Quản lý thời gian là lập kế hoạch và thực hiện việc kiểm soát thời gian trong quá trình làm việc hoặc học tập nhằm tăng tính hiệu quả và năng suất. Kỹ năng quản lý thời gian được xem là kỹ năng sử dụng và quản lý thời gian tốt, phân bổ thời gian thực hiện các công việc trở nên hợp lý hơn. Tuy nhiên không phải ai cũng có khả năng quản lý thời gian tốt, hãy cùng Cloudify tìm hiểu 3 kỹ năng cơ bản có thể áp dụng ngay trong doanh nghiệp để đạt năng suất làm việc tối ưu nhé! 

Kỹ năng quản lý thời gian liệu có cần thiết? 

Việc sở hữu kỹ năng quản lý thời gian sẽ hỗ trợ tận dụng tối đa thời gian để đạt được năng suất làm việc cao nhất, tránh lãng phí thời gian một cách vô bổ. Bên cạnh đó cũng mang lại nhiều lợi ích quan trọng 

Hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc hàng ngày 

Biết cách quản lý thời gian và phân loại các công việc hỗ trợ sắp xếp kế hoạch và công việc theo thứ tự ưu tiên hỗ trợ hoàn thành công việc mà không tốn quá nhiều công sức. Mặt khác bạn sẽ tập trung hoàn thiện những công việc, nhiệm vụ quan trọng trước, tranh lan man với những công việc không được ưu tiên. 

Việc sử dụng thời gian một cách hợp lý cũng hỗ trợ nâng cao khả năng sáng tạo trong khoảng thời gian trống. 

Giảm bớt căng thẳng, tạo sự cân bằng cho cuộc sống

Quản lý thời gian hiệu quả là các đơn giản để hoàn thành công việc hiệu quả và đúng hạn, từ đó sẽ giúp hạn chế những căng thẳng và áp lực đến từ deadline và hoàn thành chúng một cách tốt nhất.  Dựa trên những nhận thức về quỹ thời gian sẵn có, bạn sẽ có ý thức sử dụng chúng một cách hợp lý, tạo động lực để hoàn thành, cân bằng giữa công việc và cuộc sống mỗi ngày. 

Tập trung hơn mỗi ngày

Tập trung là một trong những thời lợi ích tuyệt vời mà quản lý thời gian mang lại. Phần lớn chúng ta đều mất tập trung khi làm việc bởi những tác động của nhiều yếu tố khác nhau, đây cũng chính là nguyên nhân dẫn tới làm việc kém hiệu quả. Trong khi đó, nếu sở hữu kỹ năng quản lý thời gian hợp lý, bạn hoàn toàn có thể tập trung để hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả nhất. 

Đọc thêm: Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian nhờ ERP như thế nào?

Những kỹ năng hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả 

Hãy ghi công việc ra sổ tay 

Dù bạn có sở hữu trí nhớ siêu đẳng thì cũng sẽ không tránh khỏi những lúc bỏ sót khi có quá nhiều việc hoặc tiếp nhận quá nhiều thông tin cùng lúc. Việc liệt kê công việc hỗ trợ quản lý công việc và sắp xếp thời gian hiệu quả hơn, không bỏ sót bất kỳ công việc nào. 

Mặc dù hiện nay đã có nhiều công cụ hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả nhưng sổ tay và bút viết vẫn là những thứ quan trọng hỗ trợ sắp xếp và ghi nhớ công việc hiệu quả được nhiều người áp dụng. 

Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về thời gian và tính chất công việc 

Sau khi đã liệt kê ra chi tiết những công việc sẽ làm trong ngày, trong tuần, trong tháng.v.v. hãy sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên về thời gian hoặc tính chất quan trọng của công việc. 

Đây được xem là một trong những cách quan trọng và hiệu quả nhất để quản lý thời gian và đảm bảo các công việc được diễn ra đúng tiến độ. 

Hãy biết cách nói ‘’không’’ 

Trên thực tế, kỹ năng quản lý thời gian cũng một phần bị ảnh hưởng bởi những lần lãng phí thời gian vào những việc không xứng đáng, ví dụ sự thu hút đến từ mạng xã hội hay đồng nghiệp, bạn bè xung quanh. Việc thực hiện những việc không có trong kế hoạch và không cần thiết sẽ dẫn tới tình trạng lan mang hết ngày mà vẫn chưa hoàn thành bất cứ đầu việc nào. Do đó, hãy học cách nói ‘’không’’ với những công việc phát sinh không cần thiết, không thực sự quan trọng. Hoặc khéo léo sắp xếp chúng vào một khoảng thời gian rảnh khác để thực hiện những công việc đã lên kế hoạch từ trước. 

Nói không với trì hoãn 

Trì hoãn là cụm từ không mấy ai ưa thích nhưng hầu hết đều thực hiện chúng đều đặn hàng ngày. Hãy học cách nói không với sự trì hoãn, không tìm lý do ‘’thôi để mai làm’’. Bởi đây là một trong những yếu tố gây lãng phí thời gian và ảnh hưởng nghiêm trọng tới chất lượng công việc. 

Được xem là một trong những kẻ thù lớn nhất của thành công và hạnh phúc, hãy học cách từ bỏ sự trì hoãn ngay hôm nay bạn nhé! 

Phát triển các kỹ năng chuyên môn của bản thân 

Một trong những phương pháp rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian là tự phát triển các năng lực chuyên môn của bản thân hàng ngày. Khi khối lượng công việc tăng lên, bạn hoàn toàn có thể chủ động điều chỉnh và hoàn thành nó nhờ những kiến thức mà bản thân trau dồi được hằng ngày thay vì luống cuống không thể hoàn thành đúng như dự định. 

Bạn hoàn toàn có thể tự nâng cao năng lực bản thân và thúc đẩy bản thân hiệu quả thông qua việc đọc sách, tham gia các chương trình đào tạo kỹ năng khác nhau.v.v 

Đây được coi là một trong những kẻ thù lớn nhất đối với thành công và hạnh phúc của bạn bởi nó ngăn cản bạn dấn thân và hành động vì mục tiêu đã định. Do đó, bạn cần tránh và không nên trì hoãn bất cứ một việc nào để làm việc hiệu quả hơn.

Kết

Khi bạn có mục tiêu, có kế hoạch và kỹ năng quản lý thời gian thì bạn sẽ biết sắp xếp công việc khoa học, cảm thấy quỹ thời gian như được nới rộng ra. Vì vậy, ngay hôm nay hãy tự kiểm điểm lại bản thân và học cách quản lý thời gian hiệu quả, tránh lãng phí vì những lý do không cần thiết. Đừng quên theo dõi Cloudify để cập nhật nhiều thông tin hữu ích khác nhé!