Quản lý kho là hoạt động quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Để quản lý kho được hiệu quả, người ta thường đặt ra một tiêu chuẩn nhất định để làm theo. Hiện nay, tiêu chuẩn ISO là tiêu chuẩn được hầu hết các doanh nghiệp hướng đến và lựa chọn? Vậy quản lý kho theo ISO là gì? Cách thành lập quy trình quản lý kho theo ISO như thế nào? Bài viết dưới đây là câu trả lời dành cho bạn

1. ISO là gì? Quy trình quản lý kho chuẩn ISO là như thế nào?

ISO là tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế, được thành lập từ năm 1947 tại Thụy Sĩ. 

Khi nói đến Chứng nhận ISO cho các công ty trong ngành kho bãi, lưu trữ và phân phối, các hệ thống quản lý phổ biến nhất được sử dụng là ISO 9001,ISO 14001, ISO 45001 và ISO 27001. Việc quản lý kho theo chuẩn  ISO giúp cải thiện các hệ thống như quản lý kho bãi số hóa, phối hợp các quy trình trong và ngoài nước, quản lý đơn đặt hàng một cách khoa học, logic. 

Tính đến thời điểm hiện tại, ISO đã có hơn 22.000 tiêu chuẩn liên quan tới nhiều ngành nghề và nhiều khâu trong quy trình quản lý của doanh nghiệp. Trong đó có quy trình quản lý kho.

Quy trình quản lý kho chuẩn ISO là quy trình quản lý kho vật tư, hàng hoá chuyên nghiệp và nhất quán được tạo nên bởi các chuyên gia hàng đầu tại ISO. Nhờ có quy trình này mà doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả vận hành kho cũng như các hoạt động liên quan đến kho hàng khác. Trong quy trình này, mỗi hoạt động trong kho đều được thiết lập thành quy trình với từng bước cụ thể để hướng dẫn các nhân viên kho thực hiện.

2. Các bước để xây dựng quy trình quản lý kho chuẩn ISO

Có 3 cách thức để quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO:  Quản lý mã hàng, Quản lý hoạt động nhập hàng và Quản lý hoạt động xuất hàng.

• Quy trình quản lý mã hàng chuẩn ISO

Bước 1: Gửi yêu cầu

Ngay khi có nhu cầu liên quan đến mã hàng như yêu cầu cấp mới hay sửa đổi mã, bộ phận kế hoạch phải gửi yêu cầu đến nhân viên quản lý mã hàng để họ xử lý. 

Bước 2: Kiểm tra mã hàng

Bộ phận quản lý mã hàng cần phối hợp linh hoạt với bộ phận kế hoạch, kiểm tra xem hàng có tồn tại trong kho hay không?

Bước 3: Thực hiện yêu cầu

Phần này sẽ có hai trường hợp xảy ra:

TH1: Mã yêu cầu là mặt hàng chưa tồn tại trong hệ thống: Lúc này nhân viên quản lý mã hàng cần phân loại và thiết lập mã mới theo quy tắc chung. Sau đó mới cập nhật và phản hồi lại bộ phận kế hoạch

TH2: Đối với mã sửa đổi – là mã của những mặt hàng đang tồn tại trong hệ thống: bộ phận quản lý mã hàng sẽ tiến hành kiểm duyệt và quyết định xem yêu cầu này có cần thiết hay không. Nếu mã hàng này là cần thiết và có sai sót, nhân viên cần xóa mã cũ và cấp mã mới theo yêu cầu. Nếu như không cần thiết thì bạn hoàn toàn có thể từ chối yêu cầu.

Bước 4: Thông báo đến người yêu cầu và các bộ phận có liên quan

Sau khi thực hiện các bước trên, người quản lý mã hàng cần thông báo về sự thay đổi của mã hàng đến những bộ phận có liên quan khác.

• Quy trình quản lý hoạt động nhập hàng chuẩn ISO

Nhập kho bao gồm 4 loại chính: nhập kho nguyên vật liệu, nhập kho sản xuất, nhập kho thành phẩm và nhập kho vật tư hàng hóa. Để nhập kho hàng khoa học theo chuẩn ISO cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập kho

Trước mỗi hoạt động nhập kho, kế hoạch được lập ra và bàn bạc để tìm ra phương hướng nhập nho tối ưu nhất. Mỗi lần nhập kho đều phục cho một mục đích cụ thể.

Kế hoạch sau đó sẽ được xét duyệt bởi ban giám đốc và tiến hành. Ngoài ra, cũng cần thông tin đến bộ phận khác như kho, bảo vệ, phòng kế hoạch, … để bố trí nhân sự cho việc kiểm tra và nhập hàng vào kho.

Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa thực tế

Sau khi hàng tới kho, thủ kho phải kiểm tra mọi thông tin về lô hàng như tên, mã, số lượng và chất lượng.… và nhận phiếu mua hàng từ nhà cung cấp.

Việc này giúp đảm bảo tình hình hàng hóa đúng với thực tế. Ngăn chặn lãng phí khi kế hoạch nhập kho là không cần thiết.

Bước 3: Hoàn tất thủ tục nhập kho

Sau khi kiểm tra được tính hợp lệ của lô hàng, nhân viên quản lý kho tiến hành nhập kho. Sau đó thực hiện lập chứng từ nhập kho đóng dấu cũng như cập nhật thông tin vào hệ thống. Những thông này được chuyển đến các phòng ban liên quan như kế toán, sản xuất để kiểm tra và đối chiếu.

• Quy trình quản lý hoạt động xuất hàng chuẩn ISO

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho

Khi có yêu cầu xuất hàng hoá ra khỏi kho nhằm các mục định như để bán, để lắp ráp, để sản xuất…thủ kho cần xem xét tính hợp lý rồi mới gửi lệnh xuất hàng kèm đơn hàng cho Kế toán kho.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho

Sau khi tiếp nhận yêu cầu xuất kho, nhân viên kho sẽ kiểm tra mã hàng đó tại kho. Để biết số lượng thực tế có đủ hàng để xuất đi hay không. Nếu có, sẽ tiến hành xuất kho. Nếu không sẽ gửi thông báo đến bộ phận yêu cầu.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho và hoá đơn

Đây có thể coi là bước quan trọng và cần sự chính xác tuyệt đối. Kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho dựa trên đơn hàng đã được nhận từ bộ phận đề xuất. Sau đó, sẽ chuyển cho Thủ kho để tiến hành xuất hàng theo yêu cầu.Vì tính quan trọng của nó, nên phiếu xuất kho cần có đủ chữ kỹ của các bên liên quan theo yêu cầu.

Bước 4: Tiến hành xuất kho và nhập thông tin vào hệ thống

Thủ kho tiến hành phân bổ nhân sự để soạn hàng và xuất kho đầy đủ hàng hoá như yêu cầu.

Sau khi đã hoàn tất việc xuất kho, Kế toán và Thủ kho tiến hành lưu thẻ kho và cập nhật thông tin xuất kho vào hệ thống quản lý.

Để có thể giúp quy trình quản lý kho được tối ưu hơn, Cloudify khuyên rằng các doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm quản lý kho. Hãy tận dụng sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ để tối ưu hóa quy trình cũng như lợi nhuận của mình. Để có thể tìm được sản phẩm phần mềm chất lượng, hãy liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn và giải đáp.

Tham khảo:

Hàng tồn kho là gì? Giải pháp hạn chế hàng tồn kho

Phần mềm WMS – Giải pháp quản lý kho tối ưu cho mọi doanh nghiệp