Việc ghi nhớ, tính toán thu chi của một cá nhân đã rất khó, việc quản lý thu chi cho cả doanh nghiệp lại càng khó hơn. Nhiều nhà quản lý đau đầu không biết nên giải quyết vấn đề thu chi của tổ chức mình như thế nào. Lúc này, giải pháp được nhiều người lựa chọn là sử dụng phần mềm quản lý thu chi. Vậy phần mềm này là gì? Ưu điểm của nó ra sao? Độc giả hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Phần mềm quản lý thu chi doanh nghiệp là gì?

Phần mềm quản lý thu chi là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dòng tiền của mình một cách dễ dàng hơn bao giờ hết. Thông thường, việc tìm kiếm, ghi chép các khoản thu chi cho toàn bộ doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian, công sức, thì phần mềm sẽ tự động giúp doanh nghiệp giải quyết hết. Nó sẽ báo cáo cho người quản lý xem khoảng thời gian vừa qua đã chi tiêu những gì, chi phí là bao nhiêu. Từ đó, doanh nghiệp có được báo cáo đánh giá và lên kế hoạch chi tiêu hợp lý nhất trong kinh doanh.

Giống như phần mềm ERP hay CRM, phần mềm quản lý thu chi cũng có thể tích hợp ứng dụng công nghệ điện toán đám mây. Giải pháp này sẽ giúp báo cáo cụ thể và chi tiết nguồn thu chi cho doanh nghiệp theo thời gian thực. Doanh nghiệp chỉ cần có một máy tính, laptop, máy tính bảng hay thậm chí là smartphone kết nối mạng internet là có thể kiểm tra được dòng tiền hàng ngày.

Phần mềm quản lý thu chi doanh nghiệp

Phần mềm quản lý thu chi giúp gì cho các doanh nghiệp?

1. Tăng tốc tối đa công việc

Nếu trong các giải pháp truyền thống, doanh nghiệp dùng sổ sách hay phần mềm Excel để quản lý doanh thu, họ sẽ phải mất rất nhiều thời gian để ghi chép hay nhập từng số liệu. Không chỉ vừa tiêu tốn thời gian, mà việc nhập các con số còn dễ xảy ra sai sót khiến nhân viên phải nhập lại từ đầu. Thậm chí, sau khi nhập xong, nhân viên còn phải tính toán số liệu, ghép các file excel lại với nhau để đưa ra cái nhìn tổng quát cho người quản lý. Như vậy vậy sẽ rất dài dòng, rắc rối.

Phần mềm quản lý thu chi sẽ rút gọn các bước trên bằng cách tự động lưu các bước giao dịch chỉ trong tích tắc. Ví dụ khi có các thao tác in hóa đơn, phần mềm sẽ tự động ghi chép và tính các khoản đã thu trong ngày. Nhanh chóng, thuận tiện mà chính xác, phần mềm sẽ giúp bạn tiết kiệm số lượng lớn thời gian công việc. Nâng cao năng suất quản lý bán hàng.

2. Phân bổ chi tiết từng khoản thu/chi

Chức năng phân bổ chi tiết từng khoản thu/ chi giúp người dùng thực hiện 2 công việc cùng một lúc. Đầu tiên, nó sẽ giúp giải quyết các vấn đề phát sinh, các khoản thu không theo quy tắc. Tiếp theo, nó sẽ hỗ trợ ghi chú kế hoạch phân bổ chi tiêu. Điều này giúp người quản lý dễ dàng quản lý quá trình thanh toán các hợp đồng theo nhiều đợt. Sở dĩ phần mềm có thể tự đồng thực hiện các chức năng này bởi các module chức năng của phần mềm được liên kết với nhau. Nhờ đó, phần mềm sẽ giúp người quản lý nhận ra hợp đồng nào quan trọng hơn, cần chi nhiều ngân sách hơn.

3. Lên kế hoạch chi tiêu hợp lý

Phần mềm quản lý thu chi cho phép quản lý chi tiêu giao dịch theo từng thời điểm như tuần/tháng/quỹ giúp doanh nghiệp có thể lên kế hoạch chi tiêu hợp lý với số tiền sẵn có. Nhờ chức năng này, doanh nghiệp sẽ không bị dính vào trường hợp chi tiêu không hợp lý. Với mỗi khoản chi thừa thãi, người quản lý sẽ biết và nhanh chóng điều chỉnh, có chính sách nới lỏng và thắt chặt tránh hao hụt vào những lần sau. 

Lên kế hoạch chi tiêu hợp lý

4. Hỗ trợ quản lý thu chi nhiều loại tiền tệ

Hỗ trợ quản lý thu chi nhiều loại tiền tệ, mỗi tài khoản có thể dùng một loại tiền tệ khác nhau. Khi có phát sinh giao dịch các hệ thống sẽ tự động quy đổi theo tỷ giá mới nhất. Báo cáo và thống kê các khoản thu chi theo nhiều tiêu chí như khoản mục, thời gian, tình hình tài chính, tình hình vay nợ…Ghi chép tình hình nộp công quỹ, sử dụng quỹ vào các khoản chi của tập thể.

5. Quản lý từ xa

Không phải lúc nào người  quản lý cũng có mặt ở doanh nghiệp để xem xét, rà soát các khoản chi tiêu của tổ chức. Đôi khi, họ sẽ phải đi công tác xa nhà hoặc có những công việc cá nhân cần giải quyết. Lúc này, lợi ích quản lý từ xa của phần mềm thực sự rất hữu ích.

Với việc ra đời phiên bản trên điện thoại, bạn hoàn toàn có thể quản lý mọi công việc từ xa mà chỉ cần có thiết bị di động kết nối với Internet. Như vậy, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc quản lý thay vì phải ngồi chờ nhân viên đến báo cáo. Đồng thời ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng, người quản lý vẫn có thể nhận ra vấn đề phát sinh để nhanh chóng giải quyết thay vì để càng lâu càng gây thiệt hại lớn.

6. Bảo mật dữ liệu tuyệt đối

Bao giờ cũng thế, vấn đề bảo mật luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Việc lưu trữ dữ liệu trong sổ sách hay trong máy tính cá nhân sẽ là điều nguy hiểm nếu trong trường hợp sổ sách bị mất hay máy tính bị hỏng hóc, gặp virus. Như vậy, mọi tài liệu quan trọng có thể mất sạch, thậm chí bị mất cắp vào tay đối thủ và gây ảnh hưởng nặng nề tới công ty. Với phần mềm quản lý thu chi, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên máy chủ, doanh nghiệp sẽ yên tâm dữ liệu sẽ được bảo mật an toàn tuyệt đối. Cho dù máy tính có bị hỏng, gặp virus hay đơn giản người quản lý muốn đổi máy mới thì dữ liệu vẫn sẽ không bị ảnh hưởng.

Hy vọng với những chia sẻ trên đây thì vấn đề quản lý thu chi sẽ không còn là gánh nặng cho các doanh nghiệp. Mọi câu hỏi cần giải đáp xin vui lòng liên hệ qua hotline 1900 866 695 hoặc website Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí.

Xem thêm

Bán hàng D2C – Xu hướng mới của doanh nghiệp
Phần mềm bán hàng B2B có thực sự cần thiết cho doanh nghiệp?
Tổng quan về vai trò của hệ thống ERP trong doanh nghiệp