Với phần lớn doanh nghiệp, dù ở quy mô nhỏ hay lớn thì hoạt động quản lý kho là một công việc quan trọng. Quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được dòng hàng hóa đã bán ra hay còn tồn trong kho để lên kế hoạch xử lý kịp thời. Tuy nhiên, thực hiện hoạt động này không phải là điều dễ dàng. Hiện nay, các doanh nghiệp thường tìm đến sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kho nhập xuất tồn để đảm bảo việc cung ứng hàng hóa diễn ra ổn định và liên tục. Vậy phần mềm mang lại những lợi ích gi? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Những rủi ro trong quản lý kho hàng

Những doanh nghiệp mới thành lập hay những công ty chưa có nhiều kinh nghiệp thường sử dụng phương pháp thủ công để quản lý kho. Tuy nhiên thường không hiệu quả và không đảm bảo các nguyên tắc như JIT, LEAN,…Và thường gặp một số rủi ro sau:

Nhận hàng

• Thông tin về đơn hàng thường chậm trễ, nhập liệu thủ công dễ xảy ra sai sót
• Không ghi nhận được số lô, không tuân theo nguyên tắc FIFO
• Thủ kho phải ghi nhớ mặt hàng một cách máy móc, không phân khu để lưu trữ
• Khó khăn trong kiểm soát đơn hàng bị trả về

Xuất hàng

• Không ‘truy vết” được đơn hàng đã bán cho khách hàng nào,
• Khó tìm ra nguyên nhân hàng bị mất hay hư hỏng
• Do sử dụng thao tác thủ công nên năng suất lao động chưa cao.

  Quản lý kho và hàng tồn

• Không theo dõi được hạn sử dụng của lô hàng
• Bố trí, sắp xếp hàng chưa khoa học nên không tận dụng được không gian kho
• Mất nhiều thời gian kiểm đếm chứng từ, dễ sai sót số liệu

Khi doanh nghiệp đã phát triển đến quy mô lớn hơn, số lượng hàng tồn kho nhiều hơn thì phương pháp quản lý thủ công không còn hiệu quả. Thay vào đó, công nghệ sẽ là yếu tố hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp, làm cho việc quản lý trở nên khoa học và chuyên nghiệp hơn.

Xem thêm: Top các phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay cho doanh nghiệp

Quản lý kho và những vấn đề thường gặp

Lợi ích của phần mềm quản lý kho nhập xuất tồn kho

Phần mềm quản lý kho hỗ trợ doanh nghiệp các tác vụ trong kho đem lại hiệu quả, chính xác và nâng cao chất lượng công việc. Một số lợi ích có thể kể đến như:

1.Phần mềm quản lý kho giúp tiết kiệm nguồn nhân lực

Chi phí cho nhân lực kho sẽ rất tốn kém trong trường hợp có nhiều mặt hàng cần quản lý. Nhưng khi sử dụng phần mềm quản lý kho sẽ giảm được tối đa nhân lực lao động chân tay, thay vào đó có sự trợ giúp của công nghệ, quản lý kho sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

2. Phần mềm quản lý kho quản lý chính xác số lượng hàng tồn kho

Không chỉ tối ưu hóa chi phí cho nhân sự, tận dụng không gian kho mà sử dụng phần mềm quản lý kho còn giúp doanh nghiệp quản lý số lượng hàng tồn kho chính xác dựa trên cơ sở dữ liệu về sản phẩm như mẫu mã, quy các, hạn sử dụng,…

Khi nắm chắc chắn về số lượng hàng hóa trong kho, doanh nghiệp dễ dàng cung cấp thông tin sản phẩm cho khách hàng một cách nhanh chóng và đầy đủ nhất. Bên cạnh đó, việc nhà quản lý sẽ bao quát được số lượng hàng tồn sẽ hỗ trợ việc ra các quyết định xử lý kịp thời tránh ứ đọng vốn cố định.

Xem thêm: Cách phân biệt Barcode và QR Code đơn giản nhất hiện nay

Phần mềm quản lý kho nhập xuất tồn

3. Phần mềm quản lý kho chi tiết và định mức từng mặt hàng

Sự phức tạp trong chủng loại mẫu mã của hàng hóa sẽ gây khó khăn trong việc lưu trữ dữ liệu nếu doanh nghiệp sử dụng phương pháp thủ công. Nhưng với phần mềm quản lý kho, mọi thông tin về sản phẩm đều được ghi trên phần mềm. Khi cần kiểm tra, chỉ cần nhập mã hàng hóa, các thông tin về vị trí, số lượng, tình trạng,…đều hiển thị rõ ràng. 

Ngoài ra, phần mềm quản lý kho xuất nhập tồn còn hỗ trợ tính toán định mức nguyên vật liệu trước khi đưa vào sản xuất hay tính giá thành sản phẩm sau khi sản phẩm được hoàn thành dựa trên chi phí đầu vào của từng mặt hàng.

4. Phần mềm quản lý kho cung cấp báo cáo chi tiết tức thì

Phần mềm quản lý kho có khả năng tạo báo cáo theo thời gian thực dựa trên dữ liệu thực tế. Báo cáo được hiển thị trực quan dưới dạng bảng biểu, sơ đồ, hình ảnh đem đến cho người dùng các nhìn tổng quan và dễ dàng phân tích để đưa ra các quyết định kịp thời. Ngoài ra, thủ kho có thể xuất báo cáo ra file excel một cách đơn giản.

5. Phần mềm quản lý kho đảm bảo an toàn thông tin nhờ tính năng phân quyền

Bảo mật thông tin luôn được đặt lên hàng đầu. Phân quyền cho nhân viên theo chức năng nhiệm vụ, tức là không phải ai cũng có thể truy cập vào các module của phần mềm, sẽ bị giới hạn các thao tác với dữ liệu, sẽ tránh được trường hợp nhân viên đưa thông tin nội bộ ra bên ngoài làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý xuất nhập tồn kho mang lại rất nhiều lợi ích, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý dòng hàng hóa hiệu quả. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm, liên hệ ngay với Cloudify để được tư vấn miễn phí.

Xem thêm

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý sản xuất cho doanh nghiệp
Phương pháp quản lý kho vật tư, máy móc cho doanh nghiệp
Quản lý định mức nguyên vật liệu bằng phần mềm liệu có phù hợp?
8 phương pháp để giảm hàng tồn kho trong quá trình sản xuất