Quản lý kho vật tư là điều mà rất nhiều các doanh nghiệp, công ty đau đầu. Do khối lượng hàng hóa lớn lại không có cách quản lý hiệu quả. Dẫn tới thất thoát và tốn nhiều chi phí cho kho vật tư. Vậy làm cách nào để vật tư được quản lý hiệu quả và tối ưu?

Quản lý kho vật tư là gì?

Quản lý kho vật tư hay quản lý kho hàng là một chuỗi các hoạt động tổ chức, bảo quản và kiểm soát số lượng vật tư, hàng hóa trong kho. Nhằm đảm bảo tính liên tục cho việc sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa vật tư kịp thời. Góp phần làm giảm chi phí, hạn chế thất thoát và sử dụng cơ sở vật chất hiệu quả.

Tại sao phải quản lý kho vật tư

Quản trị vật tư, máy móc đóng vai trò quan trọng, có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.  Đảm bảo vật tư đầy đủ, kịp thời, các loại máy móc, thiết bị hoạt động tốt là tiền đề tránh sự gián đoạn trong quá trình sản xuất và từ đó tạo uy tín với khách hàng. Nhờ việc giám sát tốt kho vật tư, doanh nghiệp sẽ tăng sức cạnh tranh của mình trên nền kinh tế thị trường, là điều kiện để nâng cao chất lượng kinh doanh.

Có được phương pháp quản lý vật tư tốt giúp hạn chế tình trạng thừa thiếu gây ứ đọng vật tư, là đòn bẩy để tiết kiệm và tăng năng suất lao động, góp phần cải thiện hiệu quả sử dụng máy móc. Vì thế, công tác quản lý vật tư là công tác then chốt cho mọi sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật tư khác nhau hay có nhiều chi nhánh thì việc quản lý vật tư sao cho hiệu quả là bài toán khá phức tạp. Sử dụng phần mềm chính là chìa khóa để họ giải quyết những vấn đề của mình.

Có mấy cách quản lý kho vật tư đang được sử dụng?

Hiện nay các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất áp dụng rất nhiều các phương pháp quản lý kho. Tuy nhiên mỗi phương pháp lại có điểm hay và hạn chế của riêng nó. Cùng tìm hiểu các cách quản lý kho vật tư đang được áp dụng nhiều hiện nay.

Sắp xếp kho hàng tối ưu

Với không gian nhà kho có diện tích nhất định, việc sắp xếp kho hàng logic sẽ giúp quản lý vật tư dễ dàng. Tránh việc nhầm lẫn, hoặc bỏ sót các hàng hóa trong kho. Ngoài ra cũng cần có các kệ hàng để bảo quản hàng hóa, vật tư. Tránh để các tác động ngoại lực hoặc thời tiết làm ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm.

Một trong những cách hiệu quả nhất trong sắp xếp kho hàng đang được áp dụng là dùng theo mã SKU. Các hàng hóa, vật tư sẽ được đặt tên dựa vào vị trí đặt và tính chất của chúng. Sao cho khi nhìn vào tên gọi sẽ biết được vị trí đặt hàng hóa đó trong kho. Thường người ta hay sử dụng thứ tự các chữ trong bảng chữ cái để đặt cho các khu vực trong kho.

Ví dụ: Áo nam đặt tại khu B, kệ số 1, tầng 5 và có màu trắng sẽ được đặt mã SKU là Nam-B15 trắng.

Quản lý kho vật tư bằng excel 

Với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các hộ kinh doanh có diện tích kho nhỏ, số lượng và mẫu mã hàng hóa không nhiều. Họ thường hướng tới việc quản lý kho thủ công bằng phần mềm excel. Vậy để quản lý kho vật tư bằng excel hiệu quả cần lưu ý những gì?

Thiết kế file Excel phù hợp với ngành hàng: Các ngành hàng sẽ có đặc tính khác và thời hạn hàng hóa khác nhau. Do đó cần phải thiết kế file excel sao cho phù hợp với từng ngành hàng. Nhằm đảm bảo lưu trữ thông tin chính xác, nhanh chóng. Giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát và đồng bộ dữ liệu khi cần. 

Có kiến thức về Excel để xử lý lỗi: Excel là phần mềm khá dễ sử dụng, tuy nhiên với những người không có kiến thức cơ bản về excel thì rất khó để sử dụng. Và dễ dàng gặp các lỗi khi thiết kế file excel quản lý kho. Bởi các hàm trong excel khi sử dụng cho việc nhập dữ liệu quản lý kho khá phức tạp.Sau đây là một số thao tác mà người sử dụng cần nắm vững khi sử dụng excel:

• Các thao tác về nhập và thống kê dữ liệu trong excel
• Các thao tác để xử lý tập tin.
• Các kỹ năng định dạng và thiết kế bảng tính excel.
• Sử dụng các hàm, Sumif, Vlookup, Hlookup, Average, Countif, Subtotal,…
• File excel quản lý kho đơn giản – TrustSales
• Vlookup trong excel là hàm tính toán thông dụng trong tạo file quản lý kho.

Quản lý kho theo cách FIFO và LIFO

Đây là 2 thuật ngữ rất quen thuộc với những ai đang làm công việc quản lý kho hàng.

• FIFO (First in – First out) nghĩa là nhập trước – xuất trước. Phương pháp này áp dụng cho các mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn như thực phẩm, đồ công nghệ, các mặt hàng theo trend…  Khi sử dụng phương pháp này cần lưu ý sắp xếp tại các vị trí thông thoáng. Dễ dàng cho việc xuất – nhập diễn ra thường xuyên.

• LIFO (Last in, First out) nghĩa là nhập sau – xuất trước: các hàng hoá gần đây nhất được nhập vào kho sẽ được xuất ra đầu tiên. Các hàng hoá mới được sử dụng trước, dùng ưu tiên hơn hàng hoá cũ.

Kiểm kê kho hàng định kỳ

Để quản lý kho hàng đạt hiệu quả tốt nhất, các doanh nghiệp cần thường xuyên thực hiện kiểm kê kho hàng. Nhằm tránh sự sai lệch giữa các số liệu báo cáo so với số lượng hàng hóa thực tế. Đảm bảo hàng không bị tồn kho quá lâu, hơn nữa kiểm kê kho hàng định kỳ còn giúp người quản lý đưa ra các quyết định hợp lý. Giúp luân chuyển hàng hóa kịp thời tránh hàng hóa, vật tư bị quá hạn hoặc giảm chất lượng và bị hư hỏng.

Tổ chức nhân sự quản lý 

Một vấn đề khác đau đầu đối với các doanh nghiệp đó là nhân viên kho tự ý sử dụng hàng hóa. Hoặc tuồn sản phẩm hàng hóa, vật tư ra bên ngoài nhằm trục lợi cá nhân.

Do đó để tránh tình trạng trên, người quản lý cần phải có các biện pháp tổ chức nhân sự hợp lý nhằm quản lý kho vật tư hiệu quả. Lựa chọn người phù hợp và có tính trung thực, xây dựng các quy tắc xử phạt mang tính răn đe mạnh. Bên cạnh đó cần phân quyền cho từng người để tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.

Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư

Sử dụng phần mềm đang là lựa chọn tối ưu nhất cho các doanh nghiệp hiện nay. Chúng giúp thay thế các cách quản lý thủ công, truyền thống với các chức năng thông minh. Đảm bảo tính chính xác và các số liệu được cập nhật liên tục theo thời gian thực. Nhờ đó, giúp người quản lý nắm được các thông tin, số liệu chính xác về tình trạng hàng tồn kho tại thời điểm kiểm tra.

Sơ đồ quản lý kho vật tư

Sơ đồ quản lý kho vật tư là một trong những yếu tố quan trọng góp phần thiết lập quy trình vận hành hiệu quả của bộ phận kho. Với một sơ đồ cụ thể, doanh nghiệp sẽ vận hành kho hàng đơn giản và tiết kiệm chi phí hơn. Một số hoạt động cơ bản để quản lý tốt vật tư cho doanh nghiệp như:

Quản lý thông tin hàng hóa

Mỗi sản phẩm sẽ có một mã hàng khác nhau và được lưu trong sổ sách hoặc phần mềm của doanh nghiệp. Người quản lý sẽ dựa trên những thông tin đó để thiết lập danh mục hàng hóa giúp việc quản lý dễ dàng hơn.

Quản lý nhập kho

Khi có yêu cầu nhập hàng, thủ kho sẽ tiếp nhận và tiến hàng kiểm tra hàng hóa. Sau đó lập phiếu nhập kho và thực hiện các giao dịch còn lại theo thủ tục. Tiếp đó người quản lý kho sẽ kiểm tra lại số lượng hàng hóa và tiến hành nhập các mã sản phẩm mới.

Theo dõi xuất kho

Khi có yêu cầu xuất kho, người quản lý kho sẽ tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ liên quan. Sau đó tiến hành xuất kho theo phiếu và lập thống kê xuất kho để theo dõi và kiểm soát dễ dàng hơn.

Báo cáo tồn kho

Thủ kho sẽ tiến hành thống kê số lượng hàng hóa còn trong kho dựa trên chênh lệch xuất nhập thực tế. Sau đó, lập báo cáo xuất nhập tồn kho hàng hóa vật tư, hàng hóa dự trữ và báo cáo tổng hợp tồn kho lên cấp trên. Doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đó để lên kế hoạch cân đối kho được chính xác và hiệu quả nhất.

Kiểm kê kho

Cần tiến hành kiểm kê kho định kỳ nhằm kiểm tra lại số lượng hàng hóa thực tế so với sổ sách. Điều này sẽ giúp hạn chế tối đa tình trạng bị thất thoát hàng hóa.

Các bước để vẽ một sơ đồ quản lý kho

Bước 1: Chuẩn bị sơ đồ mặt bằng kho

Nhiều người thường sắp xếp và bố trí hàng hóa trong kho một cách qua loa, thiếu khoa học. Họ cho rằng đây là việc đã quá quen thuộc và có thể tìm kiếm sản phẩm dễ dàng. Tuy nhiên nếu không có sơ đồ kho sẽ gây ra rất nhiều khó khăn đối với những nhân viên mới. Bởi vì họ không biết sản phẩm đó được để ở đâu và khi đó người quản lý cần phải chỉ tận nơi cho họ. Việc này dẫn đến tốn nhiều thời gian của tất cả mọi người.

Bước 2: Lựa chọn phương pháp lập sơ đồ kho 

Có nhiều cách lập sơ đồ quản lý kho vật tư khác nhau tùy thuộc vào quy mô và ngân sách hoạt động. Tuy nhiên ở bài viết này, Cloudify sẽ giới thiệu cho bạn một vài cách đang phổ biến hiện nay

Thuê kiến trúc sư: Nếu quy mô doanh nghiệp của bạn lớn, kho hàng rộng thì bạn nên thuê đội ngũ kiến trúc sư thiết kế để có một sơ đồ quản lý kho chuyên nghiệp.

Dùng công cụ online: Một vài công cụ online có thể giúp bạn vẽ sơ đồ kho dễ dàng, có thể kể đến đó là SmartDraw. Đây là một công cụ hoàn toàn miễn phí, dễ sử dụng, có sẵn các gợi ý về khu vực cơ bản và vị trí phù hợp cho bạn.

Vẽ sơ đồ quản lý kho trên excel: Đây là một công cụ miễn phí được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Không chỉ tiện lợi, dễ sử dụng mà còn không mất bất kỳ chi phí nào. Bạn có thể thoải mái bố trí các khu vực kho và sắp xếp các trang thiết bị theo nhu cầu.

Bước 3: Bố trí các khu vực kho

Là bước cuối cùng để lập sơ đồ kho. Bạn cần phải xác định được các khu vực chính cần có của kho hàng. Sau đó phân chia, sắp xếp thành các khu vực nhỏ hơn. 

Một kho hàng sẽ gồm 3 khu vực chính:

Khu vực hoạt động: Là nơi diễn ra các hoạt động chính của kho như tiếp nhận đơn hàng, đóng gói, nơi chứa thiết bị, xuất nhập hàng hóa…

Khu vực lưu trữ: Là nơi có các giá, kệ dùng để chứa các sản phẩm của bạn. Bạn cần phải thiết kế sao cho việc sắp xếp hàng hóa và lấy hàng được thuận tiện nhất.

Khoảng trống: Cần tính toán để có các lối đi đủ rộng giúp nhân viên có thể dễ dàng di chuyển hàng hóa, trang thiết bị. Các khoảng trống cần được thiết kế theo quy trình quản lý kho trong vòng tròn khép kín giúp cho việc quản lý kho hiệu quả hơn.

Những khó khăn gặp phải trong việc quản lý kho vật tư

Khó cập nhật chính xác lượng tồn kho

Với số lượng công việc và hàng hóa quá nhiều có thể dẫn đến tình trạng khó cập nhật được số lượng thực tế hàng tồn kho. Nếu chỉ xem những con số báo cáo trên giấy cũng không thể biết chính xác. Do đó, việc cập nhật số lượng hàng tồn kho trở nên rất khó khăn.

Sắp xếp hàng hóa không hợp lý

Việc sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm sản phẩm và tối ưu diện tích kho bãi. Từ đó làm tăng năng suất lao động và việc quản lý kiểm soát trở nên dễ dàng hơn. Ngược lại, nếu hàng hóa không được sắp xếp một cách hợp lý và kiểm soát chặt chẽ sẽ tốn rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm.

Khó khăn trong kiểm tra hàng hóa

Các công việc trong kho có thể kể đến như tiếp nhận hàng hóa xuất – nhập kho, giám sát quá trình mua bán hàng hóa, tổ chức sắp xếp hàng hóa, quản lý và kiểm tra hàng trong kho để lên kế hoạch nhập hàng theo định kỳ và còn rất nhiều công việc phát sinh khác. Với khối lượng công việc lớn như vậy thì kiểm tra hàng hóa sẽ trở nên rất khó khăn.

Mất nhiều thời gian khi quản lý thủ công

Hiện nay, vẫn còn nhiều doanh nghiệp quản lý kho theo hình thức thủ công, chủ yếu dựa vào sổ sách hoặc excel. Vì vậy rất dễ xảy ra tình trạng sai sót trong việc kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hóa. Khi đó chúng ta lại phải kiểm tra lại để có được dữ liệu chính xác. Việc đó sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức.

Lợi ích của sử dụng phần mềm quản lý

Dễ dàng trong việc quản lý kho vật tư

Các doanh nghiệp thường mất nhiều công sức khi quản lý theo các giải pháp truyền thống hoặc quản lý bằng excel. Các phần mềm quản lý kho đang dần thay đổi điều đó, giờ đây chỉ việc ngồi tại văn phòng, các nhà quản lý hoàn toàn có thể kiểm soát tất cả các kho vật tư của doanh nghiệp thông qua thao tác trên phần mềm.

Ngoài ra, các doanh nghiệp hoàn toàn có phân tích sự lưu chuyển hàng hóa, hoạt động kho hàng để từ đó có những điều chỉnh phù hợp trong việc nhật, xuất hàng hóa, điều khiển các hoạt động của nhà kho an toàn và rõ ràng.

Quản lý chính xác số lượng hàng tồn kho

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn excel để quản lý hàng tồn kho, nhưng giải pháp này rất dễ bị lỗi do các yếu tố khách quan. Đặc biệt là việc kiểm tra số liệu trên excel sẽ cực kỳ khó khăn. Khi sử dụng các phần mềm quản lý kho vật tư, máy móc ngoài việc tối ưu hóa việc lưu kho, tận dụng tối đa không gian lưu trữ, phần mềm này còn giúp doanh nghiệp quản lý số lượng vật tư tồn kho một cách chính xác nhất. Việc luôn nắm chắc số lượng hàng hóa, số loại mặt hàng sẽ giúp doanh nghiệp luôn cung cấp đầy đủ và nhanh nhất cho khách hàng các sản phẩm mà họ mong muốn. Luôn quản lý thông tin một cách chi tiết, và có một cái nhìn tổng quan về kho giúp giảm tồn kho đến mức tối thiểu.

Tích hợp hệ thống đám mây hiện đại

Đối với những doanh nghiệp lớn, có nhiều loại vật tư, máy móc khác nhau, họ cần nhiều không gian lưu trữ thì hệ thống đám mây là lựa chọn hoàn hảo. Với phần mềm quản lý kho vật tư, doanh nghiệp hoàn toàn có thể trải nghiệm những tính năng tuyệt vời của hệ thống hiện đại này. Bên cạnh đó, phần mềm cũng giúp doanh nghiệp sao lưu tự động và đồng bộ hóa trên tất cả thiết bị máy tính, iPad, điện thoại để người dùng có thể theo dõi mọi lúc, mọi nơi.

Xem thêm: Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu như thế nào cho chính xác?

Cập nhật thông tin ngay lập tức

Không phải lúc nào người quản lý cũng có mặt tại kho để kiểm tra các loại vật tư, máy móc, thiết bị. Với phần mềm này, mọi thông tin sẽ được cập nhật liên tục trong thời gian thực và tự động chuyển đến máy tính hoặc điện thoại của người dùng. Người quản lý sẽ luôn nắm bắt được tình hình ở kho vật tư, kịp thời đưa ra những quyết định trong thời gian sớm nhất. Qua đó, hạn chế những sai sót, nhầm lẫn có thể xảy ra, giúp công việc quản lý kho diễn ra dễ dàng, hiệu quả nhất

Cải tiến liên tục 

Hệ thống quản lý kho vật tư được thiết kế để cho phép cải tiến liên tục. Hệ thống có thể được triển khai theo từng giai đoạn để cho phép cập nhật liên tục với các tính năng mới. Mọi chu trình đều được phát triển một cách nhất quán, giữ cho các kho hàng hoạt động hiệu quả, theo kịp những thay đổi hiện tại. Điều này cũng cho phép nhà kho kết hợp các quy trình và cải tiến mới theo thời gian. Và, nếu hệ thống quản lý kho dựa trên đám mây, nó có thể cập nhật ngay lập tức, điều này có thể giúp giảm nhu cầu về các đội CNTT lớn và tốn kém.

An toàn và bảo mật

Phần mềm hỗ trợ lưu trữ, sao lưu dữ liệu. Đồng thời, nó cũng giúp phân quyền cho các nhân viên theo chức vụ, quyền hạn của họ trong công ty. Tức là không phải ai cũng có quyền truy cập vào tất cả các module, hoặc bị giới hạn thao tác với dữ liệu, có những module họ có thể xem dữ liệu nhưng không sửa hoặc xóa được. Nhờ tính năng này, mọi dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được bảo mật đến mức tuyệt đối.

Xem thêm: Phần mềm WMS – Giải pháp quản lý kho tối ưu cho mọi doanh nghiệp

Ứng dụng phần mềm quản lý kho vật tư của Cloudify

Phần mềm quản lý kho vật tư Cloudify là phần mềm thuộc CTCP công nghệ Cloudify Việt Nam. Sản phẩm được ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách dễ dàng và thuận tiện nhất. Với các tính năng thông minh và chức năng quản lý chuyên nghiệp, hiện đại, tinh gọn Cloudify giúp người quản lý có thể quản lý kho từ bất kỳ đâu và ở bất kỳ lúc nào thông qua điện thoại. 

Ngoài ra phần mềm này còn giúp cảnh báo tồn kho dưới mức tối thiểu và duyệt lệnh xuất kho ngay trên điện thoại. Phần mềm còn rất nhiều các tính năng khác như cảnh báo tồn kho tối thiểu, quản lý kho theo nhiều đơn vị tính…. Phần mềm Cloudify sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, chi phí hơn nhiều so với các phương pháp thủ công, truyền thống.

Xem ngay: Top 4 phần mềm quản lý kho, vật tư tốt nhất hiện nay

Kết luận

Bài viết trên đây chúng tôi đã chỉ ra các cách giúp bạn quản lý kho vật tư một cách tối ưu và hiệu quả nhất. Hy vọng với bài viết này, các bạn sẽ lựa chọn được các cách quản lý kho vật tư sao cho phù hợp và hiệu quả với doanh nghiệp của mình. Để nhận được tư vấn 1:1 từ các chuyên gia, vui lòng liên hệ qua website Cloudify.vn hoặc hotline 1900 866 695.