Phần mềm ERP bao gồm nhiều phân hệ với các chức năng khác nhau, đảm nhiệm một vai trò riêng biệt trong quá trình quản trị doanh nghiệp. Tùy vào quy mô công ty & nhu cầu sử dụng thì mức độ phức tạp cũng như các tính năng của phân hệ ERP cũng sẽ khác nhau. Cùng Cloudify tìm hiểu ngay 8 phân hệ ERP cơ bản được tích hợp bên trong phần mềm ERP cũng như vai trò, chức năng của chúng qua bài viết bên dưới nhé.

Vai trò của hệ thống ERP

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã trở thành một công cụ hỗ trợ quan trọng cho các nhà quản trị doanh nghiệp trong vài thập kỷ qua. Với giải pháp ERP, tất cả các nhân viên công ty đều có thể truy cập vào hệ thống và truy xuất những thông tin cần thiết nhằm đáp ứng cho việc vận hành bên trong. Nhà quản trị cũng có thể sử dụng dữ liệu này để đánh giá hiệu quả của từng phòng ban, tổng hợp dữ liệu và đưa ra các kế hoạch, mục tiêu để nâng cao hiệu suất cho doanh nghiệp.

Dữ liệu bên trong hệ thống ERP cũng sẽ được đồng bộ hóa, đảm bảo các thông tin mà nhà quản trị hay bất kỳ ai trong công ty khi truy xuất cũng đều chính xác và nhất quán, thúc đẩy việc ra quyết định tốt hơn. Ngoài ra, ERP có thể tự động hóa các quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót, giúp nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc thay vì tiêu tốn thời gian vào việc nhập/xuất dữ liệu.

Phân hệ ERP là gì?

Phân hệ ERP là các mô-đun được thiết kế với các chức năng riêng biệt, cung cấp dữ liệu và phục vụ riêng cho từng phòng ban khác nhau trong công ty. Tất cả các mô-đun đều sẽ được tích hợp bên trong phần mềm ERP, do đó, nguồn dữ liệu khi được truy xuất từ hệ thống này sẽ được đồng bộ hoàn toàn, kể cả khi một phân hệ khác được thêm vào.

Nếu xem phần mềm ERP là bộ công cụ thì các phân hệ bên trong là tua vít, cờ lê, búa,… Mỗi công cụ này đều sẽ có một chức năng cụ thể và riêng biệt.

Phân hệ ERP mang lại lợi ích gì?

Như đã nói trên, mỗi phân hệ ERP sẽ đảm nhiệm một vai trò cụ thể trong quá trình vận hành doanh nghiệp nên nhà quản lý có thể thay đổi, thêm bớt, tùy biến theo nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Đây cũng chính là một lợi thế rất quan trọng của phần mềm ERP so với các phần mềm riêng lẻ khác.

Ví dụ, tại thời điểm bắt đầu sử dụng, doanh nghiệp chỉ cần mua các mô-đun cần thiết nhất để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và cần mở rộng quy mô, đồng nghĩa với việc mở rộng thêm các phòng ban trong công ty và thay đổi quy trình hoạt động, lúc này nhà quản lý không cần phải thiết kế một hệ thống ERP mới mà chỉ cần thêm các phân hệ cần thiết vào. 

Lợi ích mà các phân hệ ERP mang lại chính là công ty có thể thêm chức năng khác vào mà nền tảng sẽ không bị ảnh hưởng. Doanh nghiệp không cần triển khai hệ thống ERP mới khi các yêu cầu thay đổi, miễn là lựa chọn được công ty cung cấp ERP có uy tín với nhiều lựa chọn mô-đun khác nhau.

Các phân hệ cơ bản của phần mềm ERP

Mặc dù trong hệ thống có rất nhiều phân hệ được tích hợp với nhau. Tuy nhiên, các phân hệ cơ bản & không thể thiếu trong hệ thống ERP là:

• Tài chính – Kế toán
• Quản lý sản xuất
• Quản lý bán hàng
• Quản lý nhân sự
• Quản lý hàng tồn kho
• Quản lý tài sản, thiết bị
• Quản lý quan hệ khách hàng
• Quản lý chuỗi cung ứng

Phân hệ Tài chính – kế toán

Phân hệ tài chính & kế toán được xem là phân hệ quan trọng nhất trong hệ thống ERP, cho phép các doanh nghiệp nắm được tình trạng tài chính hiện tại và dự đoán tài chính trong tương lai. Một phân hệ kế toán trong phần mềm ERP có thể đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC. 

Tính năng chính của phân hệ này bao gồm theo dõi các thu chi trong doanh nghiệp (Account Payable – Account Receivable), quản lý sổ cái chung (General Ledger), tạo và lưu trữ các tài liệu tài chính quan trọng như bảng cân đối kế toán, biên lai thanh toán và báo cáo thuế.

Phân hệ quản lý tài chính – kế toán có thể tự động hóa các công việc liên quan đến xuất hóa đơn, thanh toán cho nhà cung cấp, quản lý tiền mặt và đối chiếu tài khoản, giúp bộ phận kế toán khóa sổ kịp thời. Với phân hệ này, nhân viên lập kế hoạch và phân tích tài chính sẽ có đầy đủ các dữ liệu cần thiết để chuẩn bị các báo cáo quan trọng như báo cáo lãi và lỗ (P&L), báo cáo hội đồng quản trị và đưa ra giải pháp phù hợp.

Phân hệ quản lý bán hàng

Phân hệ quản lý bán hàng của hệ thống ERP bao gồm các nghiệp vụ bán hàng, sau bán hàng, nhân viên, khách hàng và quản lý Marketing. Phân hệ này đồng thời giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình bán hàng theo thời gian thực, hỗ trợ cho việc nắm bắt và ra quyết định kịp thời.

Phân hệ bán hàng có thể quản lý tốt các chiến dịch Marketing như: chiến lược, chi phí, chiết khấu, lợi ích thu lại,… Về bán hàng, phần mềm giúp quản lý đội ngũ bán hàng, hàng tồn kho, thông tin khách hàng, năng suất lao động, các mặt hàng bán chạy,….Đồng thời, phần mềm còn hỗ trợ đối với các dịch vụ sau bán hàng như: chăm sóc khách hàng, nhắc nhở hỏi thăm định kỳ, tư vấn trực tuyến,…

Phân hệ quản lý sản xuất

Có thể nói, phân hệ quản lý sản xuất là phiên bản đầu tiên của hệ thống ERP hiện nay, được thiết kế cho các nhà sản xuất. Do đó, quản lý sản xuất vẫn là một phần cực kỳ quan trọng của ERP.

Ngày nay, hệ thống ERP thường có hệ thống quản lý sản xuất hoặc thực thi sản xuất (MES), giúp các nhà sản xuất lập kế hoạch, đảm bảo rằng doanh nghiệp có đầy đủ mọi thứ cần cho hoạt động theo kế hoạch (nguyên vật liệu, công suất máy móc,…).

Trong quá trình sản xuất, phân hệ này sẽ cập nhật trạng thái của hàng hóa và giúp nhà quản trị theo dõi sản lượng thực tế so với sản lượng đã được dự báo trước đó. Nó cũng có thể cung cấp hình ảnh khu vực sản xuất theo thời gian thực, giúp nhà quản trị nắm bắt thông tin về các sản phẩm đang được hoàn thiện và sản phẩm đã hoàn thành. Từ những dữ liệu này, phần mềm sẽ tính toán thời gian trung bình để sản xuất một sản phẩm, so sánh cung và cầu dự báo để lập kế hoạch sản xuất phù hợp.

Phân hệ quản lý nguồn nhân lực

Phân hệ quản lý nguồn nhân lực (HRM) bao gồm tất cả các tính năng thường thấy của ứng dụng quản lý nhân lực và các tính năng bổ sung khác. HRM có thể được xem như là CRM dành cho nhân viên, sở hữu toàn bộ chi tiết về tất cả nhân viên cũng như lưu trữ các tài liệu như đánh giá hiệu suất, mô tả công việc và thư mời làm việc. Phân hệ này không chỉ theo dõi số giờ làm việc của từng người mà còn theo dõi được thời gian nghỉ được trả lương (PTO), ngày ốm, và thông tin phúc lợi.

Phân hệ quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho bằng cách theo dõi số lượng, vị trí, đơn vị lưu kho (SKU) riêng lẻ. Khi sử dụng mô-đun này, nhà quản trị sẽ thấy được một bức tranh tổng thể, không chỉ số lượng hàng hóa đang được lưu kho mà còn cả hàng tồn kho sắp đến (thông qua tích hợp với công cụ mua sắm).

Phân hệ này sẽ giúp nhà quản trị quản lý triệt để chi phí hàng tồn kho, đảm bảo doanh nghiệp có đủ hàng hóa trong kho mà vẫn đảm bảo cân bằng phí lưu trữ. Ngoài ra, mô-đun này cũng sẽ giúp nhà quản trị biết được xu hướng mua hàng so với sản phẩm có sẵn, nhằm đưa ra giải pháp kịp thời, ngăn chặn tình trạng hết hàng khi sản phẩm đang được săn đón.

Nếu doanh nghiệp sử dụng ERP nhưng lại thiếu đi phân hệ quản lý chuỗi cung ứng (SCM) cũng có thể sử dụng phân hệ này thay thế để xử lý các đơn đặt hàng, đơn bán hàng và vận chuyển. 

Phân hệ quản lý tài sản, thiết bị

Phân hệ này giúp doanh nghiệp quản lý việc cấp phát, thu hồi tài sản từng phòng ban một cách chính xác nhất. Đồng thời, phân hệ này cũng giúp doanh nghiệp quản lý được hoạt động bảo trì máy móc, ghi lại các hoạt động bảo trì, quản lý các nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc bảo trì và theo dõi hiệu suất của phòng ban này.

Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) lưu trữ toàn bộ thông tin về khách hàng, bao gồm cả khách hàng tiềm năng. Nói một cách dễ hiểu, phân hệ này sẽ lưu trữ toàn bộ lịch sử giao tiếp của công ty với khách hàng, như các cuộc gọi, email, tin nhắn hay thậm chí là lịch sử mua hàng của họ. Với CRM, doanh nghiệp hoàn toàn có thể cải thiện dịch vụ khách hàng bởi nhân viên có thể dễ dàng truy cập tất cả thông tin họ cần khi làm việc với khách hàng.

Nhiều doanh nghiệp sử dụng phân hệ CRM để quản lý khách hàng tiềm năng và từ đó tìm ra chiến lược phù hợp. Dựa trên các dữ liệu có sẵn trên hệ thống, phân hệ này sẽ đưa ra những đề xuất khác nhau để có được cơ hội tiếp cận khách hàng một cách tốt hơn. Một số mô-đun CRM được thiết kế tốt có thể hỗ trợ phân chia hành trình khách hàng theo từng giai đoạn phễu, báo cáo, phân tích và quản lý nâng cao hơn.

Phân hệ quản lý chuỗi cung ứng

Phân hệ quản lý chuỗi cung ứng (SCM) hỗ trợ nhà quản trị theo dõi hành trình di chuyển của vật tư hàng hóa trong toàn bộ chuỗi cung ứng: đơn vị cung cấp phụ, đơn vị cung cấp chính, đơn vị sản xuất, đơn vị phân phối, đơn vị bán lẻ hoặc người tiêu dùng. Các sản phẩm được trả lại để hoàn tiền hoặc thay thế cũng có thể được theo dõi bởi phân hệ này.

Như đã nói trên, phân hệ quản lý chuỗi cung ứng là sự liên kết bởi các phân hệ khác như mua sắm, quản lý hàng tồn kho, sản xuất, quản lý đơn hàng. Tuy nhiên, bên trong phân hệ này còn có thêm các chức năng khác mà các phân hệ trên không có.

Cloudify ERP – Nền tảng Cloud ERP dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Cloudify tự hào là đơn vị tiên phong trong công cuộc chuyển đổi số cho doanh nghiệp với giải pháp Cloud ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp chạy trên nền tảng điện toán đám mây (cloud-based).

Nền tảng Cloudify ERP là giải pháp hỗ trợ quản trị doanh nghiệp toàn diện, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, theo dõi năng suất, báo giá,… theo thời gian thực trên nền tảng web và mobile, phù hợp với các doanh nghiệp SMEs 

Điểm khác biệt đến từ Cloudify:

• Giải pháp chuyên biệt theo ngành/lĩnh vực: Cloudify ERP được tối ưu để phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp, từng lĩnh vực khác nhau.
• Bảo mật và làm chủ dữ liệu: Cloudify ERP hoàn toàn tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như ISO 27001, SHA256, đảm bảo dữ liệu của khách hàng được bảo mật an toàn nhất.
• Quản trị đơn giản: Người dùng chỉ cần có thiết bị kết nối đến internet (mobile, máy tính, laptop) là có thể theo dõi hoạt động chỉ với một cú click. 
• Real-time: theo dõi tất cả báo cáo quản trị nhanh chóng theo thời gian thực.
• Chi phí triển khai: Mô hình SaaS (Software as a Service) giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lên đến 90% khi triển khai ERP.
• Dịch vụ CSKH trọn đời: Cloudify cam kết đồng hành với khách hàng trọn đời, kịp thời hỗ trợ & xử lý các vấn đề phát sinh từ lúc triển khai hệ thống đến lúc vận hành.

Cloudify – Nền tảng ERP #1 Việt Nam

• VP Hà Nội: Tầng 2, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
• VP Hồ Chí Minh: 69/1/3 đường Nguyễn Gia Trí, phường 25, quận Bình Thạnh, TPHCM
• Hotline: 1900 866 695
• E-mail: [email protected]

Lời kết

Một hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ với các chức năng chính khác nhau sẽ đảm bảo việc vận hành doanh nghiệp được diễn ra một cách hoàn hảo nhất. Hy vọng qua bài viết trên, bạn đọc đã biết được các phân hệ ERP cơ bản và lựa chọn được giải pháp phù hợp dành cho doanh nghiệp của mình.