Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh, hỗ trợ tự động hóa và số hóa các quy trình về tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng… 

Với kinh nghiệm đã triển khai cho nhiều doanh nghiệp thành công, Cloudify đã tổng hợp được quy trình triển khai ERP với 8 bước cơ bản nhưng mang lại hiệu quả cao và 5 lưu ý giúp doanh nghiệp tránh rủi ro trong quá trình triển khai.

ERP là gì? Đặc điểm nổi bật của phần mềm ERP

Thuật ngữ “ERP” lần đầu được sử dụng bởi các nhà phân tích ngành thuộc công ty nghiên cứu Gartner vào năm 1990, chủ yếu được sử dụng bởi các công ty sản xuất. Khác với các phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp, ERP là một hệ thống bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, mỗi phân hệ sẽ giải quyết một yêu cầu cụ thể trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

ERP viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban, giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình một cách tối ưu và hiệu quả trên cùng một hệ thống duy nhất.

Nói cách khác, phần mềm ERP hỗ trợ công ty quản lý các hoạt động chủ chốt trong quá trình vận hành, bao gồm việc lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán. Trong đó:

• Enterprise: Doanh nghiệp – Sử dụng hệ thống phần mềm để sử dụng tài nguyên theo quy trình các hoạt động tốt nhất.
• Resource: Tài nguyên – Những tài sản liên quan đến công ty có sẵn. Những giá trị được tạo ra hàng ngày… Nhân viên và nhà quản lý cũng có thể coi là một dạng tài nguyên).
• Planning: Hoạch định – Nhân viên các phòng ban trao đổi tương tác giải quyết công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quá trình này dù đơn giản hay phức tạp cũng tác động đến toàn bộ cơ sở tài nguyên của công ty.

Hệ thống ERP đã trở thành tiền đề cho các doanh nghiệp muốn sử dụng tài nguyên bên trong doanh nghiệp một cách khôn ngoan. ERP có thể giúp các nhà lãnh đạo phân bổ lại nguồn vốn nhân lực và tài chính hoặc xây dựng các quy trình kinh doanh cốt lõi hiệu quả hơn để tiết kiệm tiền và nâng cao hiệu suất hoạt động. 

Những đặc điểm nổi bật của phần mềm ERP:

• Tích hợp đầy đủ các modul, chức năng chỉ trong một phần mềm.
• Dữ liệu vận hành sát với thời gian thực, hầu như không có độ trễ.
• Chỉ cần một giao diện nhất quán dùng cho toàn bộ các module bên trong.
• Tất cả các ứng dụng được hỗ trợ từ một cơ sở dữ liệu chung.
• Có thể mở rộng và phát triển theo từng loại hình doanh nghiệp mà không ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình.

Xem thêm: Vai trò, đặc điểm và chức năng của hệ thống ERP với doanh nghiệp

Vì sao phải lập kế hoạch triển khai phần mềm ERP?

Triển khai ERP là quá trình kiểm tra thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp, lập kế hoạch chiến lược, hợp lý hóa quy trình hoạt động, cài đặt và kiểm tra phần mềm, sao lưu và di chuyển dữ liệu, quản lý sự thay đổi, đào tạo người dùng… Nó không phải là một công việc chỉ diễn ra một lần, mà là cả một quá trình hoặc vòng đời liên tục.

Các giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có khả năng thay đổi công ty bằng cách hợp lý hóa sản xuất và tối ưu quá trình vận hành. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đang “vật lộn” để có thể triển khai hệ thống này thành công. Các chuyên gia hàng đầu khẳng định rằng:

• Chỉ 7% dự án hoàn thành đúng thời hạn
• Khoảng 79% doanh nghiệp không đạt được mục đích đề ra
• Chỉ 30% hài lòng với sự thành công của những dự án ERP

Xem thêm: Kinh nghiệm triển khai ERP: 9 Tiêu chí cốt lõi cần nắm dành cho doanh nghiệp

Dưới đây là một vài ví dụ về rủi ro khi việc triển khai ERP thất bại:

• Năm 2000, Nike mất doanh thu 100 triệu USD sau một dự án chuỗi cung ứng thất bại. Công ty đã phải đối mặt với một loạt các vụ kiện và giá cổ phiếu giảm 20%.
• Ngay trước lễ Halloween năm 1999, Hershey’s không thể cung cấp sô cô la trị giá 100 triệu đô la vì việc triển khai ERP của công ty không thành công. Cổ phiếu giảm 8% sau vụ việc này.
• Việc triển khai ERP gặp lỗi đã khiến gần 27.000 sinh viên Đại học Massachusetts không thể đăng ký lớp học và nhận tiền hỗ trợ tài chính vào năm 2004.

Triển khai ERP thất bại sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp về nhiều mặt khác nhau. Vì thế, để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần lên kế hoạch tỉ mỉ, chi tiết, nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi bắt tay vào triển khai hệ thống này.

Vai trò của các bên tham gia triển khai ERP

Để thực hiện dự án thành công, doanh nghiệp và đơn vị triển khai ERP cần phải lập ra một phòng ban để thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển phần mềm, đưa ra các đề xuất với các mục tiêu cụ thể và quản lý quy trình thực hiện.

Đối với doanh nghiệp:

• Nhân sự tham gia: Lãnh đạo cấp cao, nhân sự phụ trách trực tiếp, trưởng phòng ban.
• Nhiệm vụ: Thiết lập mục tiêu cho dự án, điều động nguồn lực, ngân sách và theo dõi tiến độ triển khai ERP.
• Yêu cầu: Những người tham gia triển khai ERP phải hiểu về các quy trình nghiệp vụ của từng phòng ban trong doanh nghiệp và có khả năng giải quyết vấn đề, đưa ra các giải pháp cần thiết trong quá trình triển khai.
• Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần có thêm một người thử nghiệm, phối hợp trực tiếp với đơn vị triển khai về việc kiểm tra trước khi áp dụng hệ thống cho toàn bộ doanh nghiệp. 

Đối với đơn vị triển khai ERP:

• Đơn vị triển khai ERP cần phải có 1 người giữ vai trò tư vấn chính và phụ trách triển khai dự án, kết hợp với BA để cùng nhau đưa ra các giải pháp phù hợp khác nhau dành cho doanh nghiệp.
• Nhiệm vụ: Đơn vị triển khai ERP sẽ lập kế hoạch triển khai cho phía khách hàng, tư vấn cho khách hàng về hệ thống cũng như các chức năng cần thiết, giúp khách hàng hiểu rõ về hệ thống, đảm bảo các mục tiêu phía khách hàng đề ra đều được hoàn thành.

8 bước trong quy trình triển khai phần mềm ERP

Bước 1: Xác định rõ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp

Bước đầu tiên trong quy trình triển khai ERP bao gồm đánh giá chi tiết và ghi lại những thách thức kinh doanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công ty. Bước quan trọng này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu của mình, phạm vi dự án, cũng như mọi thứ mà tổ chức cần về giải pháp ERP. Triển khai ERP là một thử thách nhưng nó có thể mang lại lợi tức đầu tư rất lớn, nếu doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt.

Bước 2: Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp

Khi một ứng dụng được chọn, điều cần thiết là doanh nghiệp phải chọn một người quản lý dự án uy tín, chất lượng. Nhất là đối với dự án quan trọng như triển khai ERP thì vấn đề này càng cần được quan tâm. Nhà lãnh đạo sẽ đóng vai trò là “đầu tàu” của kế hoạch, là sợi dây gắn kết nhân viên công ty và nhà cung ứng phần mềm, đảm bảo việc triển khai dự án luôn nằm trong nguồn ngân sách dự trù và phù hợp với mục tiêu đã đề ra.

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP

Nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển đổi hệ thống của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Khi lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp nào, doanh nghiệp cũng nên đặt ra những câu hỏi sau:

• Liệu giải pháp mới có giúp làm nổi bật thêm lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp?
• Giải pháp có thể giúp doanh nghiệp dẫn đầu thị trường kinh doanh?
• Giải pháp có phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp?
• Giải pháp có phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh? 

Khâu lựa chọn nhà cung cấp rất quan trọng nên được cân nhắc kỹ lưỡng giữa các thành viên thuộc nhóm dự án và ban quản lý. Mọi ý kiến và thắc mắc từ các thành viên trong doanh nghiệp cũng phải được cân nhắc kỹ càng.

Bước 4: Cài đặt phần mềm

Việc cài đặt phần mềm ERP cũng là tiêu chí để đánh giá hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp và tái thiết kế lại các quy trình kinh doanh thành các quy trình vận hành tiêu chuẩn. Sau đó, nhà quản lý sẽ có cơ sở để thành lập một mô hình kinh doanh mới chuyên nghiệp, hiện đại hơn. Nhà phát triển phần mềm sẽ chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống và xây dựng cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên, giai đoạn này sẽ mất khá nhiều thời gian và chi phí.

Bước 5: Di chuyển dữ liệu

Bước tiếp theo của việc triển khai ERP là di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới. Nhiều tổ chức lưu trữ hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp và tài sản vật chất ở nhiều định dạng và phần mềm khác nhau. Vì thế, trước khi bắt đầu di chuyển, cần xem xét, đồng nhất lại toàn bộ dữ liệu và loại bỏ những thông tin dư thừa, không cần thiết. Khi dữ liệu đã được cập nhật và xác minh, nhà cung ứng phần mềm sẽ di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới để doanh nghiệp có thể sử dụng trên một nền tảng duy nhất.

Bước 6: Thử nghiệm

Sau khi nhà cung cấp kiểm tra và đảm bảo chất lượng của hệ thống, họ sẽ cho doanh nghiệp một khoảng thời gian để trải nghiệm thử. Lúc này, người dùng sẽ phối hợp để xác nhận rằng các quy trình kinh doanh đang diễn ra chính xác giữa các bộ phận hay chưa, sau đó báo lại cho bên cung cấp để họ rà soát lại phần mềm. Điều quan trọng là hệ thống phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước ngày triển khai chính thức để tránh xảy ra những sai sót không đáng có, gây gián đoạn quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 7: Cung cấp một khóa đào tạo hoàn chỉnh cho nhân viên

56% nguyên nhân gây gián đoạn hoạt động sau khi triển khai ERP là nằm ở vấn đề đào tạo của doanh nghiệp. Do đó, quá trình này vô cùng quan trọng. Việc đào tạo người sử dụng đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và nỗ lực đến từ phía doanh nghiệp và nhân viên. Một số nhà cung cấp cũng đưa ra các khóa hỗ trợ, đào tạo người dùng qua những lớp học trực tiếp hoặc online. Phí đào tạo này có thể đã được bao gồm khi mua phần mềm hoặc cũng có thể sẽ là khoản phí bổ sung sau này. Vì thế, để chắc chắn, hãy trao đổi với nhà cung ứng về điều này để biết rõ hơn.

Bước 8: Không ngừng cải tiến hệ thống ERP

Hệ thống ERP chỉ có hiệu quả lâu dài khi doanh nghiệp tiếp tục đầu tư và cải thiện nó. Do đó, hãy kiểm tra phần mềm ít nhất mỗi năm một lần. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định xem nên thay đổi, bổ sung chức năng nào để có được lợi ích tối đa từ hệ thống này. 

Lưu ý khi triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

1. Khung thời gian triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Bạn cần hỏi nhà cung cấp về quá trình thực hiện sẽ mất bao lâu? Lịch trình chi tiết tiến hành như thế nào? Bạn cần cung cấp những thông tin nào cho nhà cung cấp phần mềm?

2. Tính tùy biến của phần mềm

Mỗi lĩnh vực kinh doanh sẽ có đặc thù khác nhau, chính vì vậy phần mềm cũng cần có những tính năng riêng biệt. Khi triển khai bất kỳ giải pháp ERP nào bạn cũng nên yêu cầu nhà cung cấp các thông tin về tính tùy biến của phần mềm. Bạn cần biết rõ các chức năng của phần mềm có phục vụ đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp hay không? Hệ thống có thể được tùy chỉnh ở mức độ nào theo nhu cầu của bạn?

3. Chi phí triển khai phần mềm quản lý

Trước khi bạn triển khai bất kỳ phần mềm quản lý doanh nghiệp nào bạn cũng nên lưu ý về chi phí. Bạn cần biết gói phần mềm được chi trả một lần hay chi trả theo tháng. Bạn nên hỏi kỹ bên cung cấp về các khoản chi phí cố định như phí khởi tạo hệ thống và khoản phí phát sinh như phí đào tạo, mua thêm dung lượng… Ngoài ra, nếu bạn muốn chỉnh sửa hay bổ sung tính năng mới, bạn phải chịu chi phí cho các trường hợp này. Vì vậy hãy yêu cầu nhà cung cấp phần mềm ERP một bảng giá chi tiết nhất có thể.

4. Di chuyển dữ liệu

Bạn nên tham khảo ý kiến từ nhà cung cấp ERP mới về việc chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ hay việc nhập tay dữ liệu lên hệ thống. Hay nhà cung cấp phần mềm có hỗ trợ bạn nhập dữ liệu ban đầu hay không? Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và đẩy nhanh tiến độ triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP.

5. Cập nhật và bảo trì phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Bạn cần hỏi nhà cung cấp phần mềm về các vấn đề phát sinh liên quan đến cập nhật hệ thống và bảo trì. Bạn cần nắm rõ quy trình thêm tính năng mới, thay đổi số lượng người dùng, tùy chỉnh báo cáo mới hoặc các thay đổi khác. Các khoản chi phí phát sinh sẽ tính như thế nào? Khi nhà cung cấp có tính năng mới bạn có được sử dụng hay không?

6. Hoạt động tập huấn, đào tạo

Bạn phải đảm bảo nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống. Vì vậy, bạn cần biết các khoảng thời gian cũng như chi phí cho các buổi đào tạo như thế nào? Các buổi đào tạo nào miễn phí và buổi đào tạo nào bạn phải trả phí. Ngoài ra, bạn nên hỏi về các dịch vụ hỗ trợ, giải đáp thắc mắc từ nhà cung cấp trước khi triển khai phần mềm ERP.

6 cách giảm thiểu rủi ro trong khi triển khai ERP doanh nghiệp

Việc triển khai ERP nếu không được thực hiện đúng cách sẽ để lại những rủi ro và tốn kém ngân sách. Thông thường, những rủi ro này có thể được giảm thiểu nếu như doanh nghiệp có kế hoạch triển khai phù hợp. Và dưới đây là một số cách mà Cloudify đã giúp các doanh nghiệp khác triển khai thành công.

1. Hiểu mục tiêu chiến lược trong kinh doanh của tổ chức

Trong các buổi họp, thảo luận, hãy xác định mục tiêu doanh nghiệp, cần làm gì để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tối ưu hóa quy trình và đem lại giá trị cao cho khách hàng. Hiểu rõ mục tiêu sẽ giúp người quản lý hạn chế rủi ro chọn sai hệ thống phần mềm ERP.

2. Đặt kỳ vọng thực tế khi triển khai ERP

Nguồn gốc căn bản khiến doanh nghiệp gặp thất bại khi triển khai phần mềm ERP là lên kế hoạch về thời gian thực hiện và ngân sách không thực tế. Nếu nhà quản trị có sự hiểu biết sâu sắc về đặc điểm quy mô công ty và đặc thù ngành thì có thể đưa ra những kỳ vọng thực tế. Dù có thể sẽ phải điều chỉnh mục tiêu khi triển khai nhưng bắt đầu với việc ước tính thực tế thì phần trăm rủi ro sẽ nhỏ hơn.

3. Chuẩn bị nhân viên cho việc thay đổi tổ chức

Trong quá trình triển khai phần mềm ERP, phần lớn các doanh nghiệp thường gặp trở ngại từ phản ứng của nhân viên gây nên sự chậm trễ và giảm hiệu quả trong việc đưa phần mềm đi vào hoạt động.

Điều quan trọng là ban lãnh đạo phải có đủ khả năng truyền đạt mục đích của sự thay đổi phương thức quản lý mới và những lợi ích nhận được khi áp dụng ERP vào hoạt động kinh doanh của mình. Trong quá trình triển khai, nếu nhân viên không chấp nhận sử dụng phần mềm thường xuyên hàng ngày thì hãy hoãn cho đến khi họ chấp nhận sự thay đổi.

4. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp

Triển khai phần mềm ERP là một cơ hội để tối ưu hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp khi có sự giúp sức của công nghệ.

Các quy trình được tối ưu sẽ giúp nhà cung cấp phần mềm ERP tập trung vào nhu cầu riêng của doanh nghiệp. Nếu chủ doanh nghiệp chọn phần mềm mà không nghĩ đến tối ưu hóa quy trình thì có thể sẽ phải điều chỉnh phần mềm và kéo theo tốn kém chi phí.

5. Kế hoạch chuyển đổi dữ liệu

Để giảm thiểu rủi ro khi triển khai phần mềm thì trước tiên dữ liệu cần chính xác. Hầu hết dữ liệu đều chưa sẵn sàng khi chuyển sang hệ thống mới. Nguyên nhân do dữ liệu thường trải rộng trên nhiều nguồn với những định dạng và cấu trúc khác nhau.

Nhà quản trị cần thiết lập một kế hoạch cho việc chuyển đổi dữ liệu. Ví dụ như sẽ cần xóa dữ liệu để tránh trùng lặp và các vấn đề liên quan đến chất lượng dữ liệu khác. Ngoài ra, cũng nên xác định các mục, đơn vị đo lường mới khi chuyển sang lưu trữ trên phần mềm.

Cloudify ERP – Nền tảng ERP quản trị toàn diện cho doanh nghiệp

Cloudify ERP là nền tảng quản lý toàn diện doanh nghiệp, tích hợp mọi chức năng cho từng phòng ban trên cùng một hệ thống, dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây (hay còn được biết đến với tên gọi Cloud ERP).

Nền tảng Cloudify ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động doanh nghiệp từ lên kế hoạch, theo dõi tiến độ, đánh giá năng suất, báo giá, thu hồi công nợ, tính lương nhân viên… trên nền tảng web và mobile phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Xem chi tiết về nền tảng Cloudify ERP tại đây.

Ưu điểm của nền tảng Cloudify ERP:

• Quản trị đơn giản: Doanh nghiệp có thể theo dõi hoạt động của từng bộ phận chỉ với một cú click, truy cập online trên nền tảng web based, mobile web và mobile app.
• Quy trình chuyên nghiệp: Số hóa và chuẩn hóa quy trình hoạt động giúp các phòng ban phối hợp nhịp nhàng.
• Đồng bộ dữ liệu: Quản lý dữ liệu tập trung trên 1 hệ thống duy nhất.
• Real-time: Theo dõi tất cả báo cáo quản trị nhanh chóng theo thời gian thực.
• Sử dụng linh hoạt: Tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết để quản lý doanh nghiệp, dễ dàng tùy biến, cải tiến.
• Chi phí triển khai: Mô hình SaaS (Software as a Service) giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lên đến 90% khi triển khai Cloudify ERP.

Điểm khác biệt đến từ Cloudify ERP:

• Giải pháp chuyên biệt theo ngành: Cloudify ERP được tối ưu để phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp/lĩnh vực khác nhau.
• Bảo mật và làm chủ dữ liệu: Cloudify tuân thủ các chuẩn bảo mật như ISO 27001, SHA256, SSL để đảm bảo dữ liệu của doanh nghiệp an toàn tuyệt đối.
• Mở rộng & tích hợp API: Hệ thống nâng cấp theo nhu cầu sử dụng, mở rộng API tích hợp với các nền tảng khác một cách dễ dàng.
• Dịch vụ CSKH trọn đời: Cloudify cam kết đồng hành cùng với khách hàng trọn đời, kịp thời hỗ trợ & xử lý các vấn đề phát sinh từ khi triển khai cho đến vận hành hệ thống.

Hiện nay, Cloudify đã hợp tác & cung cấp giải pháp quản trị toàn diện Cloudify ERP đến hơn 2000 doanh nghiệp trên toàn lãnh thổ Việt Nam và gặt hái được nhiều thành công nhất định trên thị trường như:

• Top 10 thương hiệu hàng đầu Việt Nam 2021
• Top 10 thương hiệu Vàng chất lượng Quốc tế 2022
• Giải thưởng “The Best Solution 2021”
• Top 10 giải pháp số xuất sắc Make in Vietnam 2021

Để nhận tư vấn & demo triển khai ERP miễn phí, quý khách hàng vui lòng liên hệ chúng tôi qua thông tin bên dưới hoặc click vào đây:

• VP Hà Nội: Tầng 2, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
• VP Hồ Chí Minh: 69/1/3 đường Nguyễn Gia Trí, phường 25, quận Bình Thạnh, TPHCM
• Hotline: 1900 866 695
• E-mail: [email protected]

Lời kết

Phần mềm ERP giúp các nhà quản trị theo dõi & quản lý được toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã hiểu rõ được vai trò của các bên tham gia và nắm được các bước trong quy trình triển khai ERP để áp dụng vào doanh nghiệp của mình.