Ngày nay, thị trường biến động từng ngày, từng giờ, nhà quản lý phải nhanh nhạy nắm bắt xu thế để kịp thời đưa ra chiến lược phát triển phù hợp. Để làm được điều này, CEO phải theo dõi dữ liệu một cách liên tục, tức thời (real time). Bạn đã có giải pháp để quản lý doanh nghiệp hiệu quả chưa? Tìm hiểu ngay về phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP trong bài viết này.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là gì?

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là một trong những công cụ hỗ trợ quản lý công ty hiện đại nhất hiện nay. Phần mềm này đã phổ biến ở nước ngoài, nhưng tại Việt Nam vẫn còn khá mới. Đây là công cụ giúp nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp toàn diện. Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP đầy đủ phân hệ chức năng như bán hàng, kho, sản xuất, kế toán, nhân sự… Nhờ nó, CEO có thể theo dõi tất cả hoạt động đang diễn ra trong doanh nghiệp.  

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP giúp bạn xây dựng quy trình vận hành chuyên nghiệp, tự động hóa. Thông qua hệ thống ERP, chủ doanh nghiệp biết được bức tranh tài chính của công ty. Hệ thống cũng tạo được môi trường làm việc xuyên suốt, mối liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong công ty. Với ERP, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian quản lý, tiết kiệm chi phí và góp phần thúc đẩy doanh nghiệp tăng trưởng doanh thu.

Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP: Những sai lầm và lưu ý khi triển khai

Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP?

Khi không sử dụng phần mềm hoặc sử dụng phần mềm riêng lẻ doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian để trao đổi, đối soát thông tin, dữ liệu. Phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể sẽ giải quyết các vấn đề này một cách đơn giản nhất. 

Quản lý doanh nghiệp toàn diện 

Khác với các phần mềm riêng lẻ, ERP là một hệ thống tổng hợp, đầy đủ các chức năng mà doanh nghiệp cần để vận hành và quản lý. Với ERP, mỗi bộ phận dùng một phân hệ chức năng riêng để đáp ứng nhu cầu làm việc. Nhân viên được phân quyền truy cập dựa theo bộ phận, chức vụ và công việc của mình. Vì vậy, khi chủ doanh nghiệp cần xem dữ liệu chỉ cần mở một hệ thống duy nhất thay vì truy cập vào các phần mềm riêng lẻ hay đợi nhân viên báo cáo.

Ví dụ, mỗi bộ phận sử dụng một hệ thống riêng sẽ gây khó khăn trong việc quản lý. Nếu bạn muốn xem tiến độ công việc hay báo cáo bạn phải truy cập vào từ phần mềm riêng hoặc đợi nhân viên tổng hợp báo cáo. Quá trình này mất khá nhiều thời gian và dễ gặp tình trạng xung đột dữ liệu giữa các bộ phận. 

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP giúp hạn chế sai sót

Các doanh nghiệp thương mại, sản xuất thường gặp sai sót ở bộ phận kho. Trong khi đó, bộ phận này đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Ví dụ, khi nhập 10 kiện hàng bộ phận kho nhập nhầm hoặc ghi sổ nhầm thành 12 kiện hàng sẽ dẫn đến sai số với bộ phận mua hàng và kế toán. Lúc này, cả ba bộ phận phải rà soát, đối chiếu để tìm lỗi sai.

Với phần mềm ERP, khi phát sinh một đơn mua hàng cả 3 bộ phận mua hàng, kế toán, kho đều dùng cùng một trường thông tin. Điều này hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu. Đây chỉ là một phần nhỏ lợi ích mà phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP mang lại cho doanh nghiệp. 

Phần mềm ERP xây dựng cơ sở dữ liệu theo phương thức kế thừa. Chính vì vậy doanh nghiệp không cần nhập liệu nhiều lần cùng một thông tin để hạn chế sai sót. Ngoài ra, chỉ có những ai được phân quyền mới có thể chỉnh sửa thông tin. Quá trình chỉnh sửa cũng được lưu vết để đối chiếu.

Theo dõi tình hình tài chính tức thời

Bất kỳ nhà quản lý và chủ doanh nghiệp đều quan tâm đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là các chỉ số doanh thu, lợi nhuận, chi phí…Tuy nhiên, việc quản lý bằng excel hay các phần mềm riêng lẻ khiến các dữ liệu cập nhật chậm trễ, báo cáo không sát với thực tế.

Khi sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, bộ phận kế toán nhanh chóng cập nhật hóa đơn, chứng từ từ các bộ phận khác để ghi nhận các khoản thu, chi, lợi nhuận…. Chủ doanh nghiệp không phải đợi đến cuối tháng, cuối kỳ để kế toán lập báo cáo mà có thể theo dõi chỉ số tài chính bất kỳ lúc nào, dữ liệu cập nhật theo thời gian thực. Nhờ đó, nhà quản trị sẽ xây dựng được chiến lược kinh doanh hợp lý, phù hợp với xu hướng, các quyết định dựa trên số liệu thay vì cảm tính.

Đọc thêm: Xu hướng áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam

Tiết kiệm chi phí, tăng trưởng doanh thu

Để quản lý tất cả các bộ phận và quy trình trong doanh nghiệp, bạn cần phải tuyển dụng một đội ngũ nhân sự nhiều kinh nghiệm. Bạn chắc chắn sẽ mất nhiều chi phí cho đội ngũ này. Trong khi đó, nếu bạn sử dụng phần mềm ERP bạn có thể sử dụng ít nhân sự hơn. Điều này góp phần giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, hệ thống giúp cho việc kiểm soát hàng hóa chặt chẽ hơn, hạn chế thất thoát, hư hỏng. Doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí so với trước đây.

Hệ thống ERP thể hiện đầy đủ thông tin, dữ liệu nhà quản lý/CEO cần. Những dữ liệu này là căn cứ để doanh nghiệp đưa ra được chiến lược phát triển phù hợp với nhu cầu thị trường. Bằng việc tiết kiệm chi phí và tiếp cận đến nhiều khách hàng tiềm năng hơn, doanh nghiệp sẽ tăng trưởng được doanh thu. 

Quản lý tiến độ làm việc từ xa

Chủ doanh nghiệp sẽ không thể nào có mặt tại văn phòng, nhà xưởng, nhà kho mọi lúc mọi nơi. Vậy nên bạn cần một hệ thống để có thể theo dõi được công việc dù ở bất kỳ nơi đâu. Phần mềm Cloud ERP sẽ giúp bạn trong vấn đề này. Bạn sử dụng phần mềm trên tất cả thiết bị chỉ cần có kết nối internet. Nhân viên của bạn cũng truy cập vào hệ thống mọi lúc, mọi nơi. 

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP khác gì so với phần mềm riêng lẻ?

Phần mềm riêng lẻ 

Phần mềm riêng lẻ là phần mềm được thiết kế cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Ví dụ như phần mềm CRM dành cho bộ phận bán hàng và marketing, phần mềm kế toán dành cho kế toán… Với phần mềm riêng lẻ, thông tin chỉ sử dụng trong một bộ phận duy nhất. Nhân viên vẫn phải trao đổi, nhắn tin với các bộ phận khác để có dữ liệu. Vì vậy quá trình làm việc mất nhiều thời gian, dễ sai sót, cần phải đối soát liên tục. Ngoài ra, doanh nghiệp còn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu, lập báo cáo.

Xem thêm: Nên sử dụng giải pháp phần mềm ERP trong nước hay ERP nước ngoài?

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP có đầy đủ chức năng như phần mềm riêng lẻ nhưng được liên kết chặt chẽ với nhau. ERP tích hợp đầy đủ các chức năng và thể hiện chỉ với một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, các bộ phận có một môi trường làm việc chung. Thông tin, dữ liệu có tính kế thừa lẫn nhau. Dữ liệu từ bộ phận này sẽ kết nối với bộ phận khác một cách nhanh chóng, chính xác.

Ví dụ, khi doanh nghiệp bạn mua hàng, bộ phận thu mua lên chứng từ mua 10 sản phẩm A. Sau khi chứng từ được duyệt, hệ thống sẽ thông báo cho kế toán. Bộ phận kế toán lập phiếu chi và hoàn thành thanh toán. Bộ phận kho sẽ nhận thông tin công ty sẽ nhập 10 sản phẩm A. Vì vậy, kho đễ dàng sắp xếp thời gian và vị trí nhận hàng. Mọi hoạt động duy trì một cách tự động, xuyên suốt và chặt chẽ. Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian nhập liệu, đối soát, kiểm tra. 

Lời kết

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP đã được nhiều doanh nghiệp xem xét. Trong tương lai, đây là hệ thống được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng. Hiện nay, phần mềm ERP được thiết kế để phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ về cả chức năng lẫn chi phí. Cloudify là một trong những nhà cung cấp ERP uy tín trên thị trường hiện nay. Để nhận được tư vấn 1:1 từ các chuyên gia, vui lòng liên hệ qua website Cloudify.vn hoặc hotline 1900 866 695.