Hiện nay, mô hình kinh doanh được sử dụng phổ biến trong hệ thống các cửa hàng cà phê là người chủ không trực tiếp giám sát công việc. Thay vì phải đến cửa hàng hàng ngày, người chủ lựa chọn cách quản lý từ xa. Họ trao quyền cho nhân viên và nhận lại báo cáo kinh doanh vào một thời gian ấn định như cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng qua phần mềm quản lý cà phê.

Khó khăn trong vấn đề quản lý quán cà phê hiện nay

Doanh thu là nguồn sống với mọi hoạt động kinh doanh và quản lý thu chi là điều quan trọng cần quản lý đầu tiên. Tuy nhiên, nếu không sử dụng phần mềm quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn, số liệu bất cập, dẫn tới các vấn đề nghiêm trọng trong dòng tài chính và ảnh hưởng đến doanh thu. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến doanh thu?

Nhân viên làm việc thiếu trung thực

Nhân viên nói chung và đặc biệt nhân viên thu ngân nói riêng nếu không được giám sát trực tiếp sẽ dễ dàng có ý đồ xấu. Sau khi kết thúc ca làm việc, nhân viên thu ngân sẽ gom tiền để đưa cho chủ quán. Tuy nhiên, một số trường hợp họ có thể bớt xén số tiền thực bằng cách không ghi đủ số lượng món khách order để thu tiền một cách bí mật. Nhiều khi ý đồ xấu này còn xuất hiện ở nhân viên giao hàng. Đã giao hàng và giao tiền từ khách nhưng lại báo cáo là đã hủy để chiếm đoạt số tiền thu được. Những lúc như vậy mới thực sự cần đến một phần mềm quản lý.

Nhầm lẫn trong lúc thu tiền cà phê

Vào những dịp lễ tết hay cuối tuần thường là lúc cửa hàng đông khách, cũng là lúc sai sót trong thu tiền thường xuyên xảy ra. Số lượng khách quá đông trong khi nhân viên lại không đủ để phục vụ dẫn tới nhân tính nhầm tiền và thu tiền về ít hơn, cũng có thể quên không thu tiền của khách.

Ghi sai hoặc khó đọc dẫn đến order nhầm

Nhân viên chạy bàn thường có 1 cuốn sổ nhỏ để ghi lại các món mà khách yêu cầu. Nhiều khi quá tải, họ không kịp ghi chỉ nhớ trong đầu dẫn đến nhớ nhầm món , sai số lượng. Khách hàng không hài lòng mà còn ảnh hưởng đến thông tin ghi vào sổ sách.

Trên đây là 3 yếu tố dẫn tới thất thoát doanh thu của cửa hàng cà phê. Quản lý thủ công bằng sổ sách bộc lộ những hạn chế, trong dài hạn có thể ảnh hưởng lớn đến tình hình kinh doanh. Vì vậy cần có một biện pháp triệt để cho vấn đến này đó là việc sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê.

Phần mềm quản lý quán cà phê của Cloudify

Với kinh nghiệm và năng lực của mình, Cloudify tự tin sẽ hỗ trợ trong việc quản lý quán cà phê một cách hiệu quả nhất. Phần mềm được xây dựng dựa trên kết quả nghiên cứu đặc thù môi trường, yêu cầu cụ thể trong ngành kinh doanh quán cà phê. Hãy cùng phần mềm quản lý cà phê của Cloudify có gì?

Đa nền tảng

Cloudify tối ưu trên mọi thiết bị thông minh, chủ cửa hàng có thể truy cập bất cứ nơi đâu chỉ cần có kết nối internet, phục vụ đa hệ điều hành từ Android đến IOS, từ máy tính đến điện thoại.

Cập nhật công nghệ liên tục

Tính năng mới luôn được cập nhật một cách dễ dàng và phát triển để mang đến dịch vụ phần mềm tốt nhất phục vụ quý khách hàng.

Tính năng đáp ứng nhu cầu

Định mức nguyên vật liệu pha chế cà phê

Đây là bước đầu tiên và giữ vai trò quan trọng nhất quyết định đến chất lượng sản phẩm. Việc ứng dụng phần mềm quản lý cà phê giúp hiển thị rõ công thức pha chế cho từng loại sản phẩm, trở thành hướng dẫn cho nhân viên pha chế thực hiện. Điều này tránh thất thoát nguyên liệu và doanh số của cửa hàng.

Quản lý kho hàng, kiểm hàng và kế hoạch mua hàng

Phần mềm sẽ ghi nhận, cập nhật và theo dõi thông tin, xuất nhập kho hàng. Phối hợp với tính năng định mức nguyên vật liệu, phần mềm quản lý có thể tự động tính toán độ phù hợp của kho hàng đối với tình hình kinh doanh hiện tại. Việc này hạn chế tình trạng thiếu nguyên vật liệu, tăng tính ổn định hoạt động cho cửa hàng.

Tự động tính tiền cà phê

Nhiều khi khách đặt một sản phẩm nhưng sau đó lại thay đổi hoặc điều chỉnh như thêm topping,..Để tính toán chính xác và nhanh chóng giá thành cuối cùng không phải lúc nào cũng dễ dàng, đặc biệt là vào thời điểm đông khách. 

Hệ thống phần mềm quản lý quán cà phê của Cloudify có khả năng tính nhanh nhất số tiền phải trả sau khi đã chiết khấu voucher hay ưu đãi cho khách hàng.

Hiển thị báo cáo trực quan, chính xác

Phần mềm quản lý cà phê có thể đưa ra báo cáo tổng thể kết quả kinh doanh một cách chi tiết và thực tế nhất theo thời gian mong muốn với dữ liệu cụ thể. Từ đó có thể dự báo tình hình, điều chỉnh chiến lược để đạt doanh thu cao nhất có thể.

Không có gì là đúng là sai, chỉ có sự lựa chọn phù hợp. Và phần mềm quản lý quán cà phê là giải pháp tối ưu cho xu hướng quản lý từ xa trong thời đại công nghệ 4.0. Nâng cao chất lượng quản lý, tăng doanh thu, giảm thất thoát, liên hệ ngay để được tư vấn phần mềm miễn phí.