Phương pháp sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng bằng excel là một sự lựa chọn tốt, vừa miễn phí mà lại đa tính năng. Tuy nhiên, phần mềm excel có đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của việc quản lý hay không? Liệu rằng ở đó vẫn có một số hạn chế chưa thể khắc phục? Một nhà kinh doanh thông thái sẽ chọn quản lý bằng excel hay sử dụng phần mềm quản trị nhà hàng? Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây.

Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng excel

Mọi phần mềm đều tồn tại song song 2 mặt tích cực và tiêu cực. Đặc biệt với một ứng dụng được sử dụng miễn phí như excel thì chắc hẳn càng khó tránh khỏi vấn đề này.

Ưu điểm

Phần mềm được sử dụng miễn phí

Không mất phí là một ưu điểm được nhắc tới đầu tiên. Một doanh nghiệp startup luôn mong muốn tối thiểu hóa chi phí. Vì vậy phần mềm miễn phí không chỉ được các doanh nghiệp mới thành lập sử dụng mà cũng được các doanh nghiệp nhỏ ưa chuộng tin dùng.

Phần mềm quản lý nhà hàng bằng excel khá nhẹ nhàng

Excel là một ứng dụng tin học văn phòng. Nên những người mới bắt đầu tiếp xúc môi trường làm việc đều có thể biết sử dụng ở mức cơ bản. Hơn nữa, excel phù hợp với hầu hết dòng máy tính hiện đại, không chiếm nhiều dung lượng máy, dễ dàng sử dụng nên được nhiều nhà quản lý áp dụng vào việc kinh doanh của mình.

Phần mềm đáp ứng được những chức năng chính cơ bản

Điểm cơ bản của bất kỳ phần mềm nào là phải đáp ứng được nhu cầu cấp thiết, và excel cũng không ngoại lệ. Có thể dùng vào việc chấm công, tính lương, lưu trữ dữ liệu,..Một số chức năng cơ bản của excel được coi là có thể sử dụng với doanh nghiệp có quy trình sản xuất kinh doanh đơn giản, không cồng kềnh, phức tạp.

Tuy nhiên, là một nhà kinh doanh thông thái sẽ hiểu được ở đó còn tồn tại rất nhiều vấn đề mà nếu không được giải quyết sẽ có ảnh hưởng không nhỏ đến việc kinh doanh của mình. Trong đó phải kể đến những rủi ro khi sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng bằng excel.. 

Nhược điểm

Ngoài những ưu điểm thì chúng ta cũng phải kể đến một số nhược điểm như sau:

Phát sinh thêm nhiều chi phí khác

Sử dụng excel sẽ giảm bớt được chi phí cho việc mua phần mềm nhưng bù lại, sẽ phát sinh nhiều loại chi phí khác như: thao tác chậm dẫn tới thời gian xử lý công việc tăng, chi phí nâng cấp phần mềm,..

Dữ liệu không đảm bảo an toàn và bảo mật

Dữ liệu không được đảm bảo an toàn là điểm đáng lưu ý nhất khi sử dụng excel. Dữ liệu có thể bị mất đi và không thể khôi phục lại được. Đây là phần mềm offline nên thông tin có trên phần mềm excel sẽ được lưu trữ trên máy tính. Vì vậy, trường hợp máy tính hỏng, nhiễm virus sẽ làm cản trở, gián đoạn công việc. Điều này thực sự ảnh hưởng rất nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh. 

Không thể kiểm soát một cách linh hoạt

Phần mềm excel thiếu sự linh hoạt trong thống kê và xử lý dữ liệu. Khi quá tải dung lượng, tốc độ làm việc của máy tính sẽ chậm lại và ảnh hưởng đến tiến độ làm việc.

Các hàm trong excel khá phức tạp

Nếu chỉ dừng lại ở việc ghi chép, nhập dữ liệu vào máy tính thì người mới sử dụng cũng có thể làm việc được với excel. Tuy nhiên, để tính toán sâu hơn thì đòi hỏi người dùng phải có một kiến thức khá sâu rộng đối với các hàm tính excel. Đây là một vấn đề không nhỏ gặp phải ở các doanh nghiệp khi nhân viên không thông thạo với công cụ excel.

Khó kết hợp với báo cáo

 

Quản lý dòng tiền, thu chi bằng phần mềm excel rất khó để kết hợp với việc lên báo cáo vì excel không đủ khả năng cho phép thực hiện nhiều thao tác một lúc. Hệ thống sẽ dễ phát sinh sai sót, nhầm lẫn. Ngoài ra, phần mềm hạn chế liên kết với các thiết bị bán hàng, không phù hợp với việc theo dõi trên điện thoại…

Và còn rất nhiều hạn chế khác. Vậy câu hỏi đặt ra, có nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng excel không?

Nếu vẫn còn phân việc lựa chọn một giải pháp phù hợp, tại sao không thử tìm hiểu phần mềm quản lý đến từ Cloudify?

Phần mềm quản lý nhà hàng- sự lựa chọn hàng đầu trong thời đại 4.0

Với những khách hàng lớn, sử dụng phần mềm quản lý miễn phí bằng excel là rất khó đáp ứng, thiếu sự liên kết, khó mà đảm bảo cho việc kinh doanh trở nên hiệu quả. Hiểu được vấn đề đó, chúng tôi đưa ra giải pháp là sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng của Cloudify.

Thật tuyệt khi sở hữu trên tay một phần mềm phù hợp. Với Cloudify, chủ nhà hàng không cần lo lắng về việc quản lý, bởi tất cả đều được tự động xử lý, chỉ cần nhập dữ liệu. Chỉ một vài thao tác có ngay kết quả trong tầm tay. Theo dõi công việc ngay cả khi đang di chuyển. Lại được tối ưu hóa trên điện thoại, ipad, chỉ cần có kết nối internet, dù ở bất cứ đâu khi nào, nhà quản lý điều có thể xem được tình hình kinh doanh của mình.

Nếu quý khách hàng muốn biết thêm chi tiết, vui lòng để lại thông tin tại đây, cloudify sẽ liên hệ tư vấn miễn phí cho bạn.