Khi doanh nghiệp dần mở rộng quy mô, số lượng công việc cũng như khách hàng tăng lên một cách nhanh chóng, đó là lúc họ cần đến sự trợ giúp của phần mềm ERP.  Thế nhưng, không phải mọi hệ thống ERP đều giống nhau. Giải pháp Cloud ERP đã dần thay thế giải pháp ERP truyền thống vì khả năng kết nối mạnh mẽ và những lợi ích tuyệt vời mà nó mang lại cho doanh nghiệp. Chúng ta sẽ cùng nhau đi phân tích kĩ hơn về giải pháp này thông qua bài viết dưới đây.

Tổng quan về ERP & Cloud ERP

ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là một giải pháp phần mềm mà các tổ chức sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày như kế toán, quản lý dự án, quản lý rủi ro…cũng như các hoạt động của chuỗi cung ứng. Một hệ thống ERP hoàn chỉnh cũng bao gồm việc lập kế hoạch về chi phí, sản phẩm, sản xuất,… đưa ra dự đoán và báo cáo kết quả tài chính của tổ chức.

Hệ thống ERP tạo sự liên kết giữa các quy trình kinh doanh lại với nhau và cho phép lưu chuyển dữ liệu giữa các bộ phận. Bằng cách thu thập những dữ liệu được chia sẻ từ nhiều phòng, ban, ngành khác nhau, hệ thống ERP loại bỏ sự trùng lặp và cung cấp thông tin chính xác trên cùng một nền tảng duy nhất.

Ngày nay, hệ thống ERP đóng vai trò như “nguồn điện thắp sáng” giúp các doanh nghiệp phá bỏ những rào cản để tiến tới quá trình chuyển đổi số thành công. Hiện nay, ở Việt Nam có 3 loại ERP khác nhau:

• Các giải pháp ERP của nước ngoài.
• Các giải pháp ERP trong nước.
• Hệ thống ERP thiết kế riêng.

Xem thêm: Đâu là giải pháp ERP tốt nhất dành cho doanh nghiệp?

Cloud ERP là gì?

Cloud ERP là một loại phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây thay vì tại các cơ sở dữ liệu của chính doanh nghiệp. Phần mềm tích hợp một vài hoặc tất cả các chức năng cần thiết để một doanh nghiệp hoạt động, ví dụ như: kế toán, hàng tồn kho và quản lý đơn hàng, nguồn nhân lực, quản lý quan hệ khách hàng (CRM)…thành một hệ thống hoàn chỉnh.

Sự khác biệt giữa Cloud ERP và On-premise ERP

Tiêu chí	Phần mềm ERP truyền thống	Phần mềm Cloud ERP
Hình thức trả phí	Trả phí một lần trong suốt quá trình sử dụng cho các tính năng và người dùng cố định.	Trả phí theo tháng hoặc theo năm dựa trên số lượng và tính năng sử dụng.
Nâng cấp, mở rộng	Doanh nghiệp chủ động nâng cấp hệ thống, mất thêm chi phí để cập nhật tính năng mới.	Nhà cung cấp chủ động cập nhật hệ thống, tính năng mới, có thể mua thêm user tùy vào từng giai đoạn kinh doanh.
Bảo mật hệ thống	Dễ bị mất dữ liệu khi máy chủ công ty bị tấn công.	Dữ liệu được mã hóa và lưu trữ trên cloud server, đảm bảo an toàn khi hệ thống máy chủ bị tấn công.
Lưu trữ dữ liệu	Dữ liệu lưu trữ trên máy chủ nội bộ, doanh nghiệp truy cập trực tiếp trên máy tính nội bộ	Dữ liệu lưu trữ lên máy chủ của nhà cung cấp. Các doanh nghiệp sẽ truy cập vào hệ thống thông qua một trình duyệt web, app.
Cơ sở hạ tầng CNTT	Đầu tư hệ thống máy tính, nhân sự CNTT để triển khai hệ thống.	Sử dụng trên nền tảng web, app khi có kết nối internet, đội ngũ IT hỗ trợ từ nhà cung cấp.

 

 

Chi phí xây dựng hệ thống

Cloud ERP:

• Chi phí trả theo hàng tháng (mô hình subscription).
• Đã bao gồm phí lưu trữ, máy chủ, bảo trì và cập nhật phần mềm.
• Chi phí phụ: Phí triển khai và phí hỗ trợ.

Các chi phí ban đầu tương đối thấp bởi doanh nghiệp đơn giản chỉ cần triển khai phần mềm phù hợp với nhu cầu của công ty, sau đó truy cập hệ thống thông qua máy tính kết nối với mạng internet. Cloud ERP cũng cung cấp mô hình theo dõi có thể dự đoán trước và chỉ phải trả tiền khi bạn truy cập; nhờ vậy việc lên kế hoạch và quản lý ngân sách trở nên dễ dàng hơn.

On-premise ERP:

• Trả luôn 1 khoản lớn cho phần mềm và thêm một số tiền không nhỏ để chuẩn bị cơ sở hạ tầng (máy chủ, team developer…).
• Không bao gồm phí lưu trữ, máy chủ, bảo trì và cập nhật phần mềm.
• Chi phí phụ: Phí triển khai và phí hỗ trợ.

Các hệ thống On-premise ERP thường đòi hỏi công ty phải đầu tư những khoản tiền lớn trước để chi trả cho cả phần mềm lẫn phần cứng, cùng server và trang thiết bị liên quan cần thiết trước khi đi vào vận hành. Khi hệ thống ERP của doanh nghiệp đến lúc cần nâng cấp, nhân viên IT sẽ phải triển khai lại hệ thống trên các máy tính khác nhau của từng người dùng và thực hiện lại các tùy chỉnh cùng các tích hợp mà công ty đã cài đặt từ trước. Do đó chi phí để xây dựng hệ thống On-premise thường sẽ đắt hơn so với hệ thống Cloud ERP.

Cải tiến và nâng cấp hệ thống

Phần mềm On-Premise ERP có thể tùy chỉnh được, nhưng đa số trường hợp đều liên quan chặt chẽ tới phần mềm hiện tại của doanh nghiệp nên sẽ gặp nhiều khó khăn để cải tiến với các phiên bản mới. Đội IT sẽ phải tự điều chỉnh lại từng chi tiết nhỏ của hệ thống khi nhà cung cấp phần mềm ra mắt các cải tiến và nâng cấp mới cho sản phẩm. 

Ngược lại, các giải pháp Cloud ERP thì tự động nhà cung cấp nâng cấp, vậy nên doanh nghiệp sẽ luôn sử dụng phiên bản ERP mới và tốt nhất. Nhờ các thiết bị vận hành dựa trên hệ thống đám mây, các tích hợp và tùy chỉnh được thực hiện trước đây sẽ tự động duy trì khi phần mềm được nâng cấp mà không mất thêm bất kỳ khoản phí nào.

Hiệu quả và năng suất của hệ thống

Theo nghiên cứu, các giải pháp Cloud ERP thường mang lại năng suất tốt hơn so với các phần mềm On-premise ERP. Bởi vì:

• Mục đích cấu trúc phần mềm Cloud ERP được thiết kế để mang đến năng suất tối đa, cung cấp hiệu quả tối ưu phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. 
• Tự động điều chỉnh và cung cấp các nguồn lực bổ sung tức thời để đáp ứng sự tăng trưởng vượt bậc của doanh nghiệp.
• Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi các hoạt động của doanh nghiệp trên hệ thống Cloud ERP vì giải pháp này cung cấp dữ liệu về thời gian thực ở bất cứ nơi nào. 

Tính bảo mật

Mặc dù cả hai giải pháp phần mềm đều có tính bảo mật cao nhưng so với On-premise ERP thì Cloud ERP tối ưu hơn hẳn. Các nhà cung cấp phần mềm Cloud ERP luôn đảm bảo an ninh hệ thống được ưu tiên hàng đầu bằng cách cung cấp các chứng chỉ bảo mật dữ liệu chắc chắn và đạt tiêu chuẩn, ví dụ như tuân thủ các tiêu chuẩn PCI DSS và SAS 70. Hơn nữa, họ còn cam kết các quy trình bảo mật nghiêm ngặt, chịu trách nhiệm khôi phục thiệt hại và thực hiện các thủ tục sao lưu dữ liệu.

Hỗ trợ sau bán hàng

Việc hỗ trợ sau bán hàng giữa hai loại phần mềm sẽ có đôi chút khác biệt. Đối với hệ thống On-premise, doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hệ thống, đồng nghĩa với việc sửa lỗi, bảo trì và cập nhật hệ thống là việc của doanh nghiệp và các nhà cung ứng hoàn toàn không phải chịu trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ này.

Ngược lại, đối với Cloud ERP, do đã được trả phí subscription hàng tháng, nên việc bảo trì, cập nhật và sửa lỗi đã được tính trong khoản tiền đó. 

Xem thêm: So sánh Cloud ERP và On-premise ERP: Doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp nào?

Những lợi ích tuyệt vời đến từ giải pháp Cloud ERP

Tối ưu hóa các quy trình

Các giải pháp Cloud ERP tích hợp được nhiều ứng dụng, liên kết chặt chẽ tất cả các quy trình với nhau vào một nền tảng duy nhất. Do đó, người quản lý của các doanh nghiệp luôn cập nhật mọi thông tin như doanh số, lợi nhuận…theo yêu cầu bất cứ khi nào họ cần. Việc báo cáo và phân tích tài chính trực quan giúp giảm nhu cầu tạo các báo cáo excel. Điều này cho phép các hoạt động được sắp xếp hợp lý hơn với quyền truy cập trực tuyến và phương pháp làm việc chuyên nghiệp.

Giảm chi phí

Theo nghiên cứu do công ty tư vấn Panorama thực hiện, 95% doanh nghiệp đã và đang cải thiện được công việc kinh doanh của họ nhờ Cloud ERP. Theo báo cáo, một số lượng đáng kể các công ty đã tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng các giải pháp đám mây để quản lý và tối ưu hóa các nguồn lực doanh nghiệp. Nhờ đó doanh nghiệp tăng doanh thu, tập trung ngân sách phát triển các mục tiêu dài hạn trong tương lai.

Cập nhật liên tục theo thời gian thực

Không giống như các giải pháp ERP truyền thống thường yêu cầu nâng cấp thủ công, ERP dựa trên đám mây có thể cập nhật hệ thống ngay lập tức mỗi khi nhà cung cấp phát triển hoặc cải thiện phần mềm. Cập nhật tự động giúp tiết kiệm chi phí và tránh làm gián đoạn thời gian làm việc của doanh nghiệp.

Cung cấp bảo mật tốt hơn

Các nhà cung cấp đám mây thường cung cấp hệ thống bảo mật theo chuẩn quốc tế nên mọi dữ liệu, thông tin quan trọng của doanh nghiệp đều được bảo vệ tuyệt đối. Việc tích hợp liền mạch giữa các ứng dụng của doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu, quy trình và giao diện người dùng cũng đưa hệ thống bảo mật lên một tầm cao mới.

Dễ dàng mở rộng

Cloud ERP dễ dàng mở rộng quy mô khi doanh nghiệp phát triển. Vì nó hỗ trợ mô-đun trả phí cho mỗi người dùng, đồng thời đáp ứng một cách trơn tru các nhu cầu kinh doanh được thay đổi linh hoạt của doanh nghiệp.

Cung cấp sự linh hoạt và nhanh nhẹn

Thông qua các giải pháp ERP dựa trên đám mây, chủ doanh nghiệp và các bên liên quan có thể đáp ứng các nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng. Nó làm giảm các rào cản đối với sự đổi mới, cho phép phát triển các ứng dụng và dịch vụ mới.

Giúp nhà quản lý đưa ra quyết định tốt hơn

Với giải pháp Cloud ERP, mọi thông tin đều được cập nhật một cách nhanh chóng theo thời gian thực. Việc lưu chuyển thông tin giữa các bộ phận cũng diễn ra trôi chảy. Dữ liệu có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị thông minh nào có kết nối internet giúp nhà quản lý ra quyết định tốt hơn.

Tăng cường mối quan hệ với khách hàng

Cloud ERP cho phép doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng một cách xuất sắc. Niềm tin của khách hàng đối với công ty sẽ được củng cố khi doanh nghiệp đáp ứng được các nhu cầu của họ và quy trình giao hàng được tiến hành nhanh chóng.

Nâng cao năng suất kinh doanh

Tự động hóa làm giảm nguy cơ lỗi khi nhân viên phải nhập nhiều dữ liệu. Nhân viên có thể tập trung vào công việc hiệu quả trong khi giải pháp thực hiện các nhiệm vụ thông thường. Cloud ERP tăng năng suất kinh doanh bằng cách cắt giảm chi phí hoạt động và nâng cao hiệu quả.

Khi nào nên áp dụng hệ thống Cloud ERP?

Trước tiên, ERP đám mây là giải pháp hoàn toàn phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như doanh nghiệp mới thành lập. Nguyên nhân là bởi chi phí đầu tư ban đầu thấp, thời gian triển khai ngắn và hoàn toàn có thể triển khai song song với hoạt động của doanh nghiệp. Một ưu điểm nổi trội của ERP đám mây đó là dễ dàng mở rộng quy mô. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ có nhiều nhu cầu về mở rộng phạm vi hoạt động hơn. Do đó, lựa chọn Cloud ERP là hoàn toàn phù hợp.

Hệ thống ERP đám mây cho phép lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây, tại cụm máy chủ dữ liệu của nhà cung cấp. Do đó, doanh nghiệp sẽ được đảm bảo về bảo mật thông tin quan trọng. Chi phí cho các hệ thống mạng, máy chủ vật lý cũng không cần thiết. Đồng thời, người dùng còn có thể truy cập vào mọi lúc, mọi nơi chỉ với một thiết bị thông minh và tài khoản đăng nhập. ERP đám mây là một giải pháp quản lý năng động, dễ thay đổi, phù hợp nhất với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Làm thế nào để lập kế hoạch chiến lược triển khai Cloud ERP hiệu quả?

Nếu doanh nghiệp muốn triển khai Cloud ERP trong tương lai gần, hãy lưu ý các phương pháp sau:

Dự trù các trường hợp phát sinh

Bước đầu tiên cần thực hiện khi nghĩ đến việc triển khai ERP trên nền tảng đám mây là xây dựng một quy trình kinh doanh mà những người ra quyết định chính và nhân viên liên quan có thể hiểu và thực hiện. Hãy tìm hiểu tất cả thông tin về lợi ích cũng như những thách thức tiềm ẩn khi triển khai Cloud ERP. Sau đó đó mới bắt đầu lập kế hoạch, đề xuất phương pháp vượt qua những thách thức và chuẩn bị nguồn lực doanh nghiệp cần để thực hiện mọi thứ.

Cập nhật thông tin cho nhân viên và đối tác

Để tránh phản ứng không tốt và làm chậm quá trình triển khai hãy thông báo cho nhân viên và đối tác biết về việc này. Đồng thời, việc thông báo cho mọi người về những thay đổi, lý do triển khai và thời gian triển khai để mọi người tìm hiểu trước thông tin. Đây là điều rất quan trọng trước khi bắt tay vào triển khai Cloud ERP để mọi việc được tiến hành nhanh hơn.

Tìm kiếm cộng sự

Để đảm bảo rằng việc triển khai ERP sẽ diễn ra thành công hãy tìm kiếm cộng sự, những người đã triển khai và có kinh nghiệm để cùng bàn bạc và nhờ họ cho ý kiến. Việc lập kế hoạch để triển khai ERP vốn không dễ dàng, vì thế càng có nhiều sự góp ý, lời khuyên thì sẽ càng có nhiều cơ hội để giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro không đáng có trong tương lai.

Cloudify ERP – Hệ thống Cloud ERP quản trị toàn diện doanh nghiệp

Cloudify ERP là giải pháp Cloud ERP quản trị doanh nghiệp toàn diện với đầy đủ các chức năng riêng biệt cho từng phòng ban khác nhau, hỗ trợ lập kế hoạch cũng như theo dõi tình trạng vận hành của doanh nghiệp. Tìm hiểu về hệ thống Cloudify ERP

Cloudify ERP tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cung cấp ERP trên nền tảng điện toán đám mây, phù hợp với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cloudify ERP sở hữu nhiều giải pháp riêng biệt cho từng ngành nghề, lĩnh vực khác nhau, tối ưu tối đa trong việc quản lý doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí.

Trong 5 năm qua, Cloudify đã hợp tác, cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP cho hơn 2000 doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam và đã nhận được nhiều thành công nhất định cũng như các giải thưởng lớn:

• Top 10 thương hiệu hàng đầu Việt Nam 2021
• Top 10 thương hiệu Vàng chất lượng Quốc tế 2022
• Giải thưởng “The Best Solution 2021”
• Top 10 giải pháp số xuất sắc Make in Vietnam 2021

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có dự định triển khai ERP, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin bên dưới hoặc click vào đây để được tư vấn miễn phí & trải nghiệm demo sản phẩm.

• VP Hà Nội: Tầng 2, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
• VP Hồ Chí Minh: 69/1/3 đường Nguyễn Gia Trí, phường 25, quận Bình Thạnh, TPHCM
• Hotline: 1900 866 695
• E-mail: [email protected]

Lời kết

Cloud ERP đã và đang là giải pháp tối ưu dành cho các doanh nghiệp, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ bởi chi phí triển khai cũng như các lợi ích của hệ thống này mang lại. Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc đã hiểu được về hệ thống Cloud ERP cũng như lựa chọn được cho mình một giải pháp ERP phù hợp, tối ưu với doanh nghiệp.