kho hàng trong doanh nghiệp hiện nay thường bao gồm 5 thành phần:

• Phần mềm trong hệ thống quản lý kho

Phần mềm quản lý kho là một ứng dụng tích hợp các chức năng quản trị kho hàng. Đúng như tên gọi, phần mềm quản lý kho sẽ giúp nhà quản trị theo dõi toàn bộ tình hình tại kho thông qua các thiết bị thông minh. Bên cạnh đó, nhân viên kho khi sử dụng phần mềm sẽ giảm bớt các công đoạn như tính toán, kiểm kê,….

Các phần mềm quản lý kho tiên tiến hiện nay đều áp dụng công nghệ điện toán đám mây cho phép sử dụng phần mềm từ xa. Nhà quản trị có thể giám sát tình hình tại kho thông qua phần mềm chỉ với một thiết bị di động thông minh có kết nối internet. Phần mềm quản lý theo thời gian thực nên nhà quản trị sẽ dễ dàng ra quyết định phù hợp với tình hình kho hơn.

• Các thiết bị điện tử thông minh

Các thiết bị như máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng,…. đều là những thiết bị cài đặt phần mềm. Doanh nghiệp sẽ sử dụng phần mềm để quản lý kho thông qua các thiết bị thông minh. Do đó, đây là yếu tố không thể thiếu trong hệ thống quản lý kho trong doanh nghiệp. Các thiết bị thông minh dành cho văn phòng cũng không yêu cầu cấu hình quá cao, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đầu tư mà không lo tốn kém quá nhiều chi phí.

• Máy in mã vạch

Tùy thuộc vào mong muốn cụ thể của doanh nghiệp mà phương pháp sử dụng mã vạch cho từng sản phẩm, lô sản phẩm là khác nhau. Mã vạch trên sản phẩm là tích hợp các thông tin về sản phẩm như mã hàng, tên hàng, nhà cung cấp, số series, nguồn gốc,…… Máy in mã vạch sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện việc tạo mã vạch.

• Máy quét mã vạch

Máy quét mã vạch sẽ được kết nối với máy tính để đọc mã vạch, từ đó truyền các dữ liệu tích hợp trong mã vạch vào máy tính. Máy quét mã vạch được sử dụng cho các công đoạn  nhập kho, xuất kho, kiểm kê hàng trong kho và cả khi thanh toán. Máy quét mã vạch giúp rút ngắn giai đoạn đếm, kiểm kê thủ công. Ngày nay, ngoài các loại mã vạch kết nối trực tiếp chuyên sử dụng trong các cửa hàng, siêu thị thì có máy quét không dây, phục vụ cho việc kiểm kê, xuất, nhập các mặt hàng cồng kềnh.

• Mạng không dây

Mạng không dây chính là một yếu tố phổ biến và cực kỳ quan trọng không chỉ trong kho mà trong toàn doanh nghiệp. Mạng không dây là yếu tố chủ chốt giúp sử dụng phần mềm với công nghệ đám mây. Đồng thời cũng là yếu tố giúp các nhân viên liên kết với nhà quản trị, giúp nhà quản trị kiểm soát được từ xa.

Với 5 yếu tố trong hệ thống quản trị kho, chúng tôi hy vọng doanh nghiệp có thể xây dựng được một hệ thống phù hợp với mong muốn của mình. Nếu nhà quản trị có nhu cầu ứng dụng phần mềm quản lý kho để hoàn thiện hệ thống WMS, xin liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí.

Xem thêm

Vì sao doanh nghiệp nên chú trọng vào hệ thống quản lý kho?
Quản lý kho thông minh với phần mềm quản lý kho Cloudify?
Bật mí 3 phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả trong doanh nghiệp
Giải pháp quản lý sản xuất dành cho doanh nghiệp 4.0