Quản lý cầm đồ là một công việc không hề dễ dàng bởi sổ sách và số liệu không hề ít. Dù cho có nhân viên nhưng công việc của một người quản lý hiệu cầm đồ vẫn không giảm đi. Đó là lý do mà rất nhiều nhà quản lý đã tìm đến giải pháp số hóa, hay các phần mềm quản lý. Trong bài viết này, chúng tôi xin chia sẻ tới các chủ hiệu top 3 phần mềm quản lý cầm đồ miễn phí tiện lợi và được ưa chuộng nhất hiện nay.

Phần mềm quản lý cầm đồ là gì?

Công nghệ phát triển đã góp phần “giải phóng” con người ra khỏi các hoạt động thủ công rườm rà, mất nhiều thời gian. Đối với các chủ cửa hàng cầm đồ, phần mềm cầm đồ đã giúp họ thực hiện các thao tác đơn giản đi rất nhiều. Phần mềm giúp cho việc quản lý thông tin, sổ sách, tài liệu và tài sản của tiệm cầm đồ được tiến hành một cách chặt chẽ, tiết kiệm thời gian, công sức. Với sự trợ giúp của phần mềm, quá trình ghi nhận hay triển khai dịch vụ được rút ngắn đi khá nhiều mà vẫn đảm bảo tính chính xác cao nhất. Đây cũng là một trong những phương pháp giúp cho các cửa tiệm cầm đồ tiết kiệm chi phí quản lý.

Những khó khăn thường thấy ở các cửa hàng cầm đồ

Để kinh doanh dịch vụ này, ngoài việc sở hữu một nguồn lực tài chính lớn mạnh và ổn định, các chủ cửa hàng cần phải thực hiện rất nhiều công việc để có thể quản lý hiệu cầm đồ một cách hiệu quả:

• Làm sổ sách để quản lý khách hàng và các hợp đồng vay cầm đồ, các tài sản tại cửa hàng. Việc tra cứu thông tin sẽ trở nên khó khăn hơn. Các dữ liệu dễ bị mất mát, mức độ bảo mật thấp.
• Đau đầu để cộng, trừ, nhân, chia tính toán lãi suất phải trả định kỳ, làm bảng thu tiền lãi cho từng hợp đồng, tiêu tốn rất nhiều thời gian, công sức.
• Làm báo cáo lợi nhuận, tổng kết giao dịch, cân đối sổ sách kế toán. Việc tính toán thủ công tất yếu sẽ xảy ra những sai sót, thiếu hụt khiến doanh nghiệp khó khăn trong việc quản lý thu, chi.
• Phải ghi nhớ quá trình nộp tiền của khách hàng hoặc tra cứu sổ sách để không bỏ lỡ các kỳ đóng lãi, nộp nợ gốc của từng hợp đồng.
• Thường xuyên phải đến cửa hàng để có thể kiểm soát đội ngũ nhân viên làm việc, tránh xảy ra sai sót và mọi thất thoát về tiền, tài sản.

Với rất nhiều công việc phải thực hiện, việc quản lý hiệu cầm đồ đã trở thành nỗi áp lực lớn đối với các chủ cửa hàng. Chưa kể những giải pháp truyền thống đã không còn đáp ứng được yêu cầu của thời đại: nhanh chóng – chuyên nghiệp – hiệu quả.

Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý cầm đồ?

Phần mềm quản lý cầm đồ có vẻ vẫn là một cái tên “xa lạ”. Tuy nhiên, từ khi nó xuất hiện đã hỗ trợ không ít cho nhà quản lý. Vậy phần mềm này giúp gì cho các doanh nghiệp trong ngành?

Hạn chế lưu trữ giấy tờ, sổ sách 

Khi sử dụng phần mềm quản lý cầm đồ các công việc như nhập liệu thông tin, lưu trữ qua sổ sách, excel sẽ được cắt bỏ gần như là hoàn toàn. Việc quản lý thông tin khách hàng, hợp đồng cầm cố tài sản, thời hạn thanh lý, lãi… đều được lưu lại trên hệ thống một cách chi tiết nhất. Việc không còn lưu thông tin một cách thủ công giúp bạn bảo mật được thông tin khách hàng, doanh nghiệp. Đồng thời, khi có bất kỳ sự cố phát sinh nào xảy ra, bạn cũng chủ động xử lý dựa trên cơ sở trên hệ thống thay vì phải thu thập dữ liệu từ nhiều bên.

Tra cứu thông tin nhanh chóng

Bạn mất bao lâu để tìm kiếm thông tin khách hàng trong cuốn sổ ghi chép dày cộm mỗi ngày? Đây có lẽ là một trong những nỗi “phiền phức” của nhà quản lý cửa tiệm cầm đồ. Phần mềm quản lý cầm đồ giúp bạn nhiều trong quá trình tìm kiếm thông tin. Thay vì lật từng trang sổ để tìm kiếm thì bạn chỉ cần nhập mã số khách hàng hệ thống đã tự động trả về đầy đủ thông tin. Quá trình này chỉ mất vài giây mà thôi. Ngoài ra, nhiều phần mềm hiện nay đã tích hợp cùng mã vạch để bạn không cần phải nhập sổ mà chỉ cần quét mã vạch để có thông tin.

Hạn chế nhầm lẫn, sai sót

So với việc quản lý hoàn toàn phụ thuộc vào con người thì hệ thống với những quy tắc được thiết lập sẵn sẽ cho phép bạn cập nhật thông tin chính xác nhất. Đồng thời, phần mềm còn có hỗ trợ chức năng lưu lại lịch sử chỉnh sửa, thao tác của người dùng để có thể đối chiếu khi có vấn đề xảy ra. Nhờ đó, phần mềm giúp cho dữ liệu được bảo mật, tránh tình trạng thất lạc thông tin.

Tiết kiệm thời gian, chi phí 

Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý cầm đồ bạn có thể giảm bớt đi số lượng nhân sự quản lý nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả, năng suất làm việc duy trì ở mức tối đa.Nhân viên tiết kiệm thời gian phân bổ cho việc nhập liệu để tập trung nhiều hơn vào xử lý công việc nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.

Xem ngay: Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tốt nhất hiện nay

3 phần mềm quản lý cầm đồ phổ biến dành cho người quản lý

Nhằm đơn giản hóa công việc tính toán và quản lý cũng như số hóa dữ liệu, rất nhiều chủ tiệm cầm đồ đã tìm đến phần mềm quản lý.

Phần mềm quản lý cầm đồ Mecash

Mecash là phần mềm quản lý cầm đồ tiện lợi với đầy đủ các chức năng cơ bản cũng như nâng cao của một phần mềm quản lý. Với phiên bản miễn phí, phần mềm vẫn cung cấp cho người dùng những chức năng cơ bản nhất và đảm bảo an toàn dữ liệu. 

Hiện tại, Mecash đã cung cấp sản phẩm quản trị tới rất nhiều khách hàng, cửa hiệu lớn, nhỏ. Tuy nhiên, mức chi phí của phần mềm lại phù hợp với các cửa hiệu có quy mô vừa và lớn hơn là các cửa hiệu nhỏ.

Phần mềm Morman

Với 8 năm kinh nghiệm và phục vụ hàng ngàn khách hàng, phần mềm Morman được rất nhiều người tiêu dùng đánh giá tích cực. Các chức năng của phần mềm đáp ứng được nhu cầu của nhiều chủ hiệu, giảm thiểu lượng công việc hàng ngày, tăng tốc quy trình quản lý.

Ngoài ra, các chức năng của phần mềm luôn được nghiên cứu và nâng cấp để đảm bảo nhu cầu khách hàng. Điểm trừ duy nhất của phần mềm này có lẽ là giao diện với rất nhiều chức năng, dễ gây ra rối mắt.

Phần mềm Mekong Soft

Là phần mềm với gần 12 năm kinh nghiệm, phần mềm Mekong đề cao tính đơn giản, dễ sử dụng, tiết kiệm chi phí cho người sử dụng. Hơn nữa, công ty sở hữu đội ngũ nhân viên tâm huyết với nghề, luôn lắng nghe và thấu hiểu khách hàng.

Phần mềm Mekong chú trọng trong việc xây dựng nội dung và tính năng hơn là cách thiết kế. Vì vậy, giao diện không bắt mắt, sinh động nhưng giao diện và bố cục được sắp xếp khá dễ nhìn. Phần mềm cầm đồ Mekong Soft hiển thị nội dung một cách chi tiết bao gồm dữ liệu cơ sở, nội dung thu chi, nhóm khách hàng, danh mục lãi suất,…

Những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý cầm đồ miễn phí

Tính tiết kiệm của phần mềm quản lý cầm đồ miễn phí

Ưu điểm rõ ràng nhất của phần mềm quản lý cầm đồ miễn phí hay các phần mềm full crack đó là tiết kiệm chi phí. Đối với các cửa hàng nhỏ, lẻ đây là ưu điểm tuyệt vời. Khi sử dụng phần mềm free thì doanh nghiệp không cần phải trả bất kỳ một khoản chi phí nào. Nhờ đó, cửa hàng sẽ tiết kiệm được chi phí để duy trì các hoạt động kinh doanh khác.

Quản lý chính xác nguồn vốn, thu chi

• Nguồn vốn: Giúp bạn quản lý danh sách người góp vốn tại cửa hàng, số vốn góp và ngày góp vốn. Tự động hiển thị thông báo, nhắc nhở khách hàng những hợp đồng góp vốn (có lãi) cần xử lý để kịp thời đóng lãi cho khách hàng góp vốn.
• Thu chi: Không cần lo lắng về các khoản tiền chi ra hay thu vào trong sổ sách, phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tạo phiếu thu/chi trên phần mềm, tra xét lịch sử thu chi, tự động cập nhập vốn tiền mặt ngay khi tạo phiếu (cộng tiền thu / trừ tiền chi).

Quản lý cửa hàng, khách hàng, nhân viên hiệu quả

• Cửa hàng: Giúp bạn tính toán, thống kê các thông số tổng quát của chuỗi cửa hàng, thông số chi tiết của từng cửa hàng. Dễ dàng thực hiện việc thêm / rút vốn vào quỹ tiền mặt của cửa hàng.
• Khách hàng: phần mềm lưu lại những thông tin cơ bản của khách hàng như thông tin giao dịch, lịch sử giao dịch tại cửa hàng. Từ đó chủ tiệm cầm đồ sẽ quản lý được khách hàng một cách chặt chẽ. Việc tìm kiếm thông tin khách vay cũng trở nên đơn giản hơn, dễ dàng hơn rất nhiều.
• Nhân viên: Lưu trữ, quản lý danh sách nhân viên của các cửa hàng, kiểm soát hoạt động nhân viên ngăn ngừa việc thất thoát. Nâng cao hiệu quả công việc, đồng thời giảm gánh nặng khối lượng công việc lên người quản lý bằng cách phân quyền nhân viên thực hiện chức năng.

 Làm báo cáo – Thống kê

Không chỉ giúp bạn làm báo cáo lợi nhuận trong từng giai đoạn nhất định, phần mềm còn cung cấp đầy đủ và chi tiết các thống kê liên quan đến khách hàng. Người quản lý sẽ có cái nhìn chính xác về các hoạt động kinh doanh, dễ dàng kiểm soát mọi vấn đề trong cửa hàng.

3 nhược điểm của phần mềm quản lý cầm đồ miễn phí

Đối với dịch vụ cầm đồ, phần mềm quản lý rất tiện lợi bởi chức năng tính toán nhanh, chính xác, tự động thông báo thời hạn trả nợ,…. Tuy nhiên, nhiều chủ tiệm cầm đồ cho rằng không nhất thiết phải bỏ chi phí cho phần mềm vì có thể quản lý được qua sổ sách, phần mềm miễn phí. Từ đó dẫn đến việc kinh doanh gặp nhiều rủi ro, thất thoát không đáng có. 

Nhằm giúp chủ tiệm cầm đồ hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý miễn phí, chúng tôi xin chia sẻ một số điểm hạn chế bao gồm:

Phần mềm quản lý miễn phí thiếu các chức năng cao cấp

Ngoài chức năng cơ bản như quản lý danh mục khách hàng, sản phẩm, các chức năng cao cấp hơn như tính toán lãi lỗ, thông báo hạn chót,….người dùng đều phải trả phí nếu muốn sử dụng. 

Dù đã có phần mềm quản lý nhưng chủ hiệu hoặc nhân viên vẫn phải làm thêm sổ sách, excel thì cách quản lý cũng chẳng được cải thiện bao nhiêu. 

Phần mềm miễn phí bảo mật kém, không rõ nguồn gốc

Đặc điểm chung của các phần mềm quản lý cầm đồ miễn phí đó là mức độ an toàn rất kém. Virus và hacker dễ dàng xâm nhập, phá hủy hoặc đánh cắp dữ liệu, thông tin. Phần mềm cũng không tự động sao lưu dữ liệu, nếu người dùng không tự lưu trữ, dữ liệu sẽ mất hoàn toàn khi  phần mềm gặp trục trặc, máy tính hỏng hoặc mất điện đột ngột.

Đối với các phần mềm không rõ nguồn gốc, các trang web tải phần mềm ẩn chứa rất nhiều rủi ro như virus, mã độc ở trang quảng cáo để xâm nhập và đánh cắp thông tin. Dữ liệu của tiệm cầm đồ rất quan trọng và giá trị đều rất lớn, do đó sẽ rất nguy hiểm nếu bị rò rỉ hoặc mất mát dữ liệu. Thậm chí hacker có thể dùng những thông tin ấy để bán hoặc đe dọa tống tiền.

Phần mềm quản lý cầm đồ miễn phí không được hỗ trợ, bảo hành

Các nhà cung cấp sẽ không phản hồi, hỗ trợ nếu các phần mềm quản trị cầm đồ miễn phí gặp trục trặc đột ngột. Do vậy, trong quá trình sử dụng, chủ tiệm vẫn phải lưu trữ lại dữ liệu một cách thủ công để đề phòng. Phần mềm quản lý giúp tối giản quy trình nhưng các phần mềm miễn phí lại khiến cho phần công việc tăng thêm.

Lỗi hoặc bảo trì hệ thống từ phía nhà cung cấp cũng thường không được sửa chữa hoặc sửa rất chậm và không được thông báo, chủ hiệu cầm đồ nếu không chú ý có thể sẽ gặp thiệt hại rất lớn trong quản lý dữ liệu.

Những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý cầm đồ miễn phí

Tính bảo mật kém, không được hỗ trợ

Hầu hết các phần mềm cầm đồ miễn phí hoạt động dựa trên mã nguồn mở, chính vì vậy thông tin sẽ dễ bị rò rỉ và công khai. Bên cạnh đó, nhà cung cấp thường sẽ không phản hồi hoặc hỗ trợ mỗi khi phần mềm gặp trục trặc. Việc cập nhật hệ thống cũng không được thông báo hoặc thông báo bị trễ, dẫn đến dữ liệu khó được bảo đảm an toàn.

Phần mềm quản lý cầm đồ miễn phí bị giới hạn chức năng

Không nhà phát triển nào lập trình các phần mềm miễn phí với đầy đủ chức năng bởi sẽ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của họ. Việc thiếu chức năng sẽ thực sự trở thành thách thức đối với các cửa tiệm quy mô lớn, có nhiều khách hàng. Chỉ nên sử dụng phần mềm miễn phí khi người chủ hiệu đảm bảo quản trị kinh doanh ổn định. Nếu không, các phần mềm không những không giúp ích được nhiều mà còn có thể gây trở ngại nếu gặp trục trặc.

Phần mềm quản lý cầm đồ miễn phí bị giới hạn thời gian

Rất nhiều cửa tiệm sử dụng một số chức năng của phần mềm miễn phí nhưng sau một khoảng thời gian, các chức năng ấy bị khóa và yêu cầu trả phí để tiếp tục sử dụng. Lúc này, cho dù muốn ngưng sử dụng phần mềm cũng khó khăn vì khâu chuyển dữ liệu rất tốn thời gian.

Không được hướng dẫn khi sử dụng phần mềm quản lý cầm đồ miễn phí

Các phần mềm miễn phí sẽ không được hướng dẫn sử dụng mà người dùng buộc phải tự tìm hiểu, mày mò. Trong khi đó, người quản lý, nhân viên thông thạo máy tính, tin học không phải tiệm cầm đồ nào cũng có. Sử dụng sai cách hoặc sơ suất rất có thể sẽ gây ra những hậu quả khôn lường. 

Với mức phí không đồng, phần mềm miễn phí là sự lựa chọn của rất nhiều người dùng. Để tiết kiệm chi phí đồng thời phát huy được khả năng của phần mềm free đòi hỏi người dùng phải có rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm. Cloudify – phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp dựa trên công nghệ điện toán đám mây luôn mong muốn đồng hành cùng các chủ hiệu. Để được trải nghiệm hoàn toàn miễn phí, liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn ngay hôm nay.

Tham khảo:

Phần mềm quản lý cầm đồ miễn phí có những hạn chế gì?