Trong bài viết trước, Cloudify đã đề cập tới top 05 yếu tố ảnh hưởng tới chuyển đổi số của doanh nghiệp. Theo đó, có tới 80% các doanh nghiệp đang đối mặt với khả năng trì hoãn hoặc thất bại trong việc chuyển đổi số với chi phí tiêu tốn lên đến 4,55 triệu đô la. Vậy, bài toán đặt ra cho các nhà quản lý: Đâu là giải pháp để quản lý và tối ưu hóa chi phí chuyển đổi số để không lãng phí nguồn tài chính của doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây cùng Cloudify để khám phá lời giải cho bài toán này.

Đọc ngay: 5 Yếu Tố Tác Động Tới Chi Phí Chuyển Đổi Số Của Doanh Nghiệp

5 kế sách thực chiến giúp cắt giảm chi phí đầu tư cho chuyển đổi số 

Chuyển đổi số không chỉ là một cuộc di cư công nghệ, mà còn là một thách thức về chi phí mà nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt. Tuy nhiên, với sự chi phối của sự sáng tạo và chiến lược, có những giải pháp mà doanh nghiệp có thể áp dụng để giảm chi phí đầu tư trong hành trình chuyển đổi số.

1.Chuẩn bị chiến lược chắc chắn

John Rosman, tác giả cuốn “The Amazon Way,” đã đúc kết một quan điểm quan trọng: “Chúng ta không thể thay đổi để thích nghi nếu không có định hướng rõ ràng về tương lai.” Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc hiểu mục tiêu cuối cùng là điều quan trọng. Để đạt được điều này, các doanh nghiệp cần định hình một bức tranh rõ ràng về tương lai lý tưởng sau khi tích hợp công nghệ số. Sau đó, họ cần phải xác định cách thức để xây dựng chiến lược chuyển đổi số hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế.

Trước khi bước vào hành trình chuyển đổi số quyết định, các doanh nghiệp cần tiến hành một phân tích kỹ lưỡng của tình hình hiện tại. Họ cần xác định rõ những rào cản cần phải vượt qua và những mục tiêu quan trọng mà họ cần đạt được. Bằng cách này, họ tránh được tình trạng bỏ dở giữa chừng và tiết kiệm nguồn lực. Lãnh đạo cần phải hiểu rõ nhu cầu chuyển đổi số của tổ chức và ngành của họ để xác định cụ thể những gì cần tối ưu.

2. Mục tiêu kinh doanh cần đi đôi với ưu tiên chuyển đổi số

Mỗi tổ chức có mục tiêu kinh doanh riêng. Trước khi đầu tư vào phần mềm và công nghệ mới, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng chúng phù hợp với mục tiêu kinh doanh và chiến lược đã định trước. Điều quan trọng là xây dựng chiến lược chuyển đổi số thích hợp với mục tiêu kinh doanh.

McKinsey đã phân chia quá trình chuyển đổi số thành ba giai đoạn:

• Nắm bắt vai trò công nghệ trong doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần hiểu rõ những lợi ích cụ thể mà công nghệ có thể mang lại cho từng bộ phận.
• Đổi mới cách cung cấp công nghệ: Doanh nghiệp cần lên kế hoạch triển khai, chuyển giao công nghệ mới và tạo môi trường làm việc hiện đại.
• Xây dựng nền tảng vững chắc cho tương lai: Doanh nghiệp cần sắp xếp lại tổ hợp công nghệ, đặt ra các KPI, làm sạch dữ liệu, và tăng cường bảo mật để tránh sự cố và ngừng hoạt động.

3. Phân tích dữ liệu để kịp thời chuyển đổi

Để đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi số đạt được ROI cao nhất, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống các chỉ số KPI chuyển đổi số cụ thể và công nghệ đo lường tương ứng. Hệ thống công nghệ này giúp doanh nghiệp có cái nhìn chi tiết về cách nhân viên và khách hàng thực hiện quy trình kỹ thuật số mới.

Dưới đây là một số chỉ số quan trọng cần phân tích

• Tỷ lệ nhân viên và khách hàng chấp nhận: Tỷ lệ người dùng tích cực sử dụng nền tảng công nghệ mới.
• Tỷ lệ tương tác: Tần suất người dùng tương tác với các công cụ và quy trình số trực tuyến.
• Số lượng yêu cầu hỗ trợ: Tần suất người dùng liên hệ với nhóm hỗ trợ khách hàng để được trợ giúp.
• Điểm hài lòng của khách hàng: Đo đạc mức độ hài lòng của khách hàng với công cụ và quy trình mới.
• Tỷ lệ duy trì người dùng: Xác định tỷ lệ người dùng tiếp tục sử dụng công nghệ sau một khoảng thời gian nhất định.

Bằng cách sử dụng những chỉ số này, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng quy trình số hóa đang được triển khai một cách hiệu quả, và cũng giúp kịp thời phát hiện và khắc phục sự cố.

4. Truyền thông nội bộ về bức tranh số hóa, chuyển đổi số toàn diện

Quản lý sự thay đổi trở nên phức tạp nếu mỗi nhân viên cảm thấy mình đang thực hiện theo một quy trình mới mà họ không hiểu hoặc không đồng tình. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo về số hóa và chuyển đổi số. Nhân viên cần thấy rõ cách mục tiêu lớn của doanh nghiệp kết hợp với những mục tiêu nhỏ của họ.

Khi mỗi nhân viên hiểu được tầm nhìn và lợi ích của quá trình chuyển đổi số đối với doanh nghiệp, họ sẽ có động cơ mạnh mẽ để thực hiện nhiệm vụ và tạo sự kết nối giữa mục tiêu tổng quan và công việc hàng ngày. Điều này sẽ giúp quy trình số hóa trong doanh nghiệp được thực hiện một cách đồng bộ và hiệu quả, giảm thiểu tối đa lãng phí. Lãnh đạo cần loại bỏ sự hiểu “lờ mờ” và “không rõ ràng” trong tư duy của nhân viên, từ đó tận dụng hết khả năng của công nghệ số hiện đại.

5. Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số uy tín và chuyên nghiệp

Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp đang đối mặt với áp lực giảm chi phí, việc chọn đúng đối tác, nhà tư vấn chuyển đổi số là một quyết định chiến lược. Cần tìm những đối tác uy tín và chuyên nghiệp để giúp doanh nghiệp tìm ra giải pháp chuyển đổi số hiệu quả và phù hợp với nhu cầu cụ thể.

Tham khảo giải pháp chuyển đổi số của Cloudify tại: Giải pháp quản lý doanh nghiệp tổng thể.