Hệ thống ERP cung cấp cho doanh nghiệp một tầm nhìn tổng quan theo thời gian thực với những dữ liệu được thu thập từ các phòng ban khác nhau, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp dễ dàng.

Cloudify tổng hợp 9 lợi ích chính mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp khi áp dụng vào hoạt động quản lý, giúp bạn hiểu rõ hơn về hệ thống này hơn.

Tổng quan về hệ thống ERP

Nói một cách đơn giản, ERP là công cụ được các doanh nghiệp sử dụng để quản lý hoạt động kinh doanh của mình như chuỗi cung ứng, tài chính – kế toán, nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng, hàng tồn kho, sản xuất… 

Hiện tại, các giải pháp ERP trên thị trường hiện nay khá đa dạng với quy mô từ nhỏ đến lớn. Nếu như trước đây hệ thống ERP chỉ thường được thấy trong doanh nghiệp quy mô lớn thì hiện nay các giải pháp ERP đám mây đã phát triển và cực kỳ phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Xem thêm: 8 phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam

Lợi ích hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp

Triển khai hệ thống ERP thường sẽ tiêu tốn rất nhiều tài nguyên doanh nghiệp, nhưng bù lại thì những lợi ích mà hệ thống này mang đến doanh nghiệp thật sự hiệu quả. 

1. Nâng cao bảo mật dữ liệu doanh nghiệp

Bảo mật là một trong những lợi ích cực kỳ quan trọng mà hệ thống ERP mang lại. Thông tin dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được hợp nhất vào một cơ sở dữ liệu duy nhất, tăng cường sự bảo mật so với việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ trên các hệ thống khác nhau.

Theo SpiceWorks nghiên cứu về cách thức ERP tăng cường bảo mật, các doanh nghiệp ngày nay đang phải đối mặt với những vấn đề liên quan đến tài chính do các lỗ hổng bảo mật gây ra. Do đó, để tăng cường bảo mật dữ liệu tổng thể của doanh nghiệp, hệ thống ERP là một sự lựa chọn không thể nào phù hợp hơn.

2. Tăng hiệu quả làm việc

Một lợi ích chính của hệ thống ERP là tự động hóa, từ tạo hóa đơn cho đến việc tự động hóa tiếp thị, báo cáo,… nhờ vậy, thời gian làm việc của nhân viên được tối ưu đáng kể. 

Khi chưa có hệ thống ERP, nhân viên thường phải mất rất nhiều thời gian để nhập dữ liệu và chuẩn bị cho báo cáo, lập kế hoạch. Khi áp dụng hệ thống ERP, thời gian này tạm thời được giải phóng đi phần nào, giúp nhân viên tập trung vào công việc chính. Từ đó, mức độ hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ tăng cao nhưng vẫn đảm bảo các quy trình quan trọng không bị bỏ qua.

3. Chuẩn hóa quy trình kinh doanh

Nhờ hệ thống ERP, quy trình vận hành và quản lý trong doanh nghiệp được tổ chức một cách thống nhất và chặt chẽ với nhau. Sự tương tác và hỗ trợ giữa các bộ phận được tiến hành kịp thời. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với sự thay đổi của thị trường và xã hội, đặc biệt trong các thời điểm dịch bệnh bùng phát như hiện nay.

4. Giảm chi phí vận hành

Thông qua việc tăng hiệu quả làm việc của nhân viên, hệ thống ERP gián tiếp giúp doanh nghiệp của bạn cắt giảm chi phí và tăng lợi nhuận kinh doanh từ khâu sản xuất cho đến tài chính.

Việc xây dựng hệ thống ERP đồng thời sẽ giúp tối ưu cơ sở hạ tầng CNTT trong doanh nghiệp của bạn. Khi sử dụng hệ thống ERP tập trung, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được một khoản chi phí như phí bản quyền, phí hỗ trợ, cơ sở hạ tầng của các phần mềm khác nhau mà trước đó sử dụng.

Nếu bạn là một doanh nghiệp sản xuất, hệ thống ERP sẽ cung cấp cho bạn toàn bộ dữ liệu với độ chính xác cao, giúp nhà quản trị chủ động trong việc quản lý, giám sát hàng tồn kho, ngăn chặn sự gián đoạn và chậm trễ khi hoạt động. Ngoài ra, với những dữ liệu được tổng hợp theo thời gian thực, nhà quản trị cũng sẽ dễ dàng đưa ra quyết định nhanh chóng hơn.

5. Dữ liệu tổng hợp chính xác

Với ERP, thông tin dữ liệu sẽ được thu thập từ tất cả phòng ban và được tập hợp thành một nguồn duy nhất. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng chia sẻ dữ liệu một cách nhất quán, duy nhất và chính xác hơn ngay cả khi bạn là doanh nghiệp nhỏ. Nhờ vậy, sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty sẽ trở nên gắn kết hơn.

6. Hỗ trợ lập kế hoạch và báo cáo dễ dàng

Một hệ thống ERP hoàn chỉnh là một hệ thống báo cáo thống nhất và duy nhất. Dữ liệu được cập nhật chính xác theo thời gian thực, có thể tạo và chia sẻ mà không cần sự can thiệp của kỹ thuật viên IT. 

Nhân viên có thể tạo báo cáo, đặt ra các vấn đề và đưa ra giải pháp xử lý ngay lập tức. Cơ sở dữ liệu giữa các bộ phận trong công ty cũng được thiết kế sao cho việc đồng bộ dữ liệu dễ dàng.

7. Hệ thống linh hoạt

Với công nghệ lưu trữ đám mây hiện nay, ERP đám mây cho phép nhân viên có thể hoạt động từ xa một cách hiệu quả. Ngoài ra, hệ thống ERP còn có thể được cấu hình để thích ứng với những thay đổi trong tương lai khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng.

Trong quá trình triển khai ERP, tính linh hoạt và tính khả dụng trên thiết bị di động là điều quan trọng đầu tiên mà nhà cung cấp nào cũng ưu tiên nhất. Hệ thống này phải có tính kết nối trong tương lai khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô, cho phép thêm người dùng khi tăng trưởng.

8. Cải thiện dịch vụ khách hàng

Hệ thống ERP cho phép nhóm chăm sóc khách hàng (Customer Service) và nhóm bán hàng (Sales) dễ dàng tìm ra các thông tin liên quan về khách hàng đã được lưu trữ trước đó. Điều này sẽ trực tiếp hỗ trợ các đội nhóm làm việc một cách nhanh gọn hơn, giải quyết các mối quan tâm của khách hàng và dễ dàng theo dõi hành trình trải nghiệm của khách hàng đối với doanh nghiệp.

9. Cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban

Các giải pháp ERP giúp các phòng ban trong công ty dễ dàng chia sẻ thông tin từ xa với nhau. Hơn nữa, nhà cung cấp cũng có thể theo dõi số dư trong kho và lên kế hoạch dự trù, hợp lý hóa hoạt động chuỗi cung ứng.

Lời kết

Hệ thống ERP là một hệ thống tập trung, tổng hợp các nguồn dữ liệu trong công ty lại với nhau và tạo nên một cái nhìn tổng quan nhất, từ đó nhà quản trị có thể dễ dàng đưa ra những quyết định kịp thời xử lý. Lợi ích mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp là điều không thể bàn cãi, bởi doanh nghiệp nào khi tăng trưởng quy mô cũng đều phải sử dụng đến. 

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm hiểu về hệ thống ERP để quản lý doanh nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Cloudify Việt Nam để được tư vấn trực tiếp và trải nghiệm demo miễn phí trên nền tảng Cloudify ERP.