Quy trình kiểm soát tồn kho là một trong những công đoạn cần thiết giúp nhà quản trị nắm được tình hình xuất, nhập, tồn trong kho hàng của doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, trong thực tế có rất ít nhà quản trị nắm được các bước chi tiết trong quy trình này. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi xin chia sẻ tới nhà quản trị 5 bước trong việc kiểm soát hàng hóa tồn kho nhằm tăng mức độ chặt chẽ trong quản lý.

Quy trình kiểm soát tồn kho là gì?

Quy trình kiểm soát tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là một loại tài sản của doanh nghiệp, có vai trò rất quan trọng trong sản xuất, kinh doanh. Quy trình kiểm soát tồn kho là công việc mà nhà quản trị cần thực hiện để nắm được tình hình xuất, nhập, tồn, từ đó dựa vào tình hình sản xuất, kinh doanh, tình trạng tồn kho để ra quyết định bổ sung, tiêu thụ hàng hóa, nguyên vật liệu.

Quy trình kiểm soát tồn kho có vai trò như thế nào?

Nếu nhà quản trị thực hiện tốt quá trình kiểm soát tồn kho, doanh nghiệp sẽ thu được rất nhiều lợi ích như:

• Giảm rất nhiều chi phí, thời gian vận chuyển, xuất, nhập,….
• Đảm bảo không gián đoạn sản xuất, không thiếu hàng hóa cho đơn hàng nhưng đồng thời cũng không được tồn đọng quá nhiều, gây ra tốn kém
• Tăng mức độ chặt chẽ trong quy trình quản lý kho hàng nói riêng và cả doanh nghiệp nói chung

5 bước trong quy trình kiểm soát tồn kho cho doanh nghiệp

 

Để quản lý kho hàng có bài bản, có khoa học, nhà quản trị cần có quy trình quản lý tồn kho cho phù hợp. Để thiết lập được quy trình, doanh nghiệp cần dựa vào tình hình kho, tình hình nguồn lực sản xuất, kinh doanh. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng cần bám sát 5 bước sau để xây dựng được một quy trình hoàn chỉnh.

1. Lên kế hoạch và chuẩn bị

Bước đầu tiên trong quy trình kiểm soát tồn kho là lên kế hoạch và chuẩn bị. Việc quản lý hàng hóa tồn kho không chỉ yêu cầu đảm bảo số lượng đầy đủ, chính xác mà còn yêu cầu nhà quản trị đảm bảo nhập, xuất đúng thời gian, đúng yêu cầu về hàng hóa. Do đó, việc lên kế hoạch cho nhập, xuất hàng hóa có ý nghĩa rất lớn với doanh nghiệp. Nhà quản trị cần dựa vào tình hình kho hàng, tình hình sản xuất, kinh doanh để có sự chuẩn bị về kế hoạch, nhân sự và thiết bị cho phù hợp.

2. Kiểm kê lại kho hàng

Kiểm kê kho hàng chính là bước kiểm tra tình hình tồn kho, tình trạng hàng hóa, nguyên vật liệu để có cơ sở lập kế hoạch cho phù hợp. Kiểm kê hàng hóa còn giúp doanh nghiệp nắm được tình trạng sản phẩm, nguyên vật liệu hiện tại để ra quyết định tiêu thụ hay bổ sung cho kịp thời. 

Nhân viên kho tiến hành kiểm kê thực tế tồn kho định kỳ và đối chiếu với sổ sách kế toán để kịp thời điều chỉnh số liệu trùng khớp. Số liệu kiểm kê phải được báo cáo lại với nhà quản lý để quản lý nắm được tình hình tồn kho. Việc kiểm kê nên được thực hiện bởi hai hoặc nhiều hơn hai người và sau đó đối chiếu để đảm bảo chính xác. Ngày nay việc áp dụng kể thống quản lý trong quy trình kiểm soát tồn kho sẽ rút ngắn thời gian kiểm kê và có tính hiệu quả cao hơn.

3. Quản lý xuất, nhập kho

Quản lý nhập kho bao gồm các công việc: quản lý mua hàng hóa, nguyên vật liệu, quản lý sản xuất, hàng bán trả lại, hàng chuyển kho,…..

Quản lý xuất kho bao gồm các công việc: xuất kho bán hàng, xuất nguyên vật liệu, vật tư để sản xuất, hàng mua phải trả lại, hàng chuyển kho,…..

Trước đây, việc quản lý xuất nhập thường được thực hiện qua sổ sách, giấy tờ. Tuy nhiên, ngày nay, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý trong quy trình kiểm soát tồn kho hoặc dùng máy quét mã vạch để tăng tốc quy trình quản lý xuất, nhập hàng.

4. Quản lý tồn kho

Doanh nghiệp có thể ứng dụng phương pháp thủ công hoặc phần mềm quản lý để kiểm tra giữa lượng hàng thực tế và số lượng trên sổ sách của kế toán. Kiểm kê sẽ giúp nhà quản trị nắm được mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào sắp đến hạn sử dụng, mặt hàng nào bán chạy cần bổ sung,….

5. Kết chuyển và tổng kết

Sau khi kiểm tra sổ sách, xác định lượng hàng hóa thực tồn kho, tổng lượng nhập xuất vào cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển số dư cuối kỳ này sang đầu kỳ tiếp theo. Đồng thời, kế toán phụ trách lưu trữ chứng từ, phiếu nhập, xuất, lập và in các báo cáo tồn kho, báo cáo trong kỳ để nộp cho nhà quản lý.

ứng dụng phần mềm vào quy trình kiểm soát tồn kho

Hiện nay, có khá nhiều phần mềm có thể giúp bạn kiểm soát được hàng hóa tồn kho. Sau đây là một vài đơn vị cung cấp phần mềm đang phổ biến hiện nay:

1. Phần mềm Cloudify

Là phần mềm nhận được sự tin tưởng của nhiều khách hàng. Mang đến hiệu quả cao cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý. Giúp việc quản lý kho trở nên dễ dàng hơn. Giảm thiểu được sự chênh lệch tồn kho. Hàng hóa được quản lý theo nhiều đơn vị khác nhau. Với một chu trình khép kín sẽ giúp cho việc vận hành giữa các bộ phận được thông suốt.

Chức năng chính của phần mềm quản lý kho:

Đồng bộ dữ liệu giữa các module mua hàng, bán hàng, sản xuất. Hạn chế việc nhập liệu quá nhiều dẫn đến tình trạng bị trùng lặp dữ liệu.

Báo cáo hàng tồn kho theo vị trí giúp việc quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu được chi tiết hơn.

Phân chia và sắp xếp hàng hóa theo từng layout, vị trí để theo dõi và kiểm soát một cách dễ dàng.

Với 50 biểu mẫu báo cáo khác nhau cho bạn lựa chọn. Các báo cáo cập theo thời gian thực và có thể cài đặt để gửi báo cáo tự động về email theo thời gian bạn mong muốn.

Có thể thiết lập nguyên tắc xuất kho hàng hóa theo FIFO, FEFO giúp bạn duy trì được nguồn hàng có hạn sử dụng mới nhất trong kho. Giảm tình trạng hàng hết hạn, hư hỏng.

Cảnh báo tồn kho tối thiểu trên điện thoại khi hàng hóa vượt mức tối thiểu đề ra để doanh nghiệp chủ động nhập thêm hàng mới.

Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp phổ biến hiện nay

2. Phần mềm SAP

Là một trong những hệ thống phần mềm quản lý được phát triển tại Đức. Đã có hàng chục ngàn doanh nghiệp sử dụng phần mềm của SAP trải dài trên khắp thế giới. Hệ thống quản lý kho SAP ra đời để giúp doanh nghiệp bạn tối ưu các hoạt động trong kho. Từ việc luân chuyển và xuất – nhập hàng hóa đến việc kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho theo từng mặt hàng khác nhau.

Chức năng chính của phần mềm quản lý kho SAP:

Một doanh nghiệp có thể có nhiều kho được phân chia để phù hợp với từng mặt hàng khác nhau. Phần mềm sẽ quản lý tất cả các danh mục kho giúp cho việc tìm kiếm hàng hóa được dễ dàng hơn.

Phân bổ chi phí mua hàng tự động theo giá trị và số lượng của đơn hàng.

Theo dõi việc nhập, xuất, tồn kho theo từng loại mặt hàng, từng số seri và từng thời điểm.

Báo cáo kiểm kê kho và theo dõi định mức của từng kho.

3. Phần mềm Oracle

Đây là một trong những chức năng được chú trọng phát triển nhiều nhất trong hệ thống phần mềm của Oracle. Phần mềm cung cấp các giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý số lượng, chủng loại và trạng thái của hàng tồn kho. Từ đó, giúp cho các hoạt động mua bán hàng hóa, nhập – xuất kho được hợp lý hơn.

Chức năng chính của phần mềm quản lý kho Oracle:

Hàng hóa được lưu trữ theo các thông tin như số lượng, kích thước, trọng lượng, thời gian nhập hàng, thời gian sản xuất…

Cho phép khai báo các bộ mã vật tư, hàng hóa theo nhiều kiểu dữ liệu và phân đoạn khác nhau tùy nhu cầu của doanh nghiệp.

Quản lý kho hàng được tích hợp chặt chẽ với kế toán. Vì vậy, bạn chỉ cần chọn đúng giao dịch cần ghi nhận hệ thống sẽ tự động phát sinh định khoản tương ứng.

4. Phần mềm Odoo

Odoo là phần mềm dành cho các doanh nghiệp vận hành hàng hóa, logistics. Giúp bạn kiểm soát, theo dõi các hoạt động xuất nhập hàng hóa, kiểm soát hàng tồn kho và được tích hợp nhiều phần mềm quản lý khác nhau.

Chức năng chính của phần mềm quản lý Odoo:

Truy xuất nhanh chóng các thông tin từ khách hàng đến nhà cung cấp. Những thông tin đó đều được lưu trữ và cập nhật thường xuyên trên hệ thống.

Tạo sự thống nhất và đồng bộ từng dữ liệu, thiết lập các quy tắc chung giúp việc vận hành hàng hóa diễn ra thuận lợi.

Kiểm kê các mặt hàng dựa trên dữ liệu được lưu trữ trên đám mây.

Quy trình kiểm soát tồn kho với 5 bước dễ dàng chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán quản lý kho của mình. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có nhu cầu tìm kiếm phần mềm quản lý kho, xin liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí.

Xem thêm

App quản lý kho cho doanh nghiệp có đặc điểm gì nổi bật?
Phần mềm kiểm kho trong doanh nghiệp có những tính năng gì?
Hệ thống quản lý kho trong doanh nghiệp có thực sự phức tạp?