Trong thời gian gần đây, phần mềm quản lý dự án đã trở nên quá quen thuộc với mỗi doanh nghiệp. Khi công nghệ ngày càng trở nên tinh vi thì các phần mềm cũng dần khẳng định được vị trí, vai trò của nó. Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những ưu điểm của phần mềm này qua bài viết dưới đây.

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án (project management software) là phần mềm được sử dụng để lập kế hoạch dự án, phân bổ nguồn lực và quản lý thay đổi. Nó cho phép các nhà quản lý dự án (PC), các bên liên quan và người dùng kiểm soát chi phí, quản lý ngân sách cũng như chất lượng và các tài liệu liên quan đến dự án. Nhiều doanh nghiệp cũng xem phần mềm quản lý dự án như một hệ thống quản trị.

Ưu điểm của phần mềm quản lý dự án

1. Hợp tác tốt hơn

Các nhóm dự án thường gồm các thành viên đến từ nhiều bộ phận khác nhau. Thậm chí, vì ảnh hưởng của dịch bệnh, nhiều nhân viên không thể đến công ty. Bởi vậy, điều này khiến tất cả các bên liên quan khác khó có thể thường xuyên tham dự các cuộc họp và cập nhật dự án. Khoảng cách giao tiếp này có thể tạo ra sự chậm trễ không cần thiết trong các dự án và có thể gây lãng phí rất nhiều tài nguyên quý giá.

75% các chuyên gia dự án tin rằng việc sử dụng phần mềm dự án sẽ giúp cho hiệu quả hợp tác các nhóm sẽ tăng lên. Một lợi thế rất lớn của hệ thống quản lý dự án là nó làm cho sự hợp tác giữa các nhóm dự án trở nên hiệu quả hơn. Nó giữ tất cả các thông tin liên lạc ở một nơi thống nhất. Những thông tin chi tiết như thời gian dự án và cập nhật trạng thái có thể được truy cập dễ dàng chỉ bằng một cú nhấp chuột và các cảnh báo quan trọng có thể được tự động gửi đến các bên liên quan.

2. Truy cập và chia sẻ tệp dễ dàng hơn

Truy cập và chia sẻ các tài liệu quan trọng một cách an toàn là khá quan trọng. Các giải pháp quản lý dự án cung cấp dung lượng lưu trữ lớn. Vì thế, người dùng có thể thực hiện thay đổi, để lại phản hồi và chú thích dễ dàng. Các phần mềm này cũng lưu lại nhật ký thay đổi để đảm bảo tính minh bạch của dự án trong nhóm.

Xem thêm: ERP là gì? Các tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp

3. Giảm thiểu rủi ro hiệu quả

Xác định các nút thắt để tháo gỡ và sử dụng các giải pháp hiệu quả là cách làm của một nhà quản lý tuyệt vời. Với phần mềm quản lý dự án, các nhà quản lý có thể tăng cường các chiến lược làm giảm thiểu rủi ro của họ và nhận sự giúp đỡ từ tất cả các nguồn lực trong tay để triển khai các biện pháp đối phó hiệu quả.

Điều này cải thiện hiệu quả tổng thể của nhóm và cũng cho phép các nhà quản lý phân bổ các nguồn lực sẵn có của họ một cách hiệu quả để tránh rủi ro dự án.

4. Quản lý ngân sách

Như đã thảo luận trước đây, một lợi ích lớn của việc sử dụng phần mềm quản lý dự án là chúng cho phép người dùng quản lý hiệu quả mọi tài nguyên trong tầm tay. Trong quá trình thực hiện dự án, sẽ có nhiều lúc ngân sách vượt ra ngoài dự tính của nhà quản lý. Một hệ thống quản lý dự án có thể giúp doanh nghiệp ngăn chặn điều đó. Phần mềm cho phép doanh nghiệp theo dõi dự án theo thời gian thực và ngăn chặn chi phí dự án tăng vọt.

5. Nâng cao năng suất

Một lợi thế lớn khác của hệ thống quản lý dự án là tối ưu hóa quá trình ra quyết định của người quản lý và cải thiện năng suất tại nơi làm việc. Vì tất cả các chi tiết quan trọng đều tập trung trên một nền tảng duy nhất, doanh nghiệp luôn có thể đưa ra quyết định sáng suốt trong thời gian ngắn nhất.

Làm thế nào để bạn chọn công cụ quản lý dự án trực tuyến tốt nhất?

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu khác nhau đối với phần mềm quản lý dự án của mình. Tuy nhiên, hãy xem xét các tính năng dưới đây để lấy đó làm cơ sở lựa chọn phần mềm cho phù hợp:

Công cụ lập lịch và quản lý tác vụ

Các công cụ lập kế hoạch và quản lý tác vụ giúp bạn dễ dàng giải quyết nhiều dự án cùng một lúc. Phần mềm quản lý dự án sẽ chỉ có thể hợp lý hóa hoạt động của bạn, nếu các công cụ này đơn giản và trực tiếp.

Xem ngay: Bật mí top 5 phần mềm quản lý thiết bị miễn phí tốt nhất

Công cụ cộng tác nhóm

Các công cụ cộng tác nhóm, cho phép đồng đội làm việc trên các dự án cùng nhau hoặc giao tiếp trực tiếp với nhau. Một công cụ cộng tác có thể bao gồm các tính năng nhắn tin tức thời, cung cấp bảng tin dữ liệu. Các cá nhân phải có sự liên kết chặt chẽ thì mới có thể tạo ra một đội nhóm dự án hoàn chỉnh.

Báo cáo theo thời gian thực

Cập nhật các báo cáo theo thời gian thực là một phần quan trọng của mọi dự án. Các tùy chọn báo cáo cho phép nhà quản lý dễ dàng theo dõi hoạt động của dự án. Công cụ này cho doanh nghiệp thấy dự án đã hoàn thành được những bước nào, hoạt động nào đang bị trì trệ hoặc chưa hoàn thành. Từ đó, người quản lý có thể đưa ra các giải pháp cho nhân viên để dự án hoàn thành đúng tiến độ.

Tùy chọn hóa đơn

Việc tìm kiếm một phần mềm có tính năng lập hóa đơn sẽ rất hữu ích cho doanh nghiệp để tạo ngân sách hoặc kế hoạch tài chính. Các tùy chọn lập hóa đơn này cho phép bạn tính toán chi phí, theo dõi giờ, gửi báo giá và khách hàng hóa đơn.

Phần mềm quản lý dự án rất quan trọng với sự thành công của mỗi dự án. Hy vọng với những chia sẻ trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn được một giải pháp phần mềm ưng ý. Ghé thăm website của chúng tôi để có thể được tư vấn, cung cấp các thông tin bổ ích nhất.

Tham khảo:

Trí tuệ nhân tạo là gì và những ứng dụng trong tương lai

Chủ shop cần lưu ý gì khi sử dụng phần mềm quản lý fanpage?