Quản lý kho là một trong những quá trình quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. Thế nhưng, công việc này chưa bao giờ là dễ dàng bởi nó đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Phần mềm quản lý kho miễn phí ra đời như một giải pháp hữu hiệu cho vấn đề trên. Tuy nhiên, nó không phải là một giải pháp hoàn hảo. Vì vậy, trong bài viết hôm nay, Cloudify sẽ gửi đến doanh nghiệp những ưu – nhược điểm của phần mềm này.

Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý kho là phần mềm chuyên dụng thực hiện các chức năng hướng dẫn, kiểm soát và theo dõi các hoạt động xuất hàng, nhập hàng, lưu trữ, tồn kho, lao động,… trong kho hàng. Phần mềm quản lý kho hỗ trợ tích hợp các phần mềm khác như: quản lý mua hàng (ERP), quản lý đơn hàng, quản lý sản xuất, phần mềm quản lý vận tải. Phần mềm quản lý kho cũng có nhiều loại như quản lý bằng excel, access, quản lý online… 

Ưu điểm của phần mềm quản lý kho miễn phí

* Phần mềm quản trị kho miễn phí giúp việc kiểm soát hàng tồn kho 

Do tính chất phức tạp của hoạt động quản lý kho nên rất nhiều chủ cửa hàng bán lẻ thường ngại ngần tiến hành công tác kiểm kho thường xuyên, dẫn đến tình trạng hàng hoá thất thoát, không kiểm soát được. Nhưng khi sử dụng các phần mềm quản lý kho thì công việc này trở nên dễ dàng hơn, bởi vì phần mềm bán hàng có thể tích hợp với các thiết bị đọc mã vạch. Người sử dụng hoàn toàn có thể tiến hành kiểm kho sản phẩm theo mã vạch, mã imei, số serial…. Việc kiểm kho sẽ rất nhanh chóng và có thể tiến hành thường xuyên.

*  Phần mềm quản lý kho miễn phí giúp nắm bắt chính xác lượng hàng tồn kho

Doanh nghiệp cần phải nắm rõ số lượng hàng còn, hết để có thể đưa ra quyết định nhập hàng, xả hàng một cách đúng đắn. Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng sẽ cho người quản lý con số chuẩn xác. Số lượng hàng hóa sẽ được tự động điều chỉnh tăng, giảm tương ứng với mỗi lần nhập hàng, bán hàng hay kiểm hàng tồn kho.

*  Lập kế hoạch chính xác với phần mềm quản trị kho miễn phí

Quản lý tốt lịch sử hàng tồn kho giúp nhà quản lý dễ dàng dự đoán được nhu cầu của khách hàng, giữ lượng hàng tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn. Người quản lý cũng có thể đưa ra quyết định đặt hàng một cách nhanh chóng và chính xác nhờ vào tính năng kiểm tra kho của phần mềm này. Chỉ cần quét mã vạch sản phẩm và thêm thông tin về số lượng hàng muốn nhập là có thể tiến hành tạo đơn đặt hàng và hóa đơn 1 cách dễ dàng.

*  Tăng hiệu quả sử dụng vốn nhờ phần mềm quản lý kho miễn phí

Nắm được lượng hàng tồn kho, nhà quản lý có thể cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, tránh tình trạng hàng hỏng, quá hạn sử dụng. Phần mềm có tính năng kiểm hàng tồn kho sẽ đưa cho bạn một báo cáo tồn kho chi tiết với các mặt hàng vượt định mức tối đa hay dưới định mức tối thiểu. Điều này sẽ hỗ trợ người quản lý đưa ra quyết định ngừng nhập hay bổ sung nhập hàng với từng mặt hàng cụ thể. Qua đó, tăng hiệu quả sử dụng vốn, giảm tình trạng vốn bị ứ đọng.

Nhược điểm của phần mềm quản lý kho miễn phí

* Phần mềm quản lý kho miễn phí thiếu tính bảo mật, độ an toàn không cao

 Một số phần mềm quản lý kho miễn phí không có độ bảo mật cao. Chẳng hạn như phần mềm quản lý kho bằng excel. Do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máy tính. Như vậy, trong các trường hợp không may xảy ra mất điện, máy tính hỏng, nhiễm virus… thì các dữ liệu có nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn.

*Một số phần mềm quản lý kho miễn phí đòi hỏi người sử dụng phải có trình độ

Không phải ai cũng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm này. Nó đòi hỏi người lao động phải có sự am hiểu nhất định thì mới có thể dùng tốt. Đây là hạn chế khá lớn bởi không phải công ty nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi. Nếu phải đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm sẽ gây tốn kém. Từ đó, ảnh hưởng đến quá trình làm việc của doanh nghiệp.

*Phần mềm quản trị kho miễn phí không phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn

File dữ liệu chỉ phù hợp xử lý khi có dung lượng nhỏ. Nếu các nghiệp vụ tăng lên, dung lượng lớn khiến cho tốc độ xử lý dữ liệu bị chậm đi. Hơn nữa, doanh nghiệp phải lưu trữ nhiều file excel cho mỗi tháng. Trong quá trình bán và quản lý hàng phải lưu trữ nhiều tệp excel khác nhau, gây khó khăn cho việc theo dõi tổng thể, kiểm soát hàng theo ngày mong muốn. Phần mềm này cũng chỉ phù hợp để tra cứu, quản lý trên máy tính, không phù hợp khi sử dụng điện thoại.

Phần mềm quản lý kho Cloudify – Giải pháp đi đến thành công

Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ là một cơ sở nhỏ, chưa có nhiều mặt hàng, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các phần mềm quản lý kho miễn phí. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn phải làm việc với số lượng hàng hóa nhiều thì bạn nên sử dụng phần mềm quản lý kho của Cloudify. Bởi:

1. Phần mềm của Cloudify là phần mềm online, có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi. Hơn nữa, người sử dụng hoàn toàn có thể dùng nó trên điện thoại, ipad… mà không nhất thiết phải dùng nó trên máy tính như các phần mềm khác. Đây là một trong những tính năng quan trọng của phần mềm Cloudify.
2. Phần mềm quản lý kho của Cloudify đơn giản, dễ dàng sử dụng, phù hợp với nhiều người. 
3. Phần mềm có chức năng phân quyền kho cho nhân viên. Mỗi nhân viên chỉ có thể xem dữ liệu xuất-nhập-tồn kho được phân quyền mà không thể truy cập vào dữ liệu của người khác. Nhờ đó, các thông tin sẽ có tính bảo mật, độ an toàn cao hơn, bảo vệ những thông tin cần thiết của doanh nghiệp.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về những tính năng ưu việt khác của phần mềm Cloudify, hãy liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí. 

Tham khảo:

Phương pháp quản lý kho hiệu quả thời đại 4.0

7 phương pháp quản lý kho đơn giản mà hiệu quả đến bất ngờ