Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ 4.0 đã và đang thay đổi cuộc sống của con người ở nhiều khía cạnh khác nhau. Những công việc thủ công, vất vả thường ngày đã trở nên đơn giản, dễ dàng hơn nhờ sự trợ giúp của công nghệ. Một trong số đó chúng ta không thể không kể đến sự xuất hiện của các phần mềm quản lý công việc. Nhưng liệu doanh nghiệp đã thực sự hiểu rõ về loại phần mềm này? Phần mềm quản lý công việc miễn phí nào là tốt nhất hiện nay? Độc giả hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc hay còn được gọi là phần mềm quản lý dự án là một loại ứng dụng được phát triển nhằm giúp doanh nghiệp số hóa các dữ liệu, quy trình quản lý và theo dõi tiến độ công việc của nhân viên. Có nhiều loại phần mềm quản lý công việc khác nhau trong đó có loại mất phí và loại không mất phí. Tùy vào mục đích và nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể lựa chọn loại phần mềm phù hợp.

Các phần mềm quản lý công việc, dự án đều sở hữu những ưu, nhược điểm khác nhau, nhưng nhìn chung, chúng đều cung cấp các lợi ích sau đây:

• Giải quyết bài toán quản lý tiến độ công việc cho các nhà quản trị, cung cấp cách giám sát, theo dõi các hoạt động của nhân viên một cách thông minh, khoa học.
• Sắp xếp, phân chia nhiệm vụ một cách công bằng, hợp lý, khách quan dựa trên năng lực và thái độ làm việc của nhân viên
• Cung cấp các báo cáo trong thời gian thực, giúp các nhà quản trị xử lý công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả.
• Giúp hạn chế các sai sót không đáng có, nhân viên có thể theo dõi tiến độ làm việc của chính mình
• Hỗ trợ tính toán, sắp xếp thời gian để công việc được diễn ra trơn tru đảm bảo đúng KPI và nhiệm vụ được giao
• Kết nối các nhân viên với nhau để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất

Xem thêm: Mách bạn 4 phần mềm quản lý nhân viên thị trường từ xa hiệu quả nhất 

Top 3 phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất 2021

Hiện nay, trên thị trường xuất hiện nhiều loại phần mềm quản lý công việc khác nhau. So với các phần mềm mất phí, các phần mềm free vẫn đang được ưa chuộng bởi nhiều doanh nghiệp. Dưới đây là top 3 phần mềm được lựa chọn nhiều nhất trong năm 2021: 

1. Trello

Bất cứ doanh nghiệp nào nếu đã từng dùng hoặc có ý định dùng phần mềm quản lý dự án thì đều biết đến Trello. Có thể nói, Trello là một trong những phần mềm nổi tiếng nhất trên thị trường hiện nay. Phần mềm được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban vốn rất nổi tiếng tại Nhật Bản. Với cách thiết kế đơn giản nhưng tinh tế, cùng cách sắp xếp giao diện trực quan, đơn giản, Trello hứa hẹn là một phần mềm đáng để trải nghiệm dành cho doanh nghiệp.

Do chỉ tối ưu cho việc hợp tác giữa các nhân viên nên Trello sẽ là lựa chọn đúng đắn nhất cho các team với số lượng từ 3 – 10 người. Phần mềm cho phép doanh nghiệp sử dụng miễn phí chỉ trừ một số tính năng bảo mật thông tin quan trọng.

2. Asana

Asana là phần mềm quản lý các nhiệm vụ, dự án nhóm. Cũng giống như Trello, Asana cực kỳ quan tâm đến vấn đề tối ưu hóa trải nghiệm người dùng. Vì thế, giao diện của phần mềm này cũng rất đơn giản,được thể hiện thông qua bảng Kanban hoặc to-do-list.  Một số ưu điểm đặc biệt của phần mềm này có thể kể đến như: 

• Nhắc tới Asana chúng ta không thể không nhắc tới tính năng công tác hoàn hảo của phần mềm này. Từ việc lên lịch cho các công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên đến khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án mà không cần sao chép. Tất cả đã giúp người dùng hoàn thành công việc một cách hợp lý, khoa học hơn.
• Cung cấp, truy xuất các báo cáo một cách nhanh chóng, theo từng tiến độ của từng dự án. Tuy nhiên, nếu muốn dùng các báo cáo ở mức chuyên sâu hơn thì doanh nghiệp phải trả phí.
• Phân quyền sử dụng: Asana có tính năng phân quyền riêng tư/ công khai cho dự án và nhiệm vụ, giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý nhân viên.

3. Phần mềm MyXTeam

Nếu cách quản lý truyền thông khiến doanh nghiệp cảm thấy chán nản và kém hiệu quả, vậy có lẽ MyXteam sinh ra là để giải quyết bài toán đó. Một điểm cộng tuyệt vời của MyXteam là nó cung cấp giao diện trên cả nền tảng web app và smartphone IOS. Với ứng dụng này, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch và theo dõi trạng thái công việc của từng nhân viên mà không sợ xảy ra sai sót hay nhầm lẫn. Phần mềm này cũng là công cụ hỗ trợ hoàn hảo bởi nó cung cấp tương đối đầy đủ các tính năng cần thiết của một công cụ quản lý trực tuyến như: báo cáo dữ liệu, phần quyền hoạt động, kết nối cách thành viên online.Nhưng cũng như các phần mềm trên, nhược điểm của nó là chỉ miễn phí sử dụng ở một số tính năng cơ bản.

Trên đây là top 3 phần mềm được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhất trong năm vừa qua. Cloudify hy vọng rằng, với bài chia sẻ này, chúng tôi có thể gỡ rối cho các nhà quản trị trong việc quản lý các dự án ở công ty. Liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được giải đáp các thắc mắc và nhận lời khuyên từ chuyên gia.

Tham khảo:

Quản lý tài chính trở nên dễ dàng hơn với phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp

Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong thời đại số