KPI là các chỉ số quen thuộc hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu kinh doanh. Nhưng không phải ai cũng hiểu đúng và đưa ra được bộ KPI phù hợp. Hãy cùng Cloudify chúng tôi tìm hiểu thông qua bài viết sau. 

KPI là gì? 

KPI hay Key Performance Indicator là công cụ hỗ trợ đánh giá và đo lượng hiệu quả công việc dựa trên các số liệu khác nhau tùy thuộc vào ngành, nghề. 

Chỉ số KPI giúp phản ánh năng suất làm việc của nhân viên, bộ phận hay một tổ chức khách quan nhất., Từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra phương pháp cải thiện hoặc khuyến khích phù hợp. 

Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng mẫu KPI cho nhân viên?

Đo lường, quản lý mục tiêu của cá nhân, doanh nghiệp 

KPI có thể dùng để quản lý hệ thống công việc của nhóm tổ chức, phòng ban nào đó hoặc đơn giản là tự quản lý công việc của cá nhân. Có thể thấy, đây là công cụ hiện đại giúp các quản lý triển khai chiến lược trên giấy tờ trở thành hoạt động cụ thể của từng bộ phận và cá nhân. Đảm bảo nhân viên hoàn thành các đầu mục công việc ở từng vị trí cụ thể. 

Mặc dù KPI thường bị nhầm lẫn là mục tiêu của doanh nghiệp, nhưng thực tế nó chỉ là công cụ hỗ trợ hoàn thành mục tiêu trong một thời hạn nhất định, hỗ trợ đánh giá hiệu suất. 

Mẫu KPI hợp lý tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh 

Các chỉ số KPI sẽ tạo ra các cuộc thảo luận quan trọng liên quan đến công việc, từ đó đưa ra vấn đề cấp thiết cần giải quyết. Đồng thời một bản KPI tiêu chuẩn sẽ mang lại bầu không khí học tập và cạnh tranh lành mạnh tại công ty. 

Ví dụ, các bạn sales sẽ nhìn thấy kết quả làm việc từng ngày của nhau thông qua các chỉ số báo cáo về lead, good lead.v.v. Từ đó sẽ tự phấn đấu để đạt được KPI theo đúng dự kiến. 

Đọc thêm: Top 3 phần mềm quản trị nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Cách xây dựng KPI và những lưu ý quan trọng 

Các bước xây dựng các chỉ số mục tiêu

Mỗi bộ phận sẽ sở hữu mục tiêu khác nhau, từ đó các chỉ số cũng có điểm khác biệt. Tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể tự xây dựng KPI thông qua các bước sau: 

Bước 1: Xác định bộ phận đưa ra chỉ số mục tiêu

Thông thường KPI sẽ được xây dựng từ chính người quản lý trong phòng ban hoặc từ nhân sự cấp cao đẩy xuống. 

Người xây dựng là quản lý trực thuộc phòng/ban

• Ưu điểm: Biết rõ năng lực của từng cá nhân nên các chỉ số KPI mang tính khả thi cao 
• Nhược điểm: Có thể xảy ra tình trạng thiếu khách quan, đặt mục tiêu quá thấp 

Người xây dựng KPI là nhân sự cấp cao 

• Ưu điểm: Đảm bảo tính khách quan và thử thách
• Nhược điểm: Đôi khi hệ thống KPI thiếu thực tế, không đánh giá chính xác được vai trò của phòng ban, bộ phận 

Để đảm bảo chỉ số KPI được thực tế nhất, hãy kết hợp để nhân sự cấp cao đưa ra các chỉ số và trưởng bộ phận kiểm duyệt, đưa ra sửa đổi hợp lý. 

Bước 2: Xác định các chỉ số KPI cụ thể 

KPI cần được xác định dựa trên mục tiêu cụ thể của phòng ban, bộ phận thực hiện. Thông thường chúng ta có thể ứng dụng mô hình SMART để xác định KPI: 

​​S     –     Specific: Mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp nói chung và bộ phận nói riêng 

M    –     Measurable: Đó phải là mục tiêu có thể đo lường được

A     –     Attainable: Mục tiêu có thể đạt được trong một khoảng thời gian nhất định 

R     –     Relevant: Phải là mục tiêu thực tế

T     –     Timebound: Mục tiêu có thời gian thực hiện cụ thể (cCó thể theo ngày, tuần hoặc theo tháng) 

Bước 3: Đưa ra các đề xuất về lương, thưởng 

Khi đã đưa ra được các con số cụ thể về KPI, hãy đề xuất một mức thưởng hoặc phạt phù hợp để thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của nhân viên.

Đọc ngay: Các phương pháp nên dùng để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên

Những sai lầm doanh nghiệp thường gặp khi xây dựng KPI 

•  Cứng nhắc trong việc đưa ra các chỉ số

Không phải mẫu KPI nào cũng có thể khách quan và hợp lý ngay từ ngày đầu, hãy thường xuyên đánh giá và tối ưu lại các chỉ số, tránh trường hợp đưa ra các chỉ số thiếu thực tế, gây nên áp lực không đáng có ảnh hưởng tới chất lượng công việc. 

• Không có sự liên kết giữa các chỉ số 

Thông thường một bản KPI sẽ bao gồm nhiều chỉ số khác nhau. Và các chỉ số sẽ có những mối liên hệ nhất định. Ví dụ, số tiền quảng cáo bỏ ra sẽ liên quan tới số tiền để được một click, hay số tiền để thu về 1 lead.v.v. 

Việc xác định mối liên quan giữa các chỉ số sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thấy được lỗ hổng trong quá trình vận hành và thực hiện.

Đọc thêm: Quản lý KPI bằng phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương Cloudify HRM

Tham khảo mẫu KPI cho nhân viên từng bộ phận 

Mẫu chỉ số cho nhân viên bán hàng, telesales

• Doanh thu theo ngày/tháng
• Số lượng đơn hàng 
• Giá trị trung bình của một đơn hàng gửi đi 
• Tỷ lệ chuyển đổi trung bình từ số điện thoại thu được trở thành đơn hàng
• Tỷ lệ hoàn/hủy  
• Tỷ lệ up-sale
• Doanh thu nhận được từ up-sale
• Mức độ hài lòng của khách hàng 

Mẫu KPI cho nhân viên bộ phận tuyển dụng 

• Số lượng CV thu về
• Chi phí để sở hữu một CV 
• Tỷ lệ qua vòng loại trên số lượng CV thu về
• Tỷ lệ nhận việc trên số lượng CV thu về
• Tỷ lệ nhận việc trên số lượng ứng viên tham gia phỏng vấn 
• Độ hài lòng khi tham gia phỏng vấn của ứng viên 

Mẫu KPI cho nhân viên bộ phận Marketing 

• Số bài viết/ngày được đăng lên fanpage/website 
• Số tiền chạy quảng cáo facebook ads/google Ads/GDN 
• Số click thu được từ việc chạy quảng cáo
• Số lead thu về từ việc chạy quảng cáo 
• Số tiền để thu về được một số điện thoại/click/like/comment 

Hy vọng với những kiến thức mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng thể về KPI, cách lên chỉ số và lựa chọn được các mẫu KPI cho nhân viên. Đừng quên theo dõi Cloudify để cập nhật những kiến thức bổ ích nhất!