Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong kinh doanh, sản xuất, bán hàng đã không còn xa lạ với doanh nghiệp, cửa hàng nữa. Tuy nhiên, các ban lãnh đạo và nhân viên lại chưa thực sự nắm bắt được hết các chức năng của phần mềm quản lý bán hàng offline. Việc không nắm được các chức năng dễ dẫn đến không tận dụng tối đa tiện ích của các phần mềm, không tối ưu được quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian. Để giải quyết vấn đề trên, chúng tôi sẽ chia sẻ tới doanh nghiệp 10 chức năng cơ bản mà mọi phần mềm quản trị bán hàng offline đều có qua bài viết dưới đây.

10 chức năng mọi phần mềm quản lý bán hàng offline đều có

Khi áp dụng bất cứ công nghệ, kỹ thuật nào cho doanh nghiệp, điều đầu tiên doanh nghiệp cần nắm bắt đó là chức năng của phần mềm. Nếu doanh nghiệp trả phí cho phần mềm bán hàng thì các phần mềm đều có thể quản lý offline (quản lý ngoại tuyến) cùng các chức năng sau:

Quản lý bán hàng

Hỗ trợ form bán hàng có sẵn, có thể bán theo hình thức sỉ hoặc lẻ.

Báo cáo doanh thu cụ thể theo tiêu chí (nhân viên, mặt hàng, chi nhánh…)

Báo cáo số lượng bán ra, lợi nhuận thu về.

Thống kê số hàng lỗi, bị đổi trả,…để có biện pháp xử lý kịp thời

Quản lý kho hàng

Tìm kiếm, nhập, xuất, tồn kho đều được báo cáo thống kê dễ dàng

Quản lý định mức tồn kho, thông báo khi sản lượng tồn không đạt đúng yêu cầu để kịp thời nhập hoặc xuất

Hiện thị số lượng xuất, nhập, tồn theo các chỉ tiêu: ngày nhập, ngày bán, hạn sử dụng, chi nhánh….

Quản lý sản phẩm

Quản lý mặt hàng theo các chỉ tiêu như: mã hàng, tên hàng, số lượng, hạn sử dụng, hình ảnh, giá thành.

Thông báo hàng bán chậm, hàng bán chạy hoặc tiềm năng,…cảnh báo khi hàng sắp hết

Quản lý việc giảm giá, khuyến mãi cho từng loại hàng

Phần mềm quản trị bán hàng offline hỗ trợ quản lý tình hình nhân sự

Quản trị nhân viên theo thông tin như: tên, chức vụ, chi nhánh,….

Có bảng chấm công, tính lương cho từng nhân viên…

Có chức năng đánh giá nhân viên dựa vào độ chuyên cần, năng suất công việc

Quản lý đối tác, khách hàng

Lưu trữ thông tin khách hàng như: tên, tuổi, công ty, số điện thoại, địa chỉ,….

Theo dõi lịch chăm sóc khách hàng, theo dõi công nợ, thời gian phải thu, trả công nợ

Báo cáo công nợ của khách hàng ở mọi chi nhánh

Phần mềm quản lý bán hàng offline giúp quản lý việc mua hàng

Quản lý, thống kê các mặt hàng mua vào

Hiển thị người mua, số lượng mua, số tiền chi, số tiền còn dư,….

Quản lý hóa đơn

Tìm kiếm hóa đơn theo chỉ tiêu: khách hàng, ngày tháng, mặt hàng, chi nhánh,…

Kết nối với các máy móc chuyên dụng như máy quét, máy in hóa đơn

Có thể sửa hóa đơn khi nhầm lẫn hoặc bị trả hàng

Tổng hợp sẵn các mẫu hóa đơn, tùy chỉnh mẫu hóa đơn theo sở thích

Quản lý dịch vụ

Quản lý dịch vụ theo từng gói, thể hiện bảng giá dịch vụ rõ ràng

Báo cáo doanh thu của các dịch vụ theo chi nhánh, loại dịch vụ,…

Phần mềm quản trị bán hàng offline giúp quản lý tài chính 

​​Thiết lập các báo cáo tài chính theo ngày, tháng, năm

Quản lý được dòng tiền, lợi nhuận, chi phí, doanh thu,…

Có sẵn các mẫu báo cáo tài chính, tính toán được tự động hóa

Nắm được tình hình nhà cung cấp

Quản lý thông tin các nhà cung cấp đồng thời sắp xếp sản phẩm theo nhà cung cấp

Ghi nhớ những lưu ý từng nhà cung cấp như: mức chiết khấu, thời gian giao hàng,…

Có chức năng gọi điện, hẹn lịch với nhà cung cấp

Phần mềm quản lý bán hàng offline chưa thực sự tối ưu

Sở dĩ có thể nói vậy vì các phần mềm quản lý offline chưa có các chức năng cao cấp của phần mềm quản lý. Quản lý là một công việc cần nắm bắt tình hình nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, nhưng phần mềm ngoại tuyến không thể đáp ứng được các yêu cầu đó.

Một số thiếu sót của phần mềm quản lý bán hàng offline:

• Không quản lý đồng bộ do là phần mềm ngoại tuyến
• Không tự động lưu trữ, sao lưu dữ liệu được mà nhân viên phải làm thủ công
• Mức độ an toàn cao nhưng tốn thời gian để tổng hợp
• Không thể quản lý từ xa
• Đối với các nhà hàng, quán ăn,….quy trình kinh doanh không hề tăng tốc

…

Với các hạn chế nhất định, phần mềm quản lý bán hàng offline thực sự không còn phù hợp với thời đại công nghệ số phát triển, mọi dữ liệu đều được số hóa, tự động hóa. 

Để thuận tiện cho việc tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng tối ưu, liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí.

Tham khảo:

Giải pháp quản lý bán hàng online cho mọi doanh nghiệp

Bật mí cách quản lý bán hàng thành công