Kho hàng là một nhân tố không thể không có trong doanh nghiệp bất kể quy mô, lĩnh vực, ngành nghề. Trong thời đại công nghệ 4.0, phần mềm quản lý kho dường như là một trong những yếu tố không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để triển khai hệ thống thành công?

Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý kho hàng là giải pháp chuyên dụng thực hiện các chức năng hướng dẫn, kiểm soát và theo dõi các hoạt động xuất nhập, lưu trữ, tồn kho, lao động,…. Phần mềm có thể hỗ trợ tích hợp các chức năng khác như: quản lý mua hàng, quản lý đơn hàng, quản lý sản xuất, phần mềm quản lý vận tải. Hiện nay giải pháp quản lý này cũng được áp dụng cho trung tâm phân phối (DC), kho hàng ICD,…

Một hệ thống quản lý kho thường có các chức năng như sau:

1. Hỗ trợ xử lý đơn đặt hàng.
2. Bán hàng và phân phối.
3. Quản lý tồn kho.
4. Nhận hàng và xuất kho.
5. Quản lý nhà cung cấp / Tìm nguồn cung ứng.
6. Quản lý thanh toán.

Hiện nay, đã có nhiều doanh nghiệp tích hợp với các công nghệ thông minh trong quản lý hàng hóa: Voice-picking, hỗ trợ nhiều loại hand-held, đi đếm kho bằng Ipad/Tablet,…để nâng cao năng suất cho công nhân vận hành kho.

Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý kho?

1. Xóa bỏ thao tác thủ công trong kiểm tồn

Trước đây, nhân viên bán hàng kiểm tồn điểm bán bằng cách ghi sổ thủ công, hoặc là sử dụng các file excel gửi về cho nhà quản lý. Tuy nhiên khi phần mềm quản lý kho hàng được áp dụng, toàn bộ công việc sẽ được thực hiện trên thiết bị di động và dữ liệu ngay lập tức gửi về cho nhà quản trị. Như vậy thay vì phải mất hàng giờ đồng hồ ngồi kiểm, đếm, tính toán, làm file gửi quản lý; giờ đây chỉ với vài phút đồng hồ là toàn bộ công việc kiểm tồn đã xong.

2. Giảm chi phí hoạt động

Một phần mềm quản lý kho được thiết kế tốt giúp giảm chi phí hoạt động theo nhiều cách khác nhau. Phần mềm này có thể giúp doanh nghiệp xác định nơi lưu giữ một số nguyên vật liệu, sản phẩm và thiết bị nhất định để tối ưu hóa dòng chảy trong kho. Một số hệ thống tiên tiến có trình mô phỏng tầng kho, cho phép người dùng tạo sơ đồ tầng tiềm năng trong hệ thống. Các trình mô phỏng này cho phép người dùng đặt các pallet, kệ và các thiết bị khác cần có trong nhà kho của mình. Phần mềm này cho phép người dùng định cấu hình kho hàng của họ để hoạt động với hiệu quả cao nhất, tiết kiệm tiền và thời gian ở bất cứ đâu.

3. Quản lý chính xác số lượng hàng tồn kho

Khi sử dụng các hệ thống quản lý kho ngoài việc tối ưu hóa việc lưu kho thì phần mềm này còn giúp doanh nghiệp quản lý số lượng hàng hóa một cách chính xác nhất dựa vào các trường thông tin về mẫu mã, quy cách, số lô, hạn sử dụng,…

Việc luôn nắm chắc số lượng hàng hóa, số loại mặt hàng sẽ giúp doanh nghiệp luôn cung cấp đầy đủ và nhanh nhất cho khách hàng các sản phẩm mà họ mong muốn. Hơn nữa, thông qua dữ liệu trên phần mềm, người quản lý sẽ có thông tin về lượng hàng tồn ở tất cả các kho giúp giảm tồn kho đến mức tối thiểu, tránh ứ đọng vốn cố định.

4. Cải tiến liên tục

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của hệ thống quản lý kho là cập nhật nhất quán. Các nhà cung cấp phần mềm thường thường xuyên giới thiệu các tính năng mới cho đối tác của mình. Điều này giúp các tổ chức dễ dàng cập nhật và cho phép họ liên tục cải tiến quy trình của mình dựa trên những đổi mới này.

Với phần mềm quản lý kho trên đám mây, việc cải tiến liên tục thậm chí còn dễ dàng hơn. Các bản cập nhật và các tính năng mới có thể được tự động thêm vào hệ thống, giảm nhu cầu về nhân viên IT nội bộ. Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống tại chỗ có thể nhận được thông tin cập nhật thường xuyên từ nhà cung cấp của họ, tùy thuộc vào các điều khoản trong hợp đồng của họ. Đây là một lý do tại sao nhiều người mua đang chuyển sang đám mây.

5. Nâng cao năng lực cạnh tranh và dịch vụ khách hàng

Nâng cao năng lực cạnh tranh: Các doanh nghiệp logistics, sản xuất đã và đang tiến đến áp dụng công nghệ trong vận hành, quản trị. Giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu và tự động hoá vận hành cũng như đáp ứng các yêu cầu về kết nối công nghệ thông tin của khách hàng.

Phân quyền truy cập khách hàng: Phần phần hỗ trợ tính năng cấp quyền truy cập cho nhiều khách hàng, nhà cung cấp. Họ có thể chủ động kiểm tra hàng hoá của mình cũng như các trách nhiệm khác. Hạn chế giao tiếp bằng email, điện thoại gây mất thời gian, bị động,… cũng như xử lý các nghiệp vụ phức tạp khác.

Những doanh nghiệp nào cần tới phần mềm quản lý kho?

Những doanh nghiệp nào nên áp dụng giải pháp?

Trong thời đại công nghệ số, quản lý kho hàng là một trong những yếu tố quan trọng nhất, quyết định đến kết quả kinh doanh cũng như hình ảnh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không nhất thiết doanh nghiệp nào cũng cần đến phần mềm quản lý kho. Sau đây là những đối tượng doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý:

Doanh nghiệp thường thất thoát hàng hóa

Hàng hóa trong kho chính là tài sản của doanh nghiệp và cũng là một trong những yếu tố chứng minh hiệu quả sử dụng vốn. Để hàng hóa bị thất thoát cho thấy quy trình quản lý của doanh nghiệp còn lơ là, chưa được chặt chẽ. Bất kể số lượng thất thoát là nhiều hay ít, doanh nghiệp cũng cần phải tìm được nguyên nhân và khắc phục sớm nhất có thể. Vì vậy, phần mềm quản lý kho là một trong những lựa chọn không thể thiếu

Doanh nghiệp không quản lý được xuất, nhập, tồn

Xuất, nhập, tồn kho là những công việc bổ sung, lưu trữ hoặc sử dụng hàng trong kho cho sản xuất, kinh doanh. Hay nói cách khác, những công việc này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sản xuất, kinh doanh. Ví dụ: sản lượng nhập quá lớn, sản lượng xuất ít dẫn đến tồn kho nhiều, từ đó chi phí tồn kho cũng tăng lên.

Doanh nghiệp muốn nâng cao quy trình quản lý kho

Cho dù không bị thất thoát hàng hóa hay nắm được hoạt động xuất, nhập, tồn thì các vấn đề, lỗi vặt khác vẫn có thể xảy ra. Chắc chắn không một nhà quản lý nào là không muốn nâng cao, cải thiện quy trình quản lý kho cho doanh nghiệp của mình. 

Những yếu tố doanh nghiệp cần chuẩn bị khi triển khai phần mềm quản lý kho

Những yếu tố doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi triển khai giải pháp

Để triển khai phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp 4.0, các nhà lãnh đạo cần chuẩn bị 3 yếu tố cơ bản sau:

Đội ngũ triển khai

Đội ngũ triển khai sẽ bao gồm cả nguồn nhân lực trong doanh nghiệp cũng như cả những thành viên từ phía nhà cung cấp. Về phía doanh nghiệp, nhân viên và nhà quản lý cần nắm rõ những bài toán mà kho đang gặp phải, bộ phận nào trong kho thường xuyên gặp vấn đề,… để bàn bạc triển khai cùng nhà cung cấp. Về phía nhà cung cấp, các nhân viên cần có trách nhiệm triển khai, đào tạo, tư vấn cho doanh nghiệp về các phân hệ cần thiết. 

Nhà cung cấp phần mềm quản lý kho

Đây sẽ là đơn vị cung cấp cho doanh nghiệp thông tin và dịch vụ từ trước bán hàng, trong khi triển khai và sau khi bán hàng. Một nhà cung cấp có uy tín, thương hiệu sẽ tư vấn nhiệt tình cho doanh nghiệp bất kể có phải khách hàng hay không. Bên cạnh đó, nhà cung cấp cần tư vấn những yếu tố phù hợp với doanh nghiệp về phần mềm quản lý kho hơn là chạy theo số đông. 

Tuy nhiên, nhà quản lý cũng sẽ khó lòng nhận biết được đâu là yếu tố phù hợp với doanh nghiệp của mình. Do đó, việc tìm hiểu cơ bản về phần mềm quản trị kho hàng cũng như các nhà cung cấp hiện nay qua internet, review,… là điều hết sức cần thiết. 

Tinh thần hợp tác

Việc triển khai xuất phát từ cả hai phía: doanh nghiệp và nhà cung cấp. Chính vì vậy, cả hai đơn vị tham gia triển khai đều phải có trách nhiệm hỗ trợ, hợp tác với nhau. Nhất là bên phía doanh nghiệp, nhà quản trị cần đốc thúc, động viên nhân viên kho tham gia đầy đủ các buổi triển khai, đồng thời tích cực đóng góp ý kiến để đạt được hiệu quả cao nhất. Trên hết, doanh nghiệp nói chung và kho nói riêng là những người sử dụng cuối cùng. Vì vậy, doanh nghiệp cần chắc chắn rằng phần mềm quản lý kho có thể giải quyết được vấn đề, mang lại hiệu quả trong công việc. 

Tìm hiểu thêm: Phương pháp quản lý kho vật tư

Top các phần mềm quản lý kho phổ biến hiện nay

1. Phần mềm quản lý kho Cloudify

Tích hợp công nghệ điện toán đám mây hiện đại: Dù bạn ở đâu, làm gì hay đang di chuyển, chỉ cần có trong tay một thiết bị như laptop, điện thoại, máy tính bảng,.. Bất cứ lúc nào bạn cũng có thể kiểm tra, theo dõi được tình hình quản lý kho của doanh nghiệp.

Dễ sử dụng, phù hợp với nhiều đối tượng: Giao diện trực quan, chỉ vài thao tác đơn giản có ngay kết quả trên tay. Không tốn quá nhiều thời gian cho việc triển khai và đào tạo sử dụng phần mềm…là một trong những tiện lợi mà Cloudify dành cho khách hàng. 

Tính bảo mật cao: Cloudify cho phép người dùng có thể phân quyền nhân viên hiệu quả. Tức là không phải ai cũng có quyền truy cập vào tất cả các module, hoặc bị giới hạn thao tác với dữ liệu, có những dữ liệu, nhân viên chỉ có thể xem nhưng không sửa hoặc xóa được. Nhờ vậy, các thông tin, dữ liệu mật đều được bảo vệ một cách tối ưu.

 Chi phí phần mềm phải chăng: Mặc dù phần mềm cung cấp tính năng đầy đủ nhưng Cloudify lại có chi phí cực kỳ phải chăng, và có nhiều sự lựa chọn gói phần mềm tùy theo từng lĩnh vực mà doanh nghiệp kinh doanh. Nhờ đó nhà quản lý dễ dàng lựa chọn được phần mềm phù hợp.

Đặc biệt, Cloudify giúp tự động đồng bộ kho trên nhiều kênh khác nhau tại một chỗ từ cửa hàng tới website, sàn Thương mại điện tử (Shopee, Lazada…), Facebook giúp việc quản lý tồn kho đa kênh được dễ dàng, nhanh chóng.

Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý kho của Cloudify

2. Phần Mềm Quản Lý Kho Sapo

Sapo là cái tên quen thuộc trong lĩnh vực công nghệ quản lý bán hàng. Phần mềm phù hợp với nhiều quy mô cửa hàng, kho khác nhau. Phần mềm dễ dàng tích hợp được với máy quét mã vạch , quản lý xuất – nhập kho thông minh giúp thực hiện các thao tác nhanh chóng.

Hơn nữa, Sapo còn cung cấp cho người dùng khả năng phân quyền nhân viên đảm bảo quy trình vận hành kho được trơn tru mà vẫn có độ bảo mật cao.

Hệ thống báo cáo chi tiết gồm: báo cáo tồn kho chi tiết trên từng chi nhánh, báo cáo xuất nhập tồn kho ghi nhận mọi thông tin nhập – xuất kho theo từng ngày, báo cáo kiểm hàng, và báo cáo định mức giúp kho luôn trong tình trạng đủ hàng.

3. Phần Mềm Quản Lý Kho Adaline

Với gần 10 năm xây dựng và phát triển, phần mềm Adaline luôn được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn. Một số tính năng:

• Không mất phí khi sử dụng phần mềm
• Adaline có nhiều phiên bản phù hợp nhiều ngành nghề kinh doanh khác nhau từ tạp hóa, vật liệu xây dựng – nhôm kính, nội thất, mỹ phẩm… tới nhà hàng, café, karaoke, khách sạn. 
• Phần mềm cực kỳ ổn định, tính năng đa dạng, phù hợp với tất cả các dòng máy in, máy quét trên thị trường, tích hợp mạnh mẽ với Word, Excel… đáp ứng hầu hết các yêu cầu thông thường của chủ kinh doanh.

4. Phần Mềm Quản Lý Kho BS Silver

Phần mềm BS Silver quản lý biến động về số lượng trong kho hàng, cung cấp các tính toán về lượng nhập xuất để cân bằng đúng số hàng hóa, giúp doanh nghiệp có các biện pháp kinh doanh đúng hướng và đem lại lợi nhuận cao nhất. Một số tính năng:

• Quản lý và thống kê hàng tồn kho hiệu quả. Đặc biệt, BS Silver sử dụng Internet để quản lý và theo dõi thống kê dữ liệu ở mọi lúc, mọi nơi.
• Giao diện đơn giản, cài đặt dễ dàng. 
• Hệ thống cảnh báo hàng hóa bị lỗi, hết hạn sử dụng.
• Cho phép nhập dữ liệu từ file excel. Quản lý hàng hóa theo mã vạch.
• Cung cấp đầy đủ các chức năng để quản lý hàng hóa như sổ tổng hợp, thẻ kho, phiếu nhập, xuất
•  Sẵn sàng phát triển thêm tính năng theo yêu cầu đặc thù của khách hàng với chi phí cực rẻ.

Với những yếu tố cơ bản cần chuẩn bị trước khi triển khai phần mềm quản lý kho, chúng tôi hy vọng doanh nghiệp có thể tăng hiệu suất quản lý kho hàng. Phần mềm quản trị kho hàng của chúng tôi luôn sẵn sàng được đồng hành cùng doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí. 

Xem thêm

Quản lý kho thông minh với phần mềm quản lý kho Cloudify
Những lưu ý khi triển khai phần mềm quản lý sản xuất
Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu như thế nào cho chính xác?