Cho đến nay, hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa đều sử dụng excel – một phần mềm tính toán và xử lý số liệu miễn phí, để quản lý sản xuất cũng như bán hàng. Nhưng liệu trong thời đại công nghệ số phát triển, việc quản lý bằng excel còn phù hợp hay không? Cloudify sẽ cùng doanh nghiệp tìm hiểu trong bài viết hôm nay

Công việc và mục tiêu của quản lý sản xuất

Đối với mỗi ngành nghề khác nhau thì sẽ có các công việc và mục tiêu khác nhau, tuy nhiên chúng đều có một số điểm chung như:

• Đảm bảo dây chuyền sản xuất được diễn ra liền mạch, hiệu quả.
• Đáp ứng kịp thời nhu cầu phát sinh ngoài đơn hàng của khách.
• Tránh để các tình trạng sai hỏng sản phẩm xảy ra.
• Điều phối, kết nối con người trong sản xuất.
• Tạo ra giá trị và duy trì lợi thế cạnh tranh cho công ty.

Quản lý sản xuất bằng excel rất phổ biến trong quản lý doanh nghiệp

Những bất cập khi quản lý sản xuất bằng excel

Có thể nhận thấy đa số các doanh nghiệp Việt Nam vẫn sử dụng excel, thậm chí cả word để lưu trữ thông tin nhưng ít ai nhận thấy, ngoài sự bất tiện do không phải phần mềm chuyên quản lý, khi sử dụng excel và word còn gặp một số vấn đề:

Dễ dàng thay đổi thông tin, số liệu khi quản lý sản xuất bằng excel

Excel không có chế độ phân quyền như các phần mềm quản lý, nên toàn bộ dữ liệu sẽ được công khai hoàn toàn trong nội bộ kể cả các dữ liệu quan trọng. Đó cũng là cơ sở cho việc rò rỉ thông tin ra ngoài, và sẽ thực sự nguy hiểm nếu đối thủ cạnh tranh nắm được những thông tin đó.

Việc xử lý, phân tích, so sánh sẽ phải làm thủ công hoàn toàn

Do là phần mềm tính toán, excel sẽ chỉ giúp doanh nghiệp tổng hợp và làm các phép tính cơ bản, còn các thao tác chuyên sâu hơn để đưa ra đánh giá, nhận xét thì excel không thể làm được. Với khối lượng dữ liệu lớn, để phân tích đưa ra đánh giá chắc chắn sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức của doanh nghiệp.

Cập nhật số liệu bằng tay và không đúng với thời gian thực

Việc đưa số liệu vào excel thủ công không chỉ tốn thời gian mà đôi lúc còn khiến cho việc ra quyết định của nhà quản lý không được chuẩn xác và kịp thời.

Tốn kém thời gian đưa số liệu từ excel sang báo cáo

Ngày nay có rất nhiều mẫu báo cáo có sẵn cho doanh nghiệp, nhưng việc đưa dữ liệu vào báo cáo sau đó chỉnh sửa, tính toán rồi mới in ra gây mất rất nhiều thời gian. Và trong báo cáo chỉ cần xuất hiện một hai lỗi nhỏ thì mọi việc đều lặp lại từ đầu.

Mất thời gian đào tạo nhân viên

Sử dụng excel để quản lý sản xuất cần rất nhiều thao tác cũng như tùy từng doanh nghiệp sẽ có số lượng file khác nhau. Để nắm được hết các cách tính toán, dữ liệu của các tệp lưu trữ ấy có khi phải mất cả tuần, cả tháng, bỏ lỡ rất nhiều việc có thể làm.

Quản lý sản xuất bằng excel có phù hợp cho doanh nghiệp trong năm 2020?

Câu trả lời của Cloudify là có, nhưng chỉ phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất mới thành lập, hoặc sản xuất một vài sản phẩm và có quy mô cực kỳ nhỏ. Còn đối với các doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn, áp dụng phần mềm quản lý sản xuất sẽ mang lại lợi ích vô cùng lớn.

Cloudify là phần mềm quản lý sản xuất online, tích hợp nhiều chức năng cho quản lý, tổng hợp sẵn các mẫu báo cáo, tự động cập nhật, tính toán dự báo số liệu, dễ dàng sử dụng kể cả với người không biết về máy tính, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên con đường sản xuất kinh doanh. Liên hệ với chúng tôi tại đây để được tư vấn miễn phí.

Tham khảo thêm:

Phương pháp quản lý sản xuất nào phù hợp với doanh nghiệp? 

 5 lợi ích phần mềm quản lý sản xuất mang lại cho doanh nghiệp