Quản lý nhân sự bằng Excel là một công cụ được sử dụng khá phổ biến đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, hiện nay việc quản lý nhân sự bằng công cụ này được coi là khá thủ công và dễ sai sót. Dưới đây là 5 nhược điểm trong quá trình làm việc chắc chắn doanh nghiệp của bạn đã gặp phải. Cùng xem công cụ thay thế Excel là gì nhé.

Quản lý nhân sự bằng Excel bao gồm những gì?

Dữ liệu quản lý nhân sự chứa rất nhiều thông tin. Những thông tin quan trọng trong file quản lý hồ sơ nhân sự bao gồm:

• Mã nhân viên: mỗi nhân sự được gắn với một mã số cố định không trùng nhau. Khi nhân sự đó nghỉ việc, mã số này cần được giữ nguyên (không gán lại cho người khác).
• Họ và tên, phòng ban, vị trí làm việc, loại hình nhân sự (quản lý, nhân viên…), loại hình làm việc (Full-time, part-time, thời vụ…).
• Cơ sở làm việc: trụ sở chính, chi nhánh 1, chi nhánh 2…
• Các thông tin về trình độ học vấn
• Loại giấy tờ cần thiết: sơ yếu lý lịch, bản sao công chứng CMND hoặc CCCD…
• Thông tin về lương thưởng và phụ cấp: số tài khoản ngân hàng, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH…
• Thông tin về kinh nghiệm làm việc: tên công ty, tên vị trí, khoảng thời gian công tác được sắp xếp theo thứ tự dòng thời gian. 

Mẫu file quản lý nhân sự bằng Excel

5 nhược điểm khi quản lý nhân sự bằng Excel

Khả năng quản lý thấp

Khi sử dụng Excel, bạn phải liên tục di chuyển, làm việc giữa rất nhiều sheet và file khác nhau. Việc này khiến cho việc quản lý mất thời gian và không tối ưu hiệu quả. Ngoài ra nó còn khiến ban lãnh đạo không có cái nhìn tổng quan và cụ thể nhất.

Không đảm bảo tính bảo mật

File Excel không đảm bảo chế độ bảo mật, vì thế rất dễ bị mất dữ liệu. Trong trường hợp, người quản lý nếu mất tài khoản Drive, thông tin dữ liệu có khả năng bị rò rỉ ra ngoài. 

Thêm nữa, khi nhiều người trong doanh nghiệp dùng chung một biểu mẫu trực tuyến, nếu ai đó bấm nhầm thao tác thì có thể làm hỏng toàn bộ dữ liệu trên file Excel. Chính điều này khiến việc kiểm soát trở nên khó khăn.

Không tích hợp với công cụ quản lý nhân sự khác 

Để quản lý nhân sự, nhà quản lý phải kết hợp Excel với nhiều công cụ khác. Tuy nhiên, File quản lý nhân sự bằng Excel offline có nhiều bất tiện. Nó không thể tích hợp với các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng. Điều này không những làm mất thời gian của người phụ trách mà còn làm giảm năng suất và chất lượng công việc.

Dễ gặp phải sai sót khi xuất dữ liệu

Tất cả các thao tác của nhân viên trên Excel, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa… đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Điều này dẫn đến rủi ro về sai sót là cực lớn. Hơn nữa, việc nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel sẽ ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu và sự tập trung của người dùng.

Khó khăn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô

Sức chứa của Excel có thể lên tới hàng nghìn dòng và vài trăm sheet. Nhưng khi doanh nghiệp ngày một phát triển, nhân rộng quy mô, từ đó lượng dữ liệu tăng lên không ngừng thì chỉ quản lý nhân sự bằng Excel là không khả quan. Điều này gây khó khăn cho người sử dụng và nhà quản lý.

Vậy công cụ quản lý nhân sự nào có thể thay thế Excel?

Ngày nay, công nghệ 4.0 đã phát triển hết sức mạnh mẽ. Không khó hiểu khi doanh nghiệp tìm đến những phần mềm chuyên dụng hơn để quản lý nhân sự. Cloudify HRM – Phần mềm quản lý nhân sự toàn diện là một gợi ý dành cho bạn. 

Cloudify HRM là công cụ giúp doanh nghiệp lưu trữ và tổ chức tất cả thông tin về nhân sự. Mục đích chính là để nhà lãnh đạo có thể chú tâm quản lý và phát triển tài sản lớn nhất là nguồn nhân lực. Phần mềm tích hợp toàn diện cùng chức năng quản lý từ xa ở 2 nền tảng mobile app và website app. Doanh nghiệp tiết kiệm lên tới 50% thời gian và 30% chi phí nguồn nhân lực so với phương pháp quản lý nhân sự bằng Excel truyền thống. Từ đó bạn có thể hạn chế tối đa tỷ lệ tuyển dụng sai ứng viên, đồng thời giữ chân nhân viên hiện tại làm việc lâu hơn, hiệu quả hơn.

Lời kết

Dù quản lý nhân sự bằng Excel hay quản lý bằng phần mềm hiện đại thì điều quan trọng là bạn cần nắm rõ những dữ liệu cần lưu ý và xử lý chúng ra sao để đạt được hiệu quả cao nhất. Hy vọng là những chia sẻ trên đây giúp doanh nghiệp bạn có thêm những kiến thức hữu ích. Nếu quan tâm giải pháp quản lý nhân sự phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp, để lại thông tin tại website Cloudify để được tư vấn chi tiết.

>>> Đọc thêm: 

• Cách tạo động lực cho nhân viên nhờ 12 bước đơn giản
• Đào tạo nhân viên hiệu quả hơn với 5 phương pháp đơn giản