Đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, quản lý kho luôn luôn chiếm một vị trí quan trọng. Tuy nhiên, không phải quá trình quản lý nào cũng diễn ra suôn sẻ mà không gặp khó khăn. Bài viết lần này, Cloudify sẽ cùng doanh nghiệp tìm hiểu một số vấn đề về quản lý kho thường gặp phải và đưa ra một số giải pháp. 

Hàng tồn kho, quản lý hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho hay còn được gọi là hàng lưu kho, là những tài sản được doanh nghiệp giữ trong kho để đưa vào sản xuất hoặc bán ra. Căn cứ vào vai trò, hàng tồn kho có thể được chia thành ba loại: nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm.

Quản lý hàng tồn kho là quá trình lên kế hoạch đặt hàng (khi nào đặt, đặt bao nhiêu?), giải quyết hàng còn ứ đọng,… nhằm mục đích giảm tối đa các chi phi mà vẫn đảm bảo không làm gián đoạn sản xuất.

Kho hàng luôn chiếm một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp

Một số vấn đề về hàng tồn kho mà doanh nghiệp thường gặp phải

Hàng tồn kho thường chiếm tới 40-50% trong tổng tài sản, chính vì vậy mà việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.

Trong quá trình quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp thường gặp các vấn đề sau:

Sắp xếp kho thiếu khoa học

Việc bố trí hàng hóa trong kho một cách hợp lý sẽ giúp ích rất nhiều cho việc tìm kiếm, lưu chuyển, nhập và xuất hàng hóa trong kho, bên cạnh đó còn giúp tiết kiệm diện tích kho và giảm thời gian cũng như chi phí lưu kho, vận hành kho. Mặc dù vậy vẫn có rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong công đoạn sắp xếp hàng hóa trong kho cũng như trên sổ sách.

Không lập được kế hoạch dự trữ hợp lý.

Rất nhiều doanh nghiệp đã gặp phải vấn đề: khi nhu cầu khách hàng tăng cao mà lượng cung không đủ để cung ứng làm cho doanh thu, lợi nhuận sụt giảm, nhưng có khi lượng cung lại dư thừa quá dẫn đến hao tốn chi phí bảo quản, chi phí lưu kho, làm giảm đi hiệu quả sử dụng vốn. Do vậy, để đảm bảo đáp ứng kịp thời các nhu cầu phát sinh, việc lập kế hoạch dự trữ hợp lý là một hoạt động cực kỳ quan trọng đòi hỏi phải làm chặt chẽ, thường xuyên.

Lơ là trong công tác kiểm kê hàng hóa.

Kiểm kê hàng hóa là việc kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế trong kho có trùng khớp với trên sổ sách hay không. Hoạt động này đảm bảo người quản lý luôn nắm được tình hình hàng hóa, tránh việc thất thoát không đáng có. Đặc biệt, với những doanh nghiệp phải lưu trữ số lượng lớn hàng hóa, việc bị mất mát do mất trộm hay sai sót khi xuất chứng từ là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, việc kiểm kê hàng hóa định kỳ là việc mà nhà quản lý kho nên duy trì.

Quản lý kho cần tính toán cho hợp lý và khoa học để giảm thiểu chi phí

Những giải pháp cho quá trình quản lý kho thêm hiệu quả

Lên kế hoạch sắp xếp hàng hóa trong kho hợp lý

Việc xuất, nhập hàng hóa sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn nếu các nhà quản lý có một kế hoạch bố trí cho phù hợp. Nghiên cứu về tính chất hàng hóa, mức độ cần thiết và các yếu tố khác để có thể quy hoạch sao cho khoa học hơn. Ví dụ: hàng hóa với số lượng lớn, thường xuyên được sử dụng thì ưu tiên xếp gần cửa, …

Quản lý bằng sổ sách, excel.

Tính toán và đánh giá lượng tồn kho tối ưu dựa vào các yếu tố như: lượng tồn kho thực tế, số đơn đặt hàng, thời gian giao hàng, tình hình cung ứng và tiêu thụ thực tế,……để có một kế hoạch dự trữ phù hợp.

Kiểm kê và cập nhật thường xuyên vào sổ sách, excel để có thể đưa ra được đánh giá khách quan về tình hình kho. Tuy nhiên phương pháp này chỉ nên áp dụng cho những doanh nghiệp nhỏ, ít máy móc thiết bị và hàng hóa lưu trữ, đối với doanh nghiệp có lượng hàng vừa và lớn, sử dụng sổ sách hay excel sẽ tốn rất nhiều thời gian.

Quản lý bằng phần mềm quản lý kho.

Thời đại công nghệ 4.0 sắp bước sang 5.0, nhiều doanh nghiệp đã và đang ứng dụng các phần mềm quản lý chuyên dụng để quản lý được hiệu quả. Việc sử dụng phần mềm quản lý vừa giúp tiết kiệm thời gian, vừa giảm thiểu chi phí và sai sót. Dù vậy, do một phần quen với việc quản lý qua sổ sách từ lâu, một phần là do các doanh nghiệp chưa có niềm tin về tính bảo mật của các phần mềm quản lý nên còn khá nhiều doanh nghiệp lo ngại tiếp cận với công cụ quản lý đa năng và hữu dụng này.

Hiểu được nỗi lo và khó khăn đó, phần mềm quản lý kho Cloudify tự hào vì mang lại cho người dùng giao diện thông minh dễ sử dụng, độ an toàn và chính xác cao, cập nhật nhanh chóng, giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình kho mọi lúc, mọi nơi. Nếu bạn đang có bất kỳ thắc mắc gì về phần mềm quản lý kho hoặc muốn có thêm thông tin chuyên sâu, liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí.

Tham khảo thêm:

>> Phương pháp quản lý kho hiệu quả trong thời đại công nghệ 4.0