Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp được biết đến là giải pháp quản trị tiện lợi và tối ưu nhất hiện nay dành cho các doanh nghiệp. Phần mềm có thể triển khai trên mọi quy mô, ngành nghề, lĩnh vực, do đó mức độ phổ biến của nó càng phủ rộng hơn. Tại Việt Nam, hệ thống ERP chủ yếu được các doanh nghiệp vừa và lớn sử dụng, doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ hầu như vẫn còn thấy xa lạ với hệ thống này. Nhằm giúp nhà quản trị có thêm thông tin để đưa ra quyết định, chúng tôi xin chia sẻ những điều cần biết về phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.

Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp là gì?

Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp hay phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. Một hệ thống ERP gồm rất nhiều ứng dụng được thực hiện trên cùng một nền tảng dữ liệu nhằm hỗ trợ cho ban quản trị trong công ty theo dõi, giám sát, ra quyết định và cập nhật tình hình một cách chính xác cũng như nhanh nhất.

Một phần mềm ERP có rất nhiều công dụng và phân hệ, tùy vào nhu cầu của công ty mà nhà cung cấp sẽ điều chỉnh sao cho phù hợp.

Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp có thể làm những gì?

Chỉ đọc khái niệm sẽ không thể nào nắm bắt được hết các công dụng của một phần mềm ERP. Do vậy, để giúp người đọc có cái nhìn tổng thể, chúng tôi xin giới thiệu một số lợi ích của phần mềm gồm:

• Toàn bộ dữ liệu của công ty được quản trị đồng bộ 

Cách quản lý phổ biến mà chúng ta hay gặp ở các doanh nghiệp đó là sử dụng sổ sách, excel. Cũng có nghĩa là mỗi phòng ban trong công ty sẽ đều có một nơi lưu trữ những chồng sổ sách hoặc một thư mục chứa rất nhiều file excel. Mỗi lần muốn đối chiếu số liệu, rà soát hay kiểm kê, từ khâu tìm kiếm đến khâu thực hiện đều tốn rất nhiều thời gian.

Nhưng nếu có trong tay một hệ thống ERP, tất cả các dữ liệu từ file excel sẽ được máy tính tự động import vào phần mềm. Dữ liệu được xử lý bằng máy tính sẽ đạt độ chính xác gần như tuyệt đối và tốc độ nhanh gấp nhiều lần trước kia. Các công việc kiểm tra, đối chiếu cũng được phần mềm giải quyết nhanh chóng trên cùng một hệ thống.

Chủ sở hữu chuỗi cửa hàng, nhà hàng,…cũng không cần lo lắng bởi chức năng quản trị đồng bộ có thể giúp nhà quản lý nắm bắt được toàn bộ thông tin của chi nhánh dù không đến tận nơi. 

• Quản trị nhân viên dễ dàng

Một số công ty, nhà quản trị phải theo dõi sổ sách, nhân viên sát sao mới nắm được năng suất hoạt động hoặc tránh được các vấn đề như trốn việc, không tập trung,….

Với phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, nhà quản trị có thể theo dõi bảng chấm công, tính lương, số ngày nghỉ, năng suất mỗi ngày….ngay trên phần mềm mà không cần trực tiếp có mặt ở công ty. Phần mềm còn có thể tương tác giữa cấp trên và cấp dưới như nhắn tin, thông báo, nhắc nhở, gọi điện,…nhằm hạn chế các trường hợp trốn việc,… 

• Quản trị tài chính, công nợ, tính toán được giá thành 

Lợi thế lớn nhất khi sử dụng phần mềm để quản lý tài chính, công nợ đó là người quản trị không cần giỏi về lĩnh vực này nhưng vẫn có thể nắm được hết các chỉ số tài chính một cách chính xác. Khi dữ liệu của một phòng ban được nhập vào phần mềm, các chỉ số chung cũng lập tức tự động thay đổi theo. Thậm chí, yếu tố giá thành luôn khiến nhà quản trị phải đau đầu cũng được phần mềm dựa vào các tiêu chí, công thức để tính ra.

Nhân viên cũng không cần gửi các báo cáo theo tuần, tháng hay quý bởi các nhà quản trị hoàn toàn nắm được chỉ qua một vài thao tác trên phần mềm. Chức năng này vừa giúp hạn chế sai sót, vừa tiết kiệm thời gian, chi phí.

• Quản lý tình hình kho nhanh chóng

Kho hàng là một yếu tố mang tính quyết định đối với một số ngành như thực phẩm, chế biến thủy sản,… Do đó, để tối ưu được quy trình quản lý kho, các cách quản lý xưa cũ đều không còn phù hợp.

Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp giúp nắm được tình hình xuất, nhập, tồn, cảnh báo khi hàng tồn kho sắp đến hạn hoặc lượng tồn không đạt yêu cầu. Với phần mềm, vấn đề gián đoạn sản xuất, kinh doanh hoặc tốn kém chi phí tồn kho sẽ gần như không còn nữa.

• Phục vụ khách hàng chuyên nghiệp hơn

Bất cứ khách hàng nào cũng đều thích một công ty có cách hoạt động chuyên nghiệp hơn một công ty nghiệp dư. Do đó, số hóa quy trình làm việc, tăng tốc các thao tác có thể làm hài lòng khách hàng hơn. Với phần mềm ERP cùng thái độ của quản lý, nhân viên, việc khách hàng lựa chọn sản phẩm của doanh nghiệp và quay trở lại vào lần tới sẽ trở nên thường xuyên hơn.

Trên đây là 5 lợi ích phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp mang lại. Chúng tôi hy vọng sau bài viết, người đọc, nhất là các doanh nghiệp nhỏ có thể đưa ra lựa chọn hợp lý hỗ trợ quản trị dễ dàng hơn. Nếu doanh nghiệp đang phân vân về một đơn vị cung cấp uy tín, Cloudify sẵn sàng đồng hành và triển khai phần mềm cùng doanh nghiệp với mọi quy mô, ngành nghề. Liên hệ ngay hôm nay để có thể trải nghiệm hoàn toàn miễn phí.

Tham khảo:

Phần mềm ERP và những điều doanh nghiệp có thể chưa biết

Phần mềm ERP – có nên áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?

Phần mềm ERP phổ biến nhất 2020 dành cho doanh nghiệp