fbpx

Quản lý kho vật tư là gì? Những cách quản lý kho vật tư thông dụng

  1. Thảo Lê
    Người viết Thảo Lê

Quản lý kho vật tư với những cách thông dụng hiện nay

Quản lý kho vật tư là điều mà rất nhiều các doanh nghiệp, công ty đau đầu. Do khối lượng hàng hóa lớn lại không có cách quản lý hiệu quả. Dẫn tới thất thoát và tốn nhiều chi phí cho kho vật tư. Vậy làm cách nào để vật tư được quản lý hiệu quả và tối ưu?

Quản lý kho vật tư là gì?

Quản lý kho vật tư hay quản lý kho hàng là một chuỗi các hoạt động tổ chức, bảo quản và kiểm soát số lượng vật tư, hàng hóa trong kho. Nhằm đảm bảo tính liên tục cho việc sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa vật tư kịp thời. Góp phần làm giảm chi phí, hạn chế thất thoát và sử dụng cơ sở vật chất hiệu quả.

Có mấy cách quản lý kho vật tư đang được sử dụng?

Hiện nay các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất áp dụng rất nhiều các phương pháp quản lý kho. Tuy nhiên mỗi phương pháp lại có điểm hay và hạn chế của riêng nó. Cùng tìm hiểu các cách quản lý kho vật tư đang được áp dụng nhiều hiện nay.

Phần mềm quản lý kho vật tư

Sử dụng phần mềm đang là lựa chọn tối ưu nhất cho các doanh nghiệp hiện nay. Chúng giúp thay thế các cách quản lý thủ công, truyền thống với các chức năng thông minh. Đảm bảo tính chính xác và các số liệu được cập nhật liên tục theo thời gian thực. Nhờ đó, giúp người quản lý nắm được các thông tin, số liệu chính xác về tình trạng hàng tồn kho tại thời điểm kiểm tra.

Xem thêm: Phần mềm WMS – Giải pháp quản lý kho tối ưu cho mọi doanh nghiệp

Sắp xếp kho hàng tối ưu

Những cách quản lý nhà kho vật tư hiệu quả
Những cách quản lý nhà kho vật tư hiệu quả

Với không gian nhà kho có diện tích nhất định, việc sắp xếp kho hàng logic sẽ giúp quản lý vật tư dễ dàng. Tránh việc nhầm lẫn, hoặc bỏ sót các hàng hóa trong kho. Ngoài ra cũng cần có các kệ hàng để bảo quản hàng hóa, vật tư. Tránh để các tác động ngoại lực hoặc thời tiết làm ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm.

Một trong những cách hiệu quả nhất trong sắp xếp kho hàng đang được áp dụng là dùng theo mã SKU. Các hàng hóa, vật tư sẽ được đặt tên dựa vào vị trí đặt và tính chất của chúng. Sao cho khi nhìn vào tên gọi sẽ biết được vị trí đặt hàng hóa đó trong kho. Thường người ta hay sử dụng thứ tự các chữ trong bảng chữ cái để đặt cho các khu vực trong kho.

Ví dụ: Áo nam đặt tại khu B, kệ số 1, tầng 5 và có màu trắng sẽ được đặt mã SKU là Nam-B15 trắng.

Quản lý kho theo cách FIFO và LIFO

Đây là 2 thuật ngữ rất quen thuộc với những ai đang làm công việc quản lý kho hàng.

  • FIFO (First in – First out) nghĩa là nhập trước – xuất trước. Phương pháp này áp dụng cho các mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn như thực phẩm, đồ công nghệ, các mặt hàng theo trend…  Khi sử dụng phương pháp này cần lưu ý sắp xếp tại các vị trí thông thoáng. Dễ dàng cho việc xuất – nhập diễn ra thường xuyên.
  • LIFO (Last in, First out) nghĩa là nhập sau – xuất trước: các hàng hoá gần đây nhất được nhập vào kho sẽ được xuất ra đầu tiên. Các hàng hoá mới được sử dụng trước, dùng ưu tiên hơn hàng hoá cũ.

Kiểm kê kho hàng định kỳ

Để quản lý kho hàng đạt hiệu quả tốt nhất, các doanh nghiệp cần thường xuyên thực hiện kiểm kê kho hàng. Nhằm tránh sự sai lệch giữa các số liệu báo cáo so với số lượng hàng hóa thực tế. Đảm bảo hàng không bị tồn kho quá lâu, hơn nữa kiểm kê kho hàng định kỳ còn giúp người quản lý đưa ra các quyết định hợp lý. Giúp luân chuyển hàng hóa kịp thời tránh hàng hóa, vật tư bị quá hạn hoặc giảm chất lượng và bị hư hỏng.

Tổ chức nhân sự quản lý 

Một vấn đề khác đau đầu đối với các doanh nghiệp đó là nhân viên kho tự ý sử dụng hàng hóa. Hoặc tuồn sản phẩm hàng hóa, vật tư ra bên ngoài nhằm trục lợi cá nhân.

Do đó để tránh tình trạng trên, người quản lý cần phải có các biện pháp tổ chức nhân sự hợp lý nhằm quản lý kho vật tư hiệu quả. Lựa chọn người phù hợp và có tính trung thực, xây dựng các quy tắc xử phạt mang tính răn đe mạnh. Bên cạnh đó cần phân quyền cho từng người để tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.

Quản lý kho vật tư bằng excel 

Với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các hộ kinh doanh có diện tích kho nhỏ, số lượng và mẫu mã hàng hóa không nhiều. Họ thường hướng tới việc quản lý kho thủ công bằng phần mềm excel. Vậy để quản lý kho vật tư bằng excel hiệu quả cần lưu ý những gì?

Quản lý vật tư bằng excel cần lưu ý những gì?
Quản lý vật tư bằng excel cần lưu ý những gì?

Thiết kế file Excel phù hợp với ngành hàng: Các ngành hàng sẽ có đặc tính khác và thời hạn hàng hóa khác nhau. Do đó cần phải thiết kế file excel sao cho phù hợp với từng ngành hàng. Nhằm đảm bảo lưu trữ thông tin chính xác, nhanh chóng. Giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát và đồng bộ dữ liệu khi cần. 

Có kiến thức về Excel để xử lý lỗi: Excel là phần mềm khá dễ sử dụng, tuy nhiên với những người không có kiến thức cơ bản về excel thì rất khó để sử dụng. Và dễ dàng gặp các lỗi khi thiết kế file excel quản lý kho. Bởi các hàm trong excel khi sử dụng cho việc nhập dữ liệu quản lý kho khá phức tạp.Sau đây là một số thao tác mà người sử dụng cần nắm vững khi sử dụng excel:

  • Các thao tác về nhập và thống kê dữ liệu trong excel
  • Các thao tác để xử lý tập tin.
  • Các kỹ năng định dạng và thiết kế bảng tính excel.
  • Sử dụng các hàm, Sumif, Vlookup, Hlookup, Average, Countif, Subtotal,…
  • File excel quản lý kho đơn giản – TrustSales
  • Vlookup trong excel là hàm tính toán thông dụng trong tạo file quản lý kho.

Xem ngay: Top 4 phần mềm quản lý kho, vật tư tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý kho vật tư Cloudify

Phần mềm quản lý kho vật tư Cloudify là phần mềm thuộc CTCP công nghệ Cloudify Việt Nam. Sản phẩm được ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách dễ dàng và thuận tiện nhất. Với các tính năng thông minh và chức năng quản lý chuyên nghiệp, hiện đại, tinh gọn Cloudify giúp người quản lý có thể quản lý kho từ bất kỳ đâu và ở bất kỳ lúc nào thông qua điện thoại. 

Ngoài ra phần mềm này còn giúp cảnh báo tồn kho dưới mức tối thiểu và duyệt lệnh xuất kho ngay trên điện thoại. Phần mềm còn rất nhiều các tính năng khác như cảnh báo tồn kho tối thiểu, quản lý kho theo nhiều đơn vị tính…. Phần mềm Cloudify sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, chi phí hơn nhiều so với các phương pháp thủ công, truyền thống.

Kết luận

Bài viết trên đây chúng tôi đã chỉ ra các cách giúp bạn quản lý kho vật tư một cách tối ưu và hiệu quả nhất. Hy vọng với bài viết này, các bạn sẽ lựa chọn được các cách quản lý kho vật tư sao cho phù hợp và hiệu quả với doanh nghiệp của mình. Để nhận được tư vấn 1:1 từ các chuyên gia, vui lòng liên hệ qua website Cloudify.vn hoặc hotline 1900 866 695.

0/5 (0 Reviews)

Bài liên quan

Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng bằng phần mềm quản lý hàng tồn kho
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng bằng phần mềm quản lý hàng tồn kho

Nhìn bề ngoài, quản lý tồn kho có vẻ như chẳng liên quan gì đến hoạt động chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.

Quản Lý Hàng Tồn Kho Là Gì? 8 Kỹ Thuật Quản Lý Phổ Biến Năm 2021
Quản Lý Hàng Tồn Kho Là Gì? 8 Kỹ Thuật Quản Lý Phổ Biến Năm 2021

Cùng tìm hiểu những điều bạn cần biết về quản lý hàng tồn kho với loạt hướng dẫn toàn diện miễn phí dưới đây.

Quản lý kho bằng excel hay phần mềm để tối ưu hiệu quả?

Kho hàng – một trong những yếu tố quan trọng quyết định trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của mọi doanh

Liên hệ

Văn phòng Hà Nội

Tầng 3, tòa nhà Dolphin Plaza, số 6 Nguyễn Hoàng,
Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Văn phòng HCM

87 Hàm Nghi, Phường Nguyễn Thái Bình,
Quận 1, TP Hồ Chí Minh

© 2020 Cloudify ERP.
0/5 (0 Reviews)
Đăng ký thông tin​

Hơn 2,000+ doanh nghiệp đã sử dụng và hài lòng. Cùng khám phá tiềm năng tăng trưởng của doanh nghiệp bạn ngay hôm nay!